Make in Vietnam

Giải pháp chuyển đổi số của MobiFone: Giúp DN đỡ “đau đầu” vì chuyện giấy tờ, hóa đơn

Minh Thiện • 13/11/2023 06:00

Các giải pháp chuyển đổi số (CĐS) của MobiFone mang lại cho doanh nghiệp (DN) những lợi ích thiết thực có thể lượng hóa được. MobiFone đã đưa ra một số số liệu nghiên cứu từ chính khách hàng của mình cho thấy cụ thể những gì DN được hưởng lợi từ CĐS.

CĐS quản lý DN đã trở nên phổ biến

Thủ tục giấy tờ là chi phí tốn kém nhất trong bất kỳ tổ chức nào vì nó được sử dụng hàng ngày. Không chỉ các khoản tiền mua giấy tờ, mực in, máy in, không gian, thiết bị lưu trữ, thời gian tìm kiếm thông tin từ các văn bản giấy cũng là vấn đề đau đầu của các nhà lãnh đạo DN bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất nhân sự.

Mô hình văn phòng số được khuyến khích áp dụng bởi tính thời gian thực (realtime) về mặt thông tin. Đồng thời, giảm thiểu chi phí in ấn, giấy tờ, và tối ưu thời gian làm việc cho đội ngũ cán bộ nhân viên, tập trung cho những nhiệm vụ quan trọng hơn là soạn thảo, chỉnh sửa hay tìm kiếm tài liệu.

Văn phòng không giấy sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây và quản lý tài liệu điện tử thay thế cho tài liệu bản cứng và không gian lưu trữ hồ sơ. Tính bảo mật dữ liệu thậm chí còn tốt hơn so với việc lưu trữ tài liệu cứng.

Tài liệu online sẽ được phân quyền truy cập đến từng người có liên quan, quyền hạn truy cập cũng được giới hạn theo quyền xử lý tài liệu như: quyền xem, quyền chỉnh sửa, quyền tạo, quyền duyệt... Bằng việc số hóa dữ liệu và quản lý trên môi trường số, việc tìm kiếm cũng diễn ra nhanh và thuận tiện hơn.

Đặc biệt, từ ngày 1/7/2022, thực hiện Luật quản lý thuế hiện hành, Tổng cục Thuế đã triển khai hệ thống hóa đơn điện tử (HĐĐT) phục vụ các đối tượng nộp thuế trên phạm vi toàn quốc. Các DN, tổ chức và cá nhân kinh doanh thực hiện chuyển đổi đồng bộ sang sử dụng HĐĐT thay cho hóa đơn giấy truyền thống. DN sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí cho quá trình tạo, lập hóa đơn.

Với việc sử dụng hóa đơn truyền thống, DN sẽ phải tốn thời gian để đợi chờ xin xác nhận hóa đơn, kê khai lưu trữ hóa đơn, chi phí in hóa đơn,... Việc triển khai hệ thống HĐĐT giúp tiết kiệm chi phí phát hành, lưu giữ hóa đơn; thuận tiện trong khâu đối chiếu, rà soát, kiểm tra việc kê khai thuế, hoàn thuế... góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý thuế...

HĐĐT khá đa dạng, có thể được thiết kế theo nhiều mẫu mã khác nhau. Để sử dụng HĐĐT, DN cần thiết kế mẫu hóa đơn và đăng ký sử dụng HĐĐT. Trên mẫu hóa đơn này, DN có thể tự thiết kế hình ảnh thương hiệu DN. Khi xuất hóa đơn cho khách hàng đồng nghĩa với việc đem thương hiệu, hình ảnh công ty đến với khách hàng. Đây được xem một trong những cách giúp quảng bá thương hiệu cho DN. Từ đó, chỉ cần nhìn thấy logo, hình ảnh là khách hàng sẽ nhanh chóng nhận ra thương hiệu của đơn vị đó.

Hầu hết các giải pháp CĐS cho DN đã được người Việt Nam làm chủ, từ những phần hành đơn lẻ cho đến những giải pháp nền tảng. Các sản phẩm “Make in Viet Nam” này đang được cung cấp cho DN trong nước theo nhu cầu và đang phát huy hiệu quả của nó một cách rõ ràng.

Tiết kiệm tiền bạc, thời gian và nhân lực

MobiFone Smart Office được biết đến là bộ giải pháp số hóa văn phòng hàng đầu hỗ trợ cho DN trong thời kỳ CĐS. Đây là giải pháp số hóa các tác vụ văn phòng giúp DN tổ chức quản lý, điều hành hoạt động văn phòng, các quy trình nghiệp vụ hành chính một cách nhanh gọn và hiệu quả trên một nền tảng hợp nhất.

Giải pháp MobiFone Smart Office sở hữu kho tính năng đa dạng mà DN có thể lựa chọn để phù hợp nhất với chiến lược kinh doanh. Giải pháp điều hành DN 4.0 Smart Office này giúp DN xử lý hầu hết các vấn đề phát sinh trong công tác văn phòng:

Linh hoạt: DN có thể lựa chọn tính năng phù hợp với nhu cầu và mục đích và chỉ chi trả phí cho những tính năng đã lựa chọn.

Toàn diện: MobiFone Smart Office cung cấp đầy đủ các công cụ số hoá văn phòng toàn diện đáp ứng nhu cầu của DN.

Hiện đại: MobiFone Smart Office ứng dụng và cập nhật những công nghệ hiện đại nhất để tăng trải nghiệm của khách hàng.

Tiết kiệm: MobiFone Smart Office có chi phí hợp lý và khả năng thanh toán phù hợp cho những tính năng giúp tối ưu hoá chi phí của DN.

Chất lượng: Chất lượng dịch vụ luôn được đề cao, đảm bảo tính sẵn sàng và tốc độ phục vụ nhanh nhất.

Thực tế cho thấy, sau khi triển khai giải pháp Smart Office của MobiFone (cụ thể là 2 giải pháp eOffice và eCabinet), mọi văn bản trình ký, giấy tờ nội bộ đều được số hóa, tiết kiệm thời gian và nhân sự đáng kể cho Tổng công ty (TCT) Thuốc lá Việt Nam.

Được thành lập ngày 5/4/1985, TCT Thuốc lá Việt Nam bắt đầu hoạt động kinh doanh theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con từ ngày 1/1/2006 với 11 đơn vị khối sản xuất thuốc lá điếu, 3 đơn vị khối nguyên liệu, 2 đơn vị khối phụ liệu, 1 đơn vị khối nghiên cứu khoa học và 2 công ty liên doanh sản xuất thuốc lá với đối tác nước ngoài.

Hiện nay, TCT Thuốc lá Việt Nam đã phát triển hoàn chỉnh các hoạt động sản xuất kinh doanh thuốc lá khép kín từ sản xuất nguyên phụ liệu đến thuốc lá điếu, xuất nhập khẩu, thương mại, dịch vụ thuốc lá và mở rộng sang lĩnh vực sản xuất thực phẩm bánh kẹo, đồ uống...

Với đặc thù mô hình Công ty mẹ - Công ty con với 19 đơn vị thành viên, việc số hóa được công tác văn phòng và các hoạt động điều hành giữa TCT và các đơn vị thành viên sẽ đem lại hiệu quả cao. TCT Thuốc lá Việt Nam đã chọn Smart Office để số hóa toàn bộ quy trình.

Đại diện MobiFone chia sẻ, việc triển khai giải pháp Smart Office tiết kiệm 90% thời gian hao phí cho công việc hành chính của TCT Thuốc lá Việt Nam: Thời gian dành cho việc nộp đơn, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu giấy nên được tối ưu để nhân sự tập trung cho những công việc hiệu quả hơn hay những dự án tạo ra doanh thu.

Việc số hóa toàn bộ dữ liệu lên phần mềm hỗ trợ nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh chóng chỉ với 1 nút bấm, thay vì chật vật tìm kiếm hàng tập giấy tờ chất đống trong tủ tiêu tốn rất nhiều thời gian.

Tiết kiệm không gian nơi làm việc: Không gian làm việc quyết định tới 60% hiệu suất làm việc của nhân viên. Đội ngũ nhân viên làm việc năng suất hơn hẳn nếu công ty nâng cấp văn phòng đẹp, khang trang và hiện đại hơn.

Rất nhiều loại chi phí từ nhỏ tới lớn mà một DN có thể tiết kiệm được khi sử dụng mô hình Văn phòng không giấy như: Giảm thiểu tối đa chi phí cho giấy tờ, máy in, mực in, bưu phí; Cắt giảm không gian văn phòng cho việc lưu trữ các hộp tài liệu giấy; Các loại chi phí thất thoát do rủi ro...

Sau 1 năm đầu sử dụng eOffice, TCT đã xử lý: 2.729 văn bản đến (công tác Đảng và Chuyên môn); 1.192 văn bản đi (đến các đơn vị trực thuộc và liên thông Ủy ban quản lý vốn); 10 loại văn bản ký số điện tử toàn trình theo luồng của TCT.

Ngoài ra, giải pháp phòng họp không giấy tờ eCabinet rất phù hợp với mô hình đoàn thể của TCT, chuyên biệt hơn các sản phẩm họp trực tuyến trên thị trường hiện nay. Hơn 50 cuộc họp tại khối cơ quan TCT đã hoàn toàn sử dụng hệ thống eCabinet, bao gồm các cuộc họp của Đảng ủy TCT, họp giao ban TCT...

Đại diện MobiFone cho biết thêm, hiện nay, có hơn 8.000 DN lựa chọn tin dùng sử dụng MobiFone Smart Office. Bên cạnh tính năng sản phẩm phù hợp, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động điều hành DN thì giá cả và hình thức thanh toán dịch vụ linh hoạt cũng hẫp dẫn các DN trong nước.

MobiFone Smart Office áp dụng hình thức thanh toán trả trước. Giá dịch vụ phụ thuộc vào số lượng người sử dụng và kỳ hạn thanh toán. Số lượng người dùng (user) càng nhiều, chi phí cho dịch vụ MobiFone Smart Office càng ưu đãi; Thời gian gia kỳ hạn càng dài, chi phí sử dụng càng tối ưu.

Nhờ đó, các DN có thể dễ dàng lựa chọn gói sản phẩm phù hợp với mục tiêu kinh doanh và chiến lược CĐS của mình.

Hoàn thiện hệ thống quản lý tài chính với HĐĐT

HĐĐT là một loại hóa đơn mang lại hiệu quả cao cho các công ty trong việc quản lý và kê khai chứng từ trong quá trình thực hiện các giao dịch thương mại. Lập HĐĐT cho phép tự động hóa các công việc tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi như nhập dữ liệu, đối sánh và phê duyệt. HĐĐT giúp giảm doanh số bán hàng tồn đọng, quản lý dòng tiền tốt hơn.

MobiFone đã đưa ra giải pháp HĐĐT toàn diện giúp DN tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu hoá hoạt động. Giải pháp này được phát triển nhằm hỗ trợ cho các cơ quan, DN, tổ chức, hộ kinh doanh tạo lập, xuất và quản lý phát hành HĐĐT hiệu quả, đúng pháp luật.

MobiFone Invoice đáp ứng đầy đủ quy định của Nhà nước về quản lý hoá đơn và đạt điều kiện hoạt động theo Khoản 1 Điều 10 Thông tư số 78/2021/BTC. Giải pháp cũng được cập nhật liên tục theo các quy định pháp luật mới nhất để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn, thuận tiện và đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng.

Giải pháp MobiFone Invoice bao gồm các thành tố:

Nền tảng HĐĐT hiện đại giúp DN thực hiện các nghiệp vụ trên HĐĐT một cách nhanh chóng, tiện lợi, an toàn và bảo mật. Đồng thời, giải pháp còn dễ dàng tích hợp với nhiều phần mềm kế toán giúp DN đồng bộ hoá các hoạt động.

Đội ngũ CSKH chuyên nghiệp được chuyên môn hoá giúp giải đáp các thắc mắc và hỗ trợ kỹ thuật cho DN 24/7 khi sử dụng giải pháp MobiFone Invoice.

Với nền tảng công nghệ hiện đại, giải pháp MobiFone Invoice đem lại cho DN nhiều lợi ích vượt trội:

DN có thể thực hiện các nghiệp vụ HĐĐT trực tuyến nhanh chóng với MobiFone Invoice. Điều này giúp tiết kiệm thời gian thanh toán, quản lý hoá đơn và hạn chế được các rủi ro cháy hỏng, thất lạc, mất hoá đơn.

Báo cáo dễ dàng với cơ quan thuế bằng các tính năng hỗ trợ DN tạo các báo cáo và truyền nhận dữ liệu với cơ quan Thuế, giúp rút ngắn thời gian nộp tờ khai thuế, thông báo phát hành và báo cáo sử dụng HĐĐT cho cơ quan Thuế.

Hạch toán, đối chiếu dữ liệu nhanh chóng: Giải pháp liên kết với hệ thống phần mềm kế toán và hệ thống bán hàng. Từ đó, DN dễ dàng kết xuất, hạch toán và đối chiếu dữ liệu để phục vụ nhu cầu báo cáo thống kê về doanh thu, hàng hóa.

Tối ưu quy trình kiểm soát bán hàng: Cung cấp các báo cáo trực quan, đầy đủ thông tin liên quan đến hóa đơn và doanh số. Vì vậy, DN có thể nắm bắt tình hình thực tế nhanh chóng.

An toàn, bảo mật tuyệt đối: Nhờ các thuật toán độc quyền, đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật theo quy định của pháp luật, tính toàn vẹn dữ liệu được đảm bảo, hạn chế tình trạng mất mát, giả mạo hoá đơn.

Tiết kiệm chi phí in ấn - vận chuyển - lưu trữ: Việc sử dụng trên nền tảng trực tuyến giúp DN giảm chi phí in ấn, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ hoá đơn... so với sử dụng hoá đơn giấy.

Đặc biệt, giá thành cho giải pháp này của MobiFone rất cạnh tranh với các nhà cung cấp khác trên thị trường. Với mức chỉ từ 100 đồng/hoá đơn là một trong những ưu điểm khiến MobiFone Invoice ngày càng được sử dụng phổ biến hiện nay. Cùng với đó, nhiều khuyến mãi như miễn phí 300 hoá đơn khi đăng ký mới, miễn phí 500 hoá đơn khi đăng ký đồng thời MobiCA trong 2 năm trở lên giúp các DN tiết kiệm được không ít ngân sách.

Qua số liệu khảo sát cụ thể thực tế các công ty có quy mô trên 1.000 nhân viên đang sử dụng giải pháp MobiFone Invoice như: Công ty CP Bà Rịa - Vũng Tàu và Công ty CP Nước sạch Quảng Ninh, mỗi công ty đã đăng ký sử dụng 6 triệu hóa đơn trên MobiFone Invoice.

Trước khi triển khai giải pháp của MobiFone, với số lượng 6 triệu hóa đơn, nếu sử dụng hóa đơn giấy, hàng năm, những DN này có thể mất tới hàng tỷ đồng tiền in ấn, vận chuyển, lưu trữ... Sau khi sử dụng MobiFone Invoice, mỗi công ty chỉ chi khoảng hơn 300 triệu đồng cho các hoạt động liên quan đến hóa đơn. Đồng thời, các Công ty chỉ cần 1 nhân sự sử dụng phần mềm, thay vì 3 nhân sự như trước đây.

(Bài viết đăng ấn phẩm in Tạp chí TT&TT số 10 tháng 10/2023)