Cần chuẩn bị trước những “sai số” khi chuyển đổi số mô hình

Hiệu quả nhân sự tăng 20 - 30% sau khi CĐS

Vào thời điểm năm 2020, dù tình hình khó khăn chung cho cả thị trường vì dịch bệnh kéo dài, khó kiểm soát nhưng AhaMove vẫn đạt mốc tăng trưởng 150%. Với tốc độ phát triển nhanh chóng như vậy, AhaMove đứng trước bài toán cần phải có một hệ thống quản lý đủ mạnh mới có thể đáp ứng việc kiểm soát và duy trì xu hướng phát triển bền vững.

AhaMove thấy rằng việc áp dụng công nghệ vào công việc là xu thế và nhu cầu tất yếu hiện nay, nên hoạt động quản trị nhân sự cũng không thể nằm ngoài dòng chảy công nghệ này. Chính vì lẽ đó, tháng 11/2020, AhaMove đã tìm đến CĐS để tháo gỡ bài toán quản trị nhân sự

Chia sẻ tại một sự kiện mới đây, trước câu hỏi, vì sao một công ty công nghệ lại quyết định CĐS về mặt nhân sự, ông Nguyễn Cảnh Thức, Giám đốc Công nghệ (CTO) Ahamove cho biết ngay từ những ngày đầu tiên thành lập, đơn vị này đã là công ty về công nghệ số. Tuy nhiên, trước khi CĐS, Ahamove có khoảng 300 nhân sự nhưng qua theo dõi, giám sát thì ông Thức nhận thấy các tương tác, giao việc hay quản lý nhân sự của công ty chưa đạt hiệu quả. Tuy nhiên, sau khi triển khai CĐS, ông đã thấy được những bước tiến tích cực khi hiệu quả nhân sự tăng 20 - 30%, giúp nhân viên của Ahamove giải quyết nhanh các vấn đề giấy tờ.

Thay vì quản lý thông tin một cách truyền thống các quy trình vận hành cần nhiều giấy tờ thì hiện tai AhaMove đã áp dụng công nghệ để đổi mới, giảm thiểu việc hao phí thời gian của nhân sự; Giúp nhân sự có nhiều thời gian hơn để dành cho việc nghiên cứu và phát triển công việc, phát triển công ty thay vì quá mất thời gian vào việc giấy tờ thủ tục.

Các thông tin quản trị từ việc mua bán, xét duyệt hợp đồng, xét duyệt các kế hoạch cần nhiều cấp bậc xác nhận, các hoạt động thanh toán,… đều được quản lý trên hệ thống. Hầu như tất cả mọi thông tin về nhân sự hay công việc đều có thể tra cứu được từ hệ thống quản trị. Từ việc nhỏ nhất như chấm công cho tới việc lớn liên quan tới dự án như quản lý cập nhật tiến độ hoàn thành công việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận.

Nói về sự tăng trưởng của Ahamove trước và sau khi ứng dụng CĐS, ông Thức cho biết hiện tại mức độ tăng trưởng của công ty ông đang giữ ở mức ổn định. Ahamove là nền tảng công nghệ kết nối giữa khách hàng và tài xế và hiện tại đã đạt mức hơn 200.000 tài xế ký hợp đồng điện tử.

"CĐS giúp Ahamove tiết kiệm được nguồn tài nguyên và chỉ cần vài nhân viên đã có thể kiểm soát được việc giám sát và ký hợp đồng với tài xế và dữ liệu lại được lưu trữ trong một thời gian dài", ông Thức khẳng định.

Xu hướng kết hợp công nghệ tự phát triển với của DN SaaS

Khi đề cập đến vấn đề ngại thay đổi trong tư duy CĐS DN, ông Thức cho biết vô cùng may mắn khi Ahamove ngay từ đầu đã là một DN về công nghệ số. Chính vì thế nên nhân viên của Ahamove, văn hóa của Ahamove là phải sử dụng ứng dụng công nghệ và phần mềm để giải quyết công việc. 

Bên cạnh đó, ông Thức cũng tiết lộ ngay từ khi công ty được thành lập, Ahamove đã có một bộ phận và công nghệ ngân hàng chuyên xây dựng các giải pháp và công nghệ để xử lý công việc nội bộ. Bởi vậy, khi làm việc với các đối tác về CĐS thì Ahamove có lợi thế rất nhiều về điều đó.

Chia sẻ về khó khăn trong việc CĐS, ông Thức cho biết khó khăn nhất là giai đoạn chuyển đổi từ mô hình này sang mô hình khác vì chắc chắn sẽ gặp sai số. Bởi vì, khi doanh nghiệp dùng sản phẩm mới, có thể khác biệt hoặc chưa đúng với quy trình cũ. "Như vậy ở góc độ ban lãnh đạo và đội dự án đang triển khai sẽ phải có sự chuẩn bị xử lý nhanh sai số đó, như thế việc chuyển đổi số sẽ trôi chảy hơn", ông Thức chia sẻ kinh nghiệm.

Chia sẻ quan điểm về việc áp dụng công nghệ vào thực tế kinh doanh của một startup, ông Thức khuyến cáo doanh nghiệp mới nên dùng công nghệ đã được áp dụng trước đó thay vì tập trung vào công nghệ mới chưa được chứng minh. Tuy nhiên, trong trường hợp, nếu thấy được công nghệ mới có thể "đặt cược" cho nhiều năm sau, doanh nghiệp nên ứng dụng từ trong ra ngoài, nghĩa là phát triển để phục vụ nhu cầu bên trong, giải quyết "nỗi đau" của mình trước. Khi đã tự tin những công nghệ mới này đã giải quyết những bài toán của mình triệt để thì có thể biến nó thành một startup mới.

Bài toán phát triển DN đã đặt ra những thách thức khiến cho người làm công nghệ phải "đấu tranh" với lãnh đạo DN. Với vấn đề này, ông Thức cho rằng nếu giám đốc công nghệ (CTO) tự tin DN đầu tư nguồn lực hay tiền bạc thì chắc chắn sẽ mang lại được giá trị cho DN thì họ sẽ sẵn sàng "đấu tranh" với giám đốc điều hành (CEO) để đạt được mục đích của mình.

Về kinh nghiệm khi CĐS, theo ông Thức, bên cạnh sự tiếp cận quyết liệt của ban lãnh đạo, DN cũng cần có thời gian để tạo ra sự tự tin cho bộ phận cấp dưới. Chỉ như thế họ mới chứng minh được chuyển đổi số đã mang lại những hiệu quả to lớn cho doanh nghiệp. Ông Thức tin khi đó sẽ tạo ra được sự đồng lòng từ lãnh đạo đến cấp dưới và đồng tình rằng giải pháp đó thực sự tốt.

Dưới góc nhìn về mặt công nghệ, ông Thức cho rằng sẽ có xu hướng công nghệ hiện tại là sự kết hợp của công nghệ do mình tự phát triển và công nghệ của các đơn vị SaaS để áp dụng vào DN của mình hiệu quả hơn.

Rào cản lớn nhất khi CĐS là tư duy

Là đơn vị cung cấp giải pháp 1Office - nền tảng quản trị DN giúp Ahamove cũng như nhiều DN khách tiếp cận CĐS, ông Lê Việt Thắng, Tổng Giám đốc 1Office khuyên các DN đừng bao giờ cố gắng đi tìm khái niệm cho "chuyển đổi số". "Giúp cho phòng nhân sự giải quyết công việc nhanh hơn thì đó gọi là CĐS… Giúp đặt hàng (order) một bát phở nhanh hơn thì đó là CĐS", ông Thắng nêu ví dụ.

Bên cạnh đó, ông Thắng cũng cho biết bước đầu các DN sẽ gặp những rào cản khi áp dụng CĐS, trong đó lớn nhất chính là mindset (tư duy). Và để CĐS thành công, thì phải coi nó không chỉ là câu chuyện của riêng của giám đốc công nghệ (CTO) và giám đốc điều hành (CEO), bởi vì đây còn là bài toán của cả DN khi dùng công nghệ số để giải quyết.

Rào cản thứ hai mà ông Thắng nhắc tới chính là thói quen. Chính vì đã là thói quen nên trong nhiều trường hợp, dù phần mềm về kế toán đã có từ rất lâu rồi nhưng khi nhắc tới các sếp lại phản đối và không cho áp dụng.

Rào cản thứ ba là tính bảo mật thông tin, dữ liệu. Đồng thời, CEO của 1Office cũng cho rằng chi phí không phải là rào cản lớn nhất của DN khi bước vào CĐS.

Trước thắc mắc làm sao để chủ DN thay đổi được tư duy về việc đưa CĐS vào việc quản lý DN, ông Thắng khẳng định: "Muốn lãnh đạo DN thay đổi tư duy thì đầu tiên mình phải chỉ cho họ đâu là điều đúng, thông qua việc đo lường hiệu quả của sự thay đổi, như năng suất lao động tăng lên. Đó là nguyên tắc đầu tiên".

Cũng theo ông Thắng, điều quan trọng nhất của CĐS là việc DNp biết dữ liệu nào là quan trọng đối với khách hàng và tập trung khai thác tiềm năng của đó.

Là DN cung cấp mô hình SaaS giúp cho các DN CĐS, ông Thắng đã có chia sẻ về chính hiệu quả của chính bản thân 1Office khi tiến hành CĐS. Ông cho biết, trừ năm 2021 tăng trưởng 37%, từ năm 2017 đến nay, mỗi năm 1Office đều tăng trưởng gấp đôi năm trước. Cho tới thời điểm hiện tại thì DN của ông đã có hơn 200.000 người dùng trả tiền cho ứng dụng 1Office.

Bên cạnh đó, ông Thắng cũng chia sẻ hiện tại trong 1Office, tất cả các khâu từ nhân sự, quản lý tài chính, quản lý quy trình, marketing, bán hàng đều được CĐS. Ví dụ. một chiến dịch (campaign) quảng cáo, tất cả mọi số liệu thu được đều được 1Office kiểm soát và đưa ra phân tích cần phải tăng chi phí hay giảm chi phí cho chiến dịch này. Không chỉ thế, một nhân sự sau 2 tháng thử việc, 1Office cũng có thể đo được hiệu suất làm việc của người đó.

Tuy nhiên, ông Thắng cũng lưu ý 1Office đưa ra các phần mềm quản lý DN nhưng không đồng nghĩa với việc cứ có 1Office thì DN đó sẽ quản lý tốt mà còn là bài toán về quy trình, về cách DN ứng dụng CĐS./.