5 cách hợp lý hóa dữ liệu kinh doanh để đạt hiệu quả tối đa

Cho dù là một DN nhỏ hay một công ty đa quốc gia quy mô lớn, dữ liệu là một phần quan trọng trong hoạt động hàng ngày. Trong lĩnh vực kinh doanh, việc truy cập thông tin dữ liệu theo thời gian thực liên quan đến khách hàng, hoạt động, tài chính,… cho phép các nhà lãnh đạo DN đưa ra được những quyết định sáng suốt có thể tác động lớn đến thành công của DN. Tuy nhiên, việc quản lý hiệu quả tất cả những dữ liệu đó có thể là một thách thức lớn đối với mọi công ty.

Theo đó, nhà tư vấn và phân tích hiệu suất chiến lược trong kinh doanh, chuyên gia về KPI và dữ liệu lớn nổi tiếng - Bernard Marr đã đưa ra khuyến nghị về 5 giải pháp hàng đầu để hợp lý hóa dữ liệu kinh doanh và giúp DN quản lý dễ dàng hơn.

Phân tích dữ liệu

Theo ông Bernard Marr, trước khi có thể hiểu được dữ liệu, điều quan trọng là phải phân tích và tìm hiểu nó. Điều này sẽ giúp DN biết được dữ liệu của mình đến từ đâu, dữ liệu bao gồm những gì và nó có giá trị như thế nào đối với DN.

Bên cạnh đó, bằng cách xem xét kỹ hơn những dữ liệu con số, các nhà lãnh đạo có thể xác định những xu hướng và thông tin chi tiết để đưa ra quyết định về việc sử dụng dữ liệu hiệu quả nhất.

Theo đó, một trong những cách tốt nhất để bắt đầu phân tích dữ liệu là lập một bảng điều khiển gồm các chỉ số hiệu suất chính (KPI). KPI là số liệu được theo dõi theo thời gian để đo lường tiến độ, hiệu suất của một mục tiêu cụ thể. Những số liệu này có thể bao gồm doanh số bán hàng, điểm hài lòng của khách hàng, mức độ tương tác trên mạng xã hội và lưu lượng truy cập trang web.

Bằng cách theo dõi KPI thường xuyên, các nhà lãnh đạo có thể hiểu sâu hơn về DN của mình và đưa ra quyết định sáng suốt hơn về cách sử dụng dữ liệu trong tương lai.

Sử dụng điện toán đám mây (ĐTĐM)

ĐTĐM có thể là công cụ thay đổi cuộc chơi cho các DN thuộc mọi quy mô, vì nó cho phép lưu trữ và truy cập dữ liệu từ xa từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.

Sử dụng giải pháp này sẽ giúp DN tiết kiệm thời gian và loại bỏ nhu cầu mua sắm mới hoặc nâng cấp phần cứng tốn kém. Khi lựa chọn giải pháp ĐTĐM, DN cần cân nhắc, xem xét về loại dữ liệu của DN, cách DN dự định sử dụng và truy cập nó. Giải pháp đám mây riêng sẽ phù hợp cho các DN cần lưu trữ thông tin nhạy cảm cao, trong khi đám mây công cộng có thể là lựa chọn cho các công ty có nhu cầu lưu trữ cơ bản hơn. Tùy thuộc vào ngân sách, nhiều giải pháp lưu trữ khác nhau có thể giúp DN hợp lý hóa dữ liệu kinh doanh phù hợp và hiệu quả.

Trực quan hóa dữ liệu

Trực quan hóa dữ liệu có thể là một công cụ mạnh mẽ giúp DN nhanh chóng hiểu được lượng thông tin lớn hoặc phức tạp. Có nhiều cách khác nhau để trực quan hóa dữ liệu, từ biểu đồ, đồ thị đến đồ họa thông tin và bảng điều khiển tương tác. Điều quan trọng là các DN tìm được định dạng phù hợp nhất với nhu cầu của DN mình và cách tốt nhất để trình bày dữ liệu theo cách hấp dẫn và thân thiện với người dùng.

Hiện nay, trên thị trường cũng có nhiều công ty cung cấp các công cụ theo dõi và quan sát theo thời gian thực để giúp các DN hiểu rõ hơn về dữ liệu của họ một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Trực quan hóa dữ liệu có thể giúp DN xác định xu hướng và điểm bất thường, xem được mối quan hệ giữa các phần thông tin khác nhau hoặc đánh giá bức tranh toàn cảnh rõ ràng hơn.

Đầu tư vào bảo mật dữ liệu

Trong thế giới số ngày càng phát triển hiện nay, bảo mật dữ liệu quan trọng hơn bao giờ hết. Đầu tư vào các công cụ và công nghệ phù hợp có thể giúp bảo vệ dữ liệu của DN khỏi các mối đe dọa trên mạng như tấn công mạng hoặc truy cập trái phép.

Theo đó, các giải pháp bảo mật mà DN có thể triển khai là tường lửa, phần mềm chống virus, phương pháp mã hóa, mật khẩu an toàn và hệ thống phát hiện xâm nhập. 

Ngoài ra, một điều quan trọng khác đó là DN phải thiết lập các chính sách rõ ràng về việc sử dụng dữ liệu tại nơi làm việc và đào tạo nhân viên về các phương pháp hay nhất để giữ an toàn cho những thông tin nhạy cảm của tổ chức. Các bước này có thể giúp đảm bảo rằng dữ liệu kinh doanh của DN được an toàn và được bảo vệ khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn.

Tự động hóa nhập dữ liệu

Tự động hóa nhập dữ liệu là một cách tuyệt vời để hợp lý hóa dữ liệu kinh doanh, giúp DN tiết kiệm thời gian cũng như chi phí và loại bỏ khả năng xảy ra lỗi từ con người.

Theo đó, khi triển khai tự động hóa quy trình nhập dữ liệu, DN hãy cân nhắc tìm một hệ thống thân thiện với người dùng, cho phép nhập thông tin nhanh chóng mà không cần nhập bất kỳ thông tin nào theo cách thủ công.

Hiện nay, trên thị trường cũng có sẵn nhiều tùy chọn, từ các giải pháp cho những DN lớn đến giải pháp cho các DN nhỏ. Khi lựa chọn được giải pháp tốt nhất và phù hợp, các DN cần kiểm tra trước khi triển khai đầy đủ giải pháp đó vào DN của mình. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng hệ thống hoạt động trơn tru và hiệu quả.

"Hợp lý hóa dữ liệu kinh doanh có thể giúp DN tập trung vào những gì thực sự quan trọng, cải thiện năng suất và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí. Tích hợp các giải pháp trên vào quy trình làm việc hàng ngày của DN có thể tăng năng suất và quản lý dữ liệu tổng thể một cách tốt hơn. Đồng thời, DN cũng có thể theo dõi tiến trình chính xác hơn, giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt cho tương lai. Việc thực hiện các chiến lược này có thể mất một số thời gian để làm quen, nhưng nó đáng để nỗ lực trong thời gian dài", ông Bernard Marr khẳng định./.