Chữ ký điện tử: Tiện lợi nhưng vẫn còn nhiều ngần ngại

Chữ ký điện tử theo quy định của luật một số nước

Quy định về Dịch vụ nhận dạng, xác thực và tin cậy điện tử (eIDAS) của EU, được thông qua thành luật của Anh và Đạo luật Truyền thông Điện tử năm 2000, quy định rằng chữ ký điện tử (CKĐT) được công nhận hợp pháp tại Vương quốc Anh.

CKĐT trong Đạo luật Thương mại toàn cầu và quốc gia (Đạo luật E-SIGN) và Đạo luật Giao dịch Điện tử (GDĐT) thống nhất (UETA) cũng quy định CKĐT có hiệu lực pháp lý tương tự như tài liệu giấy và chữ ký tươi tại Mỹ.

Chữ ký số (CKS) là một dạng CKĐT an toàn, cung cấp cơ chế mã hóa và xác thực để đảm bảo tính toàn vẹn của những tài liệu đã ký. CKS sử dụng cơ sở hạ tầng khóa công khai (PKI) để xác minh danh tính của người yêu cầu.

Lợi ích của việc sử dụng chữ ký điện tử trong lĩnh vực pháp lý

CKĐT cho phép cá nhân ký vào các tài liệu số, giảm thiểu việc in ấn, quét, gửi tài liệu giấy. Do đó, có thể giao dịch từ xa một cách hiệu quả với thời gian xử lý nhanh hơn và giảm thiểu công việc hành chính. Bằng cách loại bỏ việc dùng giấy, mực và chuyển phát bưu chính, CKĐT mang lại lợi ích đáng kể về môi trường và chi phí.

Theo nghiên cứu do đại học Liverpool John Moores và E-Sign, một đơn vị ứng dụng công nghệ CKĐT thực hiện, việc sử dụng CKĐT giúp giảm lượng khí thải carbon do vận chuyển và các công ty luật sẽ cắt giảm tới 805.895kg CO₂/năm.

Cũng theo nghiên cứu này, mỗi công ty luật sẽ tiết kiệm được khoảng 400.000 bảng Anh (tương đương 488.800 USD) hàng năm bằng cách giảm chi phí in ấn, hoàn thành các nhiệm vụ hành chính nhanh hơn và giảm thiểu chi phí lưu trữ cho các tài liệu giấy.

CKĐT có thể được tích hợp vào các hệ thống quản lý tài liệu để tự động ký các trường chữ ký trong tài liệu. Việc ký tài liệu trực tiếp có thể mất nhiều thời gian và phụ thuộc vào người chuyển phát, làm gia tăng chi phí. Những điều này sẽ được giảm thiểu nhờ việc sử dụng CKĐT.

Các tổ chức đang đầu tư nhiều hơn cho CKĐT

Theo khảo sát của bộ phận pháp lý của PwC, từ năm 2021, 88% trong số 100 công ty hàng đầu thế giới đã đầu tư vào CKĐT.

Lợi ích của CKĐT là rất lớn, các doanh nghiệp (DN) trên toàn thế giới dựa vào những tài liệu được ký điện tử để chốt giao dịch và ký kết thỏa thuận một cách an toàn và nhanh chóng. Nhưng nếu các giải pháp cho CKĐT không hiệu quả thì có thể làm tăng chi phí và giảm năng suất.

Do đó, từ nguồn nhân lực và tài chính đến quản trị và dịch vụ khách hàng, phần mềm CKĐT đã trở thành một công cụ thiết yếu trong hầu hết mọi lĩnh vực của DN và đầu tư vào các công cụ này vẫn đang tiếp tục gia tăng.

Theo IDC, trong năm ngoái, 86% lãnh đạo công nghệ thông tin đã phân bổ ngân sách cho phần mềm CKĐT, 85% sẽ mở rộng khoản đầu tư của mình (cho lĩnh vực CKĐT) trong từ 12 - 18 tháng tới.

Điều gì thúc đẩy các tổ chức đầu tư nhiều hơn cho các ứng dụng CKĐT? Đó là do thị trường đang thay đổi nhanh chóng khi xuất hiện các mô hình làm việc linh hoạt và việc triển khai những quy định để thúc đẩy việc áp dụng những công cụ dựa trên đám mây, ứng dụng dành cho thiết bị di động và cộng tác theo thời gian thực. Hơn nữa, việc tích hợp CKĐT với phần mềm DN sẽ góp phần thúc đẩy việc sử dụng rộng rãi.

Một số lý do khiến chữ ký điện tử vẫn chậm được ứng dụng

Max Ferguson, nhà sáng lập kiêm Tổng giám đốc điều hành tại Lumin, công ty tại New Zealand, chuyên về hợp tác xử lý tài liệu cho biết: “Các dịch vụ CKĐT truyền thống như DocuSign, PandaDoc và Dropbox Sign không theo kịp cách con người làm việc ngày nay. Giao diện ký một loạt tài liệu trên thiết bị di động bằng các giải pháp hiện tại còn phức tạp và chậm. Thông thường, người dùng thiết bị di động sẽ bỏ qua quy trình này".

Theo phản hồi của người dùng Lumin, trải nghiệm di động kém không phải là lý do duy nhất khiến nhiều tài liệu số không được ký.

Nhiều giải pháp hiện nay được xây dựng cho các DN lớn, kết hợp các tính năng mà các DN nhỏ và vừa không cần thiết cũng như không có đủ ngân sách để triển khai. Do đó, các tổ chức đang tìm cách chuyển từ những giải pháp hiện tại sang những giải pháp khác giúp việc ký tài liệu trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Người gửi và người ký đều muốn có trải nghiệm ký số dễ dàng nhưng có một số thách thức gây trở ngại đã được đưa ra cụ thể hơn, gồm:

Việc ký và theo dõi tài liệu không hiệu quả.

Thành công bắt đầu từ hiệu quả nhưng các trang web tải chậm và việc phải nhấp nhiều lần có thể khiến người dùng không thoải mái và họ rời khỏi trang trước khi nhiệm vụ được hoàn thành. Việc lựa chọn một giải pháp hợp lý cho quy trình ký với số lần nhấp tối thiểu là điều cần thiết.

Việc chuyển đổi công cụ làm chậm quy trình làm việc.

Khi mọi người phải sử dụng các công cụ khác nhau để chỉnh sửa, lưu và gửi tài liệu, các vấn đề về kiểm soát phiên bản có thể gây nhầm lẫn và chậm trễ. Điều này đặc biệt khó khăn khi truy cập tài liệu trên các thiết bị khác nhau. Để giải quyết vấn đề này cần giải pháp CKĐT dựa trên đám mây tích hợp với các công cụ được sử dụng rộng rãi.

Các mối quan ngại về bảo mật và pháp lý cản trở việc áp dụng.

Mặc dù mọi người đánh giá cao sự tiện lợi của CKĐT, nhưng một số người dùng vẫn tin tưởng chữ ký viết tay hơn. Do vậy, cần giảm thiểu rủi ro và tăng sự tin tưởng của người dùng bằng cách áp dụng giải pháp CKĐT an toàn, tuân thủ theo quy định từng ngành, đảm bảo mọi chữ ký đều có tính ràng buộc về mặt pháp lý.

Tuy nhiên, hiện nay, chữ ký truyền thống vẫn chưa biến mất và vẫn là lựa chọn phổ biến cho các chuyên gia pháp lý. Trong khi CKĐT đã trở nên ràng buộc về mặt pháp lý trên hầu hết toàn cầu thì một số khu vực pháp lý vẫn yêu cầu “chữ ký tươi” đối với một số tài liệu và hợp đồng nhất định để được công nhận là hợp lệ như việc ký di chúc, chứng thư, lệnh của tòa án, khoản vay ngân hàng.../.