Số hóa dữ liệu - Con đường ngắn nhất để phát triển, thành công

Để vận hành mô hình này đạt hiệu quả, chất lượng cao hơn thì việc ra đời các giải pháp về số hoá dữ liệu khoa học, đồng bộ, thống nhất luôn là điều cần thiết. Vì mục tiêu đó, với tư cách là công ty có hơn 10 năm kinh nghiệm trên lĩnh vực CNTT, công ty CP Đầu tư Thương mại & Phát triển Công nghệ FSI, vừa cho ra đời giải pháp số hóa tài liệu.

Đây được coi là một giải pháp trên lĩnh vực chuyển đổi số mang thương hiệu "Make in Việt Nam", góp phần giúp các tổ chức, đơn vị, DN hoạt động tiết kiệm được chi phí quản lý tài liệu, giảm thiểu diện tích, không gian lưu giữ tài liệu, bảo quản, duy trì thông tin, dữ liệu được lâu hơn. Đồng thời, giúp nâng cao hiệu quả công việc - năng lực cạnh tranh của DN và dễ truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào nhanh chóng, dễ dàng. Quan trọng hơn sốhoá dữ liệu lưu trữ toàn bộ dữ liệu truyền thống trước đây thành dữ liệu điện tử đảm bảo tính tập trung, an toàn, bảo mật.

Giải pháp số chuyên nghiệp

Số hóa tài liệu là một hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Thông thường, các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh… sử dụng trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số.

Theo FSI, để cấu thành hệ thống số hóa tài liệu bao gồm ba nhân tố chính: thiết bị, phần mềm, dịch vụ số hóa. Trong đó, thiết bị là: hệ thống các máy quét, các thiết bị hạ tầng CNTT; phần mềm: hệ thống quản trị hồ sơ, tài liệu được số hóa dưới các dạng text, word, excel, pdf, báo cáo thống kê...; dịch vụ số hóa: các thiết bị hạ tầng CNTT, cung cấp, cho thuê máy quét (scanner), dịch vụ nhập liệu (Data entry) và chuyển đổi dữ liệu (Data conversion), dịch vụ BPO.

Quy trình sốhoá dữ liệu gồm 07 bước, với trình tự: Thu thập tài liệu giấy; sắp xếp, phân loại chỉnh lý tài liệu; quét tài liệu; kiểm tra file đầu ra; nhập liệu, nhận dạng ký tự (OCR); kiểm tra dữ liệu nhập liệu; kết xuất và lưu trữ thông tin.

Cụ thể, việc thu thập tài liệu giấy được hiện ngay khi được giao từ khách hàng hoặc đến các địa điểm khách hàng chỉ định để thu thập tài liệu, sau đó được ký biên bản bàn giao, xác nhận số lượng, tình trạng tài liệu.

Việc sắp xếp, phân loại chỉnh lý tài liệu được tiến hành kiểm tra, thu thập, phân loại theo yêu cầu số hóa và phân bổ đến các trạm quét tài liệu.

Đối với việc quét tài liệu cũng được thực hiện nhanh gọn trên máy quét tự động. Trường hợp đối với các tài liệu mỏng, giấy rách nát có khả năng hư hỏng thì sẽ tiến hành quét trên máy quét phẳng hoặc máy quét chuyên dụng.

Đặc biệt đối với bước kiểm tra tệp (file) đầu ra và kiểm tra dữ liệu nhập liệu sẽ được thực hiện qua 2 lần gồm: kiểm tra 100% file đầu ra và kiểm tra xác suất 30% file đầu ra.

Việc nhập liệu, nhận dạng ký tự (OCR) được áp dụng qua hai phương pháp tự động hoặc thủ công. Trong đó, tự động sử dụng công nghệ OCR (nhận dạng ký tự quang học) để bóc tách thông tin và nhập tự động vào các trường thông tin yêu cầu. Thủ công nhập bằng tay với các tài liệu bản gốc có chất lượng thấp, tài liệu cũ, khó nhận dạng. Sau khi nhập liệu xong, các tài liệu sẽ được lưu trữ trong file CSDL, được liên kết với các file ảnh.

Bước cuối cùng kết xuất và lưu trữ thông tin, được lưu trữ vào hệ thống lưu trữ của khách hàng (máy chủ, thiết bị lưu trữ,…) và các CSDL sẽ được tích hợp trên hệ thống lưu trữ, ứng dụng nghiệp vụ.

Bốn sản phẩm số chủ lực số hóa, chuyển đổi số

Theo thống kê từ FSI, tại Việt Nam hiện nay có khoảng 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và chủ yếu được lưu trữ theo phương pháp truyền thống là để trên các giá kệ, kho lưu trữ. Với hình thức lưu trữ này, đồng nghĩa với việc tồn còn nhiều hạn chế như: một nhân viên có thể tốn 30-40% thời gian để tìm thông tin (thời gian trung bình để tìm kiếm 1 tài liệu là 18 phút), 67% dữ liệu bị mất liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu và 70% giao dịch có thể bị thất bại nếu văn bản bằng giấy bị hư hỏng hoặc thất lạc.

Qua cuộc khảo sát trên phạm vi mở, thu được kết quả trong số 8.093 DN trả lời khảo sát, có tới 23% cho biết họ phải dành hơn 10% quỹ thời gian để tìm hiểu và thực hiện các quy định pháp luật của Nhà nước. Gần 30% DN cho biết họ vẫn phải đi lại nhiều lần để lấy dấu và chữ ký, và vẫn có khoảng 38% DN không đồng ý với nhận định rằng, thủ tục giấy tờ đã đơn giản hơn.

Như một giải pháp hỗ trợ giải quyết các vẫn tồn tại trên, FSI đã cho ra đời, vận hành 04 sản phẩm chủ lực gồm: Hệ thống số hóa D-IONE, Phần mềm quản lý tài liệu DocEye, phần mềm nhận dạng và trích xuất thông tin tự động IONE và phần mềm chuyển đổi số của doanh nghiệp L-IONE.

D-IONE là nền tảng giải pháp số hóa tài liệu thông minh được xây dựng nhằm đáp ứng các yêu cầu về: Ứng dụng CNTT vào xử lý dữ liệu chất lượng cao; quản lý thông tin, số liệu hiệu quả; cung cấp thông tin nhanh chóng và bảo mật; tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả công việc. Nền tảng này đã đạt tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013, tiêu chuẩn quản lý ISO 9001:2015 và giải Ba Nhân tài Đất Việt 2019

Phần mềm quản lý tài liệu DocEye, một giải pháp cho văn phòng điện tử, giúp DN tiết kiệm chi phí quản lý, in ấn, vận hành, nhân sự, giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo dõi tài liệu theo bảng thống kê. Doceye hoạt động hiệu quả với hai phân hệ chức năng là: thu nhận và quản lý thông tin tài liệu cho phép người dùng có thể phân loại, tìm kiếm. kiểm tra, chỉnh sửa, nhận dạng tài liệu dễ dàng. Điểm ưu việt của DocEye có thể hỗ trợ việc sao lưu và backup dữ liệu theo lịch trình định sẵn và có thể thống kê, chi tiết tài liệu theo số lượng công việc, thậm chí theo từng người dùng.

Sản phẩm DocEye đã được ứng dụng triển khai trên nhiều khách hàng lớn: Honda, Pepsi, Tập đoàn Hoàng Quân, Cititcom,… và đạt nhiều giải thưởng uy tín như: Sao Khuê 2016, 2017, 2018, Giải thưởng chuyển đổi số 2019,…

Công nghệ nhận dạng và trích xuất thông tin tự động IONE, cho phép dữ liệu đầu vào bằng ảnh qua các module, API của công nghệ và cho dữ liệu đầu ra bằng văn bản, metadata để lưu trữ hoặc tích hợp vào các hệ thống khác. Ưu điểm của hệ thống này giúp nhận dạng tiếng Việt chính xác đến 98%, số hóa giản đồ, hình ảnh đạt độ chính xác trên 90%, xử lý song song, đạt hiệu suất 6s/trang và bóc tách dữ liệu tự động, không phụ thuộc mẫu tài liệu.

Cuối cùng, phần mềm chuyển đổi số của DN L-IONE. Đây không chỉ là một hệ thống số quản lý tự động, mà còn cung cấp cả một môi trường làm việc trực tuyến trên Internet. Ứng dụng cung cấp cho người dùng nhiều ứng dụng tiện ích, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kinh doanh, quản lý nhân sự, các nghiệp vụ hành chính,... giúp DN nâng cao hiệu suất công việc của tất cả các phòng ban, quản lý toàn diện theo một chu trình khép kín giúp quản lý công việc.

Điểm nổi bật của L-IONE được tích hợp các công nghệ nhận dạng, xử lý ngôn ngữ tự nhiên, xử lý dữ liệu lớn với độ chính xác tới 98% giúp tối ưu thời gian tìm kiếm thông tin và tạo lập CSDL hoạt động cho khách hàng.

Đánh giá về những kết quả, sự cần thiết trong việc số hóa tài liệu, bà Phương Mai – Phó chủ tịch Hội Quốc tế ngữ Việt Nam cho biết: "Giải pháp số hóa tài liệu của FSI giúp các tài liệu lịch sử quý giá của Hội được lưu trữ bảo tồn một cách tốt nhất. Đồng thời, nhờ số hóa, các tài liệu lịch sử quý cũng được khai thác thuận tiện hơn nhiều. Trước đây, để chia sẻ tài liệu chúng tôi phải chuyển bản cứng cho người đọc mất rất nhiều thời gian, chi phí và tiếp cận được ít người. Nhưng nhờ số hóa quá trình chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng hơn, tạo cơ hội cho các giá trị lịch sử này đến với tay nhiều người đọc hơn nữa".