Theo đó, về xây dựng, ban hành và cập nhật mã định danh điện tử của các bộ, ngành, địa phương, văn bản nêu rõcác cơ quan, tổ chức cấp 1 xây dựng và cấp mã định danh điện tử cho các cơ quan, đơn vị từ cấp 2 trở đi theo cấu trúc mã định danh điện tử quy định tại Điều 4 Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg.
Cụ thể, độ dài tối đa của chuỗi ký tự biểu diễn mã định danh điện tử (bao gồm cả Mã cấp 1) là 35 ký tự. Các ký tự gồm: dấu chấm (.), các chữ số từ 0 đến 9 và các chữ cái từ A đến Z (dạng viết hoa trong bảng chữ cái tiếng Anh). Các nhóm ký tự xác định cơ quan, tổ chức các cấp được phát triển từ trái qua phải và được phân tách với nhau bằng dấu chấm. Mỗi nhóm ký tự sau Mã cấp 1 có thể quy định độ dài cố định hoặc không theo đặc thù cơ quan. Số lượng nhóm ký tự tùy thuộc vào đặc thù phân cấp của cơ quan. Ngoài ra, mã định danh điện tử của cơ quan, đơn vị các cấp cần có các thông tin cơ bản kèm theo để xác định được danh tính cơ quan, đơn vị, bao gồm: Tên cơ quan, đơn vị; Địa chỉ cơ quan, đơn vị; Địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, địa chỉ trang/cổng thông tin điện tử (nếu có); Mã định danh tham gia trao đổi văn bản điện tử theo QCVN 102:2016/BTTTT (nếu đã được cấp).
Việc các địa phương ban hành, cập nhật mã định danh cơ quan, tổ chức nhằm phục vụ việc gửi nhận văn bản điện tử cũng như sử dụng các ứng dụng thuộc hệ thống chính quyền điện tử (Ảnh minh họa: baodanang.vn)
Nguyên tắc đánh mã định danh điện tử, văn bản nêu rõ nguyên tắc chung, các trường hợp: chia tách đơn vị, sáp nhập đơn vị và chỉ đổi tên đơn vị, mã định danh điện tử vẫn được giữ nguyên.
Cơ quan, tổ chức cấp 1 có trách nhiệm xây dựng và có văn bản ban hành mã định danh điện tử cho các cơ quan, đơn vị đến cấp thấp nhất của mình theo quy định, gửi về Bộ TT&TT để tổng hợp. Trong vòng 30 ngày kể từ khi thành lập mới, sáp nhập, chia tách hoặc giải thể các cơ quan, đơn vị có mã định danh điện tử do cơ quan cấp 1 quản lý, cơ quan cấp 1 phải ban hành văn bản sửa đổi, bổ sung mã định danh điện tử và gửi về Bộ TT&TT để tổng hợp. Văn bản thay đổi mã định danh điện tử chỉ thể hiện thông tin về sự thay đổi mã định danh điện tử, không lặp lại thông tin về các mã định danh điện tử không thay đổi.
Văn bản thay đổi mã định danh điện tử phải chỉ rõ trạng thái thay đổi của mã định danh điện tử, các trạng thái gồm có: Cấp mới - trường hợp cấp mới mã định danh điện tử; Đổi tên - trường hợp đơn vị được đổi tên, giữ nguyên mã định danh điện tử; Thay đổi thông tin - trường hợp chỉ thay đổi các thông tin về địa chỉ cơ quan, đơn vị, địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, địa chỉ trang/cổng thông tin điện tử; Đóng mã - trường hợp đóng mã định danh điện tử không còn sử dụng.
Đối với các thông tin kèm theo mã định danh điện tử gồm: Địa chỉ cơ quan, đơn vị, địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, địa chỉ trang/cổng thông tin điện tử; cơ quan, tổ chức cấp 1 có thể cập nhật ngay khi có sự thay đổi mà không bắt buộc phải ban hành văn bản sửa đổi.
Văn bản cũng hướng dẫn cập nhật mã định danh điện tử của các bộ, ngành, địa phương vào Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước (CQNN) phục vụ phát triển Chính phủ điện tử (CPĐT) của Việt Nam.
Về kết nối, chia sẻ dữ liệu mã định danh điện tử, văn bản nêu rõ phương thức, mô hình kết nối, chia sẻ dữ liệu mã định danh điện tử; Kết nối, chia sẻ dữ liệu mã số doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh; Kết nối, chia sẻ dữ liệu lược đồ định danh và mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức khác.
Thực hiện lộ trình triển khai mã định danh điện tử theo Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg, văn bản hướng dẫn nêu rõ các cơ quan, tổ chức cấp 1 theo hướng dẫn này xây dựng, ban hành mã định danh điện tử cho cơ quan, đơn vị đến cấp thấp nhất của mình, hoàn thành trước ngày 31/12/2021.
Các cơ quan, tổ chức cấp 1 tổ chức cập nhật dữ liệu mã định danh điện tử vào Hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các CQNN phục vụ phát triển CPĐT của Việt Nam theo hướng dẫn tại mục 1.4.
Trước ngày 15/9/2022, mã định danh điện tử phải được sử dụng thống nhất khi kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương theo quy định tại Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg, trong đó bao gồm cả việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
