Từ 1/1/2020, VNPost triển khai quản lý điều hành văn bản điện tử trên toàn mạng lưới

Toàn cảnh buổi tập huấn

Việc triển khai hệ thống nhằm đổi mới công tác quản lý điều hành, thiết lập hệ thống quản lý văn bản điện tử kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia, tiến tới hình thành Văn phòng điện tử.

Việc áp dụng phần mềm hệ thống quản lý điều hành văn bản điện tử sẽ góp phần thực hiện thông tin chỉ đạo điều hành trực tiếp, “phẳng hóa” đến từng bộ phận sản xuất kinh doanh (SXKD) trên toàn mạng lưới.

Đặc biệt, hệ thống chữ ký số điện tử (gồm cả chữ ký công cộng được chứng thực quốc gia và chữ ký số mềm dùng trong nội bộ) cũng có thể thực hiện được việc phát hành văn bản điện tử trong nội bộ và ra ngoài Tổng công ty trên Trục liên thông văn bản quốc gia.

Sau khi thí điểm triển khai tại Khối cơ quan Tổng công ty, Bưu điện Hà Nội, Công ty Vận chuyển kho vận, dự kiến từ ngày 1/1/2020, Tổng công ty sẽ triển khai hệ thống quản lý điều hành văn bản điện tử trên tất cả các Bưu điện tỉnh, thành phố và các đơn vị chức năng của tỉnh, thành phố; các Bưu điện huyện, trung tâm và các bưu cục, tổ, đội sản xuất trực thuộc; các đơn vị thành viên và các đơn vị trực thuộc. Với quy mô toàn quốc, dự kiến khối lượng văn bản phát sinh lên tới 100.000 văn bản/năm,

Theo Tổng giám đốc Chu Quang Hào, mới đây Phó Thủ tướng Vũ Đức Đam, Bộ trưởng Bộ TTTT Nguyễn Mạnh Hùng và Thứ trưởng Phạm Anh Tuấn đã có buổi làm việc với Tổng công ty về chiến lược phát triển của Bưu điện Việt Nam đến năm 2030. Chính phủ, Bộ TTTT yêu cầu BĐVN cần đẩy nhanh hơn nữa việc chuyển đổi theo hướng công nghệ hóa, ứng dụng triệt để CNTT vào các hoạt động SXKD, tạo nền tảng vững chắc cho BĐVN phát triển bền vững trong giai đoạn mới.

Thực tế, hiện nay Tổng công ty đang triển khai rất nhiều dự án liên quan đến việc ứng dụng CNTT. Tuy nhiên trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc ứng dụng CNTT trong các hoạt quản lý, điều hành, SXKD của Tổng công ty cần được đẩy nhanh hơn nữa.

Hệ thống quản lý điều hành văn bản điện tử của Tổng công ty cần được kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia và ứng dụng hệ thống chữ ký số điện tử, nhằm tăng cường tốc độ trao đổi tiếp nhận thông tin chỉ đạo từ cơ quan cấp trên, cũng nhưng thông tin chỉ đạo điều hành tới các đơn vị thành viên và thông tin trao đổi giữa Tổng công ty, các bưu điện tỉnh, thành phố với cơ quan chính quyền các cấp trong việc triển khai các cung cấp các dịch vụ Hành chính công. 

Cùng với việc khai thác văn bản điện tử, việc áp dụng chữ ký số điện tử linh hoạt trên các thiết bị khác nhau là một yêu cầu bắt buộc nhằm tăng tốc độ trao đổi thông tin, giảm thiểu văn bản giấy tờ lưu trữ dưới đạng vật lý, tối ưu hóa khả năng tìm kiếm khai thác thông tin lưu trữ.

Theo Văn phòng Tổng công ty Bưu điện, sau khi áp dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử mới cũng sẽ góp phần tiết kiệm đáng kể công sức, thời gian, chi phí vật tư văn phòng phẩm trong việc luân chuyển và lưu trữ văn bản, chứng từ nội bộ của Tổng công ty dưới dạng văn bản điện tử.