Chuyển đổi số cho doanh nghiệp bắt đầu từ đâu

Nó thể hiện ở bốn yếu tố: (1) khả năng tiếp cận vốn, (2) nguồn nguyên vật liệu, (3) mức độ áp dụng công nghệ và (4) trình độ quản trị. Có thể thấy hai trong bốn yếu tố này liên quan đến công nghệ (yếu tố 3 và 4). Theo một phân tích của công ty tư vấn Innosight, 50% số công ty S&P 500 sẽ bị thay thế sau 10 năm. Rõ ràng công nghệ là chìa khóa để các công ty theo kịp sự biến đổi chóng mặt của thị trường.

Chuyển đổi số và doanh nghiệp số

Trong bối cảnh ấy, chuyển đổi số đóng một vai trò quan trọng trong chiến lược ứng dụng công nghệ của mỗi doanh nghiệp, dù ở bất cứ lĩnh vực công nghiệp gì. Chuyển đổi số là ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo nên biến đổi mạnh mẽ và đạt được hiệu quả vượt bậc. Theo dự báo của hãng phân tích IDC (2019), chi tiêu cho chuyển đổi số trên toàn thế giới sẽ tăng trưởng 17,1% trong 5 năm tới và đạt 2,3 nghìn tỉ đô la vào năm 2023. Đồng thời, đầu tư cho chuyển đổi số sẽ chiếm 53% trong tổng đầu tư về công nghệ. Nói cách khác, chuyển đổi số đang tăng trưởng cực nhanh và sẽ chiếm vị trí số một về đầu tư công nghệ trong những năm tới đây.

Hiểu cho đúng, chuyển đổi số không phải cuộc chơi riêng của những ông lớn trong lĩnh vực công nghệ. Nhờ có Cách mạng công nghiệp 4.0, nhờ sự bùng nổ của Internet, mọi doanh nghiệp đều bình đẳng hơn trong sân chơi này. Mọi doanh nghiệp đều có cơ hội, có khả năng chuyển đổi số, với mục tiêu là xây dựng doanh nghiệp mình thành một doanh nghiệp số.

Cụ thể một doanh nghiệp số cần xây dựng cho mình (1) mô hình tổ chức và kinh doanh, (2) các quy trình nghiệp vụ và (3) các sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ trên hệ thống số, trên nền tảng công nghệ ưu việt. Có thể tham khảo một mô hình doanh nghiệp số (như Hình1). Các quy trình nghiệp vụ theo chiều ngang cũng như theo chiều dọc (thuộc từng lĩnh vực ngành nghề) của doanh nghiệp được tích hợp xuyên suốt chuỗi giá trị từ nhà cung cấp, chuỗi cung ứng, sản xuất, cho đến phân phối, bán hàng và khách hàng. Hệ thống lõi nghiệp vụ số này được xây dựng trên nền tảng các công nghệ ưu việt như Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây & hỗ trợ di động, tự động hóa, trí tuệ nhân tạo & dữ liệu lớn, dữ liệu không gian…

Như chúng ta đã biết, chuyển đổi số là chuyển đổi cách vận hành của doanh nghiệp trên nền tảng hệ thống công nghệ thông tin (CNTT). Vì vậy, nó phải xuất phát từ vấn đề nghiệp vụ. Nói cách khác, lõi của chuyển đổi số là hệ thống nghiệp vụ của doanh nghiệp, vẫn thường được gọi bằng ERP (Enterprise Resource Planning - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp).

Từ những năm 1960, tin học đã được ứng dụng để quản lý doanh nghiệp nhằm tự động hóa các chức năng riêng lẻ như kế toán, bán hàng, vật tư… Đầu những năm 1990, khái niệm ERP ra đời nhằm cung cấp cơ sở dữ liệu (CSDL) tập trung lưu trữ toàn bộ thông tin hoạt động của doanh nghiệp từ cung ứng, kho, sản xuất, bán hàng… đến kế toán tài chính. ERP giúp các doanh nghiệp chuẩn hoá quy trình nghiệp vụ và các đối tượng cần quản lý như vật tư, sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp, các trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận..., nhờ đó có thể đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp theo nhiều chiều. Chuẩn hoá quy trình giúp doanh nghiệp vận hành một cách chuyên nghiệp, không tuỳ tiện, tránh sai sót. Khi Cách mạng công nghiệp 4.0 ảnh hưởng sâu rộng đến mọi lĩnh vực trong công nghiệp và đời sống, ERP cũng chuyển đổi mạnh mẽ theo xu hướng đó. Từ 2011 và đặc biệt những năm gần đây, các giải pháp ERP thay đổi to lớn về mặt công nghệ nhằm cung cấp khả năng thông minh hơn, tiện lợi hơn, mạnh mẽ hơn, đáp ứng mục tiêu chuyển đổi số của các doanh nghiệp.

Nếu như trước đây, ứng dụng CNTT đòi hỏi phải mua sắm hạ tầng phần cứng, những máy chủ mạnh hay trung tâm dữ liệu đồ sộ… thì ngày nay doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn. Với điện toán đám mây (cloud computing), ERP không còn là chuyện riêng của những doanh nghiệp lớn nữa. Những doanh nghiệp nhỏ và vừa, thậm chí không có đội ngũ CNTT chuyên trách, cũng hoàn toàn có thể làm chuyển đổi số. Hạ tầng CNTT thuê ngoài giúp cho họ tinh gọn tổ chức, tập trung nguồn lực vào nghiệp vụ cốt lõi của mình và tối ưu hóa chi phí đầu tư cho công nghệ. Các giải pháp phần mềm ERP lớn như SAP, Oracle, Microsoft… hỗ trợ xu hướng này. Oracle dứt khoát chuyển đổi sản phẩm của họ sang cloud hoặc hybrid thay cho các hệ thống tại chỗ (on-premise). SAP cung cấp đầy đủ các giải pháp quản lý trên nền tảng cloud như HANA Enterprise Cloud (ERP), Hybris (CRM), Ariba (SRM), SuccessFactor (HR)… Microsoft tích hợp ERP và CRM trong Dynamics 365 trên nền tảng Azure. Vì vậy, các doanh nghiệp có thể cất bỏ nỗi lo về hạ tầng CNTT và đội ngũ kỹ thuật viên hạ tầng chuyên trách khi muốn làm chuyển đổi số.

Hỗ trợ xử lý dữ liệu lớn (big data) và phân tích nghiệp vụ (analytics) đóng vai trò quan trọng trong giải pháp chuyển đổi số. Báo cáo Data Age 2025 của IDC dự báo dữ liệu số được tạo ra trên toàn cầu sẽ tăng từ khoảng 40 zettabytes năm 2019 lên 175 zettabyte vào năm 2025 (với 1 zettabyte tương ứng 1 nghìn tỉ gigabyte). Trong 175 zettabyte, trên 60% là dữ liệu của doanh nghiệp. Số lượng giao dịch số mỗi người tạo ra trong mỗi ngày sẽ tăng từ 1426 năm 2020 lên 4909 năm 2025 - tương đương với mỗi giao dịch số phát sinh trong 18 giây. Internet bùng nổ, ứng dụng IoT, kết nối cảm biến và các hệ thống tự động hóa… sinh ra lượng dữ liệu khổng lồ cho mỗi doanh nghiệp. Khả năng quản lý được lượng dữ liệu ấy, khai thác được giá trị từ đó để đem lại lợi ích cho doanh nghiệp là yêu cầu không thể thiếu đối với hệ thống thông tin ngày nay. Ví dụ SAP phát triển cơ sở dữ liệu HANA và nền tảng ứng dụng S/4HANA tích hợp các tính năng kho dữ liệu (data warehouse) và phân tích (analytics) nhằm mục đích này. Công nghệ HANA cho phép thực hiện các giao dịch truy cập dữ liệu bên trong bộ nhớ (in-memory) thay vì trên đĩa như các cơ sở dữ liệu truyền thống. Nhờ đó, nó tăng tốc độ xử lý dữ liệu và quy mô quản lý dữ liệu. Trên nền tảng HANA, SAP cung cấp bộ ứng dụng phân tích đa dạng gồm các báo cáo quản trị (business intelligence), hỗ trợ lập kế hoạch (planning) và dự báo (predictive) (Hình 2).

Với doanh nghiệp số, dữ liệu phát sinh luôn đa dạng. Không chỉ là các dữ liệu giao dịch như tài chính, bán hàng, mua sắm… mà còn gồm các dữ liệu như vị trí, hình ảnh, âm thanh… Vì vậy hệ thống quản lý doanh nghiệp cần tích hợp và xử lý được các dữ liệu đa dạng, đa nguồn này. Ví dụ, hệ thống báo cáo quản trị (business intelligence) tích hợp dữ liệu không gian (như trong Hình 3) cho phép mở rộng khả năng phân tích các chỉ tiêu nghiệp vụ không chỉ trên những chiều giao dịch thông thường (như cơ cấu tổ chức, sản phẩm, khách hàng…) mà còn theo các chiều không gian (như theo tọa độ địa lý, khu vực hành chính…). Nhờ đó, doanh nghiệp hợp nhất được toàn bộ dữ liệu của mình gồm các dữ liệu giao dịch (như tài chính, vật tư…) và các dữ liệu kỹ thuật (dữ liệu không gian).

Chuyển đổi số bắt đầu từ đâu?

Thật sai lầm khi cho rằng chuyển đổi số phải thực hiện trên tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Cũng sai lầm khi nghĩ rằng có một lời giải chung cho tất cả các doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có vấn đề riêng, có kế hoạch kinh doanh riêng. Chuyển đổi số phải bắt đầu từ vấn đề riêng đó. Lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu đối với chuyển đổi số để giải quyết vấn đề và đáp ứng được kế hoạch kinh doanh của mình. Định nghĩa được nhu cầu, chúng ta mới định hình đúng hệ thống tương lai, tránh đi sai hướng và lãng phí nguồn lực đầu tư.

Bước tiếp theo, doanh nghiệp phải xác định được tính khả thi khi thực hiện chuyển đổi. Tính khả thi bao gồm: Các giải pháp sẵn có có đáp ứng được nhu cầu chuyển đổi hay không? Nguồn lực của doanh nghiệp có khả năng thực hiện hay không? Nguồn lực của doanh nghiệp không chỉ gồm tài chính mà cả con người. Ở khía cạnh con người, yếu tố đầu tiên chính là lãnh đạo doanh nghiệp, người phải có quyết tâm cao nhất để thực hiện chuyển đổi, phải chịu trách nhiệm đứng mũi chịu sào trong dự án. Kinh nghiệm cho thấy những dự án CNTT lớn mà lãnh đạo phó thác cho cấp dưới thì khả năng thất bại rất cao. Tiếp theo doanh nghiệp phải có đủ nguồn lực để tiếp nhận, vận hành và duy trì hệ thống.

Một khi tính khả thi được đánh giá đầy đủ, dự án mới bắt đầu với những công việc như thiết lập đội dự án, xác định phạm vi, đấu thầu, mua sắm, triển khai… Đối với dự án chuyển đổi số, yếu tố quan trọng nhất nằm ở con người. Họ là những người tham gia xây dựng hệ thống và tiếp quản vận hành sau dự án. Vì dự án thay đổi nếp làm việc, nhiều khi ảnh hưởng tới hầu như toàn bộ doanh nghiệp, nên việc quản lý chuyển đổi con người mang yếu tố sống còn trong công cuộc chuyển đổi số. Phải xây dựng một văn hóa làm việc mới cho doanh nghiệp trên nền tảng hệ thống số, trong đó mỗi cán bộ nhân viên phải thay đổi chính mình để tiếp nhận hệ thống mới và làm việc cùng những người khác trên đó. Với một doanh nghiệp có đông đảo nhân viên, việc này không bao giờ dễ dàng. Vì vậy trước, trong và sau dự án luôn cần một đội ngũ và quy trình chuyên trách cho quản lý chuyển đổi tổ chức.

Chuyển đổi số là xu thế tất yếu của mọi doanh nghiệp trong Cách mạng công nghiệp 4.0. Thật may mắn là ngày nay các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, dù thuộc ngành nghề nào, cũng đều có khả năng tiếp cận xu thế này. Các giải pháp và công nghệ ngày càng hỗ trợ chuyển đổi số thuận lợi hơn. Quyết tâm làm hay không, làm như thế nào, điều đó hoàn toàn nằm trong tay doanh nghiệp.

Tài liệu tham khảo

1. https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS45612419

2. https://www.seagate.com/files/www-content/our-story/trends/files/idc-seagate-dataage-whitepaper.pdf

(Bài đăng ấn phẩm in tạp chí TT&TT Số 7+8 Tháng 8/2020)