Chữ ký số dành cho hộ kinh doanh cá thể
Chữ ký số (CKS) hộ kinh doanh (HKD) là một loại chữ ký điện tử (CKĐT), có giá trị tương đương với chữ ký tay của mỗi hộ kinh doanh.
Khi nào thì HKD cần sử dụng CKS
CKS HKD được sử dụng với mục đích xác thực danh tính của người ký trong một số trường hợp, bao gồm:
Ký các văn bản, tài liệu điện tử như: hóa đơn điện tử (HĐĐT), hóa đơn bán hàng, đăng ký thủ tục hành chính (TTHC), đăng ký kinh doanh, đăng ký bảo hiểm, đăng ký quyền sử dụng đất, đăng ký thủ tục với UBND các cấp, sở công thương, sở y tế, sở nông nghiệp, hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn...;
Tham gia các giao dịch trực tuyến: Kê khai thu nhập hộ kinh doanh, sử dụng Internet banking, mobile banking, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến…
Để sử dụng CKS HKD thì người dùng phải đăng ký chứng thư số HKD với các đơn vị cung cấp uy tín và được cấp phép cung cấp dịch vụ bởi Bộ Thông tin và Truyền thông.
Theo quy định tại Điều 5 Thông tư số 1984/QĐ-TCT ngày 19/10/2015 về sử dụng CKS cho hộ gia đình, có quy định:
Ký số đối với văn bản điện tử:
Văn bản điện tử phải có đủ CKS của HKD hoặc tổ chức có trách nhiệm ký văn bản điện tử theo quy định; Văn bản điện tử được ký bởi CKS của HKD có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi HKD đó;
Văn bản điện tử được ký bởi CKS của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu;
Văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy đã ký, đóng dấu được ký số bởi CKS của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có giá trị như văn bản giấy đã ký, đóng dấu khi chưa số hóa;
Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng CKS của mình, được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.
Lợi ích của CKS đối với HKD
CKS sẽ thay thế cho chữ ký tay trong các TTHC, dân sự và mang lại nhiều ưu điểm trong quá trình sử dụng như: Người dùng có thể ký số trực tiếp trên các thiết bị di động và có thể kiểm tra một số thông tin người ký gồm: Họ tên người ký, số chứng minh thư nhân dân, ngày ký, nơi ký. Đơn vị cung cấp thông tin, dịch vụ CKS;
Không cần phải quét (scan) hồ sơ sau khi ký, không cần phải nộp hồ sơ gốc vì không có hồ sơ in ra, và TTHC hiện tại đang số hóa nên đã ký điện tử gần như 80% cơ quan đang giảm tải lưu trữ hồ sơ giấy… Điều này sẽ giúp giảm thiểu các chi phí và tiết kiệm thời gian làm việc;
Thay vì chỉ có thể ký văn bản trực tiếp tại văn phòng trong giờ hành chính thì người dùng CKS HKD hoàn toàn có thể ký số bất kỳ lúc nào, ở bất cứ nơi đâu;
CKS HKD đảm bảo được tính pháp lý của các thông tin trao đổi và giúp đảm bảo an toàn cho các giao dịch trực tuyến diễn ra thuận lợi, nhanh chóng.
Hiện nay, tính năng ký số được tích hợp thành công vào các cổng dịch vụ công (DVC) cấp tỉnh để người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện các DVC mức toàn trình. Từ đó nâng cao hiệu quả công việc, tăng tính công khai, minh bạch trong quản lý, điều hành, tăng tính tiện ích và cải thiện lòng tin của người dân khi tham gia vào các DVC.
Câu lạc bộ CKS và giao dịch điện tử Việt Nam, các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS (CA công cộng) cũng có các chính sách ưu đãi, hỗ trợ người dùng, hộ gia đình như các chương trình giảm giá chứng thư số. Đặc biệt, chính sách miễn phí chứng thư số theo mô hình ký số từ xa không giới hạn thời gian sử dụng cho người dân thực hiện các dịch vụ hành chính công là chính sách ưu đãi, có tính đột phá và tạo điều kiện thúc đẩy người dân tham gia các dịch vụ công trực tuyến, góp phần đưa người dân lên môi trường số.
Điều cần biết khi sử dụng CKS trong HĐĐT
CKS là một phần không thể tách rời của HĐĐT nhằm xác thực HĐĐT đó do đơn vị nào phát hành, có đầy đủ tính chất pháp lý, công nhận HĐĐT đó đã được mã hóa và không thể sửa đổi sau khi ký.
Tuy nhiên, quá trình sử dụng HĐĐT, người dùng cần lưu ý một số điểm như sau: HĐĐT hợp lệ không nhất thiết cần có chữ ký của người mua hàng; Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016, trên HĐĐT không yêu cầu phải có CKS của người mua hàng với những trường hợp sau đây: Thứ nhất, bên mua không phải là đơn vị kế toán; Thứ hai, trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…
Như vậy, người bán phải lập HĐĐT cho người mua theo quy định và trên HĐĐT, có chữ ký của người bán, nhưng không nhất thiết phải có CKS của người mua.
Một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ CKS của cả người bán và người mua. Theo khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về HĐĐT khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, quy định những trường hợp HĐĐT không nhất thiết phải có CKS, CKĐT của người bán và người mua:
Đối với HĐĐT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua;
Đối với HĐĐT bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có CKS của cả người mua và người bán;
Đối với HĐĐT là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có CKS của người bán;
Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là HĐĐT thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có CKS của người bán;
HĐĐT sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có CKS của người mua.
DN có thể tạo lập nhiều CKS để xác nhận HĐĐT. Tất cả các CKS được sử dụng đều phải đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp theo đúng quy định của Bộ Tài chính và đã được cập nhật đầy đủ các tài khoản lên hệ thống của Tổng cục Thuế.
Thời điểm lập HĐĐT xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm./.
