Tại sao chuyển đổi số cho ngành in là cần thiết?

Tuy nhiên vẫn có những ý kiến nghe như hợp tai với tình hình hiện tại như: “1.0 chưa xong mà bày đặt 4.0 hay CĐS!”; “Công ty tôi CĐS lâu lắm rồi, tất cả mọi việc đều dùng Excel, thậm chí tôi còn thuê người viết phần mềm quản lý tiến độ sản xuất”; “Chuyển đổi làm gì, công ty chuyển rồi mà nó còn tệ hơn!”; “Hàng không có mà chạy, chết đến nơi rồi không lo mà bày đặt, thôi lo cho an ninh lương thực đi!”...

Điều đầu tiên xét là các chúng ta cần xem công ty này đã phát triển như thế nào trong 10 năm qua và người đại diện của công ty phát biểu trong hoàn cảnh nào.

Ngay cả trước khi đại dịch COVID-19 làm thế giới kinh doanh chao đảo, ai cũng được nhắc nhở hàng ngày rằng doanh nghiệp (DN) phải “thích nghi hoặc chết”, rằng sự chuyển đổi là “chìa khóa để tồn tại”, rằng... Tuy nhiên, tất cả những cảnh báo đó thực sự có ý nghĩa gì? Tại sao ai cũng chẳng làm gì, và đâu có ai bị gì đâu?

Nếu mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ và khách hàng của bạn hài lòng, tại sao lại phải vội vàng chuyển đổi?

Các bạn xem xét các lý do chi tiết hơn, để hiểu rằng nhu cầu chuyển đổi hiện nay thậm chí còn cấp bách hơn chúng ta nghĩ.

Lý do thứ nhất: Thay đổi để ngày một phát triển

Thay đổi là không thể tránh khỏi và những thay đổi đã được tiến hành tốt trước khi cuộc khủng hoảng diễn ra hoặc ngay bây giờ.

Nếu trước đây chúng ta quản lý kho bằng các phần mềm thụ động, tức là chỉ quản lý ra vào theo chỉ thị thì ngày nay công ty nào thay đổi phương thức quản lý dựa trên cơ sở dữ liệu hay kết nối với các sàn giao dịch thương mại điện tử sẽ hoạt động hiệu quả hơn và có lợi thế cạnh tranh hơn. Hãy xem thử hiện nay công ty bạn sử dụng bảng tính để quản lý chuỗi cung ứng hay công ty sử dụng phần mềm phân tích dự đoán hàng tồn kho, số liệu hiệu suất theo thời gian thực và trí tuệ nhân tạo tìm nguồn cung ứng vật liệu.

Để có cái nhìn khách quan về sự chuyển đổi trong một công ty in chúng ta hãy bắt đầu bằng việc tính giá. Trước đây, trong các công ty vừa và nhỏ, người tính giá là một nhân vật nhiều kinh nghiệm trong ngành, biết cách tính toán sao cho tiết kiệm nguyên vật liệu và dễ sản xuất. Tất cả những phương pháp tính toán của anh ta dựa trên kinh nghiệm, thao tác qua các hình thức thủ công hoặc tạo ra bởi một bản tính Excel.

Ngày nay, việc chuyển đổi số sẽ giúp cho việc tính giá dựa trên nhiều yếu tố được hiển thị ngay trước màn hình. Các cơ sở dữ liệu về khách hàng, đơn hàng, khả năng in tái bản, tình hình sản xuất, nguyên vật liệu tồn kho, kế hoạch in hàng năm, giá nguyên vật liệu trên sàn giao dịch chuyên ngành... Tất cả sẽ được hình thành nên một cơ sở dữ liệu lớn (big data) nhằm giúp người tính giá chọn lọc và đưa ra các giải pháp bởi hệ thống thông minh nhân tạo (AI) và đưa ra giải pháp hợp lý nhất.

Công nghệ đang tạo ra hàng trăm khả năng kinh doanh mới, khiến những cách kinh doanh ở thế kỷ trước không dễ gì có lợi nhuận và chắc chắn sẽ không tồn tại lâu. Trước dịch COVID-19, một công ty không thay đổi có thể duy trì trong 5 hoặc 10 năm, nhưng ngày nay việc không phát triển trong 1 năm sẽ khiến DN thụt lùi 5 năm và sẽ kết thúc nếu không thay đổi trong 3 năm. Muốn thay đổi không phải chỉ cố gắng nỗ lực mà cần có cách suy nghĩ và kinh doanh của thời đại công nghiệp.

Lý do thứ hai: Yêu cầu từ phía khách hàng

Nhà in không nhất thiết phải thay đổi nếu mọi việc đang ổn, nhưng nếu khách hàng chúng ta thay đổi trong quá trình phát triển của họ và đến khi khách hàng chúng ta chợt nhận ra rằng nhà in hay nhà sản xuất bao bì không thể đáp ứng được thì mọi việc sẽ khác. Một ví dụ thường xuyên xảy ra trong thực tế sản xuất, đó là khách hàng sẽ yêu cầu cung cấp sản phẩm in với số lượng ít hơn vì không muốn tồn kho trong khi giá thành không được tăng lên! Khách hàng yêu cầu in các thông tin cá thể hóa và thông tin về từng mẻ sản xuất! Khách hàng yêu cầu chuyển hàng đến từng chi nhánh của họ ở khắp mọi miền đất nước...

Trong bối cảnh này, chúng ta sẽ phải từ chối đơn hàng, như nhiều nhà in ở Việt Nam đã làm hoặc chấp nhận lỗ với hy vọng họ (khách hàng) sẽ tiếp tục đi với chúng ta lâu dài... Tuy nhiên, chúng ta phải xét đến việc sử dụng lưu đồ sản xuất cho cho bao bì hay in kỹ thuật số kết hợp với sản xuất bao bì theo kiểu truyền thống.

Ngoài ra, CĐS còn ứng dụng cho việc ký bài, muốn hay không thì vẫn có một số nhà in chuyên xuất khẩu hiện nay ở Việt Nam vẫn gửi file quét từ máy đo phổ màu đến Server của bên thứ ba (khách hàng chọn để kiểm tra bài in và các thông số sản phẩm bao bì) để đánh giá; muốn hay không thì vẫn có những nhà in định kỳ gởi tờ in đi chấm điểm và hồi hộp xem điểm của mình trên bảng xếp hạng mà tất cả khách hàng đều thấy. Chỉ vài năm nữa thôi sẽ chẳng có khách hàng nào rảnh để đi ký bài và cũng chẳng có nhà in nào rảnh để chờ người đến ký bài hay có một ai đó đến nhà in yêu cầu chỉnh tới lui cả tiếng đồng hồ. Tất nhiên khách hàng và nhà in yêu cầu phải ký bài vẫn có nhưng sẽ là một phân khúc khác và khốc liệt hơn nhiều!

Một lần nữa, ngay cả trước COVID-19, kỳ vọng của khách hàng đã thay đổi mạnh mẽ và nhanh chóng. Ngày nay, một số khách hàng còn yêu cầu kiểm tra nội dung và bài mẫu online.

Cho nên, kỳ vọng không chỉ dựa trên tương tác với khách hàng mà còn thông qua các trải nghiệm của họ, điểm đặc biệt ngày nay là trải nghiệm trên môi trường kỹ thuật số.

Fenwick - ông chủ một “vương quốc bán lẻ” các sản phẩm sang trọng truyền thống tại Anh quốc - đặt ra một câu hỏi mấu chốt cho công ty của ông, và cả của các bạn: “Điều gì sẽ xảy ra nếu, hôm nay, DN của bạn không mang đến điều gì mới mẻ hơn năm ngoái - hoặc thậm chí là hơn tháng trước?”.

Theo thời gian, giá trị được cảm nhận về sản phẩm/thương hiệu của bạn bị giảm dần. Nó sẽ tiếp tục thấp hơn và thấp hơn nữa cho đến khi, khách hàng vào một ngày đẹp trời quyết định chọn một nhà cung cấp khác. Điều này đúng cho tất cả các DN, dù là B2C hay B2B, ở tất cả các ngành nghề.

Theo Salesforce, 64% người tiêu dùng và 73% khách hàng DN nói rằng “trải nghiệm” là yếu tố họ quan tâm hàng đầu, đặt lên trên cả chất lượng sản phẩm. Do đó, các công ty đã nhanh chóng thực hiện các thay đổi cách kinh doanh từ truyền thống sang kỹ thuật số để đáp ứng nhu cầu khách hàng, bao gồm việc mở rộng phương thức bán hàng trên các sàn thương mại điện tử (TMĐT), tăng tính năng ứng dụng để đặt hàng và phân phối nhiều loại hàng hóa, tăng cường sự hiện diện và giao tiếp trên mạng xã hội cũng như cung cấp các sản phẩm mới và phù hợp cho thực tế mới.

Vì vậy, “thích nghi hoặc chết”, không phải xuất phát từ tâm lý sợ hãi, mà là đơn giản chỉ là một điều tất nhiên cho các DN hiện nay.

Lý do thứ ba: Không thể quay trở lại cách làm cũ

Đại dịch COVID đã khiến nhiều DN buộc phải thích nghi như làm việc từ xa hay họp online... Bây giờ nhiều người vẫn sẽ tiếp tục làm việc từ xa. Ngay cả những công ty ban đầu tỏ ra miễn cưỡng giờ đây cũng nhận thấy rằng hệ thống và quy trình phù hợp giúp tiết kiệm chi phí và tăng năng suất nhân sự, cũng như những lợi ích về nguồn lực khi có thể thuê nhân tài từ khắp nơi trên thế giới. Người tiêu dùng buộc phải tham gia vào các sàn TMĐT giờ đây hiểu được sự tiện lợi của nó, thúc đẩy hơn nữa sự phát triển mô hình mua sắm trực tuyến và giao hàng theo yêu cầu. Như vậy, không có lý do gì để nhà in đi lùi lại khi họ không tham gia vào sàn TMĐT.

Đừng vội vã phản đối việc giao dịch trên sàn TMĐT vì có thể bạn đã từng không muốn đi Grab cách đây 10 năm. Nếu bạn còn cân nhắc được hơn khi tham gia vào một sàn giao dịch TMĐT thì tại sao bạn không nghĩ rằng nó sẽ là một kênh tham khảo tốt cho việc mua và bán hàng vì việc quyết định mua hàng ở đâu? Dưới hình thức nào (online qua sàn hay offline theo kiểu cũ) vẫn là của bạn mà? Tại sao bạn không nghĩ rằng ngoài các sản phẩm phải giữ kín thông tin thì còn rất nhiều sản phẩm bạn có thể làm đại trà để phân phối trên các gian hàng của sàn TMĐT nơi bạn sẽ tạo nhiều cơ hội cho chính mình và sự trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng của mình? Tại sao bạn đang tham gia nhiều nhóm trên Facebook để chia sẻ thông tin, học hỏi kinh nghiệm, mua bán - trao đổi vật tư thiết bị mà lại chưa tham gia một gian hàng trên sàn TMĐT?

Vẫn còn một vấn đề là chưa có một sàn giao dịch TMĐT chuyên ngành? Sao bạn không thử trên Amazon hay Alibaba?

Nếu như trước đây không có dịch vụ in bao bì số lượng lớn trên các sàn TMĐT thì nay tất cả các công ty nước ngoài đều tìm kiếm nhà cung cấp bao bì trên đó. Nhiều DN in bao bì nghĩ rằng khách hàng nước ngoài sẽ yêu cầu chất lượng bao bì ghê gớm lắm nhưng trên thực tế khoảng 85% các đơn hàng giao dịch trên sàn là các sản phẩm dùng cho các mục đích đóng gói đơn giản như thùng carton để dọn văn phòng, dọn nhà và chứa đồ in khoảng 1-2 màu với chất lượng in thông thường. Các nhà cung cấp của Việt Nam, Thái Lan, Hàn Quốc, Trung Quốc ... vẫn đều đặn cung cấp hàng triệu sản phẩm là các thùng carton đóng gói với mức lợi nhuận trung bình 10-15% trên các sàn giao dịch TMĐT.

Như đã trình bày ở trên, sản phẩm của chúng ta không chỉ là hàng hóa mà còn là dịch vụ và chất lượng phục vụ cũng như trải nghiệm của khách hàng. Nếu chúng ta vẫn cho rằng mình có thể bán sản phẩm trên các sàn với chất lượng tốt hơn và giá rẻ hơn thì đó có thể là sai lầm, khi bạn không có dịch vụ tương thích và một môi trường trải nghiệm cho khách hàng trên các sàn TMĐT.

Chăm sóc sức khỏe từ xa, giáo dục từ xa, làm từ xa bất cứ thứ gì vẫn sẽ tiếp tục bởi tính tiện lợi và tiết kiệm chi phí.

Những thay đổi nhờ công nghệ số vẫn sẽ tiếp tục bởi tính tiện lợi và giúp tiết kiệm chi phí.

Các dịch vụ hỗ trợ dữ liệu sẽ được ứng dụng phổ biến vào hầu hết các khía cạnh của cuộc sống. Và công nghệ điện toán đám mây tiếp tục là thứ không thể thiếu. Chỉ là dưới tác động của đại dịch COVID-19, làm việc từ xa trở thành hiện thực ngay bây giờ, thay vì 10 hay 15 năm nữa.

Theo Michael Gale (Giám đốc điều hành của Inc. Digital, cộng tác viên của Forbes và tác giả bán chạy nhất của WSJ The Digital Helix), “nền tảng kỹ thuật số là nơi mọi thứ có một sự kết nối với nhau. Nó cho phép bạn phản hồi, phản ứng, và cung cấp thông tin nhanh hơn theo cấp số nhân. Vì vậy, nếu bạn gặp sự cố với sản phẩm, bạn có thể phản hồi ngay lập tức vấn đề với bộ phận thiết kế sản phẩm, đội ngũ tiếp thị, bán hàng và thậm chí là cả chuỗi cung ứng”.

Tại sao chuyển đổi số cho ngành in là cần thiết? - Ảnh 1. — Ảnh minh hoạ (Nguồn: Internet)

Lấy ví dụ nhà in cung cấp bao bì đơn giản dùng cho mục đích dọn nhà hay chứa đồ, theo kiểu truyền thống, sau khi giao hàng và khách hàng không có ý kiến thì mọi việc hoàn tất. Tuy nhiên, nếu giao dịch trên sàn, khách hàng của chúng ta có thể là các siêu thị, họ mua thùng carton của chúng ta để bán lại cho người tiêu dùng. Thiếu hoặc không quan tâm kết nối được với hệ thống để thu nhận phản hồi của siêu thị thì chúng ta không thể biết được khách hàng phản hồi như thế nào để điều chỉnh và cải tiến.

CĐS sẽ giúp chúng ta giải quyết được điều này. Các phản hồi trên sàn được lập tức được chuyển đến các phòng ban liên quan, chuỗi cung ứng cảnh báo màu sắc, kích thước phù hợp.

Chính khả năng chỉnh sửa và thích ứng trong hoạt động kinh doanh là điều cốt lõi trong thời kỳ bình thường mới.

Tóm lại, nhà in và nhà sản xuất bao bì, cũng như trong nhiều ngành khác, cần có cách tiếp cận chuyển đổi số theo hoàn cảnh thực tế của mình và cần phải làm ngay, nếu bạn muốn:

- Tạo điều kiện cho DN mình có những kinh nghiệm cần thiết trong một thế giới mới với những công cụ và nền tảng số hiện có, sao cho cả DN mình không bị bỏ lại phía sau.

- Giữ lại khách hàng của mình khi tạo cho họ có trải nghiệm tốt hơn, thay đổi quy trình nghiệp vụ vừa tốn kém lại lỗi thời, điều chỉnh mô hình và phương thức hoạt động, sao cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

- Trang bị đầy đủ những kiến thức số cho các cộng sự để họ vững tin và sớm thích nghi với môi trường mới, trong đó sự nhanh nhạy và tinh gọn cũng như khả năng đáp ứng nhanh là những tiêu chuẩn cốt lõi.

Cuối cùng, không lý do gì DN mình không có được những trải nghiệm bổ ích chính bản thân mình đã thu thập được khi tiếp cận với công nghệ số trong thời gian qua./.

(Bài đăng ấn phẩm in Tạp chí TT&TT số 10 tháng 10/2022)