IPPG xây dựng mô hình làm việc từ xa với Microsoft Teams

Liên Thái Bình Dương (IPPG) là một trong những tập đoàn kinh doanh đa lĩnh vực hàng đầu tại Việt Nam, đồng thời là nhà phân phối của nhiều thương hiệu đẳng cấp thế giới.

IPPG được nhiều người biết đến là tập đoàn kinh doanh bản lẻ tại Việt Nam, chiếm gần 70% thị phần hàng hiệu quốc tế phân phối trong nước. Hơn 35 năm hoạt động, IPPG đã phát triển với 17 công ty thành viên và 18 công ty liên doanh, liên kết.

IPPG hợp tác cùng Microsoft để chuyển đổi số

Cũng như nhiều tập đoàn đa lĩnh vực trong và ngoài nước, IPPG hiểu rõ và luôn đề cao vai trò của công nghệ trong mọi hoạt động của tập đoàn. Nắm bắt xu hướng làm việc từ xa đã và đang được áp dụng nhiều ở các tập đoàn đa quốc gia khác, IPPG đã hợp tác cùng Microsoft triển khai bộ giải pháp Microsoft 365 dành cho DN, trong đó, sử dụng ứng dụng Microsoft Teams như là một nền tảng tương tác chính thức và duy nhất trong tập đoàn.

Microsoft Teams giúp các nhân viên có thể kết nối và trao đổi nhanh, an toàn và bảo mật, thông qua chat hoặc các cuộc họp trực tuyến, ở bất cứ địa điểm nào, bất cứ thời điểm nào, trên bất cứ thiết bị nào. Điều này đặc biệt có ích và hiệu quả trong nhưng tổ chức hoạt động rộng khắp như IPPG.

Một trong những tính năng ưu việt mà Microsoft Teams đem lại cho tập đoàn IPPG là khả năng tích hợp linh hoạt với nhiều ứng dụng khác nhau. Công việc hàng ngày ở tập đoàn đòi hỏi nhân viên phải thường xuyên sử dụng nhiều ứng dụng trong cùng một thời điểm. Việc chuyển đổi qua lại nhiều ứng dụng trên thực tế làm hạn chế năng suất làm việc của nhân viên. Với Microsoft Teams, bài toán hiệu suất công việc đã phần nào được giải đáp.

Không chỉ vậy, với hơn 25.000 nhân viên làm việc trên nhiều dự án khác nhau, việc làm thế nào để có thể quản lý, giao việc và theo dõi tiến trình của các nhóm một cách hiệu quả cũng là một trong những thách thức mà một lần nữa, tập đoàn IPPG đã vượt qua một cách dễ dàng bằng cách tích hợp ứng dụng quản lý dự án Microsoft Project vào Microsoft Teams.

Microsoft Teams giúp IPPG duy trì năng suất và hiệu quả làm việc

Trong giai đoạn vừa qua cả nước thực hiện giãn cách xã hội theo chỉ thị của chính phủ nhằm đối phó đại dịch Covid 19, Microsoft Teams đã trở thành công cụ không thể thiếu giúp IPPG duy trì năng suất và hiệu quả làm việc, mà vẫn đảm bảo được sự an toàn và an tâm cho toàn bộ nhân viên của tập đoàn.

Ông Quỳnh Hoàng, Giám đốc Công nghệ (CIO) tập đoàn IPPG cho biết: "Chuyển đổi số là xu hướng và là nhu cầu thiết yếu của bất cứ tổ chức nào hướng tới sự phát triển bền vững, trong đó có IPPG. Hợp tác cùng Microsoft trong việc triển khai mô hình làm việc từ xa thông qua nền tảng đám mây là một trong những bước đi chiến lược của tập đoàn. Đây là bước khởi đầu vững chắc cho những kế hoạch phát triển mạnh mẽ hơn của tập đoàn trong thời gian sắp tới thông qua công nghệ".

5 tính năng mà trò chuyện nhóm tại nơi làm việc cần bổ sung

Quả là không sai khi nói rằng trò chuyện nhóm đã chuyển đổi cách thức làm việc của chúng ta. Chúng ta không còn phải lên lịch trực tiếp hay thực hiện cuộc gọi hội thảo để có câu trả lời tức thì cho các câu hỏi, phổ biến thông tin hay động não về các ý tưởng. Thay vào đó, chúng ta có thể thực hiện tất cả thông qua trò chuyện nhóm mà mọi người đều có thể xem và phản hồi trong thời gian thực.

Hiện tại, hầu hết các tổ chức đều có một vài dạng ứng dụng trò chuyện nhóm nhưng nếu bạn chỉ sử dụng ứng dụng của mình để trò chuyện với đồng nghiệp về công việc dự án (hoặc kế hoạch ăn trưa) thì bạn đã bỏ qua một số tính năng tuyệt vời có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và có các tương tác ý nghĩa hơn – dù bạn đang ở trong cùng một văn phòng hay đang ở khắp nơi trên thế giới.

Để tận dụng nhiều hơn từ cuộc trò chuyện nhóm tiếp theo, hãy tìm dịch vụ cung cấp cho bạn quyền truy nhập vào nhiều tính năng hoặc phần bổ trợ, bao gồm:

Cộng tác trên tệp: Một số công cụ trò chuyện cho phép bạn có thể thực sự mở được tệp của mình và làm việc trên đó cùng những người khác trong thời gian thực. Tính năng tiện dụng này giúp đảm bảo rằng mọi ý tưởng, thay đổi và cập nhật đều được kết hợp, ngoài ra còn cho mọi người trong trò chuyện nhóm có cơ hội xem lại và chấp thuận tài liệu một cách nhanh chóng. Tất nhiên, nếu ai đó cần thêm thời gian thì họ cũng có thể tải tệp xuống, chỉnh sửa hoặc chú thích, rồi tải tệp lên trò chuyện sau đó. Theo cách này, mọi giao tiếp của bạn về tệp đều nằm ở một nơi.

Quyền truy nhập vào ứng dụng: Càng ngày chúng ta càng thường xuyên sử dụng ứng dụng để giải quyết các dự án tại văn phòng và khi di chuyển. Vậy nên, tốt hơn cả là bạn nên chọn một ứng dụng trò chuyện nhóm có tích hợp với các ứng dụng khác mà bạn tin cậy. Ví dụ: nếu bạn sử dụng một kho lưu trữ tệp hoặc ứng dụng thư viện cho phép bạn lưu trữ và sắp xếp toàn bộ tài liệu, hình ảnh, video và âm thanh cho một dự án ở một nơi, hãy chọn một dịch vụ trò chuyện nhóm cho phép bạn truy nhập ứng dụng đó trực tiếp từ trò chuyện của bạn. Với khả năng đưa tài liệu vào cửa sổ trò chuyện, bạn sẽ có thể dễ dàng thảo luận về tài liệu hơn.

Lịch sử trò chuyện: Các ứng dụng trò chuyện nhóm cho phép bạn xem toàn bộ lịch sử trò chuyện, giúp dễ dàng ghi biên bản họp, ghi lại các yêu cầu hoặc thay đổi với một tệp và xem lại tổng thể xem ai đã đóng góp nội dung gì vào cuộc hội thoại. Như vậy, nếu có ai trong cuộc thảo luận cảm thấy chưa rõ, họ chỉ cần thực hiện một thao tác bấm. Và nếu bất kỳ thành viên nhóm nào không thể tham gia trò chuyện, tất cả những gì họ cần làm là xem lại lịch sử trò chuyện để bắt kịp.

Gọi nhóm: Đối với những dịp cần trò chuyện cũng như nhìn thấy những người dự trò chuyện trực tiếp (và không chỉ là xem màn hình hay tài liệu của họ), hãy tìm một ứng dụng trò chuyện nhóm tích hợp với ứng dụng trò chuyện video yêu thích của bạn. Như vậy, bạn có thể gọi trực tiếp ngay từ trò chuyện nhóm.

Bộ lập lịch cuộc họp: Người quản lý dự án hoặc bất kỳ ai cần lên lịch cuộc họp có thể tạo các trò chuyện, cuộc gọi và cuộc họp trực tiếp dễ dàng hơn nếu có thể truy nhập vào một ứng dụng bộ lập lịch cuộc họp. Với khả năng xem toàn bộ lịch của nhóm bạn ở cùng một vị trí, dù đang ở trong trò chuyện trực tiếp hay không, bạn đều có thể dễ dàng lập kế hoạch cho các cuộc thảo luận theo dõi.

Được công bố vào tháng 3/2017, Microsoft Teams (hay còn gọi là Teams) là một ứng dụng được đóng gói vào Office 365 và đồng bộ với các ứng dụng khác của Microsoft. Với 500.000 DN đang sử dụng và tính khả dụng trên cả desktop, web và mobile app, Teams được coi là ứng dụng phát triển nhanh nhất trong lịch sử của Microsoft.

Là một phần trong hệ sinh thái Office 365, Microsoft Teams là một "hub" dành cho làm việc nhóm với nhiều tính năng như chat, video call, họp trực tuyến, chia sẻ tài nguyên,... giúp mọi người cộng tác với nhau dễ hơn trên cùng một nền tảng. Teams có khả năng tích hợp lớn, từ bộ công cụ văn phòng trong Office 365 đến hàng trăm ứng dụng khác của bên thứ ba.

Trong bối cảnh cuộc cách mạng chuyển đổi số đang bùng nổ mạnh mẽ, cộng với sức ảnh hưởng của xu hướng làm việc từ xa, Microsoft Teams ngày càng được nhiều CEO/Giám đốc tìm hiểu với mong muốn cải thiện hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp, dễ dàng thực hiện các thao tác họp trực tuyến, trao đổi tài liệu online,...

Từ một góc nhìn khác, Teams có thể coi là ứng dụng all-in-one với khả năng tập trung dữ liệu của nhóm làm việc về một nơi duy nhất và ưu tiên cập nhật những gì được tương tác gần nhất tới người dùng.