Chuyển động ICT

Ứng dụng điện toán đám mây trong hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp

ThS. Nguyễn Thị Hải Yến - Trường Đại học Kiểm sát Hà Nội • 03/06/2024 06:15

Bộ máy kế toán đóng vai trò là trung gian giúp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán (TTKT) đến những người sử dụng thông tin để họ phân tích thông tin và đề ra các quyết định kinh tế hợp lý.

“
Tóm tắt
- Lợi ích của ĐTĐM trong hệ thống thông tin kế toán: Tiết kiệm chi phí; Linh hoạt và mở rộng dễ dàng; Bảo mật và tin
cậy; Truy cập từ xa và tích hợp; Tăng cường hiệu suất làm việc.
- Ứng dụng của ĐTĐM trong các chức năng kế toán: Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu; Quản lý dữ liệu; Lưu trữ website; Làm
cơ sở dữ liệu cho doanh nghiệp (DN).
- Lưu ý khi triển khai ĐTĐM cho hệ thống thông tin kế toán DN: cần cân nhắc kỹ các ứng dụng có thể chuyển lên các đám mây; cần có kế hoạch chu đáo về khía cạnh bảo mật và riêng tư; cần nắm bắt các môi trường ĐTĐM để có lựa
chọn phù hợp.

Sự phát triển của công nghệ thông tin (CNTT) thông qua cuộc Cách mạng công nghệ 4.0 tác động mạnh mẽ đến tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp (DN). Bagranoff và cộng sự (2010) cho rằng, điện toán đám mây (ĐTĐM) - một thành tựu của cuộc Cách mạng công nghệ 4.0 có quan hệ chặt chẽ đến hệ thống TTKT và tác động đến sự thay đổi của TTKT.

Hệ thống ĐTĐM còn giúp hoàn thành nhiều công việc khác nhau bao gồm kế toán, quản lý, giúp nhân viên và các bên liên quan truy cập vào các ứng dụng thông qua máy tính và thiết bị di động. Với thành tựu công nghệ mới, TTKT sẽ là những dòng dữ liệu tài chính theo thời gian thực thay vì dữ liệu trong quá khứ. TTKT có thể kịp thời hơn, kế toán có thể phát hiện các thông tin sai sót, gian lận nhanh hơn giúp hạn chế rủi ro, đồng thời phân tích được xu hướng tài chính và đưa ra những khuyến nghị cho nhà quản lý theo thời gian thực. Hiệu quả kinh tế của DN được xác định bởi thông tin khách quan và kịp thời, phải được cung cấp bởi hệ thống kế toán. Vì vậy, ĐTĐM có vai trò quan trọng trong Hệ thống thông tin Kế toán của DN hiện nay.

Sự ra đời và phát triển của công nghệ ĐTĐM

ĐTĐM đã phát triển thông qua một số giai đoạn trong đó bao gồm lưới điện và điện toán tiện ích, cung cấp dịch vụ ứng dụng (Application Service Provider), và phần mềm như dịch vụ (Software as a Service). Nhưng khái niệm bao quát về phân phối tài nguyên tính toán thông qua một mạng lưới toàn cầu bắt nguồn từ những năm 1960.

Các ý tưởng về một “mạng máy tính giữa các thiên hà” đã được giới thiệu trong một bài viết của JCR Licklider, người chịu trách nhiệm tạo điều kiện cho sự phát triển của ARPANET vào năm 1969. Tầm nhìn của ông đã cho phép mọi người trên toàn cầu được kết nối với nhau, các chương trình truy cập và dữ liệu ở trang web nào, từ bất cứ nơi nào. Theo giải thích Margaret Lewis, Giám đốc tiếp thị sản phẩm của AMD. “Đó là một tầm nhìn có vẻ rất giống như những gì chúng ta đang gọi ĐTĐM”.

Kể từ những năm 1960, ĐTĐM đã phát triển cùng một số ngành, với Web 2.0 là sự phát triển gần đây nhất. Tuy nhiên, kể từ khi có Internet với băng thông kết nối tăng lên đáng kể trong những năm 1990, ĐTĐM cho công chúng có được một cái gì đó của một thành tựu phát triển.

Một trong những cột mốc đầu tiên cho ĐTĐM là sự xuất hiện của Salesforce.com năm 1999, mà đi tiên phong trong khái niệm của các ứng dụng DN cung cấp thông qua một trang web đơn giản. Công ty dịch vụ mở đường cho cả chuyên gia và các công ty phần mềm chính thống để cung cấp các ứng dụng trên Internet.

Sự phát triển tiếp theo là Amazon Web Services trong năm 2002, trong đó cung cấp một bộ các dịch vụ dựa trên đám mây bao gồm lưu trữ, tính toán và ngay cả trí tuệ nhân tạo (AI) thông qua Amazon Mechanical Turk.

Một cột mốc lớn đã đến trong năm 2009, với Web 2.0 là bước tiến triển lớn, và Google và các công ty khác bắt đầu cung cấp các ứng dụng doanh nghiệp dựa trên trình duyệt, dịch vụ như Google Apps. Trong quá khứ, đã có hai cách để tạo ra một siêu máy tính. Thứ nhất, đó là cách tiếp cận mẫu Blue Gene, với cách tiếp cận này tạo ra một máy tính khổng lồ với hàng ngàn (hoặc hàng trăm ngàn) bộ vi xử lý (CPU). Cách tiếp cận khác, giống như Google, là dùng hàng trăm thậm chí hàng ngàn máy tính nhỏ với chi phí thấp và kết nối chúng lại với nhau như một “chùm” (cluster) mà tất cả chúng đều làm việc với nhau như một máy tính lớn.

Lợi ích của ĐTĐM trong hệ thống thông tin kế toán

Việc sử dụng điện toán đám mây trong hệ thống TTKT mang lại cho DN nhiều lợi ích quan trọng:

Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư vào việc xây dựng và duy trì hạ tầng máy chủ riêng, DN chỉ phải trả tiền theo mức sử dụng tài nguyên thực tế. Điều này giúp giảm thiểu chi phí vốn và hoạt động, đồng thời tăng tính hiệu quả kinh doanh.

Linh hoạt và mở rộng dễ dàng: Giải pháp ĐTĐM cho phép DN dễ dàng điều chỉnh và mở rộng quy mô tài nguyên theo nhu cầu thực tế. Người dùng có thể linh hoạt tăng giảm số lượng máy chủ ảo, lưu trữ dữ liệu mà không gặp khó khăn trong việc thay đổi cơ sở hạ tầng.

Bảo mật và tin cậy: Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây thường có các biện pháp bảo mật cao và các cơ chế sao lưu dự phòng. Điều này giúp đảm bảo an toàn cho dữ liệu và ứng dụng của DN.

Truy cập từ xa và tích hợp: Với giải pháp ĐTĐM, người dùng có thể truy cập và làm việc từ bất kỳ địa điểm nào với kết nối Internet. Đồng thời, giải pháp này cũng hỗ trợ tích hợp dễ dàng với các ứng dụng và dịch vụ khác của DN.

Tăng cường hiệu suất làm việc: Giải pháp ĐTĐM cung cấp các công cụ và ứng dụng hiệu quả giúp tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên và cải thiện quy trình công việc của DN.

Ứng dụng của ĐTĐM trong các chức năng kế toán

Dưới đây có thể kể đến một số ứng dụng của ĐTĐM trong chức năng kế toán:

Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu: Ứng dụng cốt lõi và phổ biến của ĐTĐM chính là khả năng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu mạnh mẽ. Người dùng có thể tải dữ liệu lên nền tảng đám mây một cách thuận tiện và quản lý việc chia sẻ thông tin theo ý muốn.

Quản lý dữ liệu: Mặc dù không trực tiếp giúp giảm kích thước dữ liệu, nhưng ĐTĐM mang lại lợi ích đáng kể trong việc quản lý và bảo quản dữ liệu của người dùng. Dịch vụ đám mây là khả năng tự do tổ chức và điều hành dữ liệu theo cách riêng của bạn.

Hiểu đơn giản rằng, khi dữ liệu được tải lên môi trường đám mây, nó vẫn giữ nguyên kích thước và định dạng ban đầu. Điều này cho phép bạn chủ động sắp xếp và quản lý các tệp dữ liệu một cách linh hoạt và hiệu quả. Qua đó, bạn có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin chi tiết về dữ liệu đang được quản lý - bao gồm cả dung lượng, nội dung và cách thức lưu trữ.

Lưu trữ website: ĐTĐM đang trở thành công cụ không thể thiếu cho các DN hiện đại, nhất là trong thời đại kinh doanh trực tuyến phát triển mạnh mẽ. Sự linh hoạt và hiệu quả của ĐTĐM giúp DN cập nhật và lưu trữ dữ liệu website một cách nhanh chóng với chi phí thấp, chỉ thanh toán theo dung lượng sử dụng. Việc ứng dụng ĐTĐM sẽ giúp thông tin lưu trữ được bảo mật chặt chẽ. Đồng thời đảm bảo người dùng có thể truy cập nhanh chóng, mà không cần cơ sở hạ tầng vật lý có dung lượng lớn để lưu trữ.

Làm cơ sở dữ liệu cho DN: Với không gian lưu trữ rộng và hoạt động mạnh mẽ, ĐTĐM giúp DN/cá nhân có thể lưu giữ mọi loại dữ liệu một cách linh hoạt, mà vẫn đảm bảo tính bảo mật cao nhất.

Thông thường bên cung cấp dịch vụ sẽ hỗ trợ bảo trì, vận hành hệ thống ổn định và mở rộng quy mô linh hoạt theo nhu cầu của DN. Trong khi đó, người dùng chỉ cần chỉnh sửa và tải dữ liệu lên tài khoản của mình là xong. Sau khi mua không gian lưu trữ, bạn có thể thoải mái lưu trữ và quản lý dữ liệu. Trường hợp không đủ dung lượng sử dụng, bạn có thể đăng ký mở rộng không gian lưu trữ mà không cần đầu tư thêm vào cơ sở hạ tầng hay đội ngũ nhân sự.

Lưu ý khi triển khai ĐTĐM cho hệ thống thông tin kế toán DN

Cùng với sự phát triển của ĐTĐM, các DN đứng trước nhiều thách thức nhất là đối với hệ thống kế toán. Một trong những thách thức quan trọng nhất chính là bảo mật và quyền riêng tư. Dữ liệu liên quan phải được mã hóa khi lưu trữ và truyền tải qua mạng để ngăn chặn truy cập trái phép, theo đó, DN cần quản lý danh mục chặt chẽ để theo dõi ai có quyền truy cập vào dữ liệu và hoạt động nào được thực hiện trên dữ liệu đó, cần có cơ chế kiểm soát truy cập chính xác để đảm bảo chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu.

Cần bảo vệ dịch vụ đám mây khỏi các cuộc tấn công mạng bằng cách triển khai các biện pháp bảo mật mạng và bảo mật hệ thống. Bên cạnh đó, DN cần có các quy trình sao lưu và khôi phục dữ liệu đáng tin cậy để đảm bảo rằng dữ liệu có thể được khôi phục sau sự cố.

Để có thể đưa các ứng dụng lên đám mây một cách an toàn, vừa tận dụng được các ưu điểm vượt trội của mô hình ĐTĐM so với mô hình tính toán truyền thống đồng thời cũng đảm bảo dữ liệu của mình được an toàn - bảo mật, các tổ chức, DN Việt Nam cần cân nhắc kỹ các ứng dụng có thể chuyển lên các đám mây. Đây là một trong những vấn đề cần được thảo luận và quyết định dựa trên lợi ích thực sự của DN.

Tiếp theo, DN có thể chuyển dần các ứng dụng của mình lên đám mây bắt đầu từ những ứng dụng đơn giản mà DN đã sử dụng thường xuyên trên mạng như ứng dụng thư điện tử hoặc các ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng, phần mềm quản trị nguồn nhân lực - đây là các ứng dụng thông dụng và không có nhiều điểm khác nhau ở mỗi DN. Trải nghiệm mức độ hoạt động, các rủi ro xảy ra, từ đó làm căn cứ để quyết định tiếp theo sẽ chuyển các ứng dụng và các loại dữ liệu nào lên các đám mây.

Các DN cũng cần có kế hoạch chu đáo về khía cạnh bảo mật và riêng tư trước khi tham gia các giải pháp ĐTĐM; Tìm hiểu thêm về trách nhiệm và quyền hạn của nhà cung cấp dịch vụ đám mây, cũng như trách nhiệm và quyền lợi của khách hàng phải được quy định rõ ràng. Các trách nhiệm về an ninh của cả nhà cung cấp và người sử dụng là khác nhau giữa các mô hình dịch vụ đám mây.

DN cũng cần nắm bắt các môi trường ĐTĐM và chắc chắn giải pháp ĐTĐM phải đáp ứng được các yêu cầu về an ninh và bảo mật. Khi lựa chọn giải pháp thì trước tiên DN phải hiểu rõ nhu cầu, qui trình và mô hình hoạt động của mình liệu thật sự phù hợp với những gói dịch vụ nào trong giải pháp này. Từ đó, DN lựa chọn ra các nhà cung cấp đám mây có đủ cơ sở hạ tầng, công nghệ, uy tín và có đầy đủ tư cách pháp lý đáp ứng được yêu cầu sử dụng của tổ chức để có thể đặt niềm tin và giao phó dữ liệu của mình cho họ. Đây là một việc làm hết sức cần thiết để có thể đảm bảo việc triển khai ứng dụng ĐTĐM được diễn ra theo đúng kế hoạch, giảm bớt phần nào các rủi ro có thể xảy ra.

Khi DN triển khai các ứng dụng, phần mềm trên nền tảng ĐTĐM thì điều quan trọng là phải có hệ thống hạ tầng mạng kết nối đảm bảo. Hệ thống mạng có thể là mạng Internet hoặc hệ thống mạng chuyên dùng phục vụ mục đích riêng. Vì vậy, mạng kết nối là yếu tố quan trọng trong việc sử dụng ứng dụng trên nền tảng ĐTĐM.

Hiện nay, những nhà phát triển phần mềm kế toán (PMKT) có thể chạy phần mềm trên đám mây. Người dùng có thể truy cập phần mềm giống như khi truy cập bất kỳ trang web nào, cũng như có thể mua các gói theo bậc tùy vào nhu cầu của họ. Các ứng dụng phần mềm sử dụng công suất ĐTĐM, đồng thời, chính bản thân phần mềm có thể thay đổi quy mô linh hoạt khi cần thiết. Cũng không còn sợ khách hàng sẽ mất dữ liệu.

Sự kết hợp giữa PMKT và ĐTĐM cung cấp cho DN tính linh hoạt cao, quản lý dễ dàng và khả năng tiết kiệm chi phí, đồng thời đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu tài chính. Sự liên kết này là một xu hướng quan trọng trong lĩnh vực kế toán và CN. PMKT có thể sử dụng điện toán đámmây để lưu trữ dữ liệu tài chính và giao dịch.

Một số dịch vụ kế toán đám mây chuyên nghiệp được xây dựng trên nền tảng ĐTĐM. Những dịch vụ này cung cấp các tính năng kế toán và tài chính thông qua trình duyệt web và thường tích hợp tốt với các PMKT truyền thống, người dùng có thể truy cập và quản lý dữ liệu kế toán của họ từ bất kỳ đâu thông qua Internet.

Sử dụng ĐTĐM cho PMKT giúp tăng tính linh hoạt và khả năng mở rộng. DN có thể dễ dàng thay đổi quy mô và tài nguyên máy tính theo nhu cầu mà không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng riêng.

Dựa trên tình hình sử dụng PMKT trên nền ĐTĐM tại Việt Nam cho thấy đã có sự gia tăng đáng kể trong những năm gần đây. Điều này phần lớn là do sự phát triển nhanh chóng của CNTT và sự nhận thức về lợi ích mà các DN, tổ chức từ việc sử dụng PMKT trên nền ĐTĐM. Theo đó, các DN có thể sử dụng các dịch vụ ĐTĐM của các nhà cung cấp lớn như AWS, Google Cloud, Microsoft Azure và các nhà cung cấp trong nước như Viettel, FPT đang ngày càng phổ biến và tiếp cận dễ dàng hơn cho DN.

PMKT trên nền ĐTĐM đã trở thành một công cụ quan trọng cho các DN ở Việt Nam giúp DN quản lý tài chính, thực hiện kế toán, báo cáo tài chính một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Trên thị trường có nhiều tùy chọn về PMKT trên ĐTĐM, từ các tùy chọn miễn phí như GNUCash và Wave Accounting cho đến các sản phẩm thương mại như Xero, QuickBooks Online, và Zoho Books. Các DN có sự linh hoạt lựa chọn dựa trên nhu cầu cụ thể của họ.

Cùng với đó, PMKT trên ĐTĐM thường tích hợp với các ứng dụng khác, như quản lý khách hàng (CRM), quản lý hàng tồnCkho và quản lý nguồn nhân lực (HRM), DN cần lưu ý giúp tối ưu hóa quá trình quản lý DN.

“
Tài liệu tham khảo:
[1]. Rajkumar Buyya, Chee Shin Yeo, and Srikumar Venugopal
(2008), “Market-Oriented Cloud Computing: Vision, Hype,
and Reality for Delivering IT Services as Computing Utilities”,
International Conference on High Performance Computing.
[2]. Ian Foster, Yong Zhao, loan Raicu, Shiyong Lu (2008), “Cloud
Computing and Grid Computing 360-Degree Compared”,
Grid Computing Environments Workshop.
[3]. Voorsluys, William; Broberg, James; Buyya, Rajkumar
(February 2011). ‘Introduction to Cloud Computing”.
NIST. (2009).
[4]. NIST Working Definition of Cloud Computing
v15. Retrieved October 7,2009, from http://csrc.nist.gov/
groups/SNS/cloud-computing/index.html.
[5]. Brodkin, J. (2008). Gartner: Seven cloud-computing security
risks, Retrieved Jul 2, 2008, from Network World, from http://
www.networkworld.com/news/2008...