Với Coolmate, công nghệ giống như “mạch máu” để tăng trưởng vượt bậc

Tăng trưởng 80 lần doanh thu sau 4 năm thành lập

Theo ông Nguyễn Văn Hiệp, Giám đốc Công nghệ (CTO) Coolmate cho biết, nền tảng này ra đời năm 2019 từ một nhà kho khoảng 20m² với những sản phẩm cơ bản cho nam giới.

Sau 4 năm, Coolmate đang cung cấp các sản phẩm từ các đồ cơ bản như áo thun, bít tất, quần lót… cho đến các sản phẩm chăm sóc cá nhân (CM24) gồm nước hoa, tắm gội, cạo râu và thời trang dành cho giới trẻ (84RISING).

Từ mức doanh thu 5 tỷ đồng của năm 2019, hiện Coolmate công bố mức tăng trưởng 80 lần và dự kiến đạt mốc 400 tỷ đồng vào cuối năm 2023, số lượng khách hàng thường xuyên mỗi tháng khoảng 60.000 người dùng, website Coomate.me đạt 1,6 triệu truy cập/tháng. Hiện, số lượng đơn hàng xử lý mỗi ngày từ 3.000 - 4.000 đơn và sẽ tăng lên từ 3 - 4 lần vào các thời điểm khuyến mãi của sàn thương mại điện tử (TMĐT).

“Đặc biệt có những thời điểm như Vlogger JVevermind lên bài chia sẻ hay khi Coolmate tham gia chương trình Shark Tank đã mang lại sự tăng trưởng rất lớn về số lượng khách hàng, sản phẩm bán ra. Trong ngày cao điểm, số lượng đơn có thể tăng 20 - 30 lần”, ông Hiệp cho biết thêm.

Cũng theo ông Hiệp, nhìn lại quá trình tăng trưởng và phát triển Coolmate, nếu phải chọn ra 3 yếu tố ảnh hưởng lớn nhất thì yếu tố đầu tiên là đặt khách hàng làm trọng tâm, thấu hiểu khách hàng.

Thứ hai là theo đuổi mô hình DN trách nhiệm, mang lại giá trị thiết thực cho khách hàng, nhân viên và cho các bên liên quan.

Thứ ba là công nghệ, công nghệ cần phải giải quyết các bài toán về vận hành thực tế của một DN. Công nghệ cần đủ linh hoạt để kết nối được tất cả các hệ thống của DN và có chung một cơ chế để giao tiếp.

Cụ thể, với Coolmate, công nghệ đóng vai trò như một “mạch máu” tham gia vào hoạt động hằng ngày trong tất cả các khâu, từ sản xuất đến tiếp nhận, xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng, giải đáp thắc mắc hay xử lý mọi vấn đề của khách hàng.

Công nghệ đã giúp Coolmate xử lý vấn đề tăng trưởng "nóng"

Để có thể tăng trưởng 80 lần doanh thu sau 4 năm, đặc biệt có những thời điểm lượng truy cập tăng trưởng 20 - 30 lần là một bài toán không dễ dàng đối với một đội ngũ không có nhiều nhân sự công nghệ như Coolmate.

Để giải quyết vấn đề này, theo Giám đốc công nghệ Nguyễn Văn Hiệp, ngay khi bắt đầu thành lập Coolmate, đội ngũ sáng lập đã ngồi lại với nhau để xem định hướng phát triển chung của công ty trong 5 năm tới. Bởi vì, tầm nhìn và chiến lược xây dựng hệ thống công nghệ sẽ dựa trên mức tăng trưởng của DN trong từng giai đoạn.

Từ đó, dựa trên chi phí từng thời điểm, Coolmate sẽ có phát triển công nghệ, hệ thống ở mức độ vừa đủ nhưng vẫn phải đảm bảo khả năng linh hoạt để nâng cấp (scale up) sau này khi lượng người dùng gia tăng. Đồng thời, các tính năng cũng sẽ được lựa chọn theo tình hình thực tế.

Ví dụ, như thời điểm năm 2019, do chưa có nhiều đơn hàng, sản phẩm nên các tình năng liên quan đến TMĐT như tìm kiếm, tiếp nhận đơn hàng còn đơn giản. Đến khi số lượng đơn hàng gia tăng, Coolmate sẽ phát triển các chức năng liên quan đến đồng bộ đơn hàng và dữ liệu từ những kênh khác nhau.

Nhờ dựa trên dữ liệu có được, Coolmate đã xây dựng được giải pháp hệ thống đủ linh hoạt để dự báo hạ tầng vừa đủ mỗi khi lượng truy cập tăng cao đột biến.

Còn đối với việc đơn hàng gia tăng đột biến, bên cạnh việc tuyển dụng thêm nhân sự làm việc theo giờ, Coolmate đã xây dựng nền tảng công nghệ theo thời gian thực để đảm bảo những sản phẩm được nhìn thấy trên gian hàng cũng chính là số lượng thực tế dưới kho hàng, để đảm bảo nhân viên giao đúng số lượng, đúng hàng cho khách.

“Do đó, Coolmate phải tự xây dựng hệ thống ERP để xử lý đơn hàng cũng như quản lý dữ liệu liên quan đến khách hàng”, ông Hiệp chia sẻ.

Về lý do phải tự xây dựng giải pháp của riêng mình, dù trước đó, Coolmate đã xử lý phần dữ liệu thô và ERP của bên thứ 3 chỉ xử lý phần đơn hàng, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào công cụ của đối tác. Bởi vì, ngay từ đầu khi thành lập, công ty đã có tầm nhìn phải làm chủ hoàn toàn phần dữ liệu.

Tiếp theo, trong các chiến dịch lớn, Coolmate sẽ không thể kiểm soát được hệ thống khi số lượng đơn hàng tăng đột biến và phải ngồi chờ đối tác xử lý.

Ngoài ra, do cơ chế vận hành của Coolmate có những đặc thù riêng nhưng khi sử dụng giải pháp phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) của bên thứ 3, nhất là về ERP nên không thể đáp ứng hoàn toàn mọi quy trình của công ty. Do đó, việc tự xây dựng giải pháp ERP sẽ giúp hệ thống của Coolmate được vận hành theo nhu cầu thực tế của DN và gia tăng hiệu quả vận hành.

“Đó là lý do tại sao đội ngũ công nghệ của Coolmate quyết định tự thiết lập giải pháp của riêng mình”, ông Hiệp chia sẻ thêm.

Dù vậy, việc tự xây dựng giải pháp ERP cũng khiến đội ngũ Coolmate gặp không ít khó khăn với nguồn nhân lực hạn chế trong khi vừa phải lo cả UX/UI, đồng bộ đơn hàng, dữ liệu… Dẫn đến thời gian kéo dài, do không thể tập trung nguồn lực để hoàn thiện.

Cũng nhờ hệ thống ERP tự triển khai mà Coolmate có thể dễ dàng kết nối với những giải pháp của đơn vị khác. Tiêu biểu như việc tích hợp API của giải pháp CRM tương tác Callio vào hệ thống ERP nội bộ, nhờ đó nhân viên có thể tra cứu nhanh hơn thông tin của khách hàng ngay trên hệ thống của Coolmate. Nhờ đó, Coolmate có thể giải quyết "điểm chạm" với khách hàng một cách dễ dàng trên môi trường Internet thông qua kênh chat hay gọi điện.

Sẽ dùng dữ liệu để đưa ra sản phẩm mới “đánh trúng” nhu cầu người dùng

Đại diện Coolmate cho biết, trong tương lai, Coolmate sẽ liên tục nâng cấp hệ thống và mở rộng các dòng sản phẩm phục vụ nhiều hơn nhu cầu của khách hàng. Để làm được điều đó, Coolmate đã có kế hoạch tích hợp hoặc phát triển các công cụ công nghệ liên quan giúp thu thập, phân tích dữ liệu, hành vi khách hàng để đưa ra những báo cáo chính xác hơn phục vụ quá trình vận hành của DN.

Chia sẻ về bài học khi xây dựng nguồn lực công nghệ cho các startup, theo ông Hiệp, điều khó khăn nhất là các nhà sáng lập phải biết cách phân bổ nguồn lực, công nghệ trong bối cảnh tài chính, nhân sự hạn chế.

Ngoài ra, để tự chủ về công nghệ, startup nên có đội ngũ nhân sự kỹ thuật của riêng mình để có thể nắm được công nghệ lõi, đảm bảo phát triển trong tương lai. Việc thuê ngoài (outsourcing) chỉ nên thực hiện theo từng giai đoạn, nhất là thời điểm ban đầu khi nguồn lực không đủ.

Bởi vì, ngay cả Coolmate khi quyết định tự xây dựng ERP thì cũng đã nhận được rất nhiều thắc mắc và ngạc nhiên, do đây là một giải pháp rẩt tốn kém.

“Nhưng từ kinh nghiệm, tôi thấy rằng ERP nên được đo ni đóng giày cho DN, không thừa không thiếu, phục vụ đúng nhu cầu của đơn vị mình”, ông Hiệp bày tỏ./.