RPA - Cuộc cách mạng trong tự động hóa quy trình?

Nhưng RPA yêu cầu thiết kế, lập kế hoạch và quản trị phù hợp nếu cần nó để thúc đẩy các hoạt động của tổ chức, các chuyên gia nói.

Tự động hóa quy trình bằng robot là gì?

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là một ứng dụng công nghệ, được điều chỉnh bởi logic hoạt động và đầu vào có cấu trúc, nhằm mục đích tự động hóa các quy trình hoạt động của các tổ chức. Sử dụng các công cụ RPA, một tổ chức có thể định cấu hình phần mềm hoặc robot để nắm bắt và diễn giải các ứng dụng xử lý giao dịch, thao tác dữ liệu, kích hoạt phản hồi và giao tiếp với các hệ thống kỹ thuật số khác. Các tình huống RPA bao gồm, từ việc tạo phản hồi tự động cho email đến triển khai hàng nghìn bot, mỗi bot được lập trình để tự động hóa công việc trong hệ thống ERP .

Nhiều tổ chức đang chuyển sang RPA để hợp lý hóa hoạt động và giảm chi phí. Các tổ chức có thể tự động hóa các quy trình hoạt động dựa trên các quy tắc thông thường, cho phép người dùng dành nhiều thời gian hơn để phục vụ người dân, khách hàng hoặc công việc khác có giá trị cao hơn. Những người khác coi RPA là chốt chặn trên đường đến tự động hóa thông minh (IA) thông qua máy học (ML) và các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI), có thể được đào tạo để đưa ra dự đoán về kết quả đầu ra trong tương lai.

Lợi ích của RPA

RPA cung cấp cho các tổ chức khả năng giảm chi phí nhân sự và sai sót của con người. Chuyên gia tự động hóa thông minh tại Kofax - tập đoàn CNTT trong lĩnh vực thu thập thông tin (và có sự hiện diện tại Việt Nam) cho biết nguyên tắc đơn giản: Hãy để nhân viên làm việc dựa trên những gì con người có thể làm tốt hơn trong khi sử dụng robot để xử lý các nhiệm vụ vốn đang cản trở các hoạt động của các tổ chức.

Bot thường có chi phí thấp và dễ thực hiện, không yêu cầu phần mềm tùy chỉnh hoặc tích hợp hệ thống sâu. Những đặc điểm như vậy rất quan trọng khi các tổ chức theo đuổi tăng trưởng mà không cần thêm chi phí đáng kể.

Theo Kofax, khi được cấu hình đúng cách, robot có thể tăng năng lực làm việc từ 35% đến 50%. Ví dụ, các tác vụ đơn giản, lặp đi lặp lại như sao chép và dán thông tin giữa các hệ thống có thể tăng từ 30% - 50% bằng cách sử dụng robot. Tự động hóa các tác vụ như vậy cũng có thể cải thiện độ chính xác vì loại bỏ được các cơ hội gây ra do lỗi của con người, chẳng hạn như chuyển số liệu trong quá trình nhập dữ liệu.

Các tổ chức cũng có thể tăng cường nỗ lực tự động hóa bằng cách đưa vào RPA các công nghệ như ML, nhận dạng giọng nói và xử lý ngôn ngữ tự nhiên, tự động hóa các nhiệm vụ cao hơn.

Các công cụ RPA hàng đầu

Thị trường RPA bao gồm sự kết hợp của các công cụ mới, được xây dựng theo các mục đích khác nhau, và các công cụ cũ hơn được thêm các tính năng mới để hỗ trợ tự động hóa. Một số ban đầu là công cụ quản lý quy trình kinh doanh (BPM). Một số nhà cung cấp gọi công cụ của họ là "tự động hóa quy trình làm việc" hoặc "quản lý quy trình làm việc". Theo nghiên cứu của Forrester, nhìn chung, thị trường phần mềm RPA dự kiến sẽ tăng từ 2,4 tỷ USD vào năm 2021 lên 6,5 tỷ USD vào năm 2025.

Theo CIO.com, một số nhà cung cấp công cụ RPA hàng đầu bao gồm: Appian, Automation Anywhere, AutomationEdge, Blue Prism, Cyclone Robotics, Datamatics, EdgeVerve Systems, HelpSystems, IBM, Kofax, Kryon, Laiye, Microsoft, NICE, Nintex, NTT-AT, Pegasystems, Samsung SDS, Servicetrace, WorkFusion.

Tiêu chí để lựa chọn công cụ RPA là gì?

Vẫn theo CIO.com, có các yếu tố chính cần xem xét khi chọn công cụ RPA, bao gồm: dễ dàng thiết lập bot, khả năng mã thấp, khả năng giám sát, khả năng học máy, tích hợp với các ứng dụng của tổ chức, điều phối và quản trị, các chương trình đám mây, khám phá và khai thác quy trình và nhiệm vụ, khả năng mở rộng...

Các chứng chỉ RPA hàng đầu

Khi các tổ chức đang ngày càng áp dụng RPA, họ cũng cần những cá nhân có chuyên môn về các công cụ và triển khai RPA. Theo CIO.com, nhiều chứng chỉ RPA phổ biến nhất được cung cấp bởi các nhà cung cấp, bao gồm: Appian, Automation Anywhere, Blue Prism, UiPath, và Microsoft.

Những mẹo để RPA hiệu quả

Việc thực hiện RPA có thể là một thách thức, các mẹo sau đây có thể giúp ích cho tổ chức của bạn:

Quản lý kỳ vọng: Có thể thành công nhanh chóng với RPA, nhưng thúc đẩy RPA chạy trên quy mô lớn lại là một vấn đề khác. Nhiều trục trặc xung quanh RPA xuất phát từ việc quản lý kỳ vọng kém. Tuyên bố lạc quan về RPA từ các nhà cung cấp và nhà tư vấn triển khai đã không thành hiện thực. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải vào cuộc với một tư duy lạc quan thận trọng.

Xem xét tác động: RPA thường được quảng cáo là một cơ chế để tăng cường lợi tức đầu tư hoặc giảm chi phí. Nhưng nó cũng có thể được sử dụng để cải thiện trải nghiệm của người dùng. Ví dụ, các tổ chức như hãng hàng không sử dụng hàng nghìn đại lý dịch vụ khách hàng, nhưng khách hàng vẫn phải đợi để cuộc gọi của họ có người giải quyết. Một chatbot có thể giúp giảm bớt phần nào sự chờ đợi này.

Tham gia vào bộ phận CNTT sớm và thường xuyên: Thường các COO (giám đốc vận hành) nằm trong số những người chấp nhận RPA sớm nhất. Trong nhiều trường hợp, họ đã đầu tư vào RPA và gặp khó khăn trong quá trình triển khai, nên cần có sự trợ giúp của bộ phận CNTT. Các lãnh đạo phải tham gia vào bộ phận CNTT ngay từ đầu để đảm bảo họ có được các nguồn lực cần thiết như họ muốn.

Thiết kế mô hình hoạt động: Sanjay Srivastava, giám đốc kỹ thuật số của Genpact cho biết, nhiều dự án RPA đã triển khai không thành công vì thiết kế kém. Trong quá trình gấp rút triển khai, một số tổ chức đã bỏ qua việc trao đổi thông tin giữa các bot khác nhau, điều này có thể phá vỡ quy trình hoạt động.

Srivastava nói: "Trước khi triển khai, cần phải thiết kế mô hình hoạt động. Cần phải biết điều bạn mong muốn là các bot khác nhau sẽ hoạt động cùng nhau". Ngoài ra, một số CIO (giám đốc CNTT) còn bỏ qua việc trao đổi thông tin về những thay đổi sẽ có trong quy trình hoạt động của tổ chức sau khi áp dụng RPA. Các CIO phải lập kế hoạch trước cho việc này để tránh gián đoạn hoạt động của tổ chức.

Quản trị dự án là điều tối quan trọng: Srivastava cho biết, một vấn đề khác xuất hiện trong RPA là việc không lập kế hoạch cho một số rào cản nhất định. Một nhân viên đã thay đổi chính sách mật khẩu của công ty nhưng không ai lập trình cho bot điều chỉnh, dẫn đến mất dữ liệu. Các CIO phải liên tục kiểm tra các điểm tắc nghẽn dẫn đến giải pháp RPA của họ có thể sa lầy hoặc ít nhất, cài đặt hệ thống giám sát và cảnh báo để theo dõi các trục trặc ảnh hưởng đến hiệu suất. "Bạn không thể chỉ thả chúng tự do, bạn cần chỉ huy và kiểm soát," Srivastava nói.

Kiểm soát duy trì sự tuân thủ: Có nhiều thách thức về quản trị liên quan đến việc khởi tạo một bot, chưa nói đến hàng nghìn bot. Một khách hàng của Deloitte đã dành nhiều cuộc họp để cố gắng xác định xem bot của họ là nam hay nữ, một câu hỏi hợp lệ về giới tính nhưng phải tính đến nguồn nhân lực, đạo đức và các lĩnh vực tuân thủ khác của tổ chức.

Xây dựng một trung tâm RPA xuất sắc: Việc triển khai RPA thành công sẽ bao gồm một trung tâm RPA được điều hành bởi những người chịu trách nhiệm biến các chương trình hiệu quả trở thành thành công trong tổ chức. Tuy nhiên, không phải tổ chức nào cũng có ngân sách cho việc này. Trung tâm RPA phát triển các mô hình kinh doanh, tính toán tối ưu hóa chi phí tiềm năng, đồng thời đo lường tiến độ thực hiện các mục tiêu.

Đừng quên tác động đến con người: Bị hấp dẫn bởi các giải pháp mới, một số tổ chức tập trung vào việc triển khai đến mức họ bỏ qua khâu quản lý nhân sự, điều này có thể tạo ra một số kịch bản "ác mộng" cho những nhân viên nhận thấy quy trình làm việc hàng ngày của họ bị gián đoạn.

Đưa RPA vào toàn bộ vòng đời phát triển: Các CIO phải tự động hóa toàn bộ vòng đời phát triển của các hoạt động tại đơn vị, nếu không họ có thể giết bot của mình trong một đợt khởi chạy lớn.

Cuối cùng, không có sự thần kỳ nào cho việc triển khai RPA, nhưng Srivastava nói, nó đòi hỏi đặc tính tự động hóa thông minh phải là một phần của hành trình dài hạn cho các tổ chức.

Tài liệu tham khảo:

[1]. www.cio.com/article/272362/what-is-erp-key-features-of-top-enterprise-resource-planning-systems

[2]. www2.deloitte.com/us/en/insights/focus/signals-for-strategists/cognitive-enterprise-robotic-process-automation.html/#endnote-sup-2

[3]. www.kofax.com/learn/blog/benefits-of-rpa

[4]. https://website-files.genpact.com/downloadable-content/insight/the-evolution-from-robotic-process-automation-to-intelligent-automation.pdf