Bốn cách để kiểm soát chi phí sử dụng đám mây

Công nghệ đám mây là tốt và thực sự  rất đáng sử dụng, với trung bình một doanh nghiệp hiện đang sử dụng 1.232 ứng dụng đám mây, theo Symantec. Tuy nhiên, mối quan tâm về chi phí điện toán đám mây và quản lý ngân sách ngày càng thích hợp cho nhiều nhà hoạch định CNTT.

Ngay từ đầu, chi phí đám mây cá nhân có thể đủ nhỏ để không lo lắng. Nhưng khi tất cả được cộng lại với nhau, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tìm thấy chi phí vượt khỏi tầm kiểm soát, khiến họ buộc phải lấy thời gian và tiền bạc có giá trị từ các dự án CNTT khác để chi trả.

Với hơn 20% ngân sách CNTT hiện đang được chi cho các dịch vụ dựa trên đám mây, dưới đây là một số mẹo để giữ cho chi tiêu đám mây trong ngân sách và dễ dự đoán hơn trong tương lai.

Lên ngân sách cẩn thận

Trong lịch sử, các phòng CNTT đã có thể dự toán chi phí thiết lập, bảo trì và nâng cấp thiết bị và dịch vụ tại chỗ và do đó có thể tạo ra các dự báo và ngân sách thực tế trên cơ sở đó.

Tuy nhiên, các dịch vụ đám mây yêu cầu một cách mới về ngân sách, đặc biệt là vì phần lớn các dịch vụ thường được cung cấp trên cơ sở thuê bao.

Việc cấp phép thường được thực hiện trên cơ sở cho mỗi người dùng hoặc sử dụng, do đó, việc nhận được càng nhiều ý tưởng càng tốt về số lượng nhân viên cần sử dụng dịch vụ là rất quan trọng để có được bức tranh rõ ràng về chi phí hàng tháng.

Một trong những sai lầm phổ biến nhất được thực hiện là đánh giá thấp nhu cầu của một tổ chức đối với một dịch vụ, có nghĩa là vượt quá hoặc nâng cấp đăng ký có thể vượt xa ngân sách ban đầu. Việc xây dựng tính linh hoạt cho ngân sách hàng tháng là một cách khác để đảm bảo rằng các biến động về người dùng và mức sử dụng sẽ không quá gây rối.

Cảnh giác về việc loại bỏ tài khoản người dùng cũ và không mong muốn từ những nhân viên đã rời khỏi hoặc không còn cần dịch vụ là một chiến thắng nhanh khác khi nói đến việc tìm kiếm khoản tiết kiệm chi phí nhỏ.

Quản lý mức sử dụng

Với các dịch vụ đám mây đang được sử dụng theo rất nhiều cách tại một doanh nghiệp, chi phí có thể dễ dàng vượt ngoài tầm kiểm soát nếu nhân viên không hiểu đầy đủ ý nghĩa của việc sử dụng chúng. Nếu giấy phép điện toán đám mây dựa trên mô hình sử dụng, chi phí có thể tăng lên nếu các ứng dụng được khởi chạy liên tục bởi các nhân viên không biết về chi phí phát sinh.

Một ước tính cho rằng các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được 70% chi phí chỉ bằng cách chuyển đổi các dịch vụ đám mây khi không sử dụng chúng.

Lưu trữ đám mây là một lĩnh vực khác mà việc lập kế hoạch và quản lý việc sử dụng có thể mang lại tiết kiệm chi phí đáng kể. Lưu trữ dữ liệu không hiệu quả có thể tăng thêm chi phí lớn trong dài hạn, với nhiều bản sao hoặc các tệp không cần thiết chiếm nhiều không gian có giá trị.

Cần có kế hoạch suy nghĩ khi quyết định tệp nào sẽ được lưu trữ trên đám mây (thường cho mục đích sao lưu) và có thể được lưu trữ trên máy chủ cục bộ với chi phí thấp hơn, sẽ giúp quản lý hiệu quả chi phí.

Giữ nó hiển thị

Đầu tư vào các công cụ sẽ cung cấp cho bạn giám sát việc sử dụng đám mây và cơ sở hạ tầng cũng có thể giúp tiết kiệm đáng kể ở nơi khác. Các công cụ như vậy có thể giúp lựa chọn các tùy chọn đám mây tốt nhất cho các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, cũng như xác định và xóa ứng dụng không được sử dụng hoặc cải thiện chức năng của các ứng dụng hiện có.

Có một cái nhìn rõ ràng về việc sử dụng đám mây trong quá khứ và nơi có thể tiết kiệm được sẽ giúp thực hiện để đảm bảo sử dụng dự báo trong tương lai chính xác hơn, và do đó chi phí liên quan sẽ dễ dự đoán và dễ kiểm soát hơn. Nền tảng quản lý đám mây có thể là một cách hữu ích để thực hiện việc này.

Khả năng hiển thị trên giấy phép và người dùng cũng sẽ giúp thanh toán tiết kiệm hơn. Dịch vụ đám mây là một thách thức đối với các doanh nghiệp vì chi phí có thể khó phân chia giữa các phòng ban. Có một cách rõ ràng để theo dõi ai đang sử dụng dịch vụ nào sẽ làm cho việc phân chia hóa đơn dịch vụ đám mây trở nên dễ dàng hơn trong thời gian dài, điều này sẽ làm tăng gánh nặng tài chính cho nhiều phòng ban.

Tích hợp dịch vụ

Nhiều tổ chức lớn hơn sẽ sử dụng một hỗn hợp các tài nguyên trên cơ sở hạ tầng sẵn có và công nghệ đám mây trên cơ sở hạ tầng đám mây lai, để đảm bảo rằng các dịch vụ được tích hợp trên nền tảng quản lý là rất quan trọng để theo dõi việc sử dụng và nhất quán với các ứng dụng kinh doanh khác.

Trong một số trường hợp, một dịch vụ đám mây độc lập có thể là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, nhưng những dịch vụ này thường ít tốn kém hơn khi mọi thứ được thêm vào so với một gói dịch vụ được đóng gói sẵn.

Có rất nhiều lợi ích để đảm bảo rằng các dịch vụ đám mây mà bạn sử dụng được tích hợp với các hệ thống khác mà bạn sử dụng, chuyển tải và thu thập dữ liệu dễ dàng, cũng như dễ sử dụng cho nhân viên – hơn là xáo trộn xung quanh các nền tảng khác nhau cho các tệp.