Cách Copilot tăng tốc năng suất công việc văn phòng nhiều lần

Công nghệ cộng tác AI đa chiều

Một trong những điểm nổi bật của đợt cải tiến này là Copilot Pages, một canvas năng động trong hệ thống BizChat của Microsoft. Đây là một công cụ mới cho phép người dùng và nhóm cộng tác trực tiếp với Copilot trong việc xử lý và chia sẻ dữ liệu.

Với Pages, AI tạo ra nội dung tạm thời mà người dùng có thể chỉnh sửa, bổ sung và phối hợp cùng đồng đội, biến nó thành một trải nghiệm hợp tác AI đa chiều. Tính năng này đang được triển khai và sẽ có mặt cho hơn 400 triệu người dùng trong tháng này, tạo điều kiện cho hàng triệu người trên toàn cầu trải nghiệm sự tiện ích của AI trong môi trường làm việc.

Copilot trên PowerPoint: Nâng cao hiệu quả tạo bài thuyết trình

Copilot trên PowerPoint mang lại nhiều tính năng vượt trội giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng bài thuyết trình bằng cách tự động hóa các bước tạo nội dung, bố cục và thiết kế. Dưới đây là những điểm nổi bật về khả năng hỗ trợ của Copilot trên PowerPoint:

Tạo bản nháp thuyết trình nhanh chóng: Copilot có khả năng tạo ra một bản nháp thuyết trình chỉ trong vài phút, dựa trên nội dung mà người dùng cung cấp hoặc yêu cầu. Người dùng có thể nhập các thông tin như chủ đề, các ý chính và yêu cầu Copilot xây dựng một dàn bài (outline) cho bài thuyết trình. Copilot sẽ sắp xếp các nội dung đó thành các slide theo thứ tự hợp lý, từ phần giới thiệu, các ý chính cho đến phần kết luận.

Công cụ Narrative Builder: Narrative Builder là tính năng đặc biệt giúp Copilot xây dựng các câu chuyện cho bài thuyết trình.

Người dùng có thể cung cấp các dữ liệu thô, và Copilot sẽ giúp phát triển chúng thành một câu chuyện thuyết phục với cấu trúc rõ ràng. Công cụ này có thể gợi ý các yếu tố cốt lõi cần có trong một câu chuyện như mở đầu, phát triển ý chính và kết thúc, giúp người dùng xây dựng một bài thuyết trình chặt chẽ, logic.

Tích hợp dữ liệu và hình ảnh tự động: Copilot trong PowerPoint không chỉ giúp tạo nội dung văn bản mà còn có thể tự động thêm hình ảnh, biểu đồ, và bảng số liệu vào các slide.

Nó sẽ tìm kiếm và tích hợp các hình ảnh liên quan từ thư viện ảnh hoặc từ SharePoint của tổ chức (nếu có), giúp bài thuyết trình trở nên trực quan hơn. Với khả năng kết nối dữ liệu từ Excel, Copilot có thể tự động tạo biểu đồ hoặc bảng từ các dữ liệu có sẵn mà người dùng cung cấp.

Tối ưu hóa thiết kế và bố cục: Copilot có thể giúp cải thiện bố cục và thiết kế slide bằng cách đưa ra các đề xuất chỉnh sửa và sắp xếp lại các yếu tố trong bài thuyết trình.

Chẳng hạn, nếu slide có quá nhiều nội dung hoặc thiếu điểm nhấn, Copilot sẽ gợi ý cách tối ưu hóa bố cục, chọn phông chữ, màu sắc và biểu đồ để tăng tính thẩm mỹ và dễ đọc cho slide.

Tạo bài thuyết trình theo định dạng thương hiệu: Với tính năng Brand Manager, Copilot có thể áp dụng các mẫu thiết kế thương hiệu và sử dụng các hình ảnh được công ty phê duyệt để đảm bảo rằng bài thuyết trình tuân theo tiêu chuẩn thương hiệu của tổ chức.

Copilot sẽ tự động sử dụng các template được lưu trong SharePoint của tổ chức, giúp người dùng dễ dàng tạo ra các bài thuyết trình đồng nhất về thiết kế và nhận diện thương hiệu.

Hiệu chỉnh và cải tiến nội dung tự động: Khi người dùng muốn tinh chỉnh các nội dung đã tạo, Copilot có thể thực hiện các thay đổi và cải tiến tự động.

Ví dụ, nếu người dùng muốn thay đổi cách trình bày một số ý chính hoặc làm ngắn gọn nội dung, Copilot có thể đề xuất cách diễn đạt súc tích hơn và điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu của bài thuyết trình. Copilot còn có thể giúp chỉnh sửa tiêu đề, thêm phần mở đầu hấp dẫn hơn, hoặc tạo ra phần kết luận mạnh mẽ dựa trên dữ liệu và mục đích mà người dùng đưa ra.

Tạo bản thuyết trình từ dữ liệu thô: Nếu người dùng có dữ liệu thô, chẳng hạn như báo cáo tài chính, khảo sát hoặc dữ liệu Excel, Copilot có thể giúp tự động tạo slide từ dữ liệu đó.

Copilot sẽ phân tích các điểm quan trọng, tạo các biểu đồ, bảng biểu thích hợp và đưa vào các slide, giúp người dùng tiết kiệm thời gian phân tích và trình bày dữ liệu.

Gợi ý thuyết minh: Copilot có thể cung cấp gợi ý thuyết minh cho mỗi slide. Người dùng có thể yêu cầu Copilot viết các ghi chú diễn thuyết (speaker notes) dựa trên nội dung trong slide, giúp họ chuẩn bị kỹ hơn khi thuyết trình trước đám đông. Những ghi chú này có thể được điều chỉnh để phù hợp với phong cách thuyết trình của người dùng.

Sáng tạo Slide động với tính năng tự động hoá: Ngoài việc tạo slide tĩnh, Copilot còn có khả năng tự động hóa việc tạo slide động, chẳng hạn như thêm các hiệu ứng chuyển động (animation) hoặc hiệu ứng chuyển tiếp (transition) giữa các slide. Người dùng có thể yêu cầu Copilot áp dụng các hiệu ứng này để bài thuyết trình trở nên sinh động và thu hút hơn.

Hỗ trợ hợp tác thời gian thực: Copilot cho phép người dùng và đồng đội cộng tác trên một bài thuyết trình trong thời gian thực.

Mọi người có thể cùng làm việc trên một file PowerPoint, và Copilot sẽ hỗ trợ bằng cách tự động lưu trữ các thay đổi, gợi ý cải thiện, và theo dõi tiến trình công việc của từng thành viên trong nhóm. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều có thể đóng góp vào bài thuyết trình một cách hiệu quả.

Nhìn chung, Copilot trong PowerPoint là công cụ lý tưởng giúp người dùng từ cơ bản đến chuyên nghiệp có thể tạo ra các bài thuyết trình ấn tượng, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Thúc đẩy năng suất với copilot trong Microsoft 365

Copilot không chỉ là một công cụ thông thường mà đã trở thành trợ lý AI hàng ngày, giúp tối ưu hóa năng suất cá nhân và tiết kiệm thời gian trong nhiều ứng dụng như Excel, PowerPoint, Outlook, và Teams.

Điểm đáng chú ý là việc tích hợp Python vào Excel, cho phép người dùng thực hiện các phân tích dữ liệu nâng cao mà không cần kỹ năng lập trình. Với sự hỗ trợ của AI, Copilot trong Excel với Python có thể dự báo, phân tích rủi ro, và học máy, giúp người dùng nhanh chóng đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu phức tạp.

Copilot trong Excel: Phân tích dữ liệu thông minh và nâng cao

Copilot trong Excel giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn với dữ liệu, kể cả khi dữ liệu đó chưa được định dạng dưới dạng bảng.

Copilot hỗ trợ các công thức phức tạp như XLOOKUP và SUMIF, định dạng có điều kiện và làm việc trực tiếp với dữ liệu trên các hình ảnh như biểu đồ và PivotTables. Một trong những nâng cấp nổi bật là sự tích hợp của Python vào Excel, cho phép người dùng không cần kỹ năng lập trình vẫn có thể thực hiện các phân tích dữ liệu nâng cao như dự báo, phân tích rủi ro và học máy thông qua ngôn ngữ tự nhiên.

Tự động hóa phân tích dữ liệu: Copilot giúp tự động phân tích và đưa ra các kết quả chính xác, tiết kiệm thời gian và tăng độ tin cậy.

Hỗ trợ lập kế hoạch: Khả năng dự báo dữ liệu và phân tích xu hướng giúp các doanh nghiệp đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Hỗ trợ người dùng không chuyên: Ngay cả những người không thành thạo công thức hay phân tích dữ liệu cũng có thể tận dụng tối đa sức mạnh của Excel.

Copilot trong Outlook: Tinh gọn hộp thư và tăng cường giao tiếp

Trong môi trường công việc hiện đại, sự quá tải từ email là điều không thể tránh khỏi. Với Copilot trong Outlook, người dùng có thể nhanh chóng phân loại các tin nhắn quan trọng thông qua tính năng Prioritize my inbox, giúp ưu tiên các email dựa trên nội dung và vai trò của người dùng trong tổ chức.

Copilot cũng có khả năng tự động tóm tắt các email dài và phức tạp, tiết kiệm thời gian đọc và xử lý.

Giảm tải hộp thư đến: Copilot tự động sắp xếp và ưu tiên các email quan trọng, giúp người dùng dễ dàng quản lý khối lượng công việc.

Tóm tắt thông tin quan trọng: Tự động tạo các bản tóm tắt cho email dài, giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt thông tin cốt lõi.

Cá nhân hóa trải nghiệm: Người dùng có thể "dạy" Copilot để ưu tiên các email từ những người hoặc chủ đề quan trọng, đảm bảo không bỏ lỡ thông tin cần thiết.

Copilot trong Word: Tăng cường sáng tạo nội dung và quản lý dữ liệu

Copilot trong Word không chỉ giúp người dùng viết và chỉnh sửa tài liệu nhanh hơn mà còn cho phép tham chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như tài liệu Word, PowerPoint, PDF, email và ghi chú cuộc họp. Nó có khả năng tạo bản nháp đầu tiên của tài liệu dựa trên các tài liệu liên quan, giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi phải tổng hợp hoặc tạo nội dung từ nhiều nguồn khác nhau.

Tự động tạo bản nháp: Copilot giúp nhanh chóng tạo ra các bản nháp nội dung dựa trên dữ liệu sẵn có, tiết kiệm thời gian viết từ đầu.

Tham chiếu chéo dữ liệu dễ dàng: Người dùng có thể tích hợp dữ liệu từ các tệp khác nhau, giúp tăng cường độ chính xác và tính liên kết của tài liệu.

Nâng cao khả năng chỉnh sửa: Copilot hỗ trợ viết lại, chỉnh sửa văn bản để phù hợp hơn với mục tiêu và phong cách của người dùng.

Copilot trong OneDrive: Tìm kiếm thông tin nhanh chóng và tối ưu hoá quản lý tệp

Copilot trong OneDrive giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin từ các tệp mà không cần phải mở từng tệp. Với khả năng tóm tắt nội dung và so sánh các tệp khác nhau, Copilot giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả quản lý tài liệu. Người dùng có thể so sánh tối đa năm tệp cùng lúc và nhận được một bản tóm tắt rõ ràng về những điểm giống và khác nhau.

Tiết kiệm thời gian tìm kiếm: Copilot tìm kiếm và phân tích thông tin từ nhiều tệp một cách nhanh chóng mà không cần mở từng tệp.

So sánh tài liệu dễ dàng: Người dùng có thể so sánh nội dung giữa nhiều tệp để có cái nhìn tổng quan về thông tin.

Tối ưu hóa quản lý tài liệu: Copilot giúp người dùng dễ dàng nắm bắt và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giúp cải thiện hiệu quả làm việc.

Sự tích hợp của Microsoft Copilot vào các công cụ như Excel, PowerPoint, Outlook, Word, và OneDrive không chỉ mang lại những lợi ích về mặt năng suất mà còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tự động hóa nhiều tác vụ và giảm tải cho người dùng.

Copilot đóng vai trò như một trợ lý AI thông minh, giúp người dùng dễ dàng khai thác tối đa các tính năng của Microsoft 365, từ việc phân tích dữ liệu phức tạp cho đến quản lý tệp và tối ưu hóa nội dung thuyết trình.

Copilot Agents: Tự động hóa quy trình kinh doanh

Một tính năng quan trọng khác là Copilot agents, trợ lý AI giúp tự động hóa các quy trình kinh doanh, từ các tác vụ đơn giản đến các nhiệm vụ phức tạp hơn như tạo hình ảnh và video. Những agents này được tích hợp sâu trong môi trường Microsoft 365, giúp người dùng quản lý các quy trình một cách an toàn và hiệu quả.

Microsoft cũng ra mắt agent builder, một công cụ cho phép bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng xây dựng và tùy chỉnh các Copilot agents trong BizChat hoặc SharePoint.

Tương lai của công việc với AI

Với hơn 700 bản cập nhật và 150 tính năng mới được ra mắt trong năm nay, Microsoft đang không ngừng cải tiến Copilot dựa trên phản hồi của khách hàng. Sự kết hợp của Copilot và Chat GPT-4 mang đến trải nghiệm làm việc với AI mượt mà hơn, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất. Đây là bước tiến quan trọng trong việc ứng dụng AI vào mọi ngóc ngách của môi trường làm việc, từ cá nhân đến doanh nghiệp, giúp tạo ra lợi thế cạnh tranh rõ rệt trong kỷ nguyên số.

Việc Microsoft liên tục cải tiến và lắng nghe phản hồi từ người dùng là minh chứng cho cam kết của họ trong việc mang lại trải nghiệm làm việc thông minh và hiệu quả nhất cho người dùng trên toàn thế giới. Copilot không chỉ đơn thuần là một công cụ, mà là một bước tiến lớn, dẫn dắt tương lai của môi trường làm việc với AI./.