Một loạt các cải tiến của Webex giúp nâng cao trải nghiệm để mọi người có thể tập trung vào công việc. Công nghệ mới tích hợp các công cụ cảm biến, thiết bị và công cụ phân tích mới để khi trở lại văn phòng làm việc sẽ an toàn hơn.
Tác động thay đổi lâu dài do đại dịch
COVID-19 đã thúc đẩy tiến trình số hóa của các doanh nghiệp (DN). Nghiên cứu mức độ phát triển về công nghệ số của các DN nhỏ và vừa (SMB) khu vực châu Á - Thái Bình Dương năm 2020 của Cisco đã cho thấy rằng, gần 70% số SMB tại khu vực này đang tăng tốc độ tiến trình số hóa DN do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19. Khi các SMB trưởng thành hơn trong quá trình số hóa, họ có thể bổ sung tới 3,1 nghìn tỷ đô la Mỹ cho GDP khu vực vào năm 2024, góp phần đẩy nhanh tốc độ khôi phục kinh tế.
Nghiên cứu này cũng cho thấy 86% số SMB "cho rằng công nghệ đang làm thay đổi ngành của họ". Đại dịch đã làm thay đổi đáng kể cách chúng ta làm việc và cảm nhận đối với việc quay trở lại văn phòng.
Theo một cuộc khảo sát toàn cầu mới đây của Cisco, 95% nhân viên không thấy thoải mái với việc quay trở lại văn phòng trong bối cảnh dịch bệnh hiện nay; 98% kỳ vọng các cuộc họp trong tương lai có thể tham dự từ nhà (WFH - Work From Home); 53% số DN đang lên kế hoạch tối ưu hóa diện tích văn phòng; và 96% mong muốn các công nghệ thông minh sẽ cải thiện môi trường làm việc.
Đại dịch đã làm thay đổi đáng kể cách chúng ta làm việc và muốn được làm việc tại nhà nhiều hơn
Theo khảo sát, 58% nhân viên cho biết họ muốn tiếp tục làm việc từ xa từ 8 ngày trở lên mỗi tháng ngay cả sau khi đại dịch kết thúc. Vì vậy, các DN cần chú trọng nâng cao trải nghiệm họp video.
Những cải tiến để tăng hiệu quả tương tác công việc
Cuộc khảo sát chỉ ra rằng, hầu hết những người tham dự cuộc họp tại nhà sử dụng máy tính xách tay để hỗ trợ âm thanh (42%) và video (77%). Tai nghe chỉ được 23% người tham dự cuộc họp sử dụng và 18% sử dụng điện thoại để tham gia cuộc họp tại nhà. Camera kết nối qua cổng USB (28%) là cách phổ biến thứ hai mà mọi người chia sẻ video, theo sau là điện thoại (26%). Điều này chứng tỏ rằng hầu hết các công ty đang sử dụng thiết bị truyền thống cho nhân viên từ xa.
Nghiên cứu còn tiết lộ 98% người tham dự cuộc họp tại nhà gặp phải sự thất vọng trong các cuộc họp video. Ba vấn đề hàng đầu xoay quanh khả năng nghe rõ: 50% cho rằng âm thanh nói chung kém, 47% thất vọng vì quá nhiều người nói chuyện cùng một lúc và 46% phàn nàn về tiếng ồn xung quanh từ môi trường của người tham gia. Đây cũng là những cản trở với rất nhiều người hiện đang tham dự các cuộc họp từ nhà.
Trước đây người ta thấy hầu hết sử dụng máy tính xách tay để kết nối với các cuộc họp, nhưng ở đây 34% cho rằng họ mệt mỏi khi phải gắn bó với nó trong nhiều giờ. Những yếu tố này cho thấy rõ thiết bị truyền thống hiện có đang tạo ra sự thất vọng và cần có những giải pháp tốt hơn.
Nhược điểm của cuộc họp từ xa với các thiết bị truyền thống
Khi được hỏi về điều gì sẽ cải thiện trải nghiệm họp tại nhà thì tai nghe chất lượng cao đứng đầu danh sách với hơn một nửa số người tham gia yêu cầu nó. Yêu cầu nhiều thứ hai là trợ lý cuộc họp kỹ thuật số có thể ghi lại các ghi chú và các mục hành động trong cuộc họp. Bảng trắng kỹ thuật số cũng nhận được một số lượng lớn hơn các yêu cầu từ tuyến đầu đến các vai trò điều hành. Thiết bị họp chuyên dụng được những người giữ vai trò điều hành và quản lý mong muốn hơn nhiều so với nhân viên tuyến trước, có lẽ bởi vì các nhân viên tuyến đầu dường như không biết những giải pháp đó tồn tại.
4 cải tiến hàng đầu này xoay quanh mong muốn có được trải nghiệm âm thanh và video tốt hơn cũng như mong muốn về chức năng giúp làm việc tại nhà và tham dự các cuộc họp hiệu quả hơn. Ưu tiên cung cấp cho nhân viên từ xa các thiết bị cộng tác để đảm bảo năng suất cuộc họp và giảm bớt sự thất vọng và mệt mỏi.
Trong bối cảnh đó, bộ phận các giải pháp Cộng tác của Cisco đã đưa ra các cải tiến trải nghiệm làm việc từ xa và tại văn phòng nhằm giúp các DN duy trì sự an toàn và hoàn thành tốt công việc năm 2020 và các năm tiếp theo. Với mục tiêu tạo ra trải nghiệm họp tốt hơn gấp 10 lần, Webex hỗ trợ người dùng trước, trong và sau cuộc họp, bổ sung thêm các tính năng: Xuất hiện theo phong cách riêng; Đơn giản hóa các tìm kiếm; Cá nhân hóa trải nghiệm; Không còn tiếng ồn xung quanh.
Người lao động muốn số ngày làm việc tại nhà gia tăng sau đại dịch
Công nghệ giúp việc quay lại công sở làm việc sau đại dịch an toàn hơn
Nghiên cứu của Cisco cũng cho thấy nhân viên vẫn cần phải quay lại văn phòng định kỳ, nhưng 95% nhân viên không thoải mái về việc quay lại do lo ngại về lây nhiễm COVID-19. Do đó, các DN cần thực hiện những bước cần thiết để đảm bảo rằng kế hoạch quay trở lại văn phòng của họ được an toàn.
Các DN phải chuẩn bị rất nhiều cho các thay đổi sau đại dịch như tối ưu hóa không gian làm việc, giải quyết những lo lắng của nhân viên về vấn đề vệ sinh, giãn cách xã hội, đồng thời tìm cách truyền đạt thông tin và các chính sách đến tất cả nhân viên chính xác và hiệu quả. Dữ liệu và công cụ mới bổ sung giúp các DN vận hành trở lại một cách trơn tru.
- Nhiều cảm biến môi trường hơn trong các thiết bị Webex
Cisco đã tiên phong trong việc sử dụng các cảm biến trong thiết bị cộng tác cung cấp các điểm dữ liệu môi trường quan trọng cho người dùng, các chuyên gia CNTT và trải nghiệm nhân viên để đảm bảo nơi làm việc an toàn và thoải mái.
Ngoài ra, những cải tiến mới nhằm giúp khả năng đếm số người trở nên thông minh hơn. Nhờ công nghệ máy học, Webex sẽ giúp đảm bảo tuân thủ giới hạn về sức chứa trong phòng, đếm số người dù họ đang đeo khẩu trang hay không, ở bất kỳ vị trí nào trong phòng. Nhanh chóng xác định không gian làm việc với các rào cản về môi trường cho phép các DN hành động để cải thiện năng suất và chất lượng trải nghiệm họp cho cả những người tham gia trực tiếp tại văn phòng và người tham gia từ xa.
- Webex Room Navigator: Các thiết bị mới lắp đặt phía trong và ngoài phòng họp.
Các DN cần một phương thức tiếp cận không gian họp mới để đảm bảo an toàn và tối ưu hóa việc sử dụng. Cisco đưa ra 02 phiên bản của Webex Room Navigator mới cùng những thiết bị được sản xuất có mục đích gồm tất cả các cảm biến được đề cập phía trên. Các thiết bị này được lắp đặt ở trong hoặc ngoài phòng họp để người dùng có thể tiến hành đặt phòng thông minh, an toàn và cung cấp dữ liệu sâu cho các chuyên gia CNTT và nhà quản lý cơ sở vật chất.
Công nghệ hỗ trợ tạo môi trường làm việc hiệu quả và an toàn hơn trong đại dịch
- Trung tâm Điều khiển Webex: Công cụ phân tích không gian làm việc sâu và hữu ích
Cuộc khảo sát nhấn mạnh rằng chưa đến một nửa số DN có thể đo lường mức độ sử dụng phòng họp. Điều này có nghĩa họ thiếu khả năng hiển thị cần thiết để đặt lịch dọn dẹp phù hợp – mối quan tâm hàng đầu của nhân viên khi trở lại làm việc tại văn phòng.
Trung tâm Điều khiển Webex cung cấp khả năng hiển thị quan trọng này. Giờ đây, trung tâm sẽ cung cấp thông tin chi tiết cả về việc sử dụng phòng và các chỉ số về không gian như các phòng đã được đặt nhưng không được sử dụng, công suất trung bình của các phòng và mức độ tiếng ồn xung quanh. Những dữ liệu này cung cấp thông tin hữu ích cho những người quản lý có thể tối ưu hóa việc sử dụng văn phòng.
Bên cạnh đó, hướng tới mục tiêu tăng cường bảo vệ nhân viên giải pháp này tích hợp thêm nhiều tính năng hỗ trợ như Biển báo kỹ thuật số và liên lạc nhóm với ứng dụng Appspace; Cộng tác thông tin với Vyopta (Thu thập những thông tin sâu sắc hơn, hữu ích hơn về con người, không gian và công nghệ cho việc cộng tác cả trong văn phòng và từ xa); Tìm đường với MazeMap (Nếu phòng họp đã đạt đến sức chứa tối đa thì MazeMap có thể giúp xác định thêm một phòng còn trống gần đó và hướng dẫn người dùng tới vị trí phòng đó).
Ông Jeetu Patel - Phó chủ tịch cấp cao kiêm Tổng Giám đốc, Nhóm An ninh & Ứng dụng, Cisco – khẳng định: "Không gian làm việc tương lai sẽ theo xu hướng lai: mọi người sẽ làm việc tại nhà và văn phòng công ty ở các mức độ khác nhau tùy thuộc vào tính chất công việc. Những cải tiến mới công bố là một bước tiến lớn trong việc cung cấp khả năng kết nối xuyên suốt cho phép làm việc từ xa an toàn mà vẫn đảm bảo các trải nghiệm làm việc thông minh theo xu hướng tương lai phục vụ cho việc quay trở lại văn phòng một cách an toàn".
