Để vận hành và tăng hiệu suất làm việc, DN nào cũng cần có tài sản thuộc quyền sở hữu. Quản lý, ghi nhận, sử dụng, kiểm tra chất lượng cũng như quyết định đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản là công việc tất yếu để mọi hoạt động của DN diễn ra được trơn tru và hiệu quả.
Khi bắt đầu với quy mô chỉ 10 nhân sự, 10 chiếc máy tính, DN có thể ghi chép thủ công về thời hạn bảo hành, số lần hỏng hóc, chi phí sửa chữa,… Tuy nhiên, khi phát triển lên đến 100, 300 hay 500 chiếc máy tính và phân bổ cho nhiều bộ phận, nhân sự phụ trách, việc cập nhật thông tin và quản lý tài sản một cách thủ công trở nên khó khăn hơn rất nhiều. Điều này thậm chí gây ra nhiều tổn thất cho DN khi tài sản bị thất thoát, không được bảo trì, bảo dưỡng, hoặc tốn nhiều chi phí đầu tư không đáng có.
Nhằm giúp DN quản lý tài sản dựa trên giá trị, Base Asset chính thức được Base.vn phát triển dựa trên vòng đời thực tế của tài sản DN.
Quản lý thông tin tài sản tập trung, đa chiều và cập nhật theo thời gian thực
Hiện nay, công tác quản lý tài sản tại nhiều DN còn đang phân tán và rất chồng chéo. Nhiều DN chỉ quản lý trên giấy tờ hoặc mô tả tình trạng cơ học và giá trị đầu tư ban đầu của tài sản, hay nói cách khác là cách thức quản lý vẫn còn nặng tính bao cấp, chưa thực sự quan tâm đến hiệu quả sử dụng tài sản.
Phần mềm được thiết kế giúp đơn giản hóa quá trình quản lý thông tin tài sản cho DN. Theo đó, nhà quản lý có thể thiết lập nội dung thông tin tài sản theo các tiêu chí như địa điểm, loại tài sản, mã tài sản hay nhà cung cấp. Đồng thời, họ có thể tạo tài sản bằng cách nhập thông tin theo những trường thông tin đã thiết lập rất nhanh chóng. Tất cả thông tin về tài sản của DN đều được cập nhật và lưu trữ trên một nền tảng duy nhất, giúp giảm tối đa tình trạng thiếu sót, sai lệch khi quản lý tài sản.
Kiểm soát chặt chẽ xuyên suốt vòng đời sử dụng của tài sản
Khi vận hành, tài sản của DN sẽ được luân chuyển giữa nhiều phòng ban, nhân sự, đồng thời cần được theo dõi kiểm tra để sửa chữa và bảo trì, bảo dưỡng khi cần thiết. Nếu kiểm soát tài sản thủ công, DN sẽ khó khăn để đánh giá đúng trạng thái và giá trị tiêu hao của chúng, dẫn tới nguy cơ không tận dụng được tối đa giá trị tài sản hay thậm chí mất mát, thất thoát trong quá trình lưu chuyển và sử dụng.
Base Asset hỗ trợ DN ghi nhận lịch sử hành động và chi phí đã sử dụng với một tài sản trong suốt vòng đời sử dụng. Từ việc thu mua, vận hành và duy trì cho đến loại bỏ, tất cả dữ liệu đều được lưu lại trên hệ thống để làm cơ sở cho các nhà quản lý xác định phương án đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản hiệu quả hơn.
Trước đây, mỗi khi cần cung cấp, sửa chữa hay nâng cấp tài sản, các DN thường xử lý các yêu cầu, đề xuất của nhân viên thông qua giấy tờ bản cứng, email, tin nhắn hoặc gọi điện thoại. Cách làm thủ công này mang lại nhiều bất tiện cho cả nhà quản lý, nhân viên và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung của DN.
Bằng cách trao quyền cho nhân viên được chủ động đề xuất, hệ thống Base Asset cũng phát triển tính năng tạo đề xuất riêng biệt về tài sản. Tất cả các đề xuất về tài sản đều được tiếp nhận, xử lý tập trung trên một hệ thống duy nhất. Đồng thời nhà quản lý có thể thực hiện các hành động xử lý trực tiếp trên tài sản liên quan đến đề xuất đó.
Tổ chức kiểm kê, đảm bảo tài sản được quản lý chính xác và hiệu quả
Đa số các DN đang thực hiện kiểm kê theo phương pháp thủ công bằng cách đối chiếu dữ liệu tình hình sử dụng tài sản các phòng ban, đơn vị giữa thực tế và trên giấy tờ. Tuy nhiên, dữ liệu về tài sản giữa phòng ban sử dụng và phòng ban lập biểu mẫu kiểm kê thường có sự chênh lệch, gây tốn nhiều thời gian trong việc đối chiếu.
Đặc biệt, hoạt động kiểm kê tài sản định kỳ của DN sẽ được tối ưu hơn khi Base Asset phát triển tính năng Audit - hỗ trợ nhà quản lý và nhân viên xác định phạm vi kiểm kê theo địa điểm quản lý, loại tài sản, trạng thái... Qua các đợt kiểm kê, họ có thể lưu trữ, cập nhật danh sách tài sản kiểm kê, tài sản thừa so với sao kê, đảm bảo tài sản được quản lý chính xác và hiệu quả.
Mọi tính năng của Base Asset đều đảm bảo đem lại trải nghiệm đơn giản, trực quan và linh hoạt, dễ dàng áp dụng vào hoạt động vận hành nội bộ của DN
Ông Phạm Kim Hùng, nhà sáng lập - CEO Base.vn cho biết quản trị tài sản DN không chỉ đơn thuần là xác định tài sản ở đâu, tình trạng ra sao và ai quản lý. Mà hơn hết, cần phải trả lời câu hỏi ‘Một tài sản đã, đang và có thể mang lại những giá trị gì cho DN của tôi?’. Từ đó xác định cách thức sử dụng phù hợp và lâu dài đối với từng loại tài sản. Với Base Asset, DN có thể chuẩn hóa quy trình quản lý tài sản, xây dựng bức tranh tổng quan về tất cả các tài sản của công ty, từ đó nhìn rõ hơn về nội lực chung của tổ chức"./.
.png "5 lý do để tăng cường bảo mật mạng")
