Nhà xuất bản TT&TT nỗ lực thích ứng trong chuyển đổi số

07/11/2022 13:45

Trong công tác xuất bản điện tử, Nhà xuất bản (NXB) Thông tin và Truyền thông (TT&TT) là NXB đầu tiên tự nghiên cứu yêu cầu tính năng và đặt hàng xây dựng hệ thống xuất bản điện tử.

Thực trạng chuyển đổi số (CĐS) của Nhà xuất bản TT&TT////

Năm 2021, NXB TT&TT đã chủ động xây dựng Chiến lược phát triển NXB giai đoạn 2021 - 2025, trong đó có Chương trình hành động CĐS của NXB giai đoạn 2021 - 2025 và đã được Bộ trưởng Bộ TT&TT phê duyệt (Quyết định số 1406/QĐ-BTTTT ngày 10/9/2021). Theo đó, NXB xác định sẽ thực hiện CĐS toàn diện, mọi mặt hoạt động của NXB, từ đó tăng hiệu quả quản lý, điều hành, tác nghiệp của đơn vị; Tăng năng suất lao động cho cán bộ viên chức và người lao động; Tăng chất lượng và hiệu quả, số lượng xuất bản phẩm; Nâng cao chất lượng điều hành hoạt động của NXB; Tăng hiệu quả dịch vụ xuất bản phục vụ xã hội (các tổ chức và cá nhân, rút ngắn thời gian và chi phí xuất bản); Góp phần phát triển văn hóa đọc cho toàn xã hội; Phấn đấu trở thành NXB số vào năm 2025.

Để thực hiện được mục tiêu đó, NXB đã đề ra nhiều nhiệm vụ, giải pháp trong đó, bao gồm:

Thứ nhất, đổi mới tổ chức, quy chế, sắp xếp lại tổ chức và quản trị; hoàn thiện các quy định, quy trình nghiệp vụ của đơn vị.

Thứ hai, phát triển các nền tảng phục vụ CĐS, gồm: nâng cấp Sàn sách in Book365.vn với công nghệ hiện đại trở thành địa chỉ phát hành xuất bản phẩm hàng đầu đến độc giả trong cả nước, đồng thời là nơi tổ chức các Triển lãm, Hội sách sách trực tuyến... do Bộ TT&TT chỉ đạo tổ chức; Cung cấp dịch vụ hạ tầng phát hành sách in trực tuyến cho các nhà xuất bản, công ty phát hành tham gia, tạo nên một không gian mua bán sách, giao dịch bản quyền sôi động, trở thành sân chơi của toàn ngành; Nâng cấp hệ thống xuất bản điện tử Ebook365.vn với công nghệ hiện đại để trở thành hệ thống xuất bản điện tử hàng đầu, từ đó nâng cao năng lực của NXB TT&TT trong xuất bản điện tử và cung cấp dịch vụ hạ tầng xuất bản điện tử cho các NXB và tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu.

Nhà xuất bản TT&TT nỗ lực thích ứng trong chuyển đổi số - Ảnh 1.

Thứ ba, xây dựng hạ tầng số và hệ thống quản lý, điều hành, tác nghiệp, gồm website và các công cụ truyền thông, tương tác với tác giả, độc giả; hệ thống quản lý nghiệp vụ, tác nghiệp, gồm: biên tập xuất bản, phát hành, nhân sự, kho, hành chính - văn thư, v.v..., xây dựng hệ thống báo cáo thông minh, hỗ trợ ra quyết định, hỗ trợ người dùng; hệ thống hỗ trợ biên tập nội dung xuất bản phẩm.

Thứ tư, xây dựng hạ tầng dữ liệu, khai thác dữ liệu dùng chung, thống nhất trong toàn bộ đơn vị (dữ liệu bản thảo, bản mẫu (dùng chung giữa Ban biên tập, Ban Xuất bản điện tử, bộ phận thiết kế - sản xuất và các chi nhánh), dữ liệu khách hàng, số liệu về kho, phát hành (dùng chung giữa bộ phận kho, phát hành, kế toán), văn bản chỉ đạo, điều hành, hồ sơ tài liệu (dùng chung giữa các phòng/ban/chi nhánh)...).

Thứ năm, nâng cấp hạ tầng CNTTđồng bộ, phục vụ 100% cán bộ sử dụng các hệ thống CNTT để làm việc mọi lúc, mọi nơi, làm việc nhóm.

Thứ sáu, đảm bảo an toàn thông tin (ATTT), trang bị các thiết bị, công nghệ an toàn bảo mật hoặc thuê dịch vụ đảm bảo ATTT cho hệ thống của NXB.

Thứ bảy, phát triển nguồn nhân lực, kỹ năng số, đào tạo nâng cao kiến thức về CĐS trong các nghiệp vụ chuyên môn, quản lý cho 100% cán bộ viên chức.

Kết quả ban đầu

Một trong những hoạt động CĐS đầu tiên phải kể đến (kể từ khi CĐS được Chính phủ và Bộ TT&TT thúc đẩy triển khai), đó là việc thiết kế lại các chức năng của Sàn sách in Book365.vn của NXB để đẩy mạnh quảng bá, phát hành sách, đồng thời chủ trì, phối hợp với Cục Xuất bản, In và Phát hành sửa đổi, bổ sung chức năng của Sàn để làm nơi tổ chức Triển lãm - Hội sách quốc gia bắt đầu từ năm 2020.

Năm 2020 là một năm đầy những khó khăn, thách thức đối với mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề do ảnh hưởng nghiêm trọng từ đại dịch COVID-19, và ngành xuất bản cũng không nằm ngoài sự ảnh hưởng tiêu cực đó. Số liệu từ Cục Xuất bản, In và Phát hành cho biết, tính đến thời điểm cuối tháng 3/2020, hoạt động xuất bản nói chung, trước hết thị trường phát hành sách truyền thống, dựa chủ yếu vào hệ thống cửa hàng bán lẻ gặp nhiều khó khăn. Doanh thu của các đơn vị phát hành sách truyền thống giảm mạnh, nhất là ở hai thị trường lớn Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh.

Tuy chưa có thống kê đầy đủ nhưng theo báo cáo của các đơn vị phát hành sách lớn như FAHASA, Phương Nam, Tiền Phong, Tân Việt, Công ty Đường sách Nguyễn Văn Bình... và các công ty sách, nhà sách tham gia liên kết xuất bản như Alphabook, Thái Hà book, Nhã Nam, Đinh Tị, Đông A... doanh thu giảm khoảng 30 - 40% so với cùng kỳ và giảm sâu trong tháng 4/2020.

Đối với Nhà xuất bản TT&TT, doanh số 3 tháng đầu năm 2020 đã giảm khoảng 60% so với cùng kỳ năm 2019, sách xuất bản ra không thể đến tay bạn đọc. Nhiều sự kiện dự kiến diễn ra vào đầu quý 2 như Hội nghị Cộng tác viên, một số sự kiện ra mắt sách cũng đã bị hoãn lại. Đứng trước khó khăn đó, NXB đã tìm kiếm mọi biện pháp để tháo gỡ khó khăn cho hoạt động xuất bản, phát hành. Xác định vào thời điểm dịch bùng phát và có sự giãn cách xã hội, người dân hạn chế đi lại, vui chơi thì có thể sẽ là cơ hội tốt để cung cấp sách phục vụ nhu cầu học tập và giải trí của người dân khi phải giãn cách xã hội và ở nhà. Từ ý tưởng đó, và với chủ trương chuyển đổi số mà Chính phủ và Bộ TT&TT đang thúc đẩy triển khai, NXB đã định hình một hướng tiếp cận CĐS của mình, đó là tập trung phát triển và đẩy mạnh kênh phát hành sách in qua mạng.

Sẵn có trang web book365.vn được xây dựng từ năm 2013, NXB đã phối hợp với công ty công nghệ để nâng cấp nhiều tính năng mới, tăng cường tính ATTT, tối ưu quy trình đăng ký, đặt hàng, quản trị đơn hàng, tạo giao diện mới, v.v... để trở thành kênh chủ lực đưa sách tới bạn đọc.

Trong thời gian này, sự kiện Ngày sách Việt Nam và một số Triển lãm sách cũng chuẩn bị được tổ chức, tuy nhiên, do dịch bệnh COVID-19 nên việc tổ chức như mọi năm bị dừng lại, thay vào đó là kế hoạch tổ chức theo hình thức trực tuyến. Và Sàn book365.vn do NXB đang quản lý, vận hành đã được lựa chọn để làm nơi tổ chức sự kiện. Xác định đây là cơ hội tốt để NXB được đầu tư thêm nguồn lực cho CĐS phục vụ quảng bá, phát hành, từ đó cùng toàn ngành Xuất bản vượt qua khó khăn để tuyên truyền, quảng bá sách đến với toàn xã hội; các NXB, công ty sách có thêm một kênh hữu hiệu để đẩy mạnh phát hành, bù đắp doanh thu thiếu hụt từ các kênh phát hành truyền thống, NXB đã chủ trì, phối hợp với Cục Xuất bản, In và Phát hành và đối tác công nghệ để lập kế hoạch chi tiết cho toàn bộ các hoạt động của sự kiện này, từ việc thay đổi giao diện sao cho bắt mắt và mang đặc trưng của sự kiện Ngày Sách Việt Nam và các Triển lãm sách; thuê và tích hợp hệ thống quản trị, điều hành trực tuyến cho toàn bộ hoạt động được tổ chức trên Sàn; tích hợp mô hình triển lãm ảo; tích hợp hệ thống tọa đàm online; sửa đổi và tin học hóa quy trình đặt hàng, gom hàng và giao hàng, quy trình quản lý vận đơn vì có sự tham gia của một đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp là VNPost; tổ chức, bố trí các không gian trưng bày trên Sàn; chuẩn bị các nội dung chủ đạo và hỗ trợ các NXB, công ty sách trong việc đăng tải thông tin lên Sàn, v.v...

Công tác đầu tư CĐS kịp thời đã góp phần quan trọng cho việc tổ chức thành công 3 sự kiện lớn của ngành Xuất bản trong năm 2020 theo hình thức trực tuyến là: Hội sách chào mừng Ngày Sách Việt Nam lần thứ 7; Triển lãm sách kỷ niệm 130 năm Ngày sinh của Chủ tịch Hồ Chí Minh; Triển lãm Sách kỷ niệm 75 năm Quốc khánh nước CHXHCN Việt Nam.

Kết quả, các sự kiện đã thu hút được 107 lượt tham gia của NXB và đơn vị phát hành sách, giới thiệu khoảng trên 24.000 đầu sách; số lượng đơn đặt hàng đạt được là 11.000 đơn vận với gần 15.000 cuốn sách được đưa tới bạn đọc cả nước; trên 2 triệu lượt truy cập; doanh thu trên 1 tỷ đồng; đã tổ chức được 25 sự kiện tọa đàm, giao lưu của nhiều tác giả, nhà văn, nhà khoa học, nhà quản lý tên tuổi với khoảng xấp xỉ 1.500 lượt người tham dự.

Đối với các NXB và đơn vị phát hành, Book365.vn đã tạo dấu ấn khi lần đầu tiên trở thành kênh giới thiệu sách trực tuyến, chính thống, sử dụng công nghệ hiện đại để giúp các đơn vị cung cấp sách trực tiếp với giá ưu đãi đến tay bạn đọc trong cả nước, đặc biệt là ở các vùng sâu, vùng xa; góp phần lan tỏa ý nghĩa của ngày sách Việt Nam, cổ vũ, động viên tác giả, người làm công tác xuất bản, mở ra hướng phát triển thị trường mới, khích lệ các NXB đổi mới mô hình kinh doanh, mở rộng thị trường, thúc đẩy văn hóa đọc phát triển. Từ thành công ban đầu đó, Book365.vn tiếp tục trở thành nơi tổ chức các sự kiện lớn của Ngành Xuất bản trong những năm tiếp theo.

Bên cạnh đó, để hỗ trợ công tác biên tập, nhằm giảm bớt công sức của biên tập viên và Lãnh đạo NXB trong biên tập và duyệt bản thảo, NXB đang có kế hoạch nghiên cứu và tổ chức xây dựng Hệ sinh thái gồm: Hệ thống hỗ trợ biên tập nội dung xuất bản phẩm, Hệ thống quản lý nghiệp vụ, tác nghiệp, kết hợp với các cơ sở dữ liệu (CSDL) nhân sự, CSDL phát hành, CSDL kho, CSDL tác giả, cộng tác viên, khách hàng, các dữ liệu thống kê và CSDL nghiệp vụ chuyên ngành dùng chung, thống nhất trong toàn bộ đơn vị. Từ đó có thể quản lý và triển khai hoạt động chuyên môn theo một quy trình khép kín, từ khâu tiếp nhận bản thảo, đăng ký kế hoạch, triển khai biên tập và trình duyệt; quản lý file bản thảo gốc, bản biên tập, bản hoàn thiện và hồ sơ bản thảo đều được thực hiện trực tiếp qua hệ thống này. Đây cũng là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong Chương trình CĐS của NXB từ nay đến năm 2025.

Nhà xuất bản TT&TT nỗ lực thích ứng trong chuyển đổi số - Ảnh 2.

Trong công tác xuất bản điện tử, NXB TT&TT là NXB đầu tiên tự nghiên cứu yêu cầu tính năng và đặt hàng xây dựng hệ thống xuất bản điện tử, đồng thời là NXB đầu tiên có đề án xuất bản, phát hành xuất bản phẩm điện tử được Cục Xuất bản, In và Phát hành xác nhận. Kể từ khi được xác nhận đề án, trong những năm qua, NXB đã xuất bản được trên 1.000 đầu sách điện tử, trong đó có các dạng sách điện tử đơn giản, sách nói và sách multimedia, đặc biệt là có hệ thống hỗ trợ học tập cho sinh viên một số trường Đại học với sách bài tập tương tác.

Không dừng lại ở việc đầu tư hệ thống để tự xuất bản điện tử cho riêng mình, với ý tưởng tiên phong đi đầu CĐS tạo nền tảng công nghệ để hỗ trợ các nhà xuất bản cùng tham gia xuất bản điện tử nhưng chưa có điều kiện đầu tư, Hệ thống xuất bản điện tử của NXB TT&TT hiện đang nâng cấp tính năng để trở thành nơi cung cấp hạ tầng xuất bản điện tử (gồm không gian phát hành và công cụ làm sách điện tử) cho các đơn vị xuất bản/phát hành có nhu cầu nhằm thúc đẩy hoạt động xuất bản điện tử của toàn Ngành phát triển. Dự kiến từ nay đến đầu năm 2024, một phiên bản mới của Hệ thống xuất bản điện tử sẽ được ra mắt với nhiều tính năng được hoàn thiện hơn, trong đó có việc bổ sung tính năng xuất bản sách nói, sách video và nhiều tính năng khác để đáp ứng yêu cầu của Nhà xuất bản cũng như toàn Ngành.

Song song với các nội dung trên, NXB đã đưa vào kế hoạch nhiệm vụ nâng cấp website và các công cụ truyền thông khác, trong đó nâng cấp webiste NXB với giao diện, công nghệ mới phù hợp với xu thế truyền thông hiện đại là đa nền tảng, đa giao diện; tích hợp với các mạng xã hội Facebook, Zalo, Youtube để tạo thành một hệ thống truyền thông đa dạng, từ đó tăng cường truyền thông tương tác để quảng bá thương hiệu và đẩy mạnh phân phối sản phẩm.

Và một nội dung không thể thiếu để có thể CĐS, đó là chuyển đổi nhận thức (cách nghĩ, cách làm) và cách thức tổ chức bộ máy, tổ chức công việc. Để thực hiện nội dung này, trong năm 2021, NXB đã tiến hành sắp xếp lại tổ chức và quản trị, trong đó, đã tổ chức, sắp xếp lại bộ máy từ 9 phòng/ban/chi nhánh xuống còn 6 bộ phận, đồng thời điều chỉnh chức năng nhiệm vụ của các bộ phận bảo đảm phù hợp với cách làm mới. Đồng thời với đó là bổ sung, hoàn thiện các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ và đã nâng cấp thành bộ tiêu chuẩn ISO gồm 17 bộ quy trình, được ban hành từ 30/6/2022 để áp dụng trong toàn đơn vị.

Để có thêm cơ sở thực hiện CĐS thành công, hằng năm NXB đều đăng ký thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, với các đề tài tiêu biểu như: Nghiên cứu xây dựng phương án và quy trình xuất bản công nghệ số; Nghiên cứu đề xuất xây dựng hệ thống quản lý phát hành xuất bản phẩm; Nghiên cứu xây dựng các tiêu chí cho xuất bản phẩm điện tử; Nghiên cứu xu thế và ảnh hưởng của CMCN 4.0 đến hoạt động xuất bản Việt Nam và đề xuất giải pháp thực hiện hoạt động biên tập, in và phát hành của NXB TT&TT; Nghiên cứu xây dựng phần mềm hỗ trợ quảng bá và phát hành xuất bản phẩm trên thiết bị di động; Nghiên cứu xây dựng hệ thống CSDL phục vụ quản trị, tác nghiệp v.v... Đây là một trong những bước đi cơ bản để NXB hiểu và tiếp cận với công nghệ mới và cách thức tổ chức hoạt động mới và là tiền đề quan trọng cho việc nghiên cứu thực hiện CĐS các hoạt động của đơn vị.

Một số gợi ý về hướng đi CĐS cho xuất bản Việt Nam

Tính đến nay cả nước đã có 12 NXB và 6 doanh nghiệp (DN) phát hành được cấp xác nhận xuất bản/phát hành xuất bản phẩm điện tử [1]. Để đạt được các chỉ tiêu về số lượng đầu sách xuất bản hằng năm và đặc biệt là số lượng xuất bản sách điện tử trong Quy hoạch phát triển xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 mà Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt (tỉ lệ xuất bản phẩm điện tử đạt 20 - 30% tổng số xuất bản phẩm được xuất bản); Chiến lược thúc đẩy phát triển lĩnh vực Xuất bản, In và Phát hành xuất bản phẩm giai đoạn 2021 - 2025 đã được Bộ trưởng Bộ TT&TT phê duyệt, trong đó trọng tâm từng bước CĐS trong hoạt động xuất bản. Ngành Xuất bản cần có những giải pháp cụ thể nhằm tăng cường năng lực của các đơn vị xuất bản và phát hành; CĐS theo hướng đồng bộ; tạo mối liên kết chặt chẽ giữa các đơn vị trong ngành, đồng thời phối hợp các DN ngoài ngành để phát triển phần mềm nền tảng hỗ trợ cho từng công tác trong hoạt động xuất bản, từng bước tiến tới thí điểm xây dựng mô hình nhà xuất bản số.

Với một số kinh nghiệm nhất định trong việc chỉ đạo và tổ chức thực hiện CĐS của đơn vị mình, theo suy nghĩ của người viết, con đường chuyển đổi của các đơn vị xuất bản Việt Nam cần tập trung theo hướng như sau:

(1) Đổi mới và phát triển theo mô hình cơ quan xuất bản - công nghệ.

(2) Sản xuất và phân phối nội dung đa nền tảng, đa phương tiện với phương châm bám sát nhu cầu và sở thích của độc giả - đặc biệt là thế hệ Z (tạo app đọc sách, app bán sách, phân phối nội dung trên Facebook, TikTok...; sản xuất podcast, audio book...).

(3) Cải tiến quy trình biên tập - xuất bản theo phương thức tích hợp; sử dụng các phần mềm biên tập, quản lý duyệt bản thảo nhanh chóng, hiệu quả.

(4) Sử dụng tối đa các công cụ đo lường và phân tích nhu cầu của độc giả, các review của độc giả khi đọc sản phẩm của đơn vị xuất bản.

(5) Đầu tư công nghệ hiện đại và đội ngũ nhân sự công nghệ giỏi. Đây là yếu tố then chốt để thực hiện thành công chuyển đổi số trong lĩnh vực xuất bản bởi ngày nay “nội dung là vua, công nghệ là nữ hoàng”.

(6) Tăng cường nghiên cứu khoa học, phát triển và đổi mới, sáng tạo các sản phẩm xuất bản độc đáo, đặc sắc. Cần thay đổi tư duy xuất bản không chỉ là tạo ra sách, mà cần hướng tới xuất bản tạo ra nội dung, các đơn vị xuất bản kinh doanh nội dung dựa trên các nền tảng đa phương tiện như trên thế giới vẫn làm.

(7) Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong biên tập, đọc, duyệt bản thảo sách.

(8) Xây dựng các chiến lược kinh doanh phù hợp với mục tiêu CĐS như tổ chức các sự kiện; chú trọng đầu tư, nâng cấp xây dựng sàn thương mại điện tử; thành lập các câu lạc bộ yêu sách, tạo các ưu đãi hấp dẫn cho các thành viên khi tham gia câu lạc bộ. Đặc biệt, các NXB có lợi thế rất lớn là có kho dữ liệu phong phú về các lĩnh vực, có thể liên kết với nhau để môi giới, giới thiệu bán các dữ liệu cho những đơn vị tổ chức hoặc cá nhân cần dùng. Tất nhiên, việc môi giới, bán dữ liệu phải tuân thủ các quy định của Luật Xuất bản, Luật Sở hữu trí tuệ.

(9) Xây dựng, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ quản lý chuyên ngành có năng lực đáp ứng yêu cầu của thời kỳ mới và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trực tiếp thực hiện CĐS. Bởi CĐS là chuyển đổi tư duy đã thành lối mòn của chúng ta bao lâu nay, chứ CĐS không phải là chuyển đổi công nghệ.

---

[1] NXB: TT&TT, Giáo dục Việt Nam, Quân đội nhân dân, Y học, Tài nguyên Môi trường và Bản đồ, Chính trị Quốc gia Sự thật, Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh, Trẻ, Xây dựng, Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội, Kim đồng; 06 doanh nghiệp phát hành: Công ty Cổ phần ONE PERCENT, Công ty TNHH Tài nguyên số Nguyên Bảo, Công ty CP Waka, Công ty CP Fonos, Công ty CP công nghệ WeWe, Công ty CP đầu tư và thương mại Phúc Minh.

Tài liệu tham khảo

1. Bộ trưởng Bộ TT&TT Nguyễn Mạnh Hùng giải đáp những câu hỏi then chốt về chuyển đổi số (Vietnamnet.vn)

2. Trần Quốc Hoàn, Vị trí, vai trò của CĐSô trong cuộc cách mạng 4.0, (https://binhphuoc.gov.vn/)

3. Hải An, CĐS - Hoạt động sống còn của doanh nghiệp Việt, (https://ictvietnam.vn)

4. Mai Lữ, Ngành xuất bản trước thử thách CĐS, (https://nhandan.vn)

5. https://zingnews.vn/nhung-xu-huong-cua-xuat-ban- post1283003.html

6. https://zingnews.vn/su-bung-no-cua-sach-ky-thuat-so- post1280457.html

7. Lê Quốc Minh, Báo Nhân dân: CĐS để dẫn đầu, Bài nói chuyện tại Học viện Báo chí và Tuyên truyền, tháng 12/2021.

8. Chiến lược phát triển NXB TT&TT giai đoạn 2021 - 2025.

(Bài đăng báo in Tạp chí TT&TT số 10 tháng 10/2022)

Bài liên quan

Hành trình phát triển không ngừng của Nhà xuất bản Học viện Nông nghiệp

Trải qua hơn 13 năm xây dựng và trưởng thành, Nhà xuất bản Học viện Nông nghiệp trực thuộc Học viện Nông nghiệp Việt Nam đã không ngừng nỗ lực, khẳng dịnh được vai trò cũng như vị thế của mình trong công tác xuât bản và phát hành xuất bản phẩm.