Doanh nghiệp cần “liệu cơm gắp mắm” khi CĐS

Rào cản CĐS phụ thuộc quy mô của từng DN

Nói về khó khăn đặc thù của các quy mô DN, ông Trương Gia Bảo - Chủ tịch Liên minh CĐS DTS cho biết đối với DN lớn thì thường gặp rào cản về văn hóa, điển hình hiện nay là văn hóa dữ liệu và liên quan đến quy trình bởi liên quan tới lợi ích nhóm. “Đau đầu” nhất với DN lớn là kinh doanh đa ngành và giờ cần một “kiến trúc sư trưởng” để hợp nhất các ngành kinh doanh lại làm sao cho hội đồng quản trị kiểm soát được.

Với DN vừa, quy mô từ 100 đến vài trăm nhân sự thường gặp rào cản là không biết bắt đầu từ đâu. Bởi vì trong DN vừa thì mức độ CĐS không đồng đều, phụ thuộc vào khả năng công nghệ của người đứng đầu từng phòng ban. Người nào giỏi thì ứng dụng nhiều, người nào không giỏi thì không sử dụng công nghệ. Lúc này, chiến lược chiến thuật tiếp cận CĐS gặp vấn đề.

Với DN siêu nhỏ thì lại gặp rào cản về nguồn lực, đó là khả năng ứng dụng công nghệ để CĐS.

Từ góc độ đơn vị cung cấp giải pháp CĐS giúp DN vừa và nhỏ (SME) kinh doanh tốt hơn, ông Phan Thanh Tùng - Giám đốc điều hành Simplamo cho biết khó khăn đầu tiên trong CĐS của các DN có quy mô trên dưới 30 người là số hóa thông tin một cách có hệ thống và tổ chức.

Khó khăn thứ hai là thuyết phục các nhân sự trong tổ chức ứng dụng công nghệ đó. Có nhiều DN đã có doanh thu lớn, họ băn khoăn khi CĐS liệu có thay đổi cơ cấu tổ chức hay không, có thực sự tăng trưởng hay là gây ra sự rối loạn về đội ngũ. Vì vậy, cần giúp các đơn vị này phân loại hệ thống thông tin theo 4 nhóm năng lực: năng lực tầm nhìn; năng lực lãnh đạo; năng lực tổ chức; sự hợp tác. “Muốn đạt được CĐS, DN phải số hóa với tư duy đội ngũ hợp tác một cách có khung và có khoa học”, ông Phan Thanh Tùng khẳng định.

Ông Hoàng Trung Dũng, Chủ tịch Kingsman, Chủ tịch Rosa Bonita lại cho rằng các đơn vị phải “liệu cơm gắp mắm” thay vì coi CĐS như một sự sang trọng, như một cái mốt phải làm. Nếu DN không có nhiều giao dịch, ứng dụng số không quá rõ nét thì không nhất thiết phải CĐS.

Chia sẻ về khó khăn lớn nhất của DN trong quá trình CĐS, ông Nguyễn Đình Hải - Chủ tịch HĐQT Anh ngữ Á Châu cho biết phân khúc thị trường của Á Châu tập trung vào vùng ven, đa số phụ huynh ứng dụng công nghệ chưa cao. Họ quen với cách liên hệ trực tiếp cũng như qua sổ liên lạc. Khi chuyển đổi qua ứng dụng để đưa thông tin đến phụ huynh thì họ chưa đáp ứng được. Anh ngữ Á Châu đã đưa ra các chương trình hội thảo, đưa ra các phần thưởng, ưu đãi học phí… Khi phụ huynh tải về ứng dụng Á Châu English, trên ứng dụng sẽ có các chương trình ưu đãi đặc biệt cho phụ huynh; ngoài ra luôn luôn có nhân sự hỗ trợ để đưa cho phụ huynh dịch vụ tốt nhất.

Đa số nhân sự của Anh ngữ Á Châu là người trẻ, năng động, có chuyên môn, năng lực cao. Vấn đề gặp phải là đa số các bạn nhân viên đã quen cách làm việc truyền thống nên khi chuyển qua cái mới gặp rất nhiều e ngại. Để giải quyết vấn đề này, ông Hải đã chia sẻ thẳng thắn với nhân viên của mình rằng, Á Châu đã là một DN lớn với hệ thống 20 chi nhánh, hơn 500 nhân sự, 2.000 học sinh. “Nếu chúng ta không CĐS thì khi phát triển nữa chỉ có “chết”. Đồng thời, Anh ngữ Á Châu cũng đưa các chương trình khuyến khích như chi nhánh nào làm nhanh thì có phần thưởng. Để rồi, hiện nay, chúng tôi đã hoàn thiện CĐS cho DN mình”, ông Hải nói.

Ông Nguyễn Đình Hải cũng thừa nhận khi CĐS chi phí tăng lên nhưng giảm tải được công việc, hiệu suất công việc cao hơn, tối ưu hóa chi phí vận hành, tốt hơn cho DN phát triển trong tương lai.

DN cần “khám tổng quát” để CĐS hiệu quả hơn

Với một DN đã tiến hành CĐS, ông Trương Gia Bảo cho rằng DN cần “khám tổng quát” để xác định mình đang ở cấp độ mấy. Hiện tại, mức độ CĐS của các phòng ban phụ thuộc vào mức độ công nghệ của người đứng đầu phòng ban đó. Sau khi “khám” sẽ biết được cấp độ CĐS của các phòng ban đang ra sao. Từ đó có kế hoạch nâng cấp độ CĐS của phòng ban đó lên cấp độ nào đó cho phù hợp như cần dùng thêm các ứng dụng gì và bao nhiêu nhân sự có khả năng ứng dụng công nghệ. “Tốt nhất, cần xác định được cấp độ CĐS của từng phòng ban. Sau đó mới lập kế hoạch đầu tư để nâng cấp”, ông Bảo chia sẻ về chiến lược CĐS.

Cũng theo ông Bảo, do chi phí CĐS của mỗi DN là khác nhau tùy vào ngân sách và chiến lược của DN muốn đi nhanh hay “vừa đi vừa học”. Nếu “túi tiền” vừa phải nên tiến hành “CĐS du kích”, tức là sử dụng linh hoạt theo phần mềm, nền tảng có tính năng gì thì mình sử dụng tính năng đó hoặc sử dụng thêm các ứng dụng phụ trợ khác.

Một trong những khó khăn mà hầu hết DN gặp phải là nguồn lực - mức độ ứng dụng công nghệ của nhân viên. Về vấn đề này, ông Hoàng Trung Dũng đã chia sẻ 3 cách thay đổi nhận thức của nhân sự trong CĐS. Thứ nhất là thay đổi nhận thức qua nhiều chương trình đào tạo, huấn luyện với những phong cách. Cách này yêu cầu sự kiên trì rất cao. Thứ hai, nếu nhân sự chứng kiến nguy cơ bị mất việc, mất vị trí, họ buộc phải thay đổi.  Thứ 3, nếu những người xung quanh của họ thay đổi thì dần dần họ sẽ thay đổi, do đó, vai trò làm gương của người lãnh đạo rất quan trọng.

Ông Dũng cũng nhấn mạnh, DN muốn nhân viên thay đổi nhận thức phải ý thức từ những việc rất nhỏ như gọi tên và khẳng định sự quan trọng của nhân viên trong doanh nghiệp.

Ông Nghiệp Lê - Giám đốc Payoneer bổ sung, DN nên chuyển đổi một phần trước và phải đo lường kết quả, sau đó mới mở rộng ra các phòng ban khác. Thị trường có nhiều đối thủ cạnh tranh với nhau nên họ thường có những gói miễn phí. Ông Nghiệp Lê gợi ý DN dùng gói miễn phí trước, đừng vội dùng gói lớn nhiều khi dẫn đến thiếu nguồn lực.

Còn ông Phan Thanh Tùng cho rằng trước khi CĐS, DN nên sử dụng sức mạnh của nhóm marketing và sale để phân khúc khách hàng trong một năm và liệt kê những điều chưa chạm tới khách hàng cũng như những điều chưa khai thác. Thứ hai là sắp xếp độ phức tạp trong việc thu thập dữ liệu. Thứ ba, cân nhắc lợi ích tài chính thu được là gì. Đặc biệt, cần xác định mục tiêu CĐS trước, chọn đối tác CĐS sau. “Xác định đề bài là mục tiêu quan trọng nhất chứ không phải chọn công nghệ CĐS nào”, ông Thanh Tùng chia sẻ./.