Manh nha làm việc từ xa ở cấp độ cao hơn nhờ công nghệ

Nhiều DN, người lao động xác định làm việc từ xa như một giải pháp lâu dài

So sánh về sự thay đổi, thích ứng của DN, người lao động trong quá trình "làm việc từ xa" trong những năm vừa qua, TS. Phạm Anh Tuấn, Phó Viện trưởng VIDT cho biết, nếu như năm 2020, việc lãnh đạo xem việc bố trí cho nhân viên làm việc từ xa là giải pháp tạm thời ứng phó với đại dịch. Tuy nhiên, sang năm 2021, đó không phải là giải pháp đối phó nữa mà sẽ trở thành một thực tiễn, thông lệ. 

"Làm việc từ xa" càng phổ biến càng trở thành điều tự nhiên thì lãnh đạo DN cũng sẽ thay đổi triết lý đánh giá nhân viên, không đánh giá theo "sự có mặt" nữa mà đánh giá dựa trên kết quả thực thi nhiệm vụ. "DN vì thế phải bố trí lại cách phân công nhiệm vụ, tổ chức công việc và hỗ trợ nhiều công cụ hơn để nhân viên từ xa làm việc hiệu quả hơn", ông Tuấn chia sẻ thêm.

Còn đối với các nhân viên, theo ông Tuấn, năm 2020, đa số nhân viên xem làm việc từ xa như giải pháp cầm chừng, không toàn tâm toàn ý khi làm việc từ xa. Năm 2021, nhân viên xác định rõ làm việc từ xa là một giải pháp lâu dài.

Trước câu hỏi, cách tiếp cận với quá trình "làm việc từ xa" ở Việt Nam và trên thế giới, ông Tuấn cho rằng, vẫn có một số sự khác biệt, dù là không nhiều. Cụ thể, ở Việt Nam, công cụ làm việc từ xa chủ yếu là Zalo kết hợp với một phần mềm họp trực tuyến (Zoom hoặc MS Teams hoặc Google Meet) và sổ ghi chép. Còn ở nước ngoài, nhất là các tổ chức lớn, từ lâu họ đã quen sử dụng rất nhiều công cụ làm việc kiểu hợp tác, thường là các công cụ trên đám mây (cloud) dạng SaaS, đơn giản như các công cụ như động não (brainstorming), lập kế hoạch (notion), thiết kế (canvas, adobe), google sheet…

"Như vậy ở nhiều tổ chức Việt Nam họp trực tuyến chưa hiệu quả do chỉ đơn giản thay phòng họp vật lý bằng zoom còn cách thức trao đổi, phối hợp vẫn như cũ. Nguyên nhân là do họ chưa biết khai thác tận dụng các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa (không chỉ là họp từ xa). Một số tổ chức bắt đầu dùng các phần mềm quản lý công việc dạng SaaS như base, 1Office và bắt đầu thấy hữu ích hơn", ông Tuấn nhấn mạnh,

Nói về những bất lợi của làm việc từ xa, ông Tuấn cho rằng, đó là những hạn chế như khó tập trung vì bị đan xen với công việc gia đình, một số công việc khó giải quyết từ xa như chốt, đàm phán hợp đồng, hay tư vấn giới thiệu giải pháp công nghệ cho khách hàng mới. Mặc dù vậy, làm việc từ xa trong thời gian qua cũng đã giúp các tổ chức và DN nhận ra nhiều công việc có thể giải quyết từ xa, không nhất thiết phải gặp mặt trực tiếp. Các cuộc họp cũng có thể rút ngắn. Nếu như bình thường họp tại cơ quan có thể mất 4 - 5 tiếng cho mỗi cuộc họp mà không thực sự hiệu quả, cũng cuộc họp đó diễn ra trên Zoom chỉ 2 tiếng mà kết quả có thể lại tốt hơn.

Bên cạnh đó, ý thức của nhân viên với công việc nói chung cũng tốt hơn. Trước đây làm việc tại cơ quan một ngày 8 tiếng làm việc nhưng thực tế chỉ làm 5 - 6 tiếng, nay làm việc ở nhà 6 tiếng là dùng toàn bộ 6 tiếng cho công việc.

Thiếu kỹ năng số là một rào cản lớn cho quá trình làm việc từ xa

Trước những ý kiến cho rằng, làm việc từ xa có hiệu quả như thế nào thì cũng chỉ được dưới 80% so với làm việc offline, nên lãnh đạo DN luôn sợ nhân viên mình làm việc riêng nên chỉ chấm công bằng 50% so với offline. Về vấn đề này, ông Tuấn cho rằng, đây là một tư tưởng không đúng và cần phải tránh của DN. Thay vì sợ nhân viên làm không hiệu quả, ăn cắp thời gian hãy cung cấp thêm cho họ công cụ, và có cơ chế giám sát khéo léo bằng việc yêu cầu nhân viên lên kế hoạch công việc hàng tuần, báo cáo công việc hàng ngày.

Nhân viên cũng không hề muốn làm việc từ xa 100%, do tình huống khách quan tạo ra, vì vậy phải chia sẻ cùng nhân viên. Thay vì chấm công 50% hãy thẳng thắn trao đổi về việc cắt giảm lương tạm thời trong mùa giãn cách do ảnh hưởng của đại dịch, công ty bị thâm hụt nặng nguồn doanh thu.

Tuy nhiên, đối với quá trình với làm việc từ xa, việc thiếu kỹ năng làm việc số cũng là một rào cản với các DN Việt Nam. Ví dụ nếu tất cả nhân viên, cán bộ quản lý không thành thạo các công cụ làm việc số, các phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch, hỗ trợ động não ý tưởng ở cùng một cấp độ thì không thể làm việc hiệu quả được. Thực tế ở một số tổ chức, khi làm việc từ xa, Zalo được sử dụng như một văn phòng số để chia sẻ trao đổi mọi công việc, tài liệu. Điều này cũng hạn chế hiệu quả làm việc vì Zalo không được thiết kế để hỗ trợ lập kế hoạch, động não ý tưởng…

Về vấn đề thiếu kỹ năng làm việc số, ông Tuấn cho rằng, công nghệ không phải là vấn đề chính mà nguyên nhân là do thái độ và sức ỳ của con người khi buộc phải chuyển sang sử dụng công nghệ cho công việc. Bởi vì, việc xuất hiện cả "rừng công nghệ" là rất bình thường và thị trường sẽ tự đào thải những loại công cụ không hữu dụng. Công nghệ nào càng được nhiều người, nhiều tổ chức dùng, tức là tạo được hiệu ứng mạng (network effect) sẽ giành lợi thế. Công nghệ nào càng tạo ra trải nghiệm người dùng tốt nhất, thân thiện nhất với các thiết bị, với chi phí theo kiểu dùng bao nhiêu trả tiền bấy nhiêu sẽ thắng thế.

Để khắc phục những rào cản này, theo ông Tuấn, DN cần áp dụng chế tài cho việc sử dụng công nghệ cho công việc. Bên cạnh đó, trong giai đoạn "bình thường mới" như hiện nay, DN vẫn nên duy trì làm việc từ xa với liều lượng phù hợp. Một số công ty công nghệ lớn trên thế giới (big tech) còn duy trì một mức độ làm việc từ xa gần như vĩnh viễn. 

"Đó là xu hướng không thể đảo ngược khi đại dịch này kết thúc vì biết đâu một đại dịch đang ở phía trước", ông Tuấn lý giải.

Công nghệ sẽ ngày càng hỗ trợ tốt hơn cho làm việc từ xa khi 5G, AR/VR hoàn thiện và phổ biến hơn. Hiện đã manh nha làm việc từ xa ở cấp độ cao hơn, đó là các môi trường làm việc ảo, các không giản trải nghiệm ảo kết hợp gamification (như công cụ gather.town (không gian ảo dựa trên web) đang được khá nhiều trường đại học và công ty công nghệ sử dụng). 

"Dần dần, chúng ta sẽ chỉ đến văn phòng, gặp trực tiếp khách hàng khi thật cần thiết. Quá trình xử lý công việc sẽ diễn ra chủ yếu trên thiết bị mobile, máy tính bảng, và không quan trọng là bạn ngồi ở đâu", ông Tuấn nói.

Do sự thay đổi sẽ đến rất nhanh, DN cần rà soát lại toàn bộ quy trình làm việc, xem những công đoạn nào trong một quy trình chuyển sang làm việc từ xa được, công đoạn nào bắt buộc phải làm việc trực tiếp. Tiếp theo tìm kiếm những giải pháp all-in-one (tất cả trong một) cho làm việc từ xa như Micrsoft Team, Zoho, hay các giải pháp Make in Vietnam tương đương. Song song với đó, các chính sách nhân sự cũng cần thay đổi phù hợp như chấm công, đánh giá, lương thưởng..

COVID-19 khiến nhiều người quen thực hiện giao dịch trực tuyến hơn

Mặc dù vậy, tại Việt Nam, một số lĩnh vực vẫn cần lượng người tại các địa điểm tiếp xúc người dân như ngân hàng (lượng tiền mặt giao dịch vẫn còn nhiều nên đòi hỏi vẫn phải có nhân sự tại các chi nhánh để giao dịch với người dân), hay Y tế (tỷ lệ khám bệnh online còn rất thấp và chủ yếu khám bệnh offline), DVC (lượng sử dụng DVC trực tuyến còn thấp nên vẫn cần người hỗ trợ trực tiếp)… 

Về vấn đề này, Phó Viện trưởng VIDT cho rằng, với các DVC cần giai đoạn quá độ, nhưng mọi người đang dần quen với việc nộp và xử lý hồ sơ qua mạng, chỉ còn một bộ phận người dân vùng sâu, vùng xa vẫn cần phải hỗ trợ trực tiếp. Dịch COVID-19 càng khiến mọi người quen với việc thực hiện các DVC qua mạng. Ở các nước phát triển, 100% DVC đã được thực hiện trực tuyến, và các cơ quan liên thông với nhau về mặt cơ sở dữ liệu, vì vậy người dân chỉ cần một mã số định danh hay chỉ khai thông tin mọt lần là đủ. 

Trong lĩnh vực ngân hàng, theo ông Tuấn, cuộc đua CĐS diễn ra rất mạnh mẽ giữa các ngân hàng, mọi giao dịch ngân hàng hiện nay đều thực hiện được trên ứng dụng mobile, kể cả mở tài khoản, gửi tiết kiệm, mở thẻ tín dụng, cấp đổi thẻ… Ở các nước phát triển, người dân rất ít khi phải đến thực hiện giao dịch trực tiếp tại ngân hàng, mọi thứ qua ngân hàng số. Việt Nam cũng đang theo kịp xu hướng giao dịch không tiếp xúc này, và sự thay đổi diễn ra rất nhanh. Các xu hướng tiền di động (mobile money), ngân hàng mở (open banking),… càng khiến cho người dân không có nhu cầu phải đến các ngân hàng để giao dịch.

Đối với y tế, theo ông Tuấn, lĩnh vực này là thách thức vì môi trường trực tuyến không giải quyết được khám chữa bệnh chuyên sâu, công nghệ số cơ bản giảm bớt được khâu xếp hàng khám bệnh nhờ đặt khám online. Khám chuyên sâu vẫn phải trực tiếp với bác sĩ, chưa kể còn nhiều máy móc thiết bị y tế đi theo.

Để gia tăng tỷ lệ online trong những lĩnh vực này, ông Tuấn cho rằng, đối với ngân hàng, xu hướng chuyển sang dịch vụ ngân hàng số là điều tất yếu. Các ngân hàng và cơ quan quản lý nhà nước đang chuyển đổi rất tích cực để thúc đẩy giao dịch không tiếp xúc. Chỉ cần tăng cường cảnh báo cho người dân vì những hành vi lừa đảo trên không gian số sẽ gia tăng, người dân dễ bị mất tiền khi giao dịch không tiếp xúc.

Các DVC, thủ tục hành chính (TTHC) cần tinh gọn quy trình, ứng dụng phải thân thiện hơn nữa với người dùng về mặt trải nghiệm người dùng/giao diện người dùng (UX/UI), vì thực tế chất lượng xử lý TTHC trực tuyến không đồng đều giữa các bộ ngành địa phương, nhiều quy trình, TTHC trực tuyến vẫn yêu cầu quá nhiều tài liệu, hoặc giao diện khó dùng, không thân thiện. Việc chia sẻ liên thông các cơ sở dữ liệu dân cư giữa các bộ ngành địa phương cần là ưu tiên hàng đầu để giảm thiểu phiền hà cho người dân (app COVID, khai báo y tế là một ví dụ vì sự thiếu liên thông này).

Y tế có thể xã hội hóa công tác khám chữa bệnh từ xa vì đây là lĩnh vực có khá nhiều startup nhảy vào. Sự có mặt và công tác tuyên truyền của các startup giúp đào tạo (educate)  thị trường, ngành Y cần hợp tác chặt chẽ với các startup này để tạo nên một hệ sinh thái mạnh về khám chữa bệnh từ xa, đặc biệt phải chia sẻ được dữ liệu y tế với yếu tố bảo mật đặt lên hàng đầu./.