CSDL hộ tịch điện tử - Nhân tố quan trọng của nền Chính phủ số

Khi được tập trung, đồng bộ triển khai, thực hiện thống nhất và thành công từ cấp Trung ương đến địa phương, CSDL hộ tịch điện tử sẽ là một ngân hàng dữ liệu số, dữ liệu về dân số chuẩn xác, tích hợp đầy đủ thông tin cho một cá nhân, người dân, giúp người dân thuận tiện hơn trong quá trình làm việc, giải quyết các thủ tục pháp luật, pháp lý, hành chính, chính quyền...

Giải pháp số về hộ tịch được quy định trên văn bản luật

Có thể nói tính đến nay, giải pháp số đã phát triển vững mạnh, lan tỏa tính ứng dụng vào mọi lĩnh vực, ngành, nghề của đời sống, xã hội con người mà mục tiêu chính đảm bảo lợi ích, phục vụ tốt hơn, chất lượng hơn cuộc sống con người.

Đây là một giải pháp số trên nền tảng ứng dụng CNTT trong đăng ký, quản lý hộ tịch, đảm bảo thuận lợi cho người dân khi tham gia dễ dàng, thuận lợi khi đăng ký hộ tịch trên môi trường mạng trực tuyến.

Đồng thời, đây được coi là một giải pháp số về hộ tịch được cụ thể hóa và hướng dẫn, ban hành trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật (có hiệu lực thi hành từ ngày 15/9/2020, bãi bỏ quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 12 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ).

Việc ra đời Nghị định vào thời điểm này được coi thêm lần khẳng định sự quyết tâm, nỗ lực phát triển toàn diện của Việt Nam trong tiến trình đảm bảo, thực hiện về đích sớm mục tiêu vì một nền Chính phủ số đã, đang đến gần, vấn đề chỉ là khoảng ngắn về mặt thời gian.

Có thể nói trước kia khi chưa có Nghị định, việc lưu trữ dữ liệu hồ sơ hộ tịch theo các truyền thống bằng giấy, mặc dù vẫn có những ưu điểm như khả năng bảo đảm an ninh thông tin, nhưng lại tồn tại nhiều hạn chế, như: Lượng hồ sơ lưu trữ cồng kềnh, tốn diện tích, công sức, bảo quản khó khăn, dễ rủi ro vì thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, mối mọt.

Hơn nữa trong quá trình khi cần trích dẫn, tra cứu dữ liệu hộ tịch của một cá nhân khi cần thường không được đầy đủ, thiếu liên kết thông tin, đặc biệt trong trường hợp các cơ quan nhà nước khi có yêu cầu cần chứng minh tình trạng hộ tịch của một cá nhân thì người dân phải nộp cùng lúc nhiều loại giấy tờ, gây ra những phiền hà, tốn công sức, thời gian.

Nghị định lần này, ban hành, quy định toàn diện các vấn đề, việc phát sinh mà chưa có pháp lệnh hoặc luật nào điều chỉnh hộ tịch từ trước tới nay ban hành. Nghị định quy định về việc xây dựng, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa CSDL hộ tịch điện tử với CSDL quốc gia về dân cư, Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tỉnh, Cơ sở dữ liệu khác của bộ, ngành, địa phương; cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch; đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Nghị định quy định rõ CSDL hộ tịch điện tử là CSDL được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch, nhằm lưu giữ thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký theo quy định pháp luật, bằng thiết bị số, trong môi trường mạng, thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

Cụ thể phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung sẽ do Bộ Tư pháp xây dựng, thiết kế, cung cấp cho các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch để đăng ký hộ tịch, xây dựng, cập nhật, số hóa, chuẩn hóa và quản lý các dữ liệu hộ tịch, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Đồng thời, quy định phần mềm này phải được đảm bảo kết nối với Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tỉnh và liên thông kết nối với Cổng dịch vụ công (DVC) quốc gia, Cổng DVC cấp tỉnh để hỗ trợ tiếp nhận, giải quyết, theo dõi tình hình tiếp nhận, giải quyết và kết quả giải quyết các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch được thực hiện thông qua phương thức đăng ký trực tuyến.

Văn bản luật quan trọng

Việc triển khai CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc có ý nghĩa quan trọng trong quản lý nhà nước, là nguồn thông tin đầu vào cho các quyết định, chính sách phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng của đất nước, góp phần bảo đảm quyền con người, quyền cơ bản của công dân được quy định trong Hiến pháp.

Thông qua việc xây dựng này, qua đó sẽ tăng khả năng tiếp cận các dịch vụ bảo trợ xã hội như giáo dục, y tế cho người dân cũng như thúc đẩy thực hiện các chính sách phát triển của quốc gia.

Để đảm bảo các mục tiêu này, Nghị định quy định các cơ quan quản lý CSDL hộ tịch điện tử trong phạm vi quản lý của mình có trách nhiệm bảo đảm cơ sở hạ tầng thông tin, các thiết bị có liên quan để tổ chức vận hành liên tục, ổn định, thông suốt CSDL hộ tịch điện tử.

Ngoài ra, cũng cần tập trung thực hiện đồng bộ các biện pháp bảo đảm an toàn vật lý, môi trường, trật tự an toàn xã hội tại khu vực có trụ sở cơ quan, khu vực lưu giữ trang thiết bị, dữ liệu phục vụ cho việc vận hành CSDL hộ tịch điện tử.

Cần thường xuyên thực hiện định kỳ rà soát, đề xuất phương án nâng cấp, phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử phù hợp với nhu cầu thực tế tại từng cơ quan.

Đối với Bộ Tư pháp phải đảm bảo thực hiện các biện pháp an ninh mạng, an toàn hệ thống thông tin đối với CSDL hộ tịch điện tử. Phải thực hiện các biện pháp sao lưu, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, có thiết bị dự phòng bảo đảm hệ thống máy tính, mạng, trang thiết bị và phần mềm ứng dụng phục vụ cho CSDL hộ tịch điện tử phải hoạt động liên tục, bảo đảm khả năng khôi phục hệ thống, không bị gián đoạn do các sự cố kỹ thuật.

Bên cạnh đó, cần ban hành và tổ chức triển khai thực hiện Quy chế khai thác, sử dụng CSDL hộ tịch điện tử, bảo đảm việc kết nối, chia sẻ dữ liệu của CSDL hộ tịch điện tử hiệu quả, đúng quy định pháp luật.

Ngoài ra, Nghị định quy định chi tiết về vấn đề nguồn thông tin khi đăng ký cập nhật vào CSDL hộ tịch điện tử bao gồm các thông tin hộ tịch của cá nhân,cha, mẹ, vợ hoặc chồng của cá nhân khi có sự biến động do kết hôn, thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc.

Các thông tin hộ tịch của cá nhân được xác lập khi đăng ký khai sinh gồm họ tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính;nơi sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh. Đối với các cá nhân là công dân Việt Nam được xác lập khi ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài sẽ được cơ quan thực hiện ghi chú khai sinh họ tên, chức vụ của người ký Trích lục ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh.

Việc đăng ký các thông tin hộ tịch khác của cá nhân được đăng ký theo quy định pháp luật, tiếp tục được cập nhật vào thông tin hộ tịch của cá nhân đã được xác lập theo quy định tại điểm a, điểm b...

Nghị định quy định rõ CSDL hộ tịch điện tử được lưu trữ, bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin. Việc xây dựng, quản lý, khai thác, sử dụng CSDL hộ tịch điện tử; đăng ký hộ tịch trực tuyến phải tuân thủ Luật Hộ tịch, các văn bản quy định chi tiết thi hành; các quy định pháp luật về kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam; quy định về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước; các quy định về bảo đảm bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Đặc biệt, tại Điều 5, Chương I, Nghị định quy định chi tiết những hành vi không được làm gồm: Cung cấp thông tin không đúng sự thật khi đăng ký hộ tịch trực tuyến; Truy cập trái phép vào CSDL hộ tịch điện tử; làm sai lệch thông tin, thay đổi, xóa, hủy dữ liệu trái pháp luật trong CSDL hộ tịch điện tử; khai thác, sử dụng hoặc tiết lộ thông tin từ CSDL hộ tịch điện tử không đúng quy định, xâm phạm quyền về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình; Phá hoại cơ sở hạ tầng thông tin hoặc cản trở quá trình vận hành, duy trì ổn định, liên tục của CSDL hộ tịch điện tử.

Người dân dễ dàng đăng ký hộ tịch trực tuyến

Điều 12, Chương III quy định việc đăng ký hộ tịch trực tuyến, quản lý sổ hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch, văn bản xác nhận thông tin hộ tịch. Theo đó, việc tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến bao gồm:

Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến truy cập cổng DVC quốc gia, cổng DVC cấp tỉnh để đăng ký tài khoản, xác thực người dùng theo hướng dẫn. Sau khi đăng nhập tài khoản thành công, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật.

Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến được cấp 01 mã số hồ sơ thủ tục hành chính để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan đăng ký hộ tịch.

Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lưu giữ, bảo đảm bí mật mã số hồ sơ thủ tục hành chính.

Ngay trong ngày làm việc, khi nhận được hồ sơ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến, cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật của hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật thì tiếp nhận và gửi ngay Phiếu hẹn trả kết quả theo mẫu qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch. Trong trường hộp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa phù hợp thì yêu cầu người có yêu cầu đăng ký hộ tịch bổ sung, hoàn thiện các giấy tờ cần thiết...

Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch được nhận kết quả đăng ký hộ tịch theo một trong các phương thức: Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó; nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin; nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính; nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Trường hợp nhận kết quả qua hệ thống bưu chính thì phải ghi rõ địa chỉ nhận kết quả, lựa chọn hình thức dịch vụ bưu chính chuyển phát có bảo đảm và phải trả phí dịch vụ cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính khi nhận kết quả.

Các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở địa phương sử dụng thống nhất Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành. UBND các cấp có trách nhiệm triển khai việc số hoá, quản lý, khai thác dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy; chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu từ các phần mềm đăng ký hộ tịch điện tử của địa phương đã triển khai thực hiện trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành và cập nhật CSDL hộ tịch điện tử theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp, bảo đảm hoàn thành trước ngày 01/1/2025.

Bộ Ngoại giao thống nhất với Bộ Tư pháp về phạm vi, mức độ và thời điểm thực hiện Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung tùy theo điều kiện thực tế tại từng Cơ quan đại diện, bảo đảm hoàn thành trước ngày 01/01/2022.