10 bước chuyển đổi số cho các tổ chức phi lợi nhuận

Tuy nhiên, nhiều tổ chức phi lợi nhuận tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương (APAC) vẫn gặp khó khăn trong vấn đề về công nghệ. Theo Báo cáo Năng lực số của tổ chức phi chính phủ APAC năm 2023 (2023 APAC NGO Digital Capability Report) của Ngân hàng Phát triển châu Á (ADB) vừa được công bố, chỉ có 50% nhân viên trong lĩnh vực này cảm thấy tự tin vào khả năng sử dụng công nghệ để thực hiện vai trò của mình. Điều này cho thấy có mối tương quan trực tiếp giữa các tổ chức có kế hoạch công nghệ và mức độ tự tin của họ trong việc sử dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (CĐS) là quá trình đơn giản hóa các quy trình để tổ chức và nhân viên có thể tạo ra tác động lớn hơn. Nhiều nhà lãnh đạo trong lĩnh vực phi lợi nhuận đang đặc biệt quan tâm đến công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), nhưng cần nhớ rằng AI không phải là con người mà là công nghệ

Theo các chuyên gia từ SEADS (Nền tảng tri thức và đổi mới sáng tạo các giải pháp phát triển Đông Nam Á), hành trình CĐS cần bắt đầu từ con người. Quá trình này bao gồm 3 yếu tố, được gọi là “3P”: Con người (People), Quy trình (Process), Nền tảng và công nghệ (Platform and Technology).

Các tổ chức muốn CĐS hiệu quả cần bắt đầu với nền tảng đã có, sau đó khám phá xem công nghệ có thể tạo ra sự khác biệt thực sự như thế nào cho nhân viên của mình.

Những con đường CĐS khác nhau

Trong năm qua, SEADS đã triển khai Chương trình CĐS cho các tổ chức phi chính phủ tại khu vực APAC, với sự hỗ trợ của Google.org và Ngân hàng ADB. Hơn 47 tổ chức phi chính phủ đã được chọn tham gia vào chương trình đào tạo.

Zero Waste Malaysia và Reef Check Malaysia, hai tổ chức cam kết bảo vệ môi trường và đại dương của Malaysia, đã chọn tập trung vào việc cải thiện hệ thống và dữ liệu cũng như di chuyển các nguồn lực thông tin của họ lên đám mây để giảm thời gian quản lý.

Các tổ chức này tiếp nhận hàng nghìn tình nguyện viên để giúp đỡ cho hoạt động của họ. Tuy nhiên, những chính sách, tài sản và hồ sơ của tổ chức lại nằm rải rác trên các hệ thống riêng biệt. Trong khi đó, sự hợp tác đòi hỏi phải trao đổi thông tin, email qua lại nhiều, rất tốn công sức. Bằng cách tập trung vào việc cải thiện hệ thống và dữ liệu, quá trình CĐS đã cho phép cộng tác viên có thể truy cập và làm việc trực tiếp với nhau trong cùng một môi trường số.

Đối với một số tổ chức khác như Tuputoa tại New Zealand, hỗ trợ những người trẻ tuổi đạt được vị trí lãnh đạo, việc chuyển đổi phức tạp hơn. Tổ chức này tập trung vào cơ sở hạ tầng dữ liệu và quản lý dữ liệu để đảm bảo hiệu quả hoạt động.

Mặc dù số hóa nhằm mục đích đơn giản hóa mọi thứ theo thời gian, nhưng trên thực tế là nó có thể làm tăng khối lượng công việc ban đầu. Đối với TupuToa, nhân viên (con người) cần hiểu tầm quan trọng của dữ liệu và lý do tại sao việc thu thập, làm sạch và nhập dữ liệu (quy trình) lại quan trọng.

Tổ chức này cho biết nhân viên của họ cần có thêm thời gian và hỗ trợ để tham gia vào hành trình. Theo đó, họ đã cho phép nhân viên của mình có thêm thời gian trong tuần để học, đồng thời đưa ra các chính sách khuyến khích nhỏ như thẻ quà tặng hoặc bữa ăn trưa từ sếp để thúc đẩy sự tham gia tích cực của nhân viên.

Ngoài ra, SEADS cũng đã hỗ trợ Alannah & Madeline Foundation, một tổ chức từ thiện Úc bảo vệ an toàn trẻ em trên không gian mạng, định hướng chiến lược CĐS. Mục tiêu là cung cấp một nền tảng học tập cho tất cả các chương trình của tổ chức, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động.

Do tính chất của chu kỳ tài trợ, các tổ chức phi chính phủ thường bị buộc phải đưa ra quyết định riêng rẽ về dự án. Một chiến lược với quy mô toàn tổ chức tập trung vào các nền tảng đã dẫn đến việc phát triển một cổng thông tin học tập toàn cầu sẽ mang lại khả năng hiển thị rõ ràng hơn về kết quả học tập.

Deli, nơi cung cấp dịch vụ cho các nạn nhân chấn thương ở Úc, đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu cao về dịch vụ hỗ trợ phụ nữ và trẻ em. Công việc bị hạn chế bởi dữ liệu cần bảo mật và khối lượng lớn hồ sơ khách hàng bằng giấy, email và yêu cầu báo cáo. Việc hợp lý hóa các quy trình nội bộ trên đám mây đã cải thiện sự hợp tác thông tin và quản lý dữ liệu an toàn. Kết quả là, Deli đã có thể giảm khoảng 87% thời gian chờ đợi hỗ trợ cho những người thụ hưởng.

Xây dựng chương trình và chiến lược CĐS phù hợp

Theo SEADS, có 10 bước chính để phát triển một chương trình CĐS cho các tổ chức phi lợi nhuận. Cụ thể:

Bước 1: Hiện nay, tổ chức của bạn đang ở đâu?

Bước đầu tiên và cũng là bước rất quan trọng đó là việc xác định mục đích tại sao tổ chức phi chính phủ của bạn tồn tại? mục tiêu chiến lược và cơ hội phát triển tiềm năng của tổ chức là gì?

Bước 2: Tại sao cần CĐS?

Tại sao tổ chức của bạn cần phải CĐS các quy trình? Nếu một tổ chức muốn cung cấp dịch vụ cho những người dễ bị tổn thương đang cần hỗ trợ khẩn cấp, nhưng không rõ mục tiêu và cách đạt được mục tiêu, sẽ rất khó duy trì động lực trong suốt hành trình thực hiện và hỗ trợ người thụ hưởng.

Bước 3: Đánh giá năng lực của tổ chức

Đánh giá khả năng CĐS của tổ chức và xác định một điểm mục tiêu cần đạt được trong tương lai. Nếu không biết mình đang ở đâu, tổ chức có thể dễ dàng nhắm mục tiêu sai lệch.

Bước 4: Thu hút sự đồng thuận từ lãnh đạo

Chiến lược CĐS cần nhận được sự đồng thuận và hỗ trợ từ các giám đốc điều hành, hội đồng quản trị và ban lãnh đạo. Mọi người có xu hướng chấp nhận các sáng kiến giúp ích cho cuộc sống hàng ngày của họ, vì vậy hãy truyền đạt thông tin chi tiết để thu hút họ tham gia.

Bước 5: Xác định hành động cụ thể

Đây chính là bước để tổ chức của bạn xác định 3P của mình: con người, quy trình và nền tảng.

Ví dụ, để cải thiện khả năng quản lý gây quỹ, có thể xác định 3 yếu tố cụ thể như sau:

Con người: Chỉ định một người chuyên hỗ trợ việc gây quỹ.

Quy trình: Nâng cao quy trình quyên góp bằng cách cho phép quyên góp trực tuyến.

Nền tảng: Triển khai hệ thống quản lý nhà tài trợ.

Bước 6: Xây dựng và ưu tiên các sáng kiến

Sau những bước trên, các tổ chức có thể xác định được những thách thức và lỗ hổng chính cần cải thiện. Từ đó, xây dựng và tạo ra các sáng kiến số phù hợp với tổ chức của mình. Ưu tiên các sáng kiến có thể tạo ra được sự tác động lớn.

Bước 7: Xây dựng kế hoạch và lộ trình

Lập kế hoạch để xác định trình tự và lịch trình triển khai các sáng kiến. Hãy đánh giá và xem xét lại bằng góc nhìn hoài nghi - kế hoạch có thực tế không? Lợi ích của các hành động có phù hợp với những nỗ lực và chi phí không? Hãy nhớ rằng không thể giải quyết mọi thứ cùng một lúc. Một kế hoạch thực tế sẽ phải tính đến các nguồn lực và ngân sách cần thiết.

Bước 8: Tìm kiếm đối tác đồng hành

Nhiều tổ chức phi chính phủ không có chuyên môn nội bộ để thực hiện kế hoạch. Một trong những giải pháp hiệu quả để giảm bớt khối lượng công việc là sử dụng các nguồn lực bên ngoài như tình nguyện viên, cố vấn hoặc nhà cung cấp dịch vụ.

Bước 9: Giao tiếp và gắn kết với các bên liên quan

Chia sẻ với nhân viên của mình về hành trình chuyển đổi để thúc đẩy họ tham gia. Hãy làm rõ cách các quy trình mới sẽ giúp công việc hàng ngày của họ trở nên dễ dàng hơn như thế nào và sau đó giúp họ tạo ra nhiều tác động hơn cho cộng đồng mà họ phục vụ.

Bước 10: Bắt đầu thực hiện

Tổ chức của bạn đã sẵn sàng bắt đầu hành trình CĐS?

SEADS nhấn mạnh rằng, không có cấu trúc “hoàn hảo” nào cho chiến lược CĐS. Vấn đề là lựa chọn một cấu trúc phù hợp nhất với tổ chức của mình. CĐS có thể không phải lúc nào cũng diễn ra theo đúng kế hoạch. Tổ chức sẽ cần phải quản lý những rào cản luôn thay đổi. Càng làm đúng, tổ chức sẽ càng nhận được nhiều giá trị từ quá trình này và tạo ra nhiều tác động hơn cho các mục đích mà tổ chức đang hỗ trợ.

Theo SEADS, điều quan trọng ở đây không phải là quy mô tổ chức, chi bao nhiêu tiền hay có giám đốc công nghệ thông tin giỏi, mà là hiểu được hành trình cần bắt đầu từ đâu, sẽ đi đến đâu và tổ chức sẽ hỗ trợ nhân viên như thế nào để đạt được mục tiêu. Đây chính là điểm tạo ra sự khác biệt lớn nhất./.