Cách chuyển đổi văn bản thành giá trị ngày tháng trong Microsoft Excel

Trương Ngọc Huyền| 24/05/2019 15:39
Theo dõi ICTVietnam trên

Việc phân tích dữ liệu kinh doanh thường đòi hỏi người dùng phải làm việc với các giá trị ngày tháng (date value) trong Excel để trả lời các câu hỏi như: “Cửa hàng đã kiếm được bao nhiêu tiền ngày hôm nay?” hay “So sánh doanh số với ngày này trong tuần trước?”. Và điều đó có thể khó khăn khi Excel không nhận ra các giá trị là ngày tháng.

excel logo

Thật không may, điều này diễn ra khá phổ biến, đặc biệt là khi nhiều người dùng nhập các thông tin này, sao chép và dán từ các hệ thống khác hay nhập từ cơ sở dữ liệu.

Trong bài viết này, các chuyên gia sẽ mô tả bốn kịch bản khác nhau và các giải pháp để chuyển đổi văn bản thành giá trị ngày.

Ngày tháng có ký tự dừng

Có lẽ một trong những lỗi phổ biến nhất mà nhiều người dùng mắc phải khi nhập giá trị ngày tháng vào Excel là nhập ký tự dừng (dấm chấm) để phân tách ngày, tháng và năm.

Excel sẽ không nhận ra đây là giá trị ngày tháng và sẽ tiếp tục và lưu trữ dữ liệu này dưới dạng văn bản. Tuy nhiên, người dùng có thể giải quyết vấn đề này bằng công cụ Tìm và Thay thế (Find and Replace). Bằng cách thay thế ký tự dừng bằng dấu gạch chéo (/), Excel sẽ tự động xác định các giá trị theo định dạng ngày tháng.

Chọn các cột mà bạn muốn thực hiện tìm và thay thế.

Dates with a full stop separator

Bấm Trang chủ (Home) > Tìm & Chọn (Find & Select) > Thay thế (Replace) hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl H.

Find and select values in a column

Trong cửa sổ Tìm và Thay thế, nhập ký tự dừng (.) trong trường Tìm (Find what) và nhập ký tự dấu gạch chéo (/) trong trường Thay thế bằng (Replace with). Sau đó, nhấp vào Thay thế tất cả (Replace All).

filling out the find and replace values

Tất cả các ký tự dừng đã được chuyển đổi thành dấu gạch chéo, và Excel sẽ nhận ra định dạng mới là một giá trị ngày tháng.

Dates with full stops converted to real dates

Nếu dữ liệu bảng tính của bạn thường xuyên thay đổi và bạn muốn có một giải pháp tự động cho kịch bản này, bạn có thể sử dụng hàm SUBSTITUTE.

=VALUE(SUBSTITUTE(A2,".","/"))

Hàm SUBSTITUTE là một hàm văn bản, do đó không thể tự chuyển đổi nó thành định dạng ngày. Hàm VALUE sẽ chuyển đổi giá trị văn bản thành giá trị số.

Các kết quả được hiển thị dưới đây. Giá trị cần được định dạng thành một ngày tháng.

SUBSTITUTE formula to convert text to dates

Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng danh sách “Định dạng Số” (Number Format) trên Home tab.

Formatting number as a date

Ví dụ về ký tự dừng trong bài là một trường hợp rất điển hình và phổ biến. Nhưng bạn có thể sử dụng cùng một kỹ thuật để thay thế bất kỳ ký tự phân cách nào.

Chuyển đổi định dạng yyyymmdd (năm, tháng, ngày)

Nếu bạn nhận được ngày ở định dạng hiển thị bên dưới, nó sẽ yêu cầu một cách tiếp cận khác.

Dates in the yyyymmdd format

Định dạng này được coi là chuẩn trong công nghệ vì nó loại bỏ bất kỳ sự mơ hồ nào về cách các quốc gia khác nhau lưu trữ giá trị ngày của họ. Tuy nhiên, Excel ban đầu sẽ không hiểu được nó.

Đối với giải pháp thủ công nhanh, bạn có thể sử dụng Chuyển Văn bản thành Cột (Text to Columns).

Chọn phạm vi giá trị bạn cần chuyển đổi, sau đó bấm Dữ liệu (Data) > Văn bản thành Cột (Text to Columns).

Text to Columns button from the Data tab

Khi Trình hướng dẫn Text to Columns xuất hiện. Nhấp vào Tiếp theo ở hai bước đầu tiên để bạn đi đến bước ba như trong hình bên dưới. Chọn Ngày (Date) và sau đó chọn định dạng ngày tháng được sử dụng trong các ô từ danh sách. Trong ví dụ này, các chuyên gia đang xử lý một định dạng YMD (Năm, tháng, ngày).

Text to Columns to convert 8 digit numbers to dates

Nếu bạn muốn một giải pháp sử dụng công thức, thì bạn có thể sử dụng hàm Date để tạo ngày.

Hàm này sẽ được sử dụng cùng với các chức năng văn bản Trái, Giữa và Phải để trích xuất ba phần của một ngày tháng (ngày, tháng, năm) từ nội dung của ô.

Biểu dưới đây cho thấy công thức này sử dụng từ dữ liệu mẫu của bài viết.

=DATE(LEFT(A2,4),MID(A2,5,2),RIGHT(A2,2))

Using the DATE formula with 8 digit numbers

Sử dụng một trong hai kỹ thuật này, bạn có thể chuyển đổi bất kỳ giá trị số tám chữ số nào. Ví dụ: bạn có thể nhận được ngày ở định dạng ddmmyyyy (ngày, tháng, năm) hoặc định dạng mmddyyyy (tháng, ngày, năm).

Hàm DATEVALUE và VALUE

Đôi khi vấn đề không phải do một ký tự phân cách mà dữ liệu có cấu trúc ngày lạ chỉ vì nó được lưu dưới dạng văn bản.

Dưới đây là danh sách các ngày tháng trong một loạt các cấu trúc, và người dùng đều có thể nhận ra chúng thể hiện giá trị ngày tháng. Thật không may, chúng đã được lưu trữ dưới dạng văn bản và cần chuyển đổi.

Dates stored as text

Đối với các kịch bản này, thật dễ dàng để chuyển đổi bằng nhiều kỹ thuật khác nhau.

Đối với bài viết này, chuyên gia muốn đề cập đến hai chức năng để xử lý các tình huống này. Các hàm đó chính là DATEVALUE và VALUE.

Hàm DATEVALUE sẽ chuyển đổi văn bản thành giá trị ngày tháng, trong khi hàm VALUE sẽ chuyển đổi văn bản thành giá trị số nói chung. Sự khác biệt giữa chúng là không đáng kể.

Trong hình trên, một trong các giá trị cũng chứa thông tin về thời gian. Và đó sẽ là một minh chứng cho sự khác biệt nhỏ giữa hai hàm.

Công thức DATEVALUE dưới đây sẽ chuyển đổi từng giá trị thành giá trị ngày.

=DATEVALUE(A2)

DATEVALUE function to convert to date values

Lưu ý cách thời gian được xóa khỏi kết quả trong hàng 4. Công thức này hoàn toàn trả về giá trị ngày. Kết quả sẽ vẫn cần được định dạng là một ngày.

Công thức sau đây sử dụng hàm VALUE.

=VALUE(A2)

VALUE function to convert text to numeric values

Công thức này sẽ tạo ra kết quả tương tự ngoại trừ trong hàng 4, trong đó giá trị thời gian cũng được duy trì.

Các kết quả sau đó có thể được định dạng là ngày và thời gian hoặc là một ngày để ẩn giá trị thời gian (nhưng không xóa).

Nổi bật Tạp chí Thông tin & Truyền thông
Đừng bỏ lỡ
  • Xây dựng hạ tầng cho mạng 5G tương lai của Việt Nam
    Đông Nam Á là một trong những khu vực có tốc độ phát triển nhanh nhất trên thế giới. Dự kiến tới năm 2030, ASEAN (gồm 10 quốc gia Đông Nam Á) sẽ trở thành nền kinh tế lớn thứ tư toàn cầu. Phần lớn động lực thúc đẩy sự phát triển này đến từ sự vận động và tăng trưởng không ngừng của nền kinh tế số trong khu vực, với giá trị ước tính lên đến gần 1 nghìn tỉ đô-la vào năm 2030.
  • 5G và những thay đổi toàn diện trong xây dựng thành phố thông minh
    Với tốc độ cực cao, độ trễ cực thấp, băng thông rộng và kết nối mật độ cực lớn, 5G là hạ tầng cốt lõi hỗ trợ toàn diện cho sự đổi mới và phát triển của thành phố thông minh trên tất cả các lĩnh vực, tác động tích cực vào công tác xây dựng và quản lý thành phố, tạo ra một môi trường sống tiện nghi, bền vững và an toàn hơn bao giờ hết.
  • Vượt qua hơn 1.000 doanh nghiệp, Bưu điện Việt Nam đạt giải Thương hiệu Quốc gia 2024
    Đây là lần thứ 2 liên tiếp Bưu điện Việt Nam vinh dự nhận giải thưởng danh giá này bởi những thành tựu lớn trong lĩnh vực logistics, bưu chính chuyển phát tại Việt Nam và Quốc tế.
  • Sắp diễn ra Lễ hội văn hoá ẩm thực Hà Nội năm 2024
    UBND TP. Hà Nội vừa ban hành Kế hoạch số 313/KH-UBND về việc tổ chức Lễ hội văn hóa ẩm thực Hà Nội năm 2024 (The HaNoi Culinary Culture Festival 2024) với chủ đề "Hà Nội kết nối năm châu".
  • Cuộc đua trung tâm dữ liệu AI tại Đông Nam Á
    Trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành một động lực chính thúc đẩy đổi mới công nghệ toàn cầu và Đông Nam Á đang ngày càng khẳng định vai trò của mình trong cuộc đua phát triển AI. Hàng loạt các hãng công nghệ và đám mây lớn đã thông báo kế hoạch xây dựng, vận hành trung tâm dữ liệu mới tại Đông Nam Á.
  • Mở rộng trông xe không dùng tiền mặt mang lại lợi ích "kép"
    Việc áp dụng hình thức thanh toán qua ứng dụng thu phí không dừng VETC và mã QR vào hoạt động thanh toán phí gửi xe không dùng tiền mặt không những góp phần từng bước hình thành hệ thống giao thông thông minh mà còn tăng cường công tác quản lý nhà nước, minh bạch trong công tác thu phí dịch vụ trông giữ xe.
  • 10 xu hướng định hình tương lai của quản lý giao dịch số
    Quản lý giao dịch số đang phát triển mạnh mẽ, được thúc đẩy bởi những tiến bộ công nghệ và nhu cầu ngày càng tăng về xử lý tài liệu an toàn, hiệu quả. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp giảm bớt thủ tục hành chính và tối ưu hóa quy trình xử lý tài liệu số.
  • Zalo giữ vững ngôi đầu nền tảng nhắn tin được yêu thích nhất
    Ngày 5/11, theo báo cáo “The Connected Consumer Q.III/2024” mới nhất do Decision Lab công bố, Zalo tiếp tục dẫn đầu các nền tảng nhắn tin tại Việt Nam về tỷ lệ sử dụng (renetration rate) và mức độ yêu thích (preference rate).
  • Triển vọng thị trường chữ ký số toàn cầu
    Thị trường chữ ký số toàn cầu đang có ​​sự tăng trưởng chưa từng có khi các doanh nghiệp và cá nhân ngày càng áp dụng các giải pháp số để xác thực tài liệu và giao dịch an toàn.
  • ĐMST mở xã hội mang lại cho 90% doanh nghiệp cơ hội tạo giá trị kinh doanh bền vững
    Theo bà Nguyễn Phương Linh, Viện trưởng Viện MSD, hơn 90% các doanh nghiệp cho rằng đổi mới sáng tạo (ĐMST) mở xã hội mang lại cho doanh nghiệp cơ hội tạo ra giá trị kinh doanh bền vững, tác động tích cực đến xã hội và môi trường.
Cách chuyển đổi văn bản thành giá trị ngày tháng trong Microsoft Excel
POWERED BY ONECMS - A PRODUCT OF NEKO