"Kỳ họp không giấy tờ" - Nâng cao chất lượng hoạt động của HĐND các cấp

Việc triển khai các kỳ họp không giấy tờ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan chính quyền Nhà nước ở địa phương; qua đó, đem lại hiệu quả tích cực, đáp ứng yêu cầu và lộ trình xây dựng chính quyền điện tử (CQĐT) hướng tới chính quyền số (CQS), cũng như hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước.

Kỳ họp không giấy tờ - Nâng cao chất lượng kỳ họp, tạo nền tảng phát triển CQS

"Kỳ họp không giấy tờ" được triển khai nhằm mục tiêu giảm các văn bản hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác. Đồng thời, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành của các cấp chính quyền, phù hợp với xu hướng CQS, tạo lập môi trường, phong cách làm việc ngày càng công khai, minh bạch.

Việc hình thành nền hành chính không giấy tờ là cơ sở quan trọng để xây dựng CQS, nền kinh tế số, xã hội số phù hợp với Quyết định số 749/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình chuyển đổi số (CĐS) quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

Tại các kỳ họp trước đây, công tác chuẩn bị cũng như in ấn tài liệu được thực hiện thủ công mất rất nhiều thời gian, tốn kém và còn dễ bị nhầm lẫn văn bản trong quá trình sắp xếp tài liệu. Có nhiều trường hợp nhầm trang, thiếu trang văn bản, lẫn nội dung các văn bản với nhau, tài liệu cồng kềnh, phải mang đi mang về trong từng cuộc họp để nghiên cứu cũng rất bất tiện.

Khi triển khai mô hình không giấy tờ, tham dự kỳ họp, mỗi đại biểu chỉ cần sử dụng một máy tính bảng được cấp và cài đặt tài khoản riêng để truy cập vào tài liệu phục vụ kỳ họp, thông qua ứng dụng eCabinet (phòng họp không giấy).

Ứng dụng sẽ có đầy đủ tài liệu, chương trình kỳ họp, dự thảo báo cáo, tờ trình, nghị quyết, ý kiến cử tri, danh sách đại biểu, các thông báo… mỗi mục tài liệu đều được sắp xếp một cách khoa học để người dùng tiện theo dõi. Bên cạnh đó, các đại biểu cũng có thể tra cứu các thông tin khác để phục vụ cho quá trình phát biểu ý kiến, hoặc chất vấn của mình.

Nhờ vậy, các kỳ họp đã giảm được một lượng lớn thời gian trình bày các báo cáo tại hội trường; sắp xếp hợp lý nội dung, chương trình của các phiên họp; dành nhiều thời gian cho hoạt động chất vấn và trả lời chất vấn, thảo luận tại hội trường, thảo luận tại tổ;…

Quá trình triển khai mô hình này cũng giúp văn phòng bố trí hợp lý và linh hoạt các cuộc họp, làm việc cả về nội dung, thời gian và địa điểm, bảo đảm xử lý công việc nhanh, tập trung được vào những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách. Từ đó, thực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp, điều phối, bảo đảm thông tin, bảo đảm hậu cần, phục vụ kịp thời, có hiệu quả sự chỉ đạo điều hành của UBND, HĐND các cấp.

Trong thời gian họp diễn ra vẫn có thể cập nhật bổ sung các tài liệu liên quan kịp thời để các đại biểu dự họp có thể tham khảo ngay mà không cần phải chờ đợi cung cấp các bản bằng giấy.

Ngoài ra, giải pháp "kỳ họp không giấy tờ" còn phục vụ được các cuộc họp mang tính cấp bách như chỉ đạo, giải quyết các vấn đề về an ninh chính trị, kinh tế - xã hội, thiên tai, dịch họa… Vừa giải quyết nhu cầu cấp bách, vừa giải quyết nhu cầu chỉ đạo thường xuyên, liên tục cùng một lúc khi có sự cố xảy ra.

Có thể thấy, việc số hóa các tài liệu văn bản đã trở thành xu thế tất yếu trong bối cảnh cuộc CMCN 4.0. Trong sự bùng nổ công nghệ số hiện nay, việc thay thế cách thức họp truyền thống rườm rà và tập trung phát triển các kỳ họp không giấy tờ hiện đại, chuyên nghiệp là giải pháp tất yếu; góp phần cải cách thủ tục hành chính toàn diện, chuyên nghiệp, hiện đại.

Phát huy hiệu quả mô hình kỳ họp không giấy, hướng tới triển khai thành công CQS

Nhằm nâng cao chất lượng hoạt động, nhiều HĐND đã tích cực đổi mới theo hướng linh hoạt, sáng tạo, tăng cường ứng dụng CNTT, và việc triển khai các kỳ họp không giấy tờ là một trong những dấu ấn đột phá, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan quyền lực Nhà nước ở địa phương.

Nhiệm kỳ 2016 - 2021, HĐND tỉnh Quảng Ninh đã tiên phong tổ chức "Kỳ họp không giấy tờ" đối với 11 kỳ họp. Đặc biệt, để đảm bảo các yêu cầu về phòng chống dịch COVID-19, HĐND tỉnh đã tổ chức 2 kỳ họp trực tuyến, với việc triển khai họp không giấy tờ, các đại biểu ở các điểm cầu vẫn thực hiện điểm danh, đăng ký thảo luận, biểu quyết thông qua các nghị quyết như tại kỳ họp tập trung.

Sau các kỳ họp, các đại biểu đều hài lòng và đánh giá cao với cách thức họp không giấy tờ. Đến nay, các kỳ họp không giấy tờ được triển khai đều đặn, giúp rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả từng cuộc họp, tăng cường tương tác giữa các thành viên dự họp và giảm trên 90% giấy tờ.

Năm 2021, lần đầu tiên ứng dụng e-Cabinet "họp không giấy tờ" đã được tỉnh Cao Bằng triển khai tại các kỳ họp HĐND tỉnh khóa XVII. Đó được coi là dấu ấn đột phá trong năm đầu tiên của nhiệm kỳ 2021 - 2026.

Với tinh thần không ngừng đổi mới để nâng cao chất lượng hoạt động, từ cuối năm 2020 đến nay, HĐND tỉnh các khóa đã tích cực xây dựng và triển khai thực hiện Đề án "Ứng dụng CNTT phục vụ kỳ họp HĐND, phiên họp Thường trực HĐND, cuộc họp của các Ban HĐND tỉnh Cao Bằng - Họp không giấy tờ".

Kỳ họp thứ 6 HĐND tỉnh khóa XVII, lần đầu tiên không còn lượng lớn các loại văn bản bằng giấy cần phải in để phát cho đại biểu. Thay vào đó, mỗi đại biểu được cung cấp tài khoản riêng để truy cập vào hệ thống ứng dụng, xem và nghiên cứu tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện ngay trên máy tính bảng cá nhân trước khi kỳ họp diễn ra vài ngày.

Ứng dụng phần mềm có tích hợp biểu quyết điện tử, đây là điểm mới và được đánh giá tăng thêm tính khách quan, chính xác trong việc thực hiện quyền quyết định của đại biểu HĐND.

Thay vì do dự khi giơ tay biểu quyết những vấn đề mình chưa thực sự đồng ý hoặc còn có ý kiến khác, đại biểu chỉ việc nhấn nút biểu quyết hoặc trực tiếp bày tỏ quan điểm, ý kiến của mình và bấm nút gửi thẳng đến chủ tọa kỳ họp. Qua đó, đổi mới phương thức làm việc, đưa công tác tổ chức kỳ họp khoa học và chuyên nghiệp hơn.

Tại kỳ họp thứ hai, HĐND tỉnh Thái Nguyên khóa XIV, nhiệm kỳ 2021 - 2026 cũng là "Kỳ họp không giấy" đầu tiên được thường trực HĐND tỉnh triển khai áp dụng. Khác với các kỳ họp trước đó, trên bàn của các đại biểu không còn những chồng tài liệu dày ở trước mặt, không còn tiếng loạt soạt mở giấy trong các buổi thảo luận tổ.

Chia sẻ về những tiện lợi khi triển khai "kỳ họp không giấy tờ", ông Đặng Thế Sơn, Chủ tịch UBND phường Trưng Vương, đại biểu HĐND tỉnh Thái Nguyên khóa XIV cho biết: Việc sử dụng phần mềm để gửi, nhận tài liệu và điều hành kỳ họp trên máy tính bảng mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp đại biểu có thể dễ dàng tra cứu tài liệu phục vụ cho hoạt động của các đại biểu HĐND tỉnh.

Tại kỳ họp, chỉ với một máy tính bảng được HĐND tỉnh cấp và đường truyền Internet là đại biểu có thể tìm được bất cứ tài liệu gì liên quan đến kỳ họp và có thể thực hiện các công việc, nhiệm vụ của đại biểu bằng thao tác trên máy tính theo yêu cầu của Chủ tọa kỳ họp.

Mô hình phòng họp hay kỳ họp "không giấy" đã được đông đảo cán bộ, công chức các cơ quan, đơn vị đồng tình và được xem như giải pháp tiết kiệm kinh phí, nhân lực, đem lại hiệu quả thiết thực trong chỉ đạo, điều hành của chính quyền địa phương.

Với việc ứng dụng CNTT tại kỳ họp và trong thời gian giữa hai kỳ họp thông qua phần mềm gửi nhận tài liệu và điều hành kỳ họp, HĐND tỉnh Tuyên Quang cũng là một trong những đơn vị tiên phong trong cả nước trong việc thực hiện kỳ họp không giấy tờ.

Theo Thường trực HĐND tỉnh, từ năm 2016, sau khi HĐND tỉnh khóa XVIII tổ chức kỳ họp đầu tiên của nhiệm kỳ 2016 - 2020, Thường trực HĐND tỉnh đã họp bàn triển khai phần mềm quản lý tài liệu. Tuy nhiên, tại thời điểm đó, vẫn còn có ý kiến trái chiều, băn khoăn, lo lắng về việc đại biểu HĐND tỉnh dự kỳ họp mà không có văn bản giấy phải đọc toàn bộ tài liệu qua máy tính cá nhân, khả năng ứng dụng CNTT đối với đại biểu cao tuổi…

Tuy nhiên, với tinh thần đổi mới tư duy, đổi mới cách nghĩ, cách làm để hoạt động của HĐND tỉnh ngày càng hiệu quả, HĐND tỉnh Tuyên Quang khóa XVIII đã ứng dụng phần mềm điều hành kỳ họp, quản lý tài liệu họp ngay từ Kỳ họp thứ 3 (năm 2017). Thường trực HĐND tỉnh đã trang bị cho mỗi đại biểu HĐND một máy tính bảng; lập tài khoản cho các đại biểu, cơ quan, đơn vị; tổ chức tập huấn, hướng dẫn khai thác, sử dụng phần mềm.

Đến nay, 100% đại biểu đều sử dụng thành thạo các ứng dụng trong hệ thống để phục vụ hoạt động của đại biểu dân cử; các cơ quan, đơn vị liên quan đã khai thác, sử dụng tài liệu thuận lợi, đem lại hiệu quả thiết thực.

Toàn bộ tài liệu được Thường trực HĐND tỉnh gửi đến đại biểu HĐND tỉnh kịp thời, nhanh nhất, đúng quy định, cùng với sự chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng.

Việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu họp trong thời gian qua cũng đã tiết kiệm đáng kể kinh phí và nhân lực. Tính trung bình mỗi kỳ họp thường lệ có thể tiết kiệm hàng trăm triệu đồng tiền văn phòng phẩm cho ngân sách Nhà nước. Chưa kể trước đây mỗi khi chuẩn bị kỳ họp, Văn phòng HĐND tỉnh phải huy động hàng chục cán bộ, công chức, người lao động làm ngày đêm để thực hiện việc sao in, xếp đóng tập tài liệu, chuyển tài liệu họp đến đại biểu HĐND và các đại biểu dự họp.

Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu kỳ họp cũng đã giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị kỳ họp, thay vào đó cán bộ, công chức có thêm nhiều thời gian để tập trung nghiên cứu, tham mưu chuyên sâu các nội dung, nâng cao hơn hiệu quả, chất lượng mỗi kỳ họp.

Thực tế cho thấy việc đổi mới, ứng dụng CNTT vào kỳ họp cũng như các hoạt động của HĐND tỉnh đã góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của HĐND tỉnh theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại. Đồng thời phát huy vai trò trách nhiệm của đại biểu đối với cử tri và nhân dân.

Hay tại tỉnh Yên Bái, mô hình "kỳ họp không giấy" được Thường trực HĐND tỉnh Yên Bái triển khai từ Kỳ họp thứ 14. Việc đổi mới bằng kỳ họp "không giấy tờ" đã mang lại hiệu quả rõ rệt trong công tác chuẩn bị trước, trong và sau các kỳ họp, nhất là họp HĐND.

Triển khai "kỳ họp không giấy", tất cả tài liệu gửi cho đại biểu đều được gửi bằng bản mềm qua tin nhắn trước vài ngày nên các đại biểu có nhiều thời gian nghiên cứu. Từ khi "kỳ họp không giấy tờ" được triển khai, đã giúp rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả từng cuộc họp, tăng cường tương tác giữa các thành viên dự họp, giảm 30% giấy tờ, 40% chi phí cho việc họp hành, nhất là giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác.

Hay mới đây nhất, thực hiện chương trình CĐS, đô thị thông minh (ĐTTM), từ giữa tháng 3/2022, TP. Vũng Tàu cũng đã bắt đầu triển khai thí điểm mô hình "Phòng họp không giấy".

Xác định tầm quan trọng của CĐS, xây dựng ĐTTM gắn với cải cách, hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước, thời gian qua TP. Vũng Tàu đã nỗ lực triển khai đồng bộ trên cả 3 lĩnh vực trọng tâm: CQS, kinh tế số và xã hội số.

Trong nhiều phần việc, nhiệm vụ đó, việc triển khai thí điểm mô hình "Phòng họp không giấy" đã và đang cho thấy hiệu quả, khẳng định bước đi đúng đắn của thành phố trước bối cảnh sự phát triển mạnh mẽ của CMCN 4.0.

Cần sự vào cuộc quyết liệt của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị

Việc đổi mới, ứng dụng CNTT vào kỳ họp, đặc biệt là việc triển khai các kỳ họp không giấy tờ đã góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của HĐND tỉnh theo hướng chuyên nghiệp, tạo lập nền tảng cho những bước phát triển mới của CQĐT hướng tới nền hành chính hiện đại, không giấy tờ.

Bên cạnh đó, với thực hiện mô hình kỳ họp không giấy tờ, cũng tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức, nhân dân quan tâm khai thác, góp phần nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính và ứng dụng triển khai CQĐT trong công việc, đưa nghị quyết vào cuộc sống.

Trước sự phát triển CNTT, việc chuyển đổi từ phòng họp truyền thống sang phòng họp không giấy tờ là xu hướng tất yếu. Mô hình nếu được ứng dụng đồng loạt sẽ rất thiết thực, hiệu quả.

Tuy nhiên, một số địa phương vẫn chưa chấp thuận triển khai mô hình tại các cuộc họp, hoặc mới chỉ triển khai thử nghiệm với lý do chưa có đủ cơ sở hạ tầng kỹ thuật phù hợp, vì mô hình đòi hỏi phải có kết nối Internet ổn định và đường truyền có tốc độ cao mới đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt; một số chức năng của phần mềm chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn; số ít cán bộ, công chức vẫn còn hạn chế trong ứng dụng CNTT...

Do đó, bên cạnh việc đầu tư trang thiết bị và nâng cao khả năng ứng dụng CNTT của các cơ quan hành chính thì còn đòi hỏi người đứng đầu các cơ quan, đơn vị phải vào cuộc quyết liệt, tạo sự chuyển biến về nhận thức và hành động đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

Qua đó, tạo lập môi trường, phong cách làm việc ngày càng công khai, minh bạch và tiện lợi hơn cho người dân; góp phần quan trọng trong việc xây dựng CQĐT hướng tới CQS và là khâu quan trọng trong tiến trình cải cách hành chính của các địa phương trong thời gian tới./.