Sẽ không hoàn toàn chính xác nếu nói đó là xu hướng, khi mà làm việc từ xa đã trở thành một thực tế từ vài thập niên qua. Vào năm 2018, một nghiên cứu của IWG, nhà cung cấp dịch vụ văn phòng của Thụy Sĩ, cho biết trong số những người đi làm trên khắp thế giới, có hơn 50% dành ít nhất một nửa thời gian làm việc của mình ở bên ngoài, không đến văn phòng công ty hay nhà máy.
Dịch bệnh COVID-19 là một cú hích mạnh vào đà tăng của làm việc từ xa. Kể từ khi dịch bệnh bùng phát đến nay, lưu lượng hội thảo trực tuyến bằng video (video conferencing) ở khu vực Bắc Mỹ và châu Á đã tăng gấp đôi. Từ tuần thứ hai của tháng 3/2020, các ông lớn trong ngành công nghệ như Amazon, Facebook, Google và Twitter đã thực hiện chính sách cho phần lớn nhân viên làm việc tại nhà. Thậm chí khác với các công ty khác chỉ "đề nghị" hoặc "khuyến khích", Twitter ra quy định "bắt buộc" (mandatory) nhân viên không được đến chỗ làm để tránh dịch.
Làm việc từ xa, không chỉ là biện pháp tạm thời phòng tránh dịch bệnh mà còn là một mô hình doanh nghiệp "siêu lợi nhuận". Một nghiên cứu của Nicolas Bloom và James Liang cho thấy các nhân viên làm việc tại nhà hạnh phúc hơn, ít có khả năng nghỉ việc hơn và năng suất làm việc cao hơn so với các nhân viên làm việc tại văn phòng. Không chỉ có vậy, theo kết quả nghiên cứu ước tính, các doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa sẽ tiết kiệm được 2.500USD chi phí trang thiết bị và nội thất tại văn phòng cho mỗi nhân viên hàng năm.
Tuy nhiên, để tổ chức và quản lý một nhóm (teamwork) từ xa không khó nhưng để điều hành cả một doanh nghiệp từ xa lại là vấn đề khác. Vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để toàn bộ nhân viên có thể làm việc từ xa mà vẫn đảm bảo sự ổn định và tăng trưởng?
Một số nguyên tắc cơ bản
Nguyên tắc 1: Làm việc từ xa không có nghĩa là bị thụt lùi
Làm việc từ xa đơn giản chỉ là thay đổi địa điểm làm việc từ văn phòng đông đúc tới một nơi khác riêng tư hơn - một xu hướng được hàng trăm doanh nghiệp lớn triển khai thành công trước đó.
Doanh nghiệp vẫn hoạt động như bình thường, nhân viên vẫn cần vận dụng hết năng lực và tinh thần của họ vào công việc. Không vì lý do thay đổi mô hình làm việc mà công ty từ bỏ mục tiêu kinh doanh đã đặt ra từ trước, phá vỡ các yêu cầu kỷ luật hay yêu cầu chất lượng đặt ra. Mỗi cá nhân không được phép buông thả bản thân mà phải nỗ lực hơn nữa, nghiêm túc thực hiện theo chỉ đạo từ phía trên, đồng thời đóng góp ý tưởng mới.
Nguyên tắc 2: Trách nhiệm và vai trò của từng cá nhân phải được làm rõ
Thực tế là không có cách nào để ngăn chặn những điều rắc rối xảy ra khi mọi người còn ngồi cùng nhau tại văn phòng, chắc chắn rằng khi chuyển sang làm việc từ xa còn rắc rối hơn thế. Làm việc từ xa, doanh nghiệp không thể kiểm soát hết được, nhưng phải có cách thức để minh bạch hoá đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó quyết định thưởng phạt xứng đáng: gắn các trách nhiệm cụ thể cho nhân viên, càng cụ thể càng tốt.
Song song với trách nhiệm là được cấp quyền hạn và vai trò nhất định. Mỗi nhân viên là một mảnh ghép không trùng lặp trong bức tranh tổng thể của công ty. Môi trường làm việc từ xa trông chờ và cũng đòi hỏi cá nhân thể hiện bản thân mình.
Nguyên tắc 3: Tinh thần tự giác của nhân viên là vô cùng quan trọng
Tính tự giác giúp hạn chế tình trạng nhân viên chậm tiến độ, thiếu tập trung dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc. Tinh thần tự giác phụ thuộc một phần vào tính cách của nhân viên. Phần còn lại chính là do công ty có những động lực thúc đẩy phù hợp.
Một phương thức quản lý từ xa là "lạt mềm buộc chặt". Nghĩa là chính sách hoạt động của doanh nghiệp không nên quá cứng nhắc, siết chặt kỷ luật khiến nhân viên cảm thấy bị gò bó mà sinh ra tâm lý chống đối. Hãy thể hiện sự quan tâm chân thành, tạo không khí làm việc hăng say, và đặt ra các chính sách khiến nhân viên thấy rằng tự giác làm việc sẽ mang lại lợi ích cho bản thân họ.
Nguyên tắc 4: Tập thể cần được gắn kết với văn hoá doanh nghiệp
Dù không làm việc chung trong một không gian văn phòng, nhưng luôn nhớ tất cả chúng ta là một công ty với các giá trị văn hoá cốt lõi. Một khi gắn kết được tất cả thành viên với văn hoá này, mới có thể xây dựng nền tảng vận hành doanh nghiệp vững chắc.
Văn hoá doanh nghiệp thể hiện rõ nhất ở các chính sách quản trị và thông điệp mà phía công ty truyền đạt xuống cho nhân viên; đồng thời cũng là cách nhân viên bày tỏ thái độ hưởng ứng hoặc phản đối. Hai chiều tương tác này càng có nhiều điểm trùng khớp, tập thể càng gắn kết với nhau và gắn kết với văn hoá doanh nghiệp.
Nguyên tắc 5: Công cụ hỗ trợ được lựa chọn bằng tiêu chí "phù hợp"
Để điều hành một doanh nghiệp từ xa cần ba yếu tố: Công cụ, Quy định, Quy trình. Tuy nhiên, không nên quá coi trọng yếu tố công nghệ mà bỏ qua các khía cạnh khác, công nghệ chỉ thứ yếu.
Các công cụ vừa nhằm mục đích giúp doanh nghiệp quản lý và vận hành chung, vừa là phương tiện giúp nhân viên làm việc hiệu quả.
Một công cụ được tin dùng bởi doanh nghiệp này có thể không hữu ích với doanh nghiệp khác. Một phần mềm đắt đỏ với các tính năng phức tạp chưa chắc đã giải quyết vấn đề tốt hơn các ứng dụng miễn phí thông thường.
Mấu chốt lựa chọn công cụ ở đây chính là mức độ phù hợp: Bài toán nào đang khẩn cấp ở thời điểm hiện tại? Công cụ đó có giúp giải quyết đúng và đủ các vấn đề của doanh nghiệp hay không?
Lựa chọn công cụ làm việc từ xa cho "nhóm làm việc" hay cho "toàn bộ doanh nghiệp"?
Một nhóm làm việc thông thường có số lượng không lớn và không tổ chức thành các phòng ban như doanh nghiệp. Trong khi doanh nghiệp phải có nhiều phòng ban chức năng, số lượng nhân viên và các quy trình quản lý hành chính cũng phức tạp hơn.
Với "nhóm làm việc" từ xa thì mọi thứ sẽ đơn giản hơn vì chỉ cần công cụ meeting online, soạn thảo văn bản online, phần mềm group chat và công cụ giao việc là xong.
Tuy nhiên nếu muốn áp dụng làm việc từ xa cho toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả bộ phận Kinh doanh, Tiếp thị, Nhân sự, Tài chính... thì sẽ cần tới một phần mềm quản lý doanh nghiệp online hoàn chỉnh - tái hiện lại toàn bộ môi trường làm việc offline của công ty, đảm bảo quy trình làm việc và vận hành toàn bộ doanh nghiệp online.
Xây dựng Bộ quy định khi làm việc từ xa
Các quy định khi làm việc từ xa có ý nghĩa rất quan trọng. Nếu như làm việc tại văn phòng, người điều hành có thể nhắc nhở, gọi nhân viên vào nói chuyện trực tiếp, thì khi làm việc từ xa bắt buộc doanh nghiệp phải tạo một quy định để mọi người tuân thủ, giúp người điều hành giám sát toàn bộ hoạt động công ty. Để duy trì hiệu suất làm việc cho toàn công ty, bên cạnh các quy định trên, doanh nghiệp cũng cần xây dựng bộ quy trình làm việc từ xa đầy đủ cho từng phòng ban. Và quan trọng là mỗi phòng ban cần có bảng dashboard để luôn nắm được tình hình hoạt động của mình và cập nhật theo thời gian thực.
Thiết lập chuẩn mực cho việc làm việc từ xa
Làm việc từ xa toàn thời gian là một hoạt động bình thường trong giai đoạn cả thế giới bị ảnh hưởng của đại dịch Coronavirus. Nhiều người vui mừng khi "được" làm việc tại nhà. Với họ, điều đó có nghĩa là tiết kiệm thời gian đi lại, không gian thoải mái và tự do sắp xếp công việc. Với những người khác, họ không muốn "bị" bắt phải ở nhà, nhất là khi các điều kiện làm việc tại nhà, từ không gian làm việc, trang thiết bị đến đường truyền Internet, đều kém hơn nhiều so với những thứ được công ty cung cấp.
Khi bắt đầu chuyển từ làm việc tại văn phòng sang làm việc từ xa, rất có thể các nhân viên không biết phải làm thế nào để bản thân tự giữ được năng suất làm việc tại nhà. Với một số người lao động thì đây là lần đầu tiên họ trải nghiệm làm việc tại nhà, có nghĩa là họ phải làm thế nào để tập trung làm việc trong một môi trường có vẻ khó mà đạt hiệu suất công việc. Nhưng vẫn có cách để họ đạt được kết quả mà không bị phân tán mất thời gian vào những thứ khác, bắt đầu từ việc tạo ra một góc riêng cho không gian làm việc cho đến thay đổi cách thức tương tác với đồng nghiệp.
Điều chỉnh cách thức trao đổi, liên hệ
Dù là có virus corona hay không, thì điều then chốt giúp mọi người làm việc tại nhà đạt hiệu quả là phải có cách thức trao đổi, liên hệ rõ ràng với cấp quản lý, và phải hiểu đích xác lãnh đạo mong đợi gì ở bạn.
Bình thường mỗi ngày mọi người đều làm việc tại văn phòng, nên trao đổi công việc khá dễ dàng và không tốn mấy công sức. Nhưng điều này không còn được như vậy khi chúng ta phải chuyển sang làm việc tại nhà, và việc trao đổi sẽ bị gián đoạn nhiều nếu doanh nghiệp không làm quen được với sự thay đổi cách thức này.
Nhưng ngay cả những người đã quen với cách thức làm việc tại nhà vẫn có thể cảm thấy bị phân tâm và cô đơn. Một nghiên cứu được thực hiện năm 2019 với trên 2.500 người làm việc từ xa, do công ty dịch vụ phát triển thương hiệu trực tuyến Buffer thực hiện, cho thấy sự cô đơn là khó khăn thứ hai, với 19% số người tham gia nghiên cứu đồng ý: "Sự cô đơn làm giảm động lực làm việc và hiệu suất làm việc".
Cho nên khi có sự tương tác với đồng nghiệp từ nhà, thì việc đó sẽ có tác dụng không kém gì việc gặp gỡ trực tiếp và liên tục. "Không bị để ý tới và việc mất tập trung có thể là một vấn đề thực sự đối với các nhân viên làm việc từ xa", Sara Sutton, CEO kiêm sáng lập viên của trang web tìm việc làm tại nhà FlexJobs, nói. "Những nhân viên làm việc từ xa giỏi nhất là người thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp và lãnh đạo" bằng mọi cách khác nhau.
Một số lời khuyên khi làm việc tại nhà - Hãy coi như đang làm việc tại văn phòng
Việc không có một chỗ làm việc với đầy đủ trang thiết bị thì hiệu suất sẽ kém. Vì thế thay vì nằm trên giường làm việc với cái máy tính cầm tay, hãy thử cách sử dụng sáng tạo hơn. Sự thay đổi có thể đơn giản chỉ là tránh xa những thứ gây sao nhãng, ngồi làm việc giống như khi làm việc tại văn phòng. Trong một không gian dành riêng, nơi có thể tập trung làm việc, mọi người sẽ dễ dàng thấy được những lợi ích của làm việc từ xa.
Trong một cuộc khảo sát được FlexJobs thực hiện với trên 7.000 nhân viên năm 2019, 65% người tham gia cho biết họ làm việc tại nhà có hiệu suất cao hơn, nhờ những ưu điểm như ít bị đồng nghiệp làm phiền, giảm thiểu những cư xử xã giao nơi công sở và bớt được áp lực đi lại vất vả từ nhà đến cơ quan.
Kết thúc một ngày làm việc như thế nào cũng là việc khá quan trọng. Trong cuộc khảo sát của công ty Buffer, than phiền hàng đầu về làm việc tại nhà là không thể dứt ra khỏi công việc. Khi không thể ra khỏi nhà để đến văn phòng, nơi có khung giờ làm việc rõ ràng, mọi người phải "đặt mình vào khuôn khổ và luôn ý thức rằng mình đang thực sự trong giờ làm việc".
Do đó hãy thực hiện theo 2 gợi ý sau để có tinh thần, tác phong làm việc như tại cơ quan:
- Không nên ăn mặc bộ đồ ở nhà chỉ vì bạn không làm việc ở cơ quan. Trang phục chỉnh tề, thái độ nghiêm túc y như thể đang làm việc tại văn phòng.
- Nếu không có phòng làm việc tại nhà, hãy cố gắng hết mức để tạo một không gian dành riêng cho công việc.
Đừng nghĩ rằng mình bị cách ly
Dù những lợi ích nói trên có khả quan ra sao thì bản chất ép buộc và đột ngột của sự chuyển dịch làm việc từ văn phòng về nhà vẫn có thể khiến một số người phải gồng mình để làm quen.
"Virus corona đã đẩy mọi người vào tình trạng phải làm việc cật lực ở nhà," theo giáo sư kinh tế Nicholas Bloom, Đại học Stanford ở California. Có hai kiểu làm việc tại nhà: ngắn hạn hoặc thỉnh thoảng mới cần làm việc tại nhà, và làm việc tại nhà hoàn toàn; "Để so sánh thì nó giống như một bên là bài thể dục nhẹ nhàng, còn một bên là khóa huấn luyện chạy đường trường marathon vậy," ông nói.
Do đại dịch virus corona, chúng ta không biết được khi nào cách thức làm việc tại nhà sẽ chấm dứt, cho nên lại có thêm một số vấn đề phát sinh. Ví dụ như các bậc cha mẹ cảm thấy khó làm việc khi con cái cũng ở nhà do các trường học cũng đồng thời đóng cửa. Mà như vậy thì việc trao đổi chặt chẽ với lãnh đạo - những người sẽ cần phải cảm thông cho nhân viên - là cực kỳ quan trọng.
Bị cô lập trong thời gian dài cũng có thể ảnh hưởng xấu đến tâm lý làm việc và hiệu quả công việc, nên các nhóm làm việc hãy thử duy trì tình trạng giả bộ như đang làm việc cùng nhau và sự gắn bó với đồng nghiệp qua những hình thức độc đáo mới mẻ dưới hình thức trực tuyến.
Giữ vững tinh thần
Thời khắc đầy áp lực căng thẳng không cho phép phạm sai lầm. Những bản tin có nội dung tiêu cực, những mối lo về dịch bệnh và người thân lớn tuổi trong nhà, kể cả việc phải kiềm chế ý muốn tích trữ trong hoảng loạn đều có thể khiến mọi người lơ là kiểm tra email công việc. Khi mọi người tăng cường trao đổi, thảo luận với đồng nghiệp, họ sẽ dễ dàng xua tan cảm giác bị cô lập, vốn là thứ có thể gây trầm cảm.
"Nhìn chung thì làm việc tại nhà toàn thời gian trong một giai đoạn ngắn khoảng hai đến bốn tuần sẽ gây khó khăn cho cả nền kinh tế và cá nhân người lao động, song vẫn trong mức có thể chịu đựng được", giáo sư Bloom nói. "Lâu hơn nữa, giả sử như hai hay ba tháng, thì làm việc ở nhà sẽ để lại tổn thất nặng nề về kinh tế và sức khoẻ". Giáo sư Bloom đồng ý rằng giải pháp cho những khó khăn khi nhân viên làm việc tại nhà bao gồm việc tăng cường tối đa các cuộc trao đổi trực tuyến qua cuộc gọi video, những cập nhật tình hình thường xuyên - đặc biệt là đối với những nhân viên sống một mình là những người sẽ dễ cảm thấy bị cô lập hơn so với những người sống cùng gia đình - và có các cuộc họp trực tuyến định kỳ để tán chuyện ngoài lề. Điều này đặc biệt quan trọng nếu như tình trạng làm việc tại nhà kéo dài hơn vài tuần.
Trước những diễn biến của đại dịch COVID-19, các doanh nghiệp lớn toàn cầu như Apple, Google cũng đã lựa chọn hình thức làm việc tại nhà cho nhân viên. Vậy nên, các doanh nghiệp khác cũng không khó để thực hiện, miễn là lựa chọn và sử dụng các công cụ đúng cách, đúng mục đích và nhất quán. Đồng thời, từ lãnh đạo tới nhân viên - "Hãy thiết lập chuẩn mực cho việc làm việc từ nhà," và "Hãy giữ vững tinh thần". Đây chính là chìa khóa để làm việc từ nhà đạt hiệu quả cao nhất.
Tài liệu tham khảo
1. https://www.brandsvietnam.com.
2. https://resources.base.vn.
3. Working from home? Here's how to separate the 'work' from the 'home', https:// www.fastcompany.com.
(Bài đăng trên ấn phẩm tạp chí TT&TT Số 2 tháng 4/2020)
