Chuyển đổi số

Nhiều chính quyền địa phương ở Nhật Bản áp dụng số hóa cho dịch vụ công

Hạnh Tâm 08:39 26/10/2023

Ngày càng nhiều chính quyền địa phương ở Nhật Bản áp dụng công nghệ số cho các dịch vụ không cần giấy tờ, cho phép người dân thực hiện các thủ tục như gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ và nhận chứng chỉ… mà không cần phải điền vào mẫu đơn.

Bước đầu của các quầy “không viết, không chờ, không gửi đi khắp nơi” đã mang đến sự thay đổi cho các thủ tục hành chính rườm rà, mất thời gian, giúp cải thiện các dịch vụ cho người dân như giảm thời gian chờ đợi, giảm gánh nặng cho các du khách.

Dịch vụ quầy "không viết" như vậy lần đầu tiên được chính quyền thành phố Kitami, Hokkaido giới thiệu để giải quyết các vấn đề mà người dân gặp phải như không biết cách điền biểu mẫu và phải đi lòng vòng qua những sự quan liêu của nhiều cửa.

a1.jpg

Sau khi nhiều chính quyền địa phương bắt đầu cung cấp các dịch vụ tương tự, một số hệ thống đã áp dụng cung cấp dịch vụ một cửa tiên tiến để xử lý các thủ tục bổ sung, bao gồm giải quyết trợ cấp y tế, trợ cấp trẻ em và bảo hiểm y tế quốc gia, giúp giảm bớt số quầy mà người nộp đơn phải đi qua.

Người dân nộp các hồ sơ đến cho chính quyền địa phương theo từng sự kiện lớn trong đời, bao gồm chuyển nhà, kết hôn và sinh con, nhưng trong nhiều trường hợp, có nhiều thủ tục bị chồng chéo. Ví dụ, khi một đứa trẻ chào đời, cha mẹ cần phải nộp hồ sơ xin trợ cấp y tế, trợ cấp nuôi con và trợ cấp riêng của chính quyền địa phương. Ngoài việc phải viết tay tên, địa chỉ nhiều lần, họ cần phải đến các quầy dịch vụ tương ứng và có thể phải chờ đợi rất lâu.

Theo Bộ Nội vụ và Truyền thông Nhật Bản, tính đến tháng 6 năm nay, 304 chính quyền địa phương, trong tổng số hơn 1.700 chính quyền trên cả nước đã giới thiệu một hệ thống không yêu cầu những người nộp hồ sơ điền vào các biểu mẫu tại quầy giao dịch của chính quyền. Hệ thống sử dụng nhiều phương pháp và tính năng khác nhau, bao gồm cho phép người nộp hồ sơ điền trước các biểu mẫu trên Internet và yêu cầu nhân viên chính quyền phải hoàn thành các biểu mẫu sau khi lấy thông tin từ người nộp hồ sơ.

Chính quyền thành phố Fukaya, tỉnh Saitama đã bắt đầu vận hành hệ thống này từ tháng 7/2020. Nhân viên chính quyền lắng nghe thông tin do người nộp hồ sơ cung cấp và cấp giấy chứng nhận. Người dân chỉ cần kiểm tra các mẫu hồ sơ và ký tên.

Nhờ đó, thời gian cấp giấy tờ cho người dân được rút ngắn trung bình xuống còn 9 phút và thủ tục thay đổi hộ khẩu cư trú trung bình là 25 phút.

Các dịch vụ này đã được người dân địa phương đón nhận nồng nhiệt. Một trong số họ chia sẻ: "Nó rất hữu ích vì nó giúp tôi tránh được rất nhiều rắc rối." Một quan chức thành phố cho biết: "Đặc biệt, người nước ngoài hoan nghênh hệ thống này, một số người gọi nó là “tạo nên kỷ nguyên mà chúng tôi không cần phải viết"”.

Với tỷ lệ sinh ở Nhật Bản được dự báo sẽ tiếp tục giảm, dân số già đi và nguồn thu từ thuế có khả năng giảm thì cải cách hành chính cũng đang góp phần tiết kiệm lao động và giảm chi phí. Bằng cách giới thiệu các quầy giao dịch không viết, thành phố Fukaya đã loại bỏ các bàn điền đơn đăng ký, dừng việc phân công người hướng dẫn giúp người dân hoàn thiện hồ sơ và cắt giảm số lượng nhân viên nhập dữ liệu. Chỉ trong một năm tài chính, chi phí lao động đã giảm được hơn 23 triệu yên.

Khi phải thực hiện nhiều thủ tục cùng một lúc sẽ gây khó khăn cho người dân, họ sẽ không hiểu được họ phải làm loại đơn từ nào khi đến các văn phòng chính quyền địa phương. Ngoài ra, người dân có thể không thực hiện được các đơn đăng ký cần thiết do thiếu sự hướng dẫn của nhân viên chính quyền.

Chính quyền thành phố Yonago, tỉnh Tottori, đã giới thiệu quầy không viết vào tháng 10/2021. Họ đã tạo ra một hệ thống tự động đưa ra các thủ tục "tối ưu" cần được thực hiện tùy theo các sự kiện trong đời của người nộp đơn như chuyển nhà hoặc sinh con… bằng cách sử dụng dữ liệu do chính quyền thành phố nắm giữ, bao gồm cả thông tin hộ gia đình và thuế.

Một quan chức chính quyền thành phố nhấn mạnh, hệ thống mới giúp ngăn chặn tình trạng bỏ sót việc điền các thủ tục cần thiết.

Quan chức này cho biết: “Trước khi hệ thống được đưa vào sử dụng đã xảy ra lỗi trong việc thông báo cho người dân các thủ tục cần thiết. Nhưng giờ đây, máy móc có thể tự động đưa ra quyết định mà không cần dựa vào kiến thức của nhân viên”./.

Bài liên quan
Nổi bật Tạp chí Thông tin & Truyền thông
Đừng bỏ lỡ
  • Chuyển "trạng thái mới" cho chuyển đổi số quốc gia
    Bộ trưởng Bộ KH&CN Nguyễn Mạnh Hùng đánh giá cao 4 đơn vị thuộc khối chuyển đổi số của Bộ đã triển khai các công tác chuyển đổi số thành công từ cuối năm 2018 và yêu cầu các đơn vị "chuyển trạng thái", tập trung kiến tạo thể chế, thể hiện rõ vai trò dẫn dắt quốc gia.
  • Ứng dụng AI: Đường đua mới của ngành năng lượng
    Các chuyên gia đến từ Intel, Viettel và các doanh nghiệp trong lĩnh vực năng lượng đã quy tụ tại hội thảo chia sẻ tri thức, kinh nghiệm và câu chuyện về trí tuệ nhân tạo, quản trị dữ liệu lớn và hạ tầng cloud, bệ phóng số cho năng lượng thông minh
  • Chuyển đổi số theo tinh thần “làm ngay, làm kịp thời, làm có chất lượng”
    Sau hơn hai tuần triển khai Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW của Ban Chỉ đạo Trung ương, công cuộc chuyển đổi số liên thông, đồng bộ trong hệ thống chính trị đã và đang chuyển mình mạnh mẽ. Kết quả bước đầu là tín hiệu tích cực, song cũng đặt ra không ít thách thức cần được nhận diện đúng và xử lý kịp thời để tránh trở thành điểm nghẽn, đảm bảo tiến độ và hiệu quả toàn diện.
  • Tập huấn sử dụng Hệ thống tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, sáng kiến, giải pháp về Nghị quyết 57
    Tập huấn là nhiệm vụ quan trọng, có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao hiệu quả quản trị, điều hành, đảm bảo bảo mật thông tin, đồng thời tạo môi trường thuận lợi để tiếp nhận và xử lý kịp thời phản ánh, kiến nghị, sáng kiến, giải pháp từ thực tiễn, phục vụ trực tiếp cho phát triển KH,CN, ĐMST và CĐS quốc gia.
  • Gia tăng tấn công hệ thống ICS tại các công trình xây dựng, nhà máy
    Việc ứng dụng công nghệ số như trí tuệ nhân tạo và tự động hóa mang lại nhiều cơ hội lớn, giúp tối ưu các hoạt động trong lĩnh vực xây dựng tại Đông Nam Á. Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng này cũng đi kèm không ít rủi ro an ninh mạng và ngành xây dựng đang trở thành mục tiêu tấn công ICS hàng đầu tại khu vực.
  • AI làm việc với con người và giúp con người làm việc hiệu quả hơn
    Trí tuệ nhân tạo đã xuất hiện tại nơi làm việc và có tiềm năng biến đổi mạnh mẽ như động cơ hơi nước đã làm đối với Cuộc cách mạng công nghiệp thế kỷ 19.
  • PGDC 2025: Khơi nguồn sáng tạo - Kiến tạo tương lai ngành game Việt
    Hội thảo Phát triển Game PTIT - PGDC 2025 là sự kiện chuyên sâu đầu tiên về phát triển game do Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông (PTIT) tổ chức, thu hút khoảng 500 lượt người tham dự.
  • Nhật Bản cam kết tích cực hỗ trợ Việt Nam phát triển công nghiệp bán dẫn, AI
    Bộ trưởng Ngoại giao Nhật Bản Iwaya Takeshi khẳng định Nhật Bản sẽ tích cực hỗ trợ Việt Nam phát triển ngành công nghiệp bán dẫn, đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao trong các lĩnh vực mới như chuyển đổi số, chuyển đổi xanh, trí tuệ nhân tạo.
  • Sinh viên từ Việt Nam thắng giải về AI của AWS
    Được đồng tổ chức bởi Amazon Web Services (AWS) và AI Singapore (AISG), giải đấu lần đầu mở rộng quy mô khu vực Regional LLM League đã thu hút 1.300 sinh viên tham gia đến từ các cơ sở giáo dục đại học của 6 quốc gia: Việt Nam, Indonesia, Malaysia, Philippines, Singapore và Thái Lan.
  • Đã có thay đổi tích cực trong phân công trách nhiệm về an ninh mạng OT
    Kết luận trên chính là những thay đổi tích cực ghi nhận trong Báo cáo tình trạng an ninh mạng trong lĩnh vực công nghệ vận hành (OT) toàn cầu năm 2025 (2025 State of Operational Technology and Cybersecurity Report) về việc bảo mật công nghệ, an ninh mạng trong bối cảnh các mối đe dọa IT/OT ngày càng phát triển.
Nhiều chính quyền địa phương ở Nhật Bản áp dụng số hóa cho dịch vụ công
POWERED BY ONECMS - A PRODUCT OF NEKO