Hợp đồng điện tử - "Đơn thuốc số" giúp doanh nghiệp tăng trưởng

Đồng thời, cũng để giúp các DN tạo, tăng thêm các cơ hội chuỗi giá trị tăng trưởng, phát triển, giờ đây việc sử dụng hợp đồng điện tử (HĐĐT) đang được coi là giải pháp hữu hiệu, then chốt, "đi tắt đón đầu" không thể thiếu trong hành trình kinh doanh số bền vững.

Để có cái nhìn sâu sắc hơn về vấn đề này, mới đây, tại hội thảo "Bí mật 3 công thức tăng trưởng thời COVID với HĐĐT", do công ty CP CyberLotus tổ chức, các chuyên gia công nghệ, đại diện cơ quan quản lý nhà nước đã có những chia sẻ quan điểm, đề xuất nhằm thúc đẩy, sử dụng mô hình này ngày càng hiệu quả, phổ biến trong môi trường số phát triển mạnh mẽ hiện nay.

HĐĐTluôn cần phải được đảm bảo nguyên tắc bảo mật và xác thực

Theo ông Lê Đức Anh, Giám đốc Trung tâm Tin học và công nghệ số, Cục thương mại điện tử (TMĐT) và Kinh tế số - Bộ Công Thương, việc sử dụng, thực hiện triển khai các hợp đồng điện tử hiện nay đang góp phần giúp các DN thuận lợi trong việc tăng tưởng, phát triển, nhất là trong giai đoạn dại dịch bệnh COVID-19.

Vì đại dịch bệnh đã và đang tạo ra sự thay đổi các phương thức tiếp cận giữa khách hàng và DN, do đó DN cần phải chủ động trong hành trình, xu hướng mới này. Muốn làm tốt điều này, điều kiện không thể thiếu, cần phải liên tục được bổ sung là DN cần tăng cường các trải nghiệm, dịch vụ chăm sóc khác hàng tối ưu, tiện lợi, nhanh nhất.

"HĐĐT chính là công cụ số - "Đơn thuốc số" giúp DN tăng trưởng, thêm đa kênh kinh doanh", ông Lê Đức Anh nhấn mạnh.

Hơn nữa, các DN cần đẩy nhanh, mạnh mẽ việc thay đổi "bản thể" chính mình; thay đổi cách quản trị nội bộ và đẩy mạnh tốc độ xử lý các giao dịch, dịch vụ nhanh chóng, đảm bảo có tính tương tác, hiệu quả trong môi trường số, trực tuyến (online). Nếu việc quản trị nội bộ không đáp ứng, bắt kịp với nhu cầu thị trường, khách hàng thì DN sẽ mất các cơ hội chốt, hợp tác, ký kết hợp đồng kinh doanh mới.

"Để làm được điều này, các DN cần chuyển đổi số mạnh mẽ, toàn diện; phải xây dựng được chiến lược, kế hoạch, mục tiêu rõ ràng để thực hiện và HĐĐT đang mở ra cơ hội, đóng vai trò quan trọng cho mục tiêu này", ông Minh nhận định.

Ông Lê Đức Anh còn nhận định thêm, HĐĐT sẽ đáp ứng nhu cầu lớn của thị trường và tín hiệu mừng là các DN đã có sự chủ động đầu tư các trang thiết bị, máy móc công nghệ mới cho xu hướng này. Quan trọng hơn các cơ quan quản lý nhà nước đã xây dựng, ban hành các văn bản, hệ thống hành lang pháp lý bảo vệ để loại hình dịch vụ này vận hành thuận lợi - điển hình Nghị định 85/2021/NĐ-CP ngày 29/9/2021 sửa đổi bổ sung Nghị định 52/2013/NĐ-CP về TMĐT đã ra đời.

Nói về giá trị pháp lý, ông Minh cho biết, thực tế HĐĐT được hình thành từ rất lâu (năm 2005), khi đó chúng ta đã có các điều khoản quy định trong Luật Giao dịch điện tử (GDĐT) và đã đảm bảo các chứng từ giao dịch điện tử (có ký số) luôn được đảm bảo, bảo vệ có giá trị pháp lý, hợp pháp.

Tuy nhiên, sau 16 năm, đến nay số lượng các HĐĐT được lựa chọn thực hiện còn thấp, chưa phải là kết quả kỳ vọng như chúng ta mong đợi. Do đó, để thúc đẩy, phát triển, dần trở thành phổ biến: Cần đảm bảo nguyên tắc tuân thủ bảo mật và quy trình xác thực HĐĐT; cấp phép cho các tổ chức chứng thực HĐĐT (CeCA-Certified eContract Authority) và trục phát triển HĐĐT quốc gia; tăng cường hành lang pháp lý về hợp đồng nói chung và hợp đồng điện tử nói riêng.

Đặc biệt, các HĐĐT cần được đảm bảo thực hiện trên nguyên tắc các bên tham gia ký kết đều sử dụng chữ ký số (CKS); hợp đồng được ký kết giữa một bên sử dụng CKS và một bên xác thực eKYC; một bên sử dụng CKS và bảo đảm cho bên còn lại theo quy trình giao kết hợp đồng thỏa thuận.

Cùng với đó, các cơ quan quản lý nhà nước cần ban hành các cơ chế, chế tài quy định, xử lý chặt chẽ việc đảm bảo thêm nguyên tắc đảm bảo đủ tin cậy của HĐĐT trong giao dịch TMĐT như: Tăng quy trình hình thành, lưu trữ, quản lý HĐĐT đảm bảo không lộ, lọt thông tin hợp đồng; HĐĐT có CKS xác thực bởi Bộ Công thương và CeCA; Trục phát triển HĐĐT quốc gia cung cấp API và môi trường hỗ trợ các bên tra cứu tính xác thực của HĐĐT.

"Đảm bảo đủ độ tin cậy của HĐĐT trong giao dịch TMĐT cũng cần tập trung thực hiện nguyên tắc đảm bảo: Hợp đồng thông dụng được ký kết giữa 02 hoặc nhiều DN/ thương nhân; ngân hàng hoặc bên thứ 03 thực hiện các thủ tục xác minh HĐĐT để thực hiện thủ tục tín dụng, đối chiếu…", ông Anh nhấn mạnh thêm.

Cũng theo ông Lê Đức Anh, trong thời gian tới, để thúc đẩy việc sử dụng loại hình HĐĐT rộng rãi hơn trong các DN, Bộ Công Thương sẽ kết hợp cùng các cơ quan chức năng đẩy mạnh việc tuyên truyền, truyền thông các văn bản, hướng dẫn, quy định về Luật GDĐT; Thông tư 19/2021/TT-BTC trong lĩnh vực thuế; Thông tư 78/2021/TT-BTC về HĐĐT; Nghị định 85/2021/NĐ-CP...

Đồng thời, với vai trò là cơ quan quản lý nhà nước, Bộ Công Thương tích cực tăng cường, đẩy mạnh việc liên kết việc chia sẻ dữ liệu với hệ thống Bộ Tư pháp, Ngân hàng Nhà nước, Tổng cục Thuế ... theo đúng các quy định của nhà nước, pháp luật, đồng thời, giải quyết triệt triệt để bài toán giúp các đơn vị thứ 3 có thể tra cứu, kiểm tra dữ liệu thông tin liên quan đến việc xác thực nhanh, an toàn, chính xác.

HĐĐT CYBER SIGN tạo đa lợi ích mọi lúc, mọi nơi

Cũng trên quan điểm chia sẻ về các lợi ích HĐĐT mang lại, ông Phạm Văn Minh, Giám đốc TMĐT, công ty CP NEWCA giới thiệu cụ thể về giải pháp phần mềm HĐĐT CYBER SIGN – sản phẩm phát triển bởi công ty CP CyberLotus.

Theo ông Minh, so với các hợp đồng truyền thống (nhiều giấy tờ cần lưu trữ, dễ đến quá tải, hạn chế thời gian lưu trữ; dễ thất lạc, quản lý; mất thời gian tìm kiểm) thì HĐĐT (tiện lợi quản lý, lưu trữ và tìm kiếm; cho phép người dùng tạo hợp đồng lưu trữ trên hệ thống phần mềm; dễ dàng truy cập, tra cứu các hợp đồng đã ký, chờ ký, trả lại nhờ vào chức năng lọc của hệ thống; thuận lợi trong công tác quản lý của DN).

Cụ thể, CYBER SIGN giúp các DN dễ dàng ký số văn bản và chứng từ theo đúng các quy định hướng dẫn tại Nghị định 85/2021/NĐ-CP ngày 29/9/2021 về TMĐT, đặc biệt, được tối ưu hóa trong môi trường điện toán đám mây (cloud).

Hơn nữa, CYBER SIGN hỗ trợ DN thực hiện sử dụng hợp đồng tối ưu trên phương thức: CKS (USB token), thiết bị chữ ký số (HSM), an toàn, bảo mật CKS (Cyber HSM) cloud; hỗ trợ nhiều chữ ký điện tử, CKS trên một trang; định nghĩa được nhiều mẫu hiển thị chữ ký khác nhau; quản lý tổ chức, vị trí và chức danh, phân quyền tài khoản ký số DN hoặc cá nhân; dễ sử dụng trên đa nền tảng (desktop, laptop, mobile), tạo đa lợi ích mọi lúc, mọi nơi.

"DN được còn được đảm bảo dễ dàng ký kết hợp đồng, thích ứng trong mọi trường hợp, tình huống thực tế; tùy chọn các bên ký theo thứ tự hay ký đồng thời; tùy chọn duyệt và ký theo quy trình nội bộ linh hoạt; tùy chọn đối tác tổ chức hay cá nhân", ông Minh nhấn mạnh.

Chưa dừng lại, ứng dụng CYBER SIGN còn đơn giản thực hiện việc tác nghiệp ký hợp đồng nhanh qua 03 bước gồm: Bên A ký (tạo hợp đồng; duyệt và ký theo quy trình; tự động gửi email) chuyển bên B ký (nhận link hợp đồng; tra cứu hợp đồng; ký số hợp đồng) và cuối cùng là hoàn thành (kiểm tra, xác thực hợp đồng đã ký; chia sẻ, phân phối).

Ngoài ra, CYBER SIGN còn giúp các DN tạo sẵn các mẫu hợp đồng để người dùng có thể lựa chọn và soạn thảo trực tuyến ngay trên phần mềm mà không cần tải tệp (file) lên hệ thống và đồng thời giúp kiểm tra tính hợp lệ của các CKS kèm theo file đã ký để đảm bảo hợp đồng có giá trị pháp lý.

Để phát huy hiệu quả việc sử dụng giải pháp phần mềm HĐĐT CYBER SIGN, ông Minh cho rằng DN cần thực hiện các thao tác, thực hiện từng bước: khảo sát thêm các quy trình, trình ký hợp đồng, nhất là bước cấu hình ban đầu cần xác định cho phù hợp nhu cầu, mục tiêu của DN. 

"NEWCA và CyberLotus luôn sẵn sàng cử các chuyên gia, đội ngũ ký sư chuyên môn cao để đồng hàng, hỗ trợ các DN sử dụng hiệu quả sản phẩm CYBER SIGN hiệu quả nhất", ông Minh khẳng định./.