Nhiều chính quyền địa phương ở Nhật Bản áp dụng số hóa cho dịch vụ công

Bước đầu của các quầy “không viết, không chờ, không gửi đi khắp nơi” đã mang đến sự thay đổi cho các thủ tục hành chính rườm rà, mất thời gian, giúp cải thiện các dịch vụ cho người dân như giảm thời gian chờ đợi, giảm gánh nặng cho các du khách.

Dịch vụ quầy "không viết" như vậy lần đầu tiên được chính quyền thành phố Kitami, Hokkaido giới thiệu để giải quyết các vấn đề mà người dân gặp phải như không biết cách điền biểu mẫu và phải đi lòng vòng qua những sự quan liêu của nhiều cửa.

Sau khi nhiều chính quyền địa phương bắt đầu cung cấp các dịch vụ tương tự, một số hệ thống đã áp dụng cung cấp dịch vụ một cửa tiên tiến để xử lý các thủ tục bổ sung, bao gồm giải quyết trợ cấp y tế, trợ cấp trẻ em và bảo hiểm y tế quốc gia, giúp giảm bớt số quầy mà người nộp đơn phải đi qua.

Người dân nộp các hồ sơ đến cho chính quyền địa phương theo từng sự kiện lớn trong đời, bao gồm chuyển nhà, kết hôn và sinh con, nhưng trong nhiều trường hợp, có nhiều thủ tục bị chồng chéo. Ví dụ, khi một đứa trẻ chào đời, cha mẹ cần phải nộp hồ sơ xin trợ cấp y tế, trợ cấp nuôi con và trợ cấp riêng của chính quyền địa phương. Ngoài việc phải viết tay tên, địa chỉ nhiều lần, họ cần phải đến các quầy dịch vụ tương ứng và có thể phải chờ đợi rất lâu.

Theo Bộ Nội vụ và Truyền thông Nhật Bản, tính đến tháng 6 năm nay, 304 chính quyền địa phương, trong tổng số hơn 1.700 chính quyền trên cả nước đã giới thiệu một hệ thống không yêu cầu những người nộp hồ sơ điền vào các biểu mẫu tại quầy giao dịch của chính quyền. Hệ thống sử dụng nhiều phương pháp và tính năng khác nhau, bao gồm cho phép người nộp hồ sơ điền trước các biểu mẫu trên Internet và yêu cầu nhân viên chính quyền phải hoàn thành các biểu mẫu sau khi lấy thông tin từ người nộp hồ sơ.

Chính quyền thành phố Fukaya, tỉnh Saitama đã bắt đầu vận hành hệ thống này từ tháng 7/2020. Nhân viên chính quyền lắng nghe thông tin do người nộp hồ sơ cung cấp và cấp giấy chứng nhận. Người dân chỉ cần kiểm tra các mẫu hồ sơ và ký tên.

Nhờ đó, thời gian cấp giấy tờ cho người dân được rút ngắn trung bình xuống còn 9 phút và thủ tục thay đổi hộ khẩu cư trú trung bình là 25 phút.

Các dịch vụ này đã được người dân địa phương đón nhận nồng nhiệt. Một trong số họ chia sẻ: "Nó rất hữu ích vì nó giúp tôi tránh được rất nhiều rắc rối." Một quan chức thành phố cho biết: "Đặc biệt, người nước ngoài hoan nghênh hệ thống này, một số người gọi nó là “tạo nên kỷ nguyên mà chúng tôi không cần phải viết"”.

Với tỷ lệ sinh ở Nhật Bản được dự báo sẽ tiếp tục giảm, dân số già đi và nguồn thu từ thuế có khả năng giảm thì cải cách hành chính cũng đang góp phần tiết kiệm lao động và giảm chi phí. Bằng cách giới thiệu các quầy giao dịch không viết, thành phố Fukaya đã loại bỏ các bàn điền đơn đăng ký, dừng việc phân công người hướng dẫn giúp người dân hoàn thiện hồ sơ và cắt giảm số lượng nhân viên nhập dữ liệu. Chỉ trong một năm tài chính, chi phí lao động đã giảm được hơn 23 triệu yên.

Khi phải thực hiện nhiều thủ tục cùng một lúc sẽ gây khó khăn cho người dân, họ sẽ không hiểu được họ phải làm loại đơn từ nào khi đến các văn phòng chính quyền địa phương. Ngoài ra, người dân có thể không thực hiện được các đơn đăng ký cần thiết do thiếu sự hướng dẫn của nhân viên chính quyền.

Chính quyền thành phố Yonago, tỉnh Tottori, đã giới thiệu quầy không viết vào tháng 10/2021. Họ đã tạo ra một hệ thống tự động đưa ra các thủ tục "tối ưu" cần được thực hiện tùy theo các sự kiện trong đời của người nộp đơn như chuyển nhà hoặc sinh con… bằng cách sử dụng dữ liệu do chính quyền thành phố nắm giữ, bao gồm cả thông tin hộ gia đình và thuế.

Một quan chức chính quyền thành phố nhấn mạnh, hệ thống mới giúp ngăn chặn tình trạng bỏ sót việc điền các thủ tục cần thiết.

Quan chức này cho biết: “Trước khi hệ thống được đưa vào sử dụng đã xảy ra lỗi trong việc thông báo cho người dân các thủ tục cần thiết. Nhưng giờ đây, máy móc có thể tự động đưa ra quyết định mà không cần dựa vào kiến thức của nhân viên”./.