Sự ràng buộc về mặt pháp lý của chữ ký điện tử: Kinh nghiệm của các nước

Làm việc từ xa và kết hợp đã đẩy nhanh nhiều sáng kiến ​​kỹ thuật số, bao gồm cả việc ký điện tử cho những tài liệu pháp lý. Tuy nhiên, nền tảng pháp lý của chữ ký điện tử (CKĐT) đã có lịch sử lâu dài.

CKĐT loại bỏ nhu cầu phải hoàn thành các tài liệu và hợp đồng pháp lý trực tiếp, cải thiện hiệu quả và giảm chi phí do giấy tờ gây nên. Tuy nhiên, mọi người vẫn đặt câu hỏi liệu CKĐT có ràng buộc về mặt pháp lý hay không?

Sự tiện lợi, tính hiệu quả về mặt chi phí và sự công nhận về pháp lý của CKĐT đã làm gia tăng việc áp dụng công nghệ này ở nhiều quốc gia. Từ đó, CKĐT được người sử dụng là cá nhân và doanh nghiệp sử dụng. Nhiều tổ chức trước đây xử lý các hợp đồng và tài liệu giấy tờ đang lên kế hoạch hoặc đã chuyển sang sử dụng CKĐT. Để thực hiện được tất cả những điều này thì CKĐT phải có tính ràng buộc về mặt pháp lý.

Điều gì làm cho CKĐT có tính ràng buộc về mặt pháp lý?

Năm 2000, chính phủ liên bang Mỹ đã thông qua Đạo luật CKĐT trong Thương mại quốc gia và quốc tế (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act - E-Sign). Đạo luật E-Sign quy định, những tài liệu có tính ràng buộc về mặt pháp lý có thể sử dụng CKĐT nếu tất cả các bên đồng thuận chọn ký điện tử. Đạo luật này áp dụng trên toàn nước Mỹ.

Để CKĐT được coi là hợp pháp hoặc có giá trị tại tòa án thì chữ ký phải đảm bảo những yếu tố sau: Có thể theo dõi được nguồn gốc của con dấu kỹ thuật số; Được sự đồng ý của tất cả các bên để thực hiện giao dịch điện tử; Tuân thủ các luật có liên quan đến tài liệu và mục đích của tài liệu; Tính toàn vẹn của tài liệu đã ký và tính bảo mật của tài liệu đó; Có một bản ghi được tạo ra bởi hệ thống máy tính theo dõi chi tiết các thao tác được thực hiện trên các bản ghi điện tử; Có những phương pháp xác thực mạnh mẽ để xác nhận danh tính của người ký.

Mỗi người đều có thể chứng kiến được CKĐT trong cuộc sống hằng ngày khi chấp nhận các điều khoản và điều kiện trên các ứng dụng, trang web thương mại điện tử và phần mềm máy tính. CKĐT cũng xuất hiện dưới dạng kỹ thuật số trên các trang web, PDF và các biểu mẫu nhập liệu khác yêu cầu người dùng ký tên. Nhiều người cũng liên kết các nhà cung cấp CKĐT để được hỗ trợ việc truyền tải những tài liệu yêu cầu CKĐT.

Những quy định về chữ ký điện tử

Các quy định nổi bật về CKĐT có thể được kể đến là Đạo luật E-Sign, UETA của Mỹ và eIDAS của Liên minh châu Âu (EU).

Đạo luật E-Sign: Đạo luật này quy định CKĐT có giá trị pháp lý như chữ ký mực truyền thống trên giấy. Sự công nhận tính hợp pháp này khiến tất cả CKĐT đều có tính ràng buộc về mặt pháp lý khi các CKĐT có thông tin đúng và được sự đồng ý của tất cả các bên liên quan đồng thời các doanh nghiệp lưu giữ những hồ sơ số đã ký để trong tương lai có thể sử dụng để tham chiếu.

UETA: Đạo luật Giao dịch Điện tử thống nhất (Uniform Electronic Transactions Act - UETA) được ban hành vào năm 1999, trước 1 năm so với Đạo luật E-Sign, là khung pháp lý cho các giao dịch điện tử của 49 tiểu bang, Quận Columbia và Quần đảo Virgin thuộc Mỹ và giải quyết vấn đề sử dụng chữ ký cho những tài liệu pháp lý, ngoại trừ di chúc, ủy thác và các lĩnh vực của luật gia đình.

eIDAS: EU đã thiết lập quy định các dịch vụ nhận dạng, xác thực và ủy thác điện tử (eIDAS) vào năm 2014 để đáp ứng nhận dạng điện tử và CKĐT.

Những quy định trên là khung pháp lý cho việc sử dụng CKĐT và nêu rõ những gì được chấp nhận và không được chấp nhận về mặt pháp lý.

Những mối quan ngại xung quanh chữ ký điện tử

Đã có một số quan ngại xung quanh CKĐT như: Tiềm ẩn gian lận nếu một bên ký với tư cách là một bên khác; Các cuộc tấn công lừa đảo có thể dẫn đến truy cập trái phép và sử dụng sai mục đích; Chi phí triển khai.

Theo đó, các tổ chức được khuyến nghị nên thực hiện những biện pháp phòng ngừa để tránh gian lận và đảm bảo triển khai thành công chữ ký số với một số bước cần thực hiện bao gồm:

- Chỉ sử dụng các công cụ hoặc cổng thông tin CKĐT đã được chấp thuận.

- Đảm bảo người dùng bật xác thực hai yếu tố.

- Đánh giá các mô hình đăng ký và chi phí phần mềm CKĐT cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức.

- Chỉ tin tưởng những tài liệu đã ký được lên kế hoạch, không phải là các tài liệu xuất hiện đột ngột.

- Kiểm tra những yêu cầu tuân thủ liên quan đến các tài liệu để đảm bảo sự chấp nhận của CKĐT.

CKĐT tiếp tục hỗ trợ số hóa tài liệu mà một số doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn trong việc xử lý. Mặc dù không phải mọi tổ chức đều đã triển khai CKĐT trên tất cả mọi hoạt động, nhưng sự thay đổi này mang lại nhiều lợi ích khác nhau./.