Tác động của văn hóa doanh nghiệp đến quá trình chuyển đổi số

Văn hóa DN biểu hiện qua trang phục, phong cách, nghi thức và những hành vi tiếp xúc trực tiếp hay gián tiếp của nhân viên trong DN với những người xung quanh. Văn hóa DN tác động đến sự hài lòng, quá trình ra quyết định và sức lan tỏa, ảnh hưởng đến năng suất lao động, giữ chân khách hàng hay tuyển dụng nhân tài cho DN. Bài viết đề cập đến vấn đề văn hóa DN tác động thế nào đến quá trình chuyển đổi số.

Văn hóa DN trong thời đại kỹ thuật số

Ngày nay, trong thời đại kỹ thuật số cho phép khách hàng chia sẻ dữ liệu thông tin của DN, trải nghiệm, đánh giá, so sánh với các DN khác. Bất kỳ tác động tích cực hay tiêu cực nào của doanh nghiệp cũng có thể được người dùng chia sẻ với cộng đồng. Sự chia sẻ đó tác động trực tiếp đến những khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Các DN được xếp hạng trên thị trường buộc họ phải có những thay đổi nhanh chóng để thích nghi với nhu cầu của khách hàng nếu không muốn bị tụt hậu. Mỗi DN có một nét văn hóa riêng, điều này tác động đến thái độ chấp nhận sự chia sẻ, đánh giá và những phản ứng thay đổi. Để tạo ra được những phương thức hoạt động, nêu gương những hành động tích cực mang sức lan tỏa mạnh mẽ và được lặp lại bởi các thành viên khác phụ thuộc rất nhiều vào nhận thức của nhân viên trong DN. Mặc dù là vô hình, nhưng văn hóa DN (VHDN) được biểu hiện qua quá trình ra quyết định, hành động nào được chấp nhận, tuyên dương, hành động nào sẽ bị phủ nhận ảnh hưởng lớn đến sự thành bại của DN.

Một thực tế rằng, công nghệ liên tục phát triển, các DN phải làm chủ được công nghệ. Đó là, sử dụng dữ liệu để phân tích hành vi và khám phá nhu cầu của khách hàng; sử dụng các phương tiện truyền thông, các trang mạng xã hội hay các phần mềm tự xây dựng để tương tác với khách hàng. Qua đó, DN đẩy mạnh công tác tiếp thị, phản ứng nhanh với các yêu cầu của khách hàng để thích ứng với sự thay đổi, giúp DN có được vị thế cạnh tranh trên thị trường. VHDN trở thành yếu tố tác động tích cực nếu tạo được sự đồng thuận và sức lan tỏa nhưng sẽ là yếu tố cản trở nếu chưa làm thay đổi nhận thức của nhân viên. Vì vậy, để thực hiện chuyển đổi số thành công, nhà lãnh đạo trước khi chuyển đổi số DN phải tác động đến chính sách, kêu gọi sự đồng thuận của nhân viên và định hướng văn hóa cho DN.

Quá trình chuyển đổi số dưới tác động của yếu tố văn hóa

Quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp sẽ rút ngắn những quy trình trước đó không còn phù hợp. Khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên, hay giữa DN với khách hàng cũng được rút ngắn hơn. Nhịp độ DN sẽ được đẩy nhanh hơn, tư duy trì trệ không còn phù hợp bởi tất cả sẽ lộ diện nhanh chóng trong môi trường công nghệ phát triển. Vì vậy, những quy trình mới sẽ được hiện hữu và những quyết định định hướng sẽ được đưa ra. Một quy trình hợp lý để mọi người có thể thay đổi và thực hiện một cách nhanh chóng là yêu cầu cần thiết cho sự thích ứng của DN. Bên cạnh đó, DN cũng cần một mục tiêu rõ ràng và các phương thức hành động minh bạch, thông tin phải được chia sẻ kịp thời và đảm bảo bí mật trong nội bộ.

Chuyển đổi số sẽ mang đến những ứng dụng công nghệ mới cho DN. Thành công trong việc áp dụng các phần mềm phụ thuộc vào thái độ và suy nghĩ tích cực của nhân viên, sự sẵn sàng sửa đổi cách làm việc và tinh thần học tập của họ. DN cũng cần phải có cơ chế phù hợp để thúc đẩy sự thay đổi và tiến về phía trước, từng bước nâng cấp, cải tiến các ứng dụng mới. Nếu không đào tạo được nhân viên tiếp cận phần mềm, thành thạo các công cụ kỹ thuật đồng nghĩa với việc chuyển đổi số mà không có sự chuyển đổi nào được diễn ra. Để giúp nhân viên tiếp cận, các phần mềm ứng dụng phải được thiết kế dựa trên nền tảng VHDN như thương hiệu, màu sắc, phong cách và quy trình truyền thống… các yếu tố văn hóa này tạo ra mối liên kết chặt chẽ cho các ứng dụng mới ra đời và mỗi nhân viên sẽ dễ dàng tiếp cận để sử dụng, tạo nên sức hút cho quá trình cải tiến.

Chuyển đổi số để tạo ra những cơ hội kinh doanh mới cho DN. Các DN mạnh dạn đưa ra những sáng kiến mới, phát huy tính sáng tạo của nhân viên và không ngại sự thất bại. Khi một ý tưởng không thành công, DN sẽ nhanh chóng chuyển sang ý tưởng mới, thúc đẩy sản phẩm dịch vụ mới. Sự thay đổi này được đánh giá nhanh chóng bởi thông qua các phương tiện máy tính, điện thoại thông minh… sản phẩm sẽ đến thẳng khách hàng mà không phải qua bất kỳ một công đoạn trung gian nào. Sự tham gia tương tác của khách hàng, đánh giá sau mỗi trải nghiệm là những thông tin cần thiết và đáng trân trọng để cải thiện tình hình. Các doanh nghiệp có thể tạo ra các sản phẩm giống nhau dựa trên công nghệ nhưng văn hóa của mỗi DN thì khác nhau. Dù ở đâu, là ai trong DN cũng đều mang đến cho khách hàng những giá trị văn hóa không đổi cho mỗi sản phẩm, dịch vụ cung cấp. Như vậy, mỗi ý tưởng mới được chấp nhận sẽ tạo được sự hài lòng của khách hàng, sự hài lòng của nhân viên, tạo ra lợi nhuận cho DN. VHDN chính là lợi thế cạnh tranh của DN.

Vai trò của người lãnh đạo DN

Người lãnh đạo doanh nghiệp là người tiên phong trong VHDN. Các nhân viên trong DN sẽ nhìn nhận nhà lãnh đạo như một hình mẫu về văn hóa để học tập và làm theo. Người lãnh đạo phải xây dựng được một hình ảnh kiên cường, một chuẩn mực về phong cách, một sự nhạy bén trong việc ra quyết định và đồng cảm lớn đối với nhân viên. Người lãnh đạo DN không chỉ là người vạch ra chiến lược hành động của DN mà còn phải cung cấp cho nhân viên phương tiện và cách thức để điều chỉnh công việc của họ một cách phù hợp.

Trong thời đại chuyển đổi số, quá trình hành động của DN diễn ra với tốc độ nhanh chóng trên các thiết bị hỗ trợ, người lãnh đạo phải cho phép nhân viên có sự chủ động khám phá và hành động đổi mới, chủ động lịch trình và thời gian của mình. Người lãnh đạo đứng vai trò quan sát và điều chỉnh dựa trên chiến lược của DN, giúp nhân viên hiểu nhiều hơn về mục tiêu của DN và sự phối hợp của các bộ phận khác nhau để đạt được kết quả cuối cùng. Tập hợp lực lượng và khuyến khích nhân viên hành động sẽ tạo được sự thay đổi nhanh cho DN trước những biến động của thị trường và các chia sẻ cộng đồng của khách hàng. Môi trường văn hóa sẽ giảm thiểu các rào cản phát triển của DN. Văn hóa trở thành một hiệu suất đánh giá vai trò của người lãnh đạo trong việc linh hoạt các phương án để gia tăng lợi thế của DN.

Nguồn nhân lực chuyển đổi số

Như đã phân tích ở trên, để chuyển đổi số DN thành công cần làm tốt công tác nhân sự. Chuyển đổi số với các ứng dụng công nghệ mới tạo ra môi trường làm việc mới, một nền văn hóa mới với lực lượng nhân viên tin tưởng vào DN, giàu lòng đam mê và sẵn sàng hợp tác. Những nhân viên có trách nhiệm với công việc, với sứ mệnh của DN sẽ là nguồn sống cho DN. Họ chính là những người nuôi dưỡng VHDN. Họ là biểu tượng của sự khao khát, ước muốn vươn lên của DN. Lực lượng nhân viên giỏi sẽ tận dụng được công nghệ để giúp DN chuyển đổi số bằng nhiều cách khác nhau. Những nhân viên này liên kết lại với nhau trở thành một điều tuyệt vời. Nhưng, trong môi trường năng động và sáng tạo, nhân viên giỏi luôn tìm kiếm cơ hội thăng tiến nghề nghiệp, sống và làm việc tại các thành phố khác nhau hoặc các nước khác nhau. Việc giữ được nhân viên giỏi cho DN không phải điều dễ dàng. DN không chỉ trao cho họ những lợi ích mà còn là VHDN, là môi trường làm việc đáng tự hào để họ cống hiến nhiều năm sau đó. Trong môi trường công nghệ, quản lý và chăm sóc nhân viên cũng phải bằng công nghệ. Khuyến khích nhân viên đưa ra những lựa chọn để cải tiến công việc và làm cho cuộc sống của họ tốt hơn. Sử dụng công nghệ trong đào tạo và đào tạo lại nhân viên thường xuyên bằng nhiều hình thức trực tuyến, tạo sự hấp dẫn và thu hút thay vì những chương trình nhàm chán, gò bó trước đó.

Tuy nhiên, không phải lúc nào hoạt động của doanh nghiệp cũng diễn ra thuận lợi. Việc không thích ứng được với những yêu cầu của thị trường dẫn đến sự phá sản DN hay quá trình mua đi bán lại… dẫn đến sự chuyển giao nhân viên hoặc những nhân viên hết hạn hợp đồng phải chuyển sang DN khác hay do bản thân nhân viên cảm thấy họ chưa tìm được một doanh nghiệp có thể gắn bó lâu dài…. Họ mang theo những giá trị văn hóa của DN cũ đến làm xáo trộn một phần giá trị truyền thống của DN hiện tại. Vì vậy, nếu các chuẩn mực hành vi, các giá trị văn hóa không đủ mạnh sẽ làm cho DN rơi vào trạng thái lệch lạc, mất phương hướng. Sự tồn tại VHDN trong thời kỳ chuyển đổi số phụ thuộc rất nhiều vào nhận thức của nhân viên.

Định hướng VHDN để chuyển đổi số

VHDN ảnh hưởng lớn đến quá trình chuyển đổi số bởi nó chính là tinh thần, cách suy nghĩ, hành động, giá trị, đạo đức, mục đích của DN. VHDN chính là môi trường cho chuyển đổi số. Nhưng làm thế nào để VHDN không tạo ra rào cản cho quá trình chuyển đổi thì cần phải có định hướng rõ ràng. Thách thức lớn trong chuyển đổi số DN là thay đổi thói quen, kinh nghiệm, cải tổ niềm tin của nhân viên. Chuyển đổi DN tạo ra áp lực cho VHDN về sự chọn lọc, xây dựng các quy chuẩn bắt buộc, về độ bảo mật thông tin và độ an toàn khi sử dụng công nghệ. Vì vậy, các quy tắc ứng xử trong vận hành VHDN phải có sự đo lường, đánh giá được chứ không chỉ là định tính. Kết quả đánh giá phải được ghi lại làm minh chứng để mọi người tuân thủ các nguyên tắc đã đưa ra. Các mục tiêu, phương châm hành động cần cụ thể hóa thay vì những khẩu hiệu tuyên truyền. Xét về một khía cạnh, chuyển đổi số DN cũng cần xem xét "chuyển đổi số VHDN". Bởi vì, VHDN cần một vị trí tồn tại và phát triển trong quá trình chuyển đổi số. Nhưng làm thế nào để không làm mất đi sự độc đáo, riêng biệt, giữ vững bản chất được vun đắp, xây dựng trong suốt thời gian hình thành và phát triển DN là vấn đề cần có một định hướng đúng đắn của các nhà quản lý, những người dẫn dắt DN đi đến thành công.

Tóm lại

Quá trình chuyển đổi số của DN có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào VHDN, trọng tâm là vấn đề nhân sự. Một DN được lựa chọn để thu hút nhân tài phải là doanh nghiệp hành xử trên nền giáo dục cơ bản, có đạo đức, hành vi ứng xử văn hóa và tạo được mối liên kết chặt chẽ trong nội bộ giữa các nhân viên. Với những DN đã có vị thế trên thị trường, trang phục là hình ảnh đầu tiên được lựa chọn, là niềm tự hào của nhân viên và khách hàng. Đi liền với màu sắc, hình ảnh thương hiệu đó là hệ giá trị về văn hóa bao gồm các quy tắc hành vi và các chuẩn mực thông qua cách nhân viên thể hiện ứng xử với nhau và với khách hàng. Đó là bản sắc riêng của DN được xã hội thừa nhận. Quá trình chuyển đổi DN không làm mất đi bản sắc văn hóa là chìa khóa thành công giúp DN phát triển bền vững. Đối với những DN mới ra nhập thị trường, phải thực hiện hai nhiệm vụ song song: Vừa xây dựng VHDN vừa cải tiến sản phẩm, dịch vụ để thích ứng với nhu cầu của khách hàng. Những DN này sẽ có những khó khăn trong quá trình duy trì và phát triển nhưng phải đưa VHDN lên hàng đầu nếu không muốn bị xã hội phủ nhận.

Tài liệu tham khảo

1. Sổ tay văn hóa doanh nghiệp VNPT

2. Sổ tay văn hóa doanh nghiệp VNpost

3. https://www.corporateculturepros.com

4. https://fowmedia.com

5. https://elearningindustry.com

6. https://www.northridgegroup.com

(Bài đăng tạp chí Thông tin và Truyền thông số 11+12 tháng 9/2020)