Quyết tâm cải cách CPĐT, Nhật Bản thành lập Digital Agency

Lựa chọn dịch vụ đám mây của Amazon và Google 

Bỏ qua các nhà cung cấp dịch vụ trong nước, Cơ quan kỹ thuật số (Digital Agency) của Nhật Bản mới đây đã chọn Amazon Web Services và Google Cloud Platform làm nhà cung cấp dịch vụ đầu tiên cho dự án điện toán đám mây (ĐTĐM) trên toàn quốc. 

Theo hãng tin Nikkei, dịch vụ đám mây của Amazon và Google được chọn vì có khả năng đáp ứng khoảng 350 yêu cầu về bảo mật, quản lý dữ liệu và các vấn đề pháp lý, cùng các vấn đề khác. Quan chức của Cơ quan Kỹ thuật số Nhật Bản cho biết ban đầu các dịch vụ này sẽ được sử dụng để chạy trang web của Digital Agency, cũng như của 8 thành phố nữa tại Nhật trên cơ sở thử nghiệm.

Một quan chức thuộc cơ quan này cho biết ngân sách dành cho ĐTĐM của chính phủ cho đến tháng 3/2022 là khoảng 2 tỷ yên (17 triệu USD) nhưng ngân sách cho những năm sắp tới vẫn chưa được xác định.

Dự án đám mây của chính phủ Nhật nhằm mục đích thống nhất và tiêu chuẩn hóa cơ sở hạ tầng số giữa các bộ và khoảng 1.700 thành phố trực thuộc trung ương, hiện đang vận hành các hệ thống của riêng họ. Việc quản lý các trung tâm dữ liệu và các ứng dụng kinh doanh thường được các cơ quan bộ ngành chính phủ Nhật thuê ngoài với các nhà tích hợp hệ thống trong nước, và các quan chức chính phủ cho biết các hệ thống được tùy chỉnh với chi phí bảo trì cao và các chức năng chồng chéo lên nhau. Điều đó đã ngăn cản khả năng triển khai nhanh chóng các dịch vụ công và cản trở những nỗ lực phòng chống đại dịch COVID-19 của Nhật Bản.

Digital Agency bắt đầu hoạt động vào tháng 9/2021 và sẽ kiểm soát phần lớn ngân sách CNTT của chính phủ. Cơ quan này hiện đang khuyến khích các chính quyền địa phương chuyển hoàn toàn sang đám mây của chính phủ vào năm tài chính 2025. Một quan chức cho biết việc chuyển hoàn toàn sang đám mây có thể giúp giảm khoảng 30% ngân sách chi CNTT hàng năm, hiện đang ở mức khoảng 800 tỷ yên (7 tỷ USD).

Một chuyên gia trong ngành cho biết việc lựa chọn Amazon Web Services và Google Cloud Platform mang lại nhiều kỳ vọng đổi mới và thống nhất cơ sở hạ tầng số cho các chính quyền địa phương, tuy nhiên, điều này có nghĩa là hoạt động kinh doanh của các nhà cung cấp dịch vụ tích hợp hệ thống trong nước sẽ "khó khăn". Một số công ty trong nước đã bán dịch vụ của họ với lời giới thiệu là giải pháp thay thế an toàn hơn cho các sản phẩm nước ngoài. Rõ ràng với việc lựa chọn dịch vụ của Google và Amazon, lời quảng cáo đó không còn hiệu quả nữa.

Dù vậy, vẫn chưa rõ liệu các công ty công nghệ của Mỹ có thể duy trì vị trí dẫn đầu trong khu vực công của Nhật Bản hay không. Digital Agency cho biết nhiều nhà cung cấp hơn, bao gồm cả các nhà cung cấp trong nước, sẽ được chọn vào năm tài chính tới nếu họ đáp ứng các yêu cầu.

Các chuyên gia cho rằng các bộ ngành của Nhật Bản vẫn còn nhiều ý kiến tranh cãi liên quan đến mức độ an toàn của việc sử dụng các dịch vụ đám mây trong xử lý thông tin cá nhân nhạy cảm, chẳng hạn như dữ liệu liên quan đến sức khỏe.

Thành lập Digital Agency - bước tiến lớn trong cải cách CPĐT của Nhật

Nhật Bản vốn bị xem là chậm trễ trong việc số hóa các dịch vụ công (DVC) của chính phủ, cả ở cấp quốc gia và địa phương. Quốc gia này vẫn đang tìm cách nâng cấp công nghệ cho các dịch vụ của chính phủ và lưu trữ hồ sơ, chính vì thế Nhật Bản đã thành lập Digital Agency hồi tháng 9/2021, nhằm tập trung đại tu các hệ thống quản trị đã cũ kỹ của các cơ quan chính phủ, hệ thống đã thể hiện rõ nhiều thiếu sót trong đại dịch. Cơ quan kỹ thuật số ra đời với nhiệm vụ giải quyết cơ bản các vấn đề về CPĐT thông qua số hóa các thủ tục hành chính (TTHC) công và thúc đẩy tiêu chuẩn hóa và điều phối các hệ thống dữ liệu.

Tại Nhật Bản, các cơ quan chính phủ vẫn chủ yếu dựa vào các thủ tục giấy tờ kiểu cũ khi người dân muốn đăng ký các dịch vụ công, trong khi các văn phòng chính quyền trung ương và địa phương lại sử dụng các hệ thống khác nhau để lưu trữ và quản lý dữ liệu, do các hệ thống không đồng nhất và được mỗi cơ quan tự xây dựng, nên thiếu khả năng tương thích.

Việc các dịch vụ công của chính phủ chưa số hoá toàn diện đã trở thành một vấn đề lớn trong thời kỳ đại dịch, gây ra sự chậm trễ và xử lý sai các đơn xin trợ cấp và hỗ trợ tài chính, cũng như làm chậm quá trình truyền dữ liệu y tế cần thiết cho các biện pháp phòng chống virus.

Các trung tâm y tế địa phương ở Nhật vẫn sử dụng máy fax để gửi dữ liệu, vì vậy, đã gây ra sự chậm trễ trong việc lưu giữ và chia sẻ thông tin liên quan đến bệnh nhân COVID-19. Hệ thống đặt lịch tiêm chủng cũng có vấn đề, và Nhật Bản lại sử dụng một hệ thống khác để cập nhật thông tin về chiến dịch tiêm chủng. Việc số hóa chưa hoàn chỉnh và thống nhất giữa các hệ thống cũng gây ra sự chậm trễ tại nhiều trường học vào thời điểm đầu đại dịch năm ngoái khi họ chuyển sang lớp học trực tuyến.

Thúc đẩy số hóa là một trong những ưu tiên chính trị của Thủ tướng Nhật Bản Fumio Kishida kể từ khi ông nhậm chức vào tháng 9 năm nay. Kể từ đó, một số vấn đề nảy sinh do đại dịch đã được cải thiện, nhưng việc thành lập một cơ quan kỹ thuật số mới là nhằm củng cố những thay đổi đó và mở rộng ở những lĩnh vực khác.

Chánh văn phòng Nội các Katsunobu Kato cho biết với việc thành lập Digital Agency, chính phủ Nhật Bản sẽ cố gắng thúc đẩy một xã hội nơi mọi công dân có thể tận hưởng sự tiện lợi của các dịch vụ số mà không gây ra “khoảng cách số” và những lo ngại về quyền riêng tư.

Bộ trưởng Bộ chuyển đổi số (CĐS) Karen Makishima mới nhận nhiệm vụ là người đứng đầu Digital Agency. Ngoài ra, cơ quan kỹ thuật số còn có khoảng 600 nhân viên, trong đó có 200 nhân viên được thuê từ khu vực tư nhân, phần còn lại được chuyển từ các cơ quan chính phủ khác.

Cơ quan này đặt mục tiêu số hóa các TTHC trong 31 lĩnh vực như chăm sóc người già và nuôi dạy trẻ em, đồng thời tiêu chuẩn hóa các hệ thống khác nhau được các thành phố tự quản sử dụng trong vòng 5 năm. Digital Agency cũng đặt mục tiêu số hóa chứng chỉ vắc-xin COVID-19 vào cuối năm nay.

Công dân Nhật có thể làm hồ sơ đăng ký gia đình chính thức để có hộ chiếu hoặc các giấy tờ khác mà không cần gửi đơn từ, biểu mẫu đến các văn phòng chính phủ. Cơ quan này cũng sẽ thúc đẩy việc sử dụng mã số nhận dạng cá nhân gồm 12 chữ số, được gọi là My Number, có thể sử dụng làm giấy tờ tùy thân để truy cập vào tài khoản ngân hàng và các DVC và tư khác.

Zamma Toshiyuki, người đã làm việc nhiều năm với tư cách là cố vấn điều hành cho CIO của chính phủ ở cả Bộ Tài chính và Ban thư ký nội các, đảm nhận vị trí trưởng phòng Chiến lược Quốc tế tại Digital Agency. 

Ông nói rằng: “Trên thực tế, Nhật Bản xếp hạng 14 vào năm ngoái trong Khảo sát về CPĐT của Liên Hợp Quốc, đó là một thứ hạng “Rất cao”. Tuy nhiên, ông cho biết câu chuyện thay đổi khi nói đến việc tối ưu “số hóa” theo cách cung cấp các dịch vụ hành chính công của chính phủ mà điều này thường liên quan đến các nỗ lực chung với khu vực tư nhân. Ngay cả khi các hệ thống riêng lẻ có năng lực, song những hệ thống riêng lẻ này trở nên không thân thiện với người dùng trừ khi chúng được liên kết đúng cách và điều quan trọng là phải phối hợp với các dịch vụ tư nhân được sử dụng hàng ngày. Digital Agency sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc khắc phục những vấn đề này, ông khẳng định. Bản thân Zamma trước đây là kỹ sư hệ thống từ khu vực tư nhân và là nhà tư vấn lâu năm tại các công ty tư vấn toàn cầu.

Digital Agency sẽ là hình mẫu cho các nỗ lực cải cách CPĐT

Bộ trưởng Bộ CĐS Karen Makishima cho biết trong một cuộc phỏng vấn rằng cơ quan kỹ thuật số mới của đất nước sẽ đóng vai trò như một hình mẫu cho các nỗ lực cải cách hành chính (CCHC) của chính phủ.

Bộ trưởng Makishima nói: “Digital Agency phải làm gương về CCHC và kỹ thuật số. Tôi hy vọng CCHC ở chính quyền trung ương có thể dẫn đến những phong trào tương tự ở chính quyền địa phương”.

Makishima cho biết, không giống như các cơ quan chính phủ khác, bà và các nhân viên tại cơ quan vẫn tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong đại dịch. “Đó là một cách tổ chức rất linh hoạt”, bà nói và gợi ý rằng phong cách làm việc của Digital Agency có thể được lấy làm mẫu cho các cơ quan, đơn vị khác.

Về chính sách của Thủ tướng Fumio Kishida trong việc thúc đẩy sự hồi sinh của đất nước thông qua số hóa, Makishima nói rằng chính phủ sẽ hướng tới việc sử dụng công nghệ số để cung cấp một mức sống nhất định bất kể người dân ở đâu.

Bộ  trưởng Makishima nói: “Y tế, giáo dục, phòng ngừa và giảm nhẹ thiên tai dự kiến sẽ là những chủ đề quan trọng cần xem xét” khi thúc đẩy chính sách.

Bộ trưởng Makishima, 44 tuổi, là thành viên trẻ nhất của Nội các Nhật, cho biết cô viết blog, tweet và sử dụng YouTube. “Tôi sinh năm 1976, vì vậy, tôi đã sống trong thời kỳ các trường đại học đều có phòng máy tính để sinh viên viết báo cáo. Tôi cảm thấy nhiều thứ đã thay đổi”.

Một trong những nhiệm vụ của Digital Agency là giải quyết những vấn đề phân mảnh, chồng chéo trong các hệ thống hành chính công. Cơ quan đặt mục tiêu cải thiện mạnh mẽ mức độ liên kết dữ liệu của các tổ chức chính phủ riêng biệt, giúp tăng hiệu quả trong các dịch vụ và hoạt động của họ. Digital Agency cũng tập trung tận dụng năng lực chuyên môn từ khu vực tư nhân. Bằng cách tích cực sử dụng các chuyên gia này, Digital Agency nhận định sẽ có cách tiếp cận linh hoạt và nhanh chóng hơn, so với những gì đã được thực hiện trong quá khứ. Theo cách đó, Digital Agency được kỳ vọng sẽ cơ quan thúc đẩy CPĐT - cả ở cấp quốc gia và cấp địa phương - và cải thiện hiệu suất của các cơ quan chính quyền.

Zamma Toshiyuki, trưởng phòng Chiến lược Quốc tế tại Digital Agency, tuyên bố rằng trọng tâm chương trình của Digital Agency nằm ở việc “cải thiện cuộc sống hàng ngày của người dân”. “Giả sử bạn đang chuyển nhà. Điều này liên quan đến rất nhiều công việc, chẳng hạn như hủy đăng ký và đăng ký mới tại các văn phòng khác nhau, đăng ký điện và khí đốt. Bạn bắt buộc phải viết đi viết lại cùng một nội dung và toàn bộ quy trình rất kém hiệu quả. Chúng tôi đang hướng tới dịch vụ một cửa ít tốn công sức hơn và cải thiện trải nghiệm của người dân”.

Nhật Bản nỗ lực tham khảo và học hỏi mô hình của các nước. “Chúng tôi tham khảo kinh nghiệm và phương pháp của nước ngoài. Singapore đã giới thiệu một cơ quan kỹ thuật số tương tự cách đây 5 năm và chúng tôi cũng đã học hỏi từ các quốc gia như Phần Lan, Đan Mạch, Estonia và nhiều nơi khác. Nhưng các quốc gia khác nhau có các vấn đề và bối cảnh xã hội khác nhau, vì vậy chỉ sao chép giải pháp từ nơi khác sẽ không hiệu quả. Chúng tôi phải hiểu đúng nhu cầu của Nhật Bản, chọn các trường hợp và phương pháp, sau đó thực hiện cải tiến hơn nữa để phù hợp với bối cảnh Nhật Bản. Đó là sự hợp tác quốc tế trong thời đại kỹ thuật số".

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, các quốc gia vẫn xem Nhật Bản như một quốc gia đi đầu. Hệ thống cảnh báo sớm động đất là một trong những ví dụ như vậy. Nhật Bản có một hệ thống độc đáo, theo đó mọi nhà cung cấp dịch vụ di động đều có thể phát ra cảnh báo động đất với tốc độ đáng kể khi trận động đất xảy ra. Ngoài ra, việc sử dụng các bản đồ về mức độ nguy hiểm theo thời gian thực của Nhật Bản cũng được đánh giá rất cao và nó vẫn đang được cải thiện mỗi ngày - để hỗ trợ trong thời gian thiên tai.

Năm nay, Hệ thống hồ sơ tiêm chủng (VRS), được phát triển dựa trên phản hồi liên tục từ các chính quyền thành phố, đã đạt nhiều tiến bộ trong việc hợp lý hóa các quy trình bằng cách liên kết dữ liệu. Digital Agency chịu trách nhiệm xóa bỏ các hoạt động kém hiệu quả trước đây và triệt để tập trung vào giá trị “cải thiện cuộc sống hàng ngày của mọi người”. Đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu và hệ thống đồng thời cung cấp nền tảng cho các nỗ lực quản trị tập thể, cơ quan này sẽ tăng tốc độ số hóa theo cách thức hướng tới người dùng./.