Làm thế nào để dọn dẹp và xây dựng lại hệ thống CNTT?

Trong thời kỳ đại dịch, thương mại điện tử (TMĐT) đã nhanh chóng trở thành tâm điểm của các chuỗi thực phẩm lớn. ICA, với khoảng 1.300 cửa hàng và chiếm 36% thị phần tại Thuỵ Điển, cũng không phải là ngoại lệ, và vào thời điểm quý 2/2020, trong khi các quy định mới được công ty ban hành, mảng TMĐT của ICA đã tăng 165%.

Hiện nay, các giao dịch TMĐT đã phát triển chậm lại và mô hình mua hàng trực tiếp truyền thống đang phục hồi. Ngoài ra, ICA đã chịu áp lực từ lạm phát trong năm qua và đã mất thị phần vào tay các đối thủ cạnh tranh có giá thành rẻ hơn. Vì vậy, để vượt qua những thách thức này, tại ICA, công việc lớn đang được tiến hành là nâng cao hơn nữa khả năng kỹ thuật số.

Benny Svensson, Giám đốc CNTT (CIO) của ICA cho biết: “ICA đã đầu tư nhiều vào CNTT và số hóa. Chúng tôi đã xây dựng các giải pháp mới trong vài năm qua và giờ là lúc củng cố để chúng trở nên sắc bén hơn với những cách tiếp cận mới".

Svensson, người được tuyển dụng từ Ikea và trở thành CIO của ICA chỉ hơn 1 năm trước, đã chỉ ra 4 vấn đề chính cần thay đổi trong lĩnh vực CNTT nhằm đạt được mục tiêu tiết kiệm 400 triệu SEK (36,5 triệu USD). Đầu tiên là về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách dự án: dự án nào sẽ thực hiện khi nào và làm thế nào để thực hiện chúng một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, các ưu tiên có vẻ khác nhau trong các hoạt động khác nhau của ICA, Svensson nói. Đối với các cửa hàng, đó là những giải pháp CNTT cụ thể xoay quanh cách thức mà chủ cửa hàng quản lý môi trường văn phòng của họ. Nhưng nó cũng liên quan đến CNTT bên ngoài cửa hàng, ví dụ những thứ như máy quét, nhãn kệ và hơn bao giờ hết là cách sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI).

Tony Holmberg, Giám đốc TMĐT của ICA, cho biết: “Chúng tôi hiện đang thực hiện bước tiếp theo trong hoạt động kinh doanh TMĐT của ICA và giúp các cửa hàng của ICA tại các địa phương có thể cung cấp cho khách hàng của họ trải nghiệm mua sắm trực tuyến và cá nhân hơn, liền mạch hơn, để làm cho mỗi ngày dễ dàng hơn một chút”.

Tham khảo thông tin từ tư vấn

Một lĩnh vực khác đang được xem xét là sự cân bằng giữa các chuyên gia tư vấn và năng lực nội bộ.

Tony Holmberg cho biết: “Chúng tôi đang thảo luận về cơ sở tư vấn mà công ty có hiện nay và cách tối ưu hóa cơ sở năng lực của chúng tôi. Không phải cái này hay cái kia, nhưng tôi nghĩ chúng ta sẽ cần chuyên gia tư vấn trong một số lĩnh vực được chọn. Chúng tôi cũng muốn để nhân viên ICA tham gia vào công nghệ mới và mang lại sự trao đổi về kỹ năng. Về phần tôi, thật thú vị khi được làm việc với một thứ gì đó có thể phát triển ICA trong tương lai và một chương trình nghị sự kỹ thuật số thú vị chắc chắn cũng có thể là một cách để thu hút nhân tài".

Sự thăng trầm của các quá trình

Lĩnh vực thứ ba là làm sạch các hệ thống nơi cảnh quan đã mở rộng trong vài năm qua nhưng không loại bỏ chúng với tốc độ như nhau.

Theo ông Tony Holmberg, “Đây là công việc chủ động nhằm đơn giản hóa cảnh quan và bạn không thể làm điều đó chỉ sau một đêm. Bạn phải xây dựng nó từng bước một".

Hiện có một kế hoạch kéo dài 3 năm, trong đó bộ phận CNTT làm việc với người dùng để đưa ra danh sách tổng thể về những nơi có cơ sở hạ tầng và chức năng chồng chéo. Trọng tâm khi loại bỏ các hệ thống là sự ổn định và tiêu chuẩn hóa, do đó, để đạt được hiệu quả và sự đơn giản hóa như mong muốn, cần phải chuyển sang các giải pháp đám mây.

Ông nói: “Trong các ưu tiên của mình, chúng tôi hướng tới việc có được quan điểm kỹ thuật số và đảm bảo nó trở thành một phần tích hợp của hoạt động kinh doanh. Sau đó, điều quan trọng là phải nói được ngôn ngữ kinh doanh và đề xuất cách sử dụng thế hệ công nghệ mới.”

Tất nhiên, vấn đề bảo mật cũng được đặt lên hàng đầu và Svensson cùng nhóm của ông chủ động đọc các mẫu để xem những gì cần phải giải quyết theo thời gian và ưu tiên một chương trình nghị sự vốn là một phần trong cuộc sống hàng ngày của mọi nhà phát triển. Svensson nói: “Tôi cũng tổng hợp báo cáo về an toàn cho ban quản lý mỗi tháng một lần. Lo lắng là một phần của công việc".

Tổ chức lại hoạt động CNTT

Lĩnh vực thay đổi thứ tư là tổ chức lại hoạt động CNTT để gần gũi hơn với doanh nghiệp (DN) và tăng tốc độ số hóa. Điều này có nghĩa là một số tổ chức CNTT trong nhóm ICA được hợp nhất thành một.

Tổng cộng có khoảng 1.000 nhân viên và tới 300 chuyên gia tư vấn làm việc về CNTT tại ICA. Ý tưởng là tạo ra ít chuyển giao hơn, nhận được nhiều lợi ích hơn và làm cho tổ chức CNTT được xác định rõ hơn.

Ông Tony Holmberg chia sẻ: “Chúng tôi đã bắt đầu với một câu hỏi 'tại sao' rất rõ ràng vì chúng tôi đặt khách hàng và cửa hàng của mình làm trọng tâm. Việc chuyển đổi số là rất quan trọng và chúng tôi cần đưa nó đến gần với DN nhất có thể.”

Đó cũng là việc phá bỏ các rào cản để có thể làm việc hiệu quả cùng nhau bằng công nghệ thế hệ tiếp theo trong các nhóm.

“Nó phải thấm vào toàn bộ chuỗi,” ông nói thêm. “Và trong sự thay đổi này, điều quan trọng là phải phù hợp với cách thức hoạt động của các cửa hàng và tạo ra cuộc sống hàng ngày dễ dàng hơn cho khách hàng của chúng tôi"./.