Mô hình làm việc lai: Xu hướng tất yếu của DN trong trạng thái bình thường mới

Hiệu quả làm việc từ xa tăng lên

Theo kết quả khảo sát mới đây với hơn 1000 nhân viên văn phòng tại Anh của công ty tư vấn và dịch vụ trực tuyến Hoxby, các lãnh đạo DN đã thực sự ngạc nhiên khi hiệu quả làm việc từ xa của nhân viên trong bối cảnh Covid-19 tăng 52% so với trước đây.

Hầu hết 2/3 nhân viên được khảo sát cho biết họ thực sự thoải mái khi làm việc từ xa vì họ có thể dành thời gian nhiều hơn cho gia đình. Thậm chí con số này là 72% với các nhân viên có con nhỏ.

1/4 nhân viên được khảo sát cho biết họ mong muốn được tiếp tục làm việc từ xa ít nhất nửa thời gian trong tuần sau khi kết thúc đại dịch Covid-19 và 12% tin rằng họ sẽ tiếp tục làm việc từ xa hoàn toàn.

Đặc biệt, khảo sát đã chỉ ra 70% chủ DN và 78% lãnh đạo cấp cao đều cho rằng làm việc từ xa sẽ là "tương lai" trong DN của họ. 1/3 lãnh đạo còn cho biết họ đang cân nhắc chuyển toàn bộ DN của mình sang hình thức làm việc từ xa, và 42% chủ DN cho biết họ đang thu hẹp diện tích mặt bằng công ty.

Google cho biết 10% nhân viên của họ hoàn toàn không muốn đến văn phòng trong tương lai, 15% cho biết họ chỉ thấy cần đến văn phòng khi có việc cần hoặc sự kiện đặc biệt. 62% muốn thỉnh thoảng đến văn phòng nhưng không muốn đến văn phòng mỗi ngày. Trong khi đó, Facebook khẳng định khoảng 50% nhân viên có thể làm việc từ xa trong 5 - 10 năm tới. Twitter sẽ cho phép một số nhân viên tiếp tục làm việc tại nhà "vĩnh viễn" nếu họ chọn. Microsoft mới đây cũng cho phép nhân viên linh hoạt lựa chọn làm việc từ xa với thời lượng dưới 50% tổng thời lượng giờ làm việc.

Hình thức làm việc lai sẽ phổ biến

Vậy, chúng ta có quay trở lại văn phòng làm việc như trước kia không? Theo nghiên cứu, một phần lớn lực lượng lao động sẽ tiếp tục làm việc từ xa và chỉ đến văn phòng vài lần trong tuần khi cần thiết. Họ sẽ duy trì cả hình thức làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Đây sẽ là hình thức làm việc phổ biến trong tương lai, gọi là "hybrid working", hình thức làm việc lai.

Theo số liệu từ ASUS Việt Nam, 75% DN Việt Nam sẵn sàng làm việc từ xa trong đại dịch Covid-19. Khoảng 82% DN đã ban hành chính sách làm việc linh động cho nhân viên và 66% nhân viên khẳng định chính sách làm việc linh hoạt đã được áp dụng tại nơi làm việc của họ. Tuy nhiên, khi Covid-19 qua đi, đứng trước trạng thái bình thường mới, các DN Việt đã sẵn sàng để thích nghi với hình thức làm việc lai hay chưa?

Để sẵn sàng và đạt được tối đa những lợi ích từ mô hình làm việc lai, bên cạnh việc xây dựng chính sách, triển khai nền tảng công nghệ đám mây, thì việc trao quyền cho nhân viên cũng như trang bị đầy đủ những công cụ phù hợp đóng vai trò quan trọng quyết định sự thành công khi nhân viên làm việc từ xa cần cần thiết và cần chú ý một số yếu tố:

Thiết bị hiện đại:

Cũng theo nghiên cứu của ASUS Việt Nam, 34% DN e ngại về thời lượng pin của máy tính xách tay hay iPad kém hạn chế khả năng làm việc từ xa và sự linh hoạt của nhân viên. 31% DN lo lắng thiết bị máy tính và phần mềm CNTT hiện tại của nhân viên không đủ mạnh, làm giảm hiệu suất. 33% DN lo lắng đến chi phí mua sắm và thay mới thiết bị CNTT cho nhân viên khi làm việc từ xa.

Do đó, để có thể thích nghi với hình thức làm việc từ xa, nhân viên cần được trang bị những thiết bị làm việc hiện đại, phù hợp với những tiêu chuẩn và yêu cầu việc làm việc từ xa và di chuyển. Tùy vào tính chất công việc và vị trí của mỗi nhân viên mà đó có thể là máy tính xách tay, máy tính bảng hay máy tính để bàn. Chúng cần được DN quản lý từ xa để có thể nâng cao năng suất, hiệu quả và kiểm soát được ai sử dụng và sử dụng cho mục đích gì.

Khả năng cộng tác:

Để có thể làm việc từ xa, các thiết bị làm việc của nhân viên phải được trang bị các ứng dụng cộng tác, trao đổi, chia sẻ hiện đại, hỗ trợ cùng lúc các tính năng trao đổi thông tin, chia sẻ tài liệu, hình ảnh, video, họp trực tuyến, trình chiếu tài liệu, ghi âm cuộc họp, trao đổi thảo luận đa chiều.

Tháng 3/2020 vừa qua, Microsoft đã ghi nhận tổng số video cuộc họp được ghi lại trên ứng dụng cộng tác Microsoft Teams tăng kỷ lục 1000%. Trong một ngày, Microsoft Teams cũng đã truy xuất lưu trữ 2,7 tỷ biên bản họp trên toàn thế giới.

An toàn và bảo mật:

Khi đã được trang bị các công cụ và thiết bị làm việc từ xa cần thiết, nhân viên cần được cấp quyền truy cập và đảm bảo việc truy cập vào hệ thống và dữ liệu DN phải được bảo mật. Điều đó có nghĩa là không chỉ cần triển khai những nền tảng và giải pháp bảo mật cho hệ thống mà các thiết bị được sử dụng làm việc từ xa như máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng… cần được tích hợp sẵn lá chắn bảo mật cao cấp, bao gồm tường lửa và các tính năng bảo vệ internet giúp ngăn chặn các loại virus, malware và ransomeware.

Thực tế cho thấy sau khi xuất hiện đại dịch Covid-19, phần lớn các DN nhỏ và vừa đã quan tâm hơn rất nhiều đến bảo mật và an ninh mạng. Đặc biệt, khi bước vào giai đoạn bình thường mới, họ có xu hướng trang bị cho DN mình những thiết bị máy tính xách tay được tích hợp sẵn các công cụ bảo mật và làm việc từ xa.

Theo công ty vi tính Nguyên Kim, trong 6 tháng vừa qua, số lượng khách hàng mua máy tính xách tay gia tăng đáng kể, 20% so với cùng kỳ năm ngoái. Góp phần vào sự gia tăng này đó là những chính sách hỗ trợ kịp thời của các nhà cung cấp công nghệ lớn dành cho các DN, đặc biệt là các DN nhỏ và vừa, đối phó với đại dịch Covid-19. Microsoft cung cấp miễn phí ứng dụng cộng tác Microsoft Teams cho các DN nhỏ và vừa khi mua Windows 10 và Office 365.

Ngoài ra, nếu DN trang bị cho nhân viên các thiết bị máy tính hiện đại sẽ có thêm tính năng bảo mật bằng vân tay và nhận dạng khuôn mặt giúp tăng tính bảo mật cũng như rút ngắn thời gian truy cập so với phương pháp đăng nhập thông thường bằng mật khẩu.