Tái tạo lại văn phòng làm việc nhờ dữ liệu và chuyển đổi số

Đại dịch Covid-19 đã khiến các toà nhà văn phòng trên khắp thế giới phải đóng cửa. Nhiều người tự hỏi liệu văn phòng làm việc có thể bị lỗi thời hay không? Đối với Steelcase - nhà sản xuất đồ nội thất văn phòng, cuộc khủng hoảng này đã mở ra cơ hội để họ định hình lại không gian làm việc - cho bản thân công ty, các đối tác, và khách hàng của họ.

Sara Armbruster được bổ nhiệm làm Phó chủ tịch điều hành của Steelcase vào tháng 4/2021. Bà sẽ trở thành Chủ tịch kiêm giám đốc điều hành của công ty vào mùa Thu năm nay. Vào tháng 2/2020, khi Sara Armbruster đang giữ chức Phó chủ tịch chiến lược, nghiên cứu, và CĐS, bà đã được yêu cầu giữ vị trí lãnh đạo ứng phó quản lý khủng hoảng toàn cầu của công ty. Bà tin rằng với kinh nghiệm trong các lĩnh vực, bao gồm bán hàng, chiến lược và CNTT... sẽ giúp bà có được sự am tường về các hoạt động của Steelcase, đó cũng chính là chìa khóa để điều chỉnh khả năng lãnh đạo của bà và phản ứng kỹ thuật số của công ty đối với cuộc khủng hoảng Covid-19.

Armbruster nói: "Nền tảng qui mô lớn là chìa khóa cho CĐS, bởi vì chuyển đổi sẽ thúc đẩy toàn bộ hoạt động kinh doanh. Nó sẽ nhanh chóng trở nên rõ ràng khi khủng hoảng Covid-19 ảnh hưởng đến mọi bộ phận của doanh nghiệp (DN), phản ứng nhanh chóng và toàn diện là cần thiết. Cùng với chiến lược của riêng công ty và các chỉ số kỹ thuật số, Armbruster bắt đầu đánh giá thông tin sức khỏe cộng đồng và các thông tin bên ngoài khác để giúp công ty đưa ra các quyết định an toàn cho 11.900 nhân viên.

Điều chỉnh nội bộ

Mặc dù chuyên về lĩnh vực không gian văn phòng, nhưng bản thân Steelcase đã nhanh chóng thích nghi với các qui định ngay từ ban đầu do đại dịch gây ra để cho nhân viên làm việc tại nhà. Armbruster cho biết, việc công ty chuyển đổi sớm sang các công cụ cộng tác trực tuyến cho phép nhân viên tiếp tục làm việc và tương tác liền mạch. Việc này cũng đã cập nhật và chuyển đổi một số hệ thống chuyên biệt hơn sang đám mây, cho phép các nhóm toàn cầu quản lý những công việc quan trọng, chẳng hạn như kỹ thuật sản phẩm. 

Bà nói: "Chúng tôi đã áp dụng các phương pháp phát triển Agile trong toàn DN để tiếp tục làm việc hiệu quả trong tình trạng bị gián đoạn".

Agile là một phương pháp phát triển linh hoạt, là một hướng tiếp cận cụ thể cho việc quản lý dự án. Nó gồm một quá trình làm việc tương tác và tích hợp để có thể đưa sản phẩm đến tay người dùng càng nhanh càng tốt.

Với cách tiếp cận được đo lường bởi các hướng dẫn sức khỏe cộng đồng, Armbruster và nhóm dữ liệu của bà bắt đầu xem xét cách làm cho không gian làm việc của Steelcase an toàn hơn trong đại dịch Covid-19. Khi một số nhân viên bắt đầu trở lại văn phòng vào mùa Hè năm ngoái, Steelcase đã theo dõi các lần quét thẻ an ninh cá nhân, khai thác dữ liệu từ các cảm biến ở tất cả các không gian làm việc và máy tính. Nhóm đã đánh giá được các xu hướng về mật độ làm việc tại các vị trí của văn phòng trong quá khứ so với hiện tại, cho phép công ty xoay trục cách bố trí văn phòng, để cung cấp môi trường phù hợp với qui định giãn cách xã hội. 

Armbruster cho biết: "Chúng tôi đã thấy sức mạnh của việc sử dụng các khả năng số và khoa học dữ liệu để tạo ra các chỉ số và báo cáo mới, giúp chúng tôi bảo vệ nhân viên của mình tốt hơn trong thời gian này".

Lấy con người làm trung tâm tại nơi làm việc

Không chỉ điều chỉnh nội bộ do các tác động của Covid-19, Steelcase còn phải tuân thủ các quy định mới (vốn sẽ được thay đổi nhanh chóng), có ảnh hưởng đến các đối tác kinh doanh của công ty trên khắp thế giới, bao gồm các trung tâm phân phối và đối tác đại lý. 

Trực quan hóa dữ liệu được chứng minh là chìa khóa. Armbruster cho biết: "Các nhà khoa học dữ liệu của chúng tôi đã sử dụng dữ liệu theo thời gian thực, từ đó tạo ra bản đồ nhiệt được mã hóa màu để biểu thị trạng thái khóa máy, cùng với các thông tin khác. Điều đó giúp cho đội ngũ lãnh đạo của công ty lập được các kế hoạch chiến lược và ứng phó hiệu quả hơn với loạt các vấn đề khi đại dịch hoành hành".

Armbruster và nhóm của bà cũng đã tiến hành các cuộc khảo sát toàn cầu, và nghiên cứu những quan sát khác về điều kiện làm việc tại nhà để nắm bắt tốt hơn các mô hình làm việc mới nổi. Công ty đã tung ra bộ sưu tập Flex mới, cung cấp nhiều lựa chọn mô-đun hơn cho nội thất văn phòng. Ví dụ, công ty đã phát triển các tủ lưu trữ riêng lẻ có bánh xe, và sản xuất tấm chắn di động nhằm giúp hạn chế sự lây lan giọt bắn thông qua đường hô hấp.

Armbruster nói, những khả năng thiết kế lấy con người làm trung tâm này rất quan trọng đối với mô hình kinh doanh của Steelcase. "Các giám đốc điều hành mà chúng tôi phục vụ tin rằng mọi người sẽ quay trở lại văn phòng - vấn đề còn lại là thời gian và cách thức. Chúng tôi bắt buộc phải phát triển ra các sản phẩm và đồ nội thất hướng tới tương lai". 

Một thử nghiệm để thử nghiệm

Nhiều năm trước, Steelcase đã sớm sử dụng giải pháp hội nghị truyền hình trên quy mô lớn. Giờ đây, các nhóm nội bộ của công ty đã tiếp tục thử nghiệm các công cụ mới tại nơi làm việc để xác định những trải nghiệm tối ưu cho khách hàng của công ty. "Lịch sử các thử nghiệm lâu dài đã cho chúng tôi nhiều tự do hơn để điều chỉnh và tinh chỉnh các nỗ lực của mình. Chúng tôi sẽ tiếp tục đầu tư vào văn hóa đó sau cuộc khủng hoảng này," Armbruster nói.

Khi Steelcase nhận thấy các khoản đầu tư vào dữ liệu và kỹ thuật số của mình được đền đáp, một số khía cạnh phản ứng trong đại dịch của công ty đã được định hình để trở thành những công việc lâu dài. Armbruster cũng đã hình dung ra các bước tiếp theo để giúp tăng cường công nghệ chuỗi cung ứng và tương tác với khách hàng.

Armbruster nói: "Steelcase may mắn khi đã liên tục đầu tư vào kỹ thuật số trong nhiều năm, vì vậy, chúng tôi không cảm thấy bất kỳ khoảng trống nào khi khủng hoảng xảy ra. Covid-19 buộc Steelcase phải suy nghĩ lại về vấn đề an toàn, hoạt động của nhà máy và tính thanh khoản, nhưng nó cũng đã là động lực cho chiến lược đổi mới của công ty, giúp công ty vạch ra con đường mới cho tương lai. Công việc của tôi bây giờ là cung cấp các hỗ trợ để mọi người tham gia vào công việc theo tốc độ của riêng họ, đồng thời thúc đẩy DN phát triển"./.