Tại sao doanh nghiệp lại gặp phải "bế tắc kỹ thuật số"?

Không phải dự án chuyển đổi số (CĐS) nào cũng thành công như chúng ta thường thấy trên báo chí. Có khá nhiều kế hoạch CĐS thất bại, thất bại ngay khi triển khai, và cả thất bại sau khi hoàn thành trong thời gian ngắn... kéo theo đó là lượng lớn tiền của DN hay tổ chức bị... "ném qua cửa sổ" do được đầu tư vào những dự án CĐS không mang lại hiệu quả.

Tại sao có những dự án CĐS được chuẩn bị khá kỹ lưỡng và nhu cầu là có thực lại thất bại? Có nhiều nguyên nhân, nhưng lý do chính được nhiều chuyên gia và các giám  đốc  CNTT  (CIO) kỳ cựu chỉ ra đó là: "Con người". 

70% các sáng kiến CĐS thất bại

Theo Diginet - nhà cung cấp các ứng dụng quản lý DN tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, năng lực số của nhân viên bao gồm kỹ năng, kiến thức và nhận thức giúp họ sống, học tập và làm việc trong xã số. Những cá nhân này là người thực thi và tạo động lực để quá trình CĐS diễn ra nhanh và hiệu quả. Song song đó là không thể thiếu sự định hướng của ban lãnh đạo, chính họ là người nắm bắt xu hướng, đổi mới tư duy để xây dựng quy trình hoạt động số hóa phù hợp với sự chuyển động của thị trường.

Một DN chuyên cung cấp dịch vụ bất động sản nổi tiếng của nước ngoài đang kinh doanh tại Việt Nam đã có sáng kiến sử dụng ứng dụng di động, giúp dân cư trong các khu chung cư do họ quản lý có các công cụ để giao tiếp với ban quản lý, và thực hiện một số tính năng như đóng các khoản phí, đặt các dịch vụ tiện ích, khai báo khách đến thăm...  Nhưng kể từ khi triển khai, ứng dụng của họ hầu như đã không được cư dân sử dụng và bị rơi vào lãnh quên sau một thời gian ngắn.

Tất nhiên còn có nhiều ví dụ minh chứng cho việc các dự án CĐS thất bại khác... 

Thời gian vừa qua, các tổ chức và DN đã phải bỏ ra nhiều tiền để thực hiện các chiến lược CĐS. Theo tập đoàn dữ liệu IDG, dự kiến sẽ có 6.800 tỷ USD được dùng để thực hiện các dự án CĐS trên toàn cầu trong giai đoạn 2020 - 2023. Tuy nhiên, McKinsey - một công ty tư vấn quản lý toàn cầu có trụ sở tại Mỹ đã nhận định rằng 70% các sáng kiến CĐS thất bại - và phải trả giá đắt. Tương tự như vậy, Tạp chí Harvard Business Review cũng cho biết "Các công ty đang đổ hàng triệu USD vào các sáng kiến CĐS, nhưng tỷ lệ phần trăm cao trong số đó là không thành công".

IDG từng nhắc đến cái gọi là "bế tắc kỹ thuật số" - một hiện tượng làm trì hoãn các kế hoạch CĐS. Khi một tổ chức hoặc DN gặp phải "bế tắc kỹ thuật số", những nỗ lực chuyển đổi của họ sẽ gần như bị thất bại. Tại sao? một số cá nhân đã "ngăn cản" các sáng kiến này đạt được hiệu quả thực sự khi chúng được triển khai. "Bế tắc đình công" khi nhân viên chủ động chặn và từ chối các nỗ lực chuyển đổi v.v...

Một tổ chức hoặc một DN nào đó có thể là nơi đầu tiên đầu tư vào công nghệ mới. Nhưng có một điều quan trọng cũng cần phải làm là lập chiến lược và quản lý hiệu quả sự thay đổi đó. Mong muốn thay đổi kỹ thuật số để giúp thúc đẩy tầm nhìn mới của DN là chưa đủ. Sự thay đổi mang tính chuyển đổi dựa vào sự hỗ trợ của ban lãnh đạo - để truyền cảm hứng và giáo dục cho nhân viên. 

Ai đang cản trở những nỗ lực CĐS?

Chúng ta có thể quan sát thấy hiệu ứng "gợn sóng" khi sự đổi mới hòa nhập vào một hệ thống. Trong một khoảng thời gian, mọi người trong DN hay tổ chức sẽ đón nhận sự đổi mới thông qua hành động của các nhóm khác nhau.

"Tuy nhiên, một số người nhất định trong tổ chức lại ngăn cản nỗ lực thay đổi. Rất khó để xác định được họ là ai - không chỉ vì họ trông giống như phần còn lại của chúng ta, mà bởi vì đôi khi, họ phản đối CĐS theo cách không ra mặt, họ thậm chí có thể không nhận ra chính họ đang chống lại CĐS". Antony Edwards, CEO công ty giám sát và kiểm thử phần mềm Eggplant cho biết. 

Những người thực hiện đổi mới.Người chống đối CĐS sẽ không nằm trong nhóm đầu tiên - những người đổi mới. Đây là những người đầu tiên đón nhận các công cụ số mới. Những người đổi mới là những người ủng hộ và vận động cho quá trình CĐS của DN. Sự nhiệt tình của họ giúp thúc đẩy sự phổ biến của lý thuyết đổi mới và thúc đẩy sự lan tỏa của đổi mới trong toàn bộ tổ chức.

Những người đầu tiên chấp nhận đổi mới. Họ làngười sớm nhận thức được bối cảnh CĐS đang thay đổi hoạt động kinh doanh ngày nay. Họ sẵn sàng chuyển đổi, mong muốn không chỉ áp dụng những thay đổi mà còn triển khai chúng trong tổ chức hoặc DN. 

Những người hoài nghi. Họkhông phải là những người đi đầu trong các sáng kiến chuyển đổi. Họ không phải là những người đầu tiên chấp nhận sự thay đổi, nhưng họ không đủ sức kháng cự để "phá đám" kế hoạch CĐS của tổ chức và DN. Khi nói đến tốc độ thay đổi chóng mặt trong môi trường làm việc số, phần lớn họ thường do dự. Họ không biết lý do tại sao CĐS có thể giúp hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, hoặc nâng cao trải nghiệm của khách hàng...

Những người tụt hậu. Đây lànhững người không chấp nhận những vấn đề tích cực, tụt hậu trước sự thay đổi, và sợ hãi trước các chiến lược mới. Họ là những người khó thuyết phục nhất - không chỉ để áp dụng chiến lược mới của công ty mà còn để hiểu nhu cầu ban đầu của CĐS. Kết hợp của sự thiếu hiểu biết và từ chối áp dụng CĐS có thể đánh dấu sự sụp đổ của một nỗ lực đổi mới.

Làm thế nào để chúng ta có thể thay đổi những người suốt ngày chỉ hoài nghi và hoài nghi?

Theo viện Chuyển đổi Kỹ thuật số (Institute for Digital Transformation), những người chậm thay đổi thường bảo thủ và thích những sai lầm quen thuộc hơn là thay đổi. Tuy nhiên, nếu những người đã áp dụng CĐS trước đó truyền cảm hứng về tầm nhìn mới của công ty cho họ, thì những người tụt hậu có thể sẽ tiến dần trên con đường CĐS. 

Truyền cảm hứng cho nhân viên bằng những câu chuyện về các giá trị của tổ chức hoặc DN, và cách những giá trị này đòi hỏi một tầm nhìn kỹ thuật số mới. Quan trọng hơn, hãy để mỗi cá nhân thấy họ đóng vai trò quan trọng như thế nào trong câu chuyện đó, sự hỗ trợ của họ đóng vai trò quan trọng như thế nào đối với thành công chung của DN? Khi CĐS được thực hiện bởi từng cá nhân, thì việc chống lại sự thay đổi không còn ý nghĩa nữa.

Tạo tầm nhìn khát vọng

Theo Charles Araujo, nhà sáng lập viện Chuyển đổi Kỹ thuật số, trong kỷ nguyên số, các DN và tổ chức cần cố gắng tránh sử dụng các yếu tố như nỗi sợ, sự không chắc chắn, và nghi ngờ, hoặc bất kỳ hình thức lo lắng nào làm động lực để thúc đẩy những nỗ lực chuyển đổi số.

Tương tự như vậy, các tổ chức và DN cần đảm bảo việc thiết lập các thước đo dài hạn cho sự thành công trong quá trình chuyển đổi. Nếu không, có thể chúng ta sẽ nhầm lẫn những phản ứng do sợ hãi ngắn hạn thành sự thay đổi có ý nghĩa và lâu dài.

Đây là cách dễ để ghi nhớ điều này và giữ cho mình đi đúng hướng: Tổ chức và DN có thể sử dụng nỗi sợ để khiến ai đó lao đi hàng trăm thước, nhưng không có nỗi sợ nào có thể khiến họ có thể chạy marathon. Nhưng marathon lại chính là những gì DN đang cần - marathon đòi hỏi nguồn cảm hứng và động lực. Rất nhiều cảm hứng và động lực.

Điều đó đảm bảo cho DN chuyển đổi thành công. Nếu mục tiêu chuyển đổi dựa trên những nỗi sợ, DN đang đi sai đường.Thay vào đó, DN cần một tầm nhìn đầy khát vọng về tương lai mà chúng ta có thể nhìn thấy và cuối cùng, có thể sở hữu.

Cần có thông điệp tích cực để vượt qua thành kiến tiêu cực. Và hiện tại, có đang nhiều tiêu cực xảy ra xung quanh chúng ta, vì vậy DN phải đảm bảo rằng, nó không ảnh hưởng đến những nỗ lực chuyển đổi!

Tài liệu tham khảo:

[11. New Research Explains Why Your Transformational Efforts are Doomed

[2]. Who's killing your digital transformation?

[3]. Digital transformation: 5 reasons why it still fails