Tập trung phát hành văn bản điện tử phải được ký số theo đúng quy định

Cụ thể, UBND tỉnh chỉ đạo: Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo thực hiện nghiêm việc gửi, nhận văn bản điện tử và xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ, Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ cũng như các chỉ đạo của UBND tỉnh trước đó.

Trong đó, cần tập trung: Khi phát hành văn bản điện tử phải được ký số theo đúng quy định Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và hình thức đúng theo quy định Điều 12, Điều 13 Thông tư 01/2019/TT-BNV.

Trường hợp phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy, cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 11 Thông tư 01/2019/TT-BNV.

Đối với những loại văn bản điện tử gửi kèm theo văn bản giấy (văn bản gửi UBND tỉnh theo quy định tại Quy chế làm việc của UBND tỉnh; quyết định về nhân sự như bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, nâng lương, nghỉ hưu, biệt phái, luân chuyển; các văn bản về tài chính, ngân sách) sau khi phát hành văn bản điện tử trong vòng 01 ngày làm việc phải gửi văn bản giấy đến Văn phòng UBND tỉnh.

Rà soát, chủ động liên hệ với Sở Thông tin và Truyền thông để thực hiện thủ tục cấp phát đầy đủ chữ ký số cho các đơn vị trực thuộc và cá nhân có thẩm quyền ký văn bản.

Bên cạnh đó, UBND tỉnh cũng giao Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông chỉ đạo bộ phận chuyên môn kỹ thuật: Đảm bảo các điều kiện kỹ thuật (như: đường truyền sổ liệu chuyên dùng, Trung tâm Tích hợp dữ liệu, Trục liên thông chia sẻ dữ liệu, Phần mềm Quản lý văn bản dùng chung) đáp ứng cho việc gửi, nhận văn bản điện tử ổn định liên tục. Đồng thời, rà soát, ghi nhận ý kiến của người sử dụng và phối hợp đơn vị cung cấp Phần mềm Quản lý văn bản kịp thời chỉnh sửa các tính năng của Phần mềm nhằm phục vụ công tác quản lý, xử lý văn bản điện tử qua mạng một cách chuyên nghiệp hơn.

UBND tỉnh cũng yêu cầu Văn phòng UBND tỉnh kịp thời tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố thông qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành (iDesk), báo cáo UBND tỉnh tại các phiên họp thường kỳ (hàng tháng) của UBND tỉnh để có biện pháp nhắc nhở, chấn chỉnh đối với các đơn vị, địa phương thực hiện không nghiêm túc.

Thời gian qua, UBND tỉnh đã ban hành nhiều văn bản triển khai, thực hiện Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ chức.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố vẫn còn một số tồn tại như: không gửi văn bản điện tử, chỉ gửi văn bản giấy; gửi văn bản điện tử kèm văn bản giấy đối với những loại văn bản chỉ gửi văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy quy định tại Công văn số 1733/UBND-VP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của UBND tỉnh; gửi văn bản điện tử không thực hiện việc ký số hoặc số hóa theo quy định...

Chỉ đạo của UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu về văn bản điện tử nhằm chấn chỉnh các tồn tại nêu trên.