Chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ là cấp bách

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ đang hoàn thiện Đề án “Quản lý lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước” hướng tới chính phủ điện tử. Theo đó, kinh nghiệm triển khai lưu trữ điện tử từ các nước trên thế giới đã được Cục và các đơn vị làm lưu trữ tại những cơ quan Bộ/ngành nghiên cứu.

Theo Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước, Đề án “Quản lý lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước” đã được lấy ý kiến các cơ quan, tổ chức nhà nước và kinh nghiệm của các nước trong xây dựng đề án tương tự là rất quý báu. Theo đó, Cục đã tổ chức Hội thảo “Chia sẻ kinh nghiệm quản lý tài liệu điện tử của Cộng hòa Pháp” ngày 28/8 để trao đổi chuyên sâu về vấn đề này với sự tham dự của hơn 100 đại biểu đại diện các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; đại diện Sở Nội vụ, Sở TTTT; các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Bà Mélanie Rebours, Chuyên gia của Cục Lưu trữ Quốc gia Pháp

Bà Mélanie Rebours, Chuyên gia Lưu trữ điện tử, Cục Lưu trữ Quốc gia Pháp cho biết: Pháp đã có Luật liên quan đến lưu trữ điện tử ban hành ngày 30/3/2000 quy định một văn bản điện tử có giá trị như văn bản in giấy và Sắc lệnh ngày 8/12/2005 liên quan đến trao đổi điện tử của cơ quan hành chính. Pháp cũng đã có quy định bảo vệ dữ liệu nhằm bảo vệ người sử dụng, quy định rõ hơn việc chọn lọc, huỷ tải liệu khi hết thời hạn sử dụng.

Các Bộ điển hình trong điện tử hoá văn bản có thể kể đến như Bộ Ngoại giao Pháp đã tiến hành số hoá tất cả thư tín ngoại giao được trao đổi giữa các bộ phận ngoại giao và không còn sử dụng văn bản giấy nữa. Trong khi đó, hai bộ Nội vụ và Tư Pháp thì số hoá tất cả hồ sơ, quy trình hình sự… Có nhiều cơ quan nhà nước ở Pháp đã tham gia vào các hoạt động lưu trữ điện tử.

“Khối lượng lưu trữ càng ngày càng lớn, càng đồ sộ. Riêng những tài liệu được lưu trữ năm 2017 bằng tổng tài liệu lưu trữ các năm từ 2012 – 2015. Việc số hoá và lưu trữ điện tử trở nên cấp thiết vì góp phần đảm bảo quyền người sử dụng và lưu trữ các tài liệu giá trị về mặt lâu dài”, bà Mélanie Rebours nhấn mạnh.

Những tài liệu, thông tin hiện nay phải lưu trữ là rất nhiều, bao gồm tài liệu của các cơ quan nhà nước, dữ liệu văn phòng, email từ các cơ quan bộ ngành và các tư liệu ảnh, video của cơ quan báo chí - truyền thông… Hoạt động lưu trữ điện tử của Pháp tuân theo các tiêu chuẩn quốc tế và Pháp như chuẩn ISO. Ngoài ra, lưu trữ điện tử còn phải tuân thủ quy chuẩn về di sản và các quy chuẩn về quốc phòng để đảm bảo hoạt động lưu trữ an toàn, chuyên gia Cục Lưu trữ Quốc gia Pháp cho biết thêm.

Kinh nghiệm lưu trữ điện tử

Vị chuyên gia lưu trữ điện tử Pháp cũng cho biết trước khối lượng đồ sộ của tài liệu cần lưu trữ, đề án lưu trữ điện tử đã được hình thành theo chỉ thị của Thủ tướng với sự tham gia của các Bộ. Dự án được xây dựng đã tính đến khối lượng lưu lớn trữ, lưu trữ trung gian, lâu dài, dễ tìm kiếm, bảo quản… và quy trình được tự động hoá lớn.

Để thực hiện Đề án này, năm 2012, Chính phủ Pháp đã nghiên cứu 12 giải pháp phần mềm khác nhau đang được áp dụng trên thế giới và Pháp. Tuy nhiên, không có giải pháp nào đáp ứng được yêu cầu của Chính phủ và các Bộ. Theo đó, Pháp đã xây dựng 1 phần mềm lưu trữ riêng.

Trước sự cấp bách của Đề án, các cơ quan nhà nước (CQNN) đã đưa ra 3 tiêu chí quan trọng cho Đề án: thực hiện theo phương pháp Agile để các bên theo sát và có phương án quyết định, thay đổi sao cho phù hợp với thực tiễn và nhu cầu; Phần mềm lưu trữ điện tử có thể đổi mới linh hoạt và được nhiều cơ quan sử dụng với mức phí nhất định, theo đó, phần mềm mã nguồn mở là giải pháp phù hợp và sự kết hợp chặt chẽ của ba Bộ là Bộ Quốc phòng, Văn hoá và Ngoại giao vì có các Bộ này đều có hoạt động riêng. Sự hợp tác này có thể mang lại sản phẩm hoàn thiện.

Các đại biểu đặt câu hỏi nhiều câu hỏi về triển khai lưu trữ điện tử tại Pháp

Bà Mélanie Rebours cho biết: Việc hình thành Đề án mất khá nhiều thời gian, bắt đầu từ 2011 và đến năm 2015 mới khởi động khi có nguồn kinh phí cho Đề án. Phần mềm được xây dựng để cài đặt tại ba Bộ và có tên khác nhau tại mỗi Bộ. Vì là phần mềm mã nguồn mở và triển khai tại các Bộ nên có tính đến các đặc điểm riêng của mỗi Bộ và có giao diện riêng.

Chính phủ Pháp cũng đặt ra mục tiêu sử dụng lại và nhân rộng phần mềm. Hiện nay, 18 bộ ngành/các cơ quan đã sử dụng phần mềm này và tham gia vào thử nghiệm, sử dụng thực tế. Năm 2019 này đã có 1 doanh nghiệp (DN) tư nhân về lưu trữ điện tử tham gia và sử dụng trong hoạt động của công ty này.

Khi bắt đầu Đề án, bà Mélanie Rebours cho biết: Chúng tôi đã mời các DN tin học tham gia vào Đề án để đảm bảo đội ngũ lập trình viên phát triển tốt nhất. Cách thức vận hành được nhiều ekip thực hiện, gồm: ê-kíp điều hành với sự tham gia của liên bộ với đội ngũ lưu trữ - tin học của 3 bộ Văn hoá - Quốc phòng -Ngoại giao; ê-kíp lập trình viên phát triển phần mềm do các công ty tư nhân đảm nhiệm.

Việc xây dựng phần mềm mã nguồn mở được thực hiện theo phương thức Agile, theo đó, cứ 3 tuần cán bộ lưu trữ lại đưa ra các yêu cầu cho lập trình viên về sản phẩm thử nghiệm để đánh giá và đưa ra các công việc tiếp theo. Sau mỗi 15 tuần, sản phẩm đó được hoàn thiện để đưa lên mạng vận hành thử nghiệm. Sau mỗi 1 năm, sản phẩm đó tiếp tục được hoàn thiện để người sử dụng vào sử dụng và khai thác.

Như vậy, phiên bản phần mềm hoàn thiện đầu tiên đã được đưa ra vào ngày 1/3/2018, phiên bản 2 vào cuối năm 2018 đầu năm 2019; phiên bản 3 sẽ có vào cuối năm 2019, đầu năm 2020.

Đến năm 2020, Đề án dự kiến sẽ hoàn thành và hiện trong giai đoạn nhiều cơ quan được mời tham gia sử dụng phần mềm, từ đó khắc phục lỗi nhỏ cũng như nhận phản hồi từ người sử dụng để hoàn thiện các tính năng khác của sản phẩm.

Việc triển khai Đề án lớn như vậy, bà Mélanie Rebours cho biết: Khó khăn là không thể tránh khỏi nhưng Đề án phải có sự đồng thuận chính trị và tài chính của Chính phủ. Thời gian xây dựng Đề án và nguồn kinh phí cho dự án là mất 5 năm, bằng thời gian xây dựng phần mềm. Ngoài ra, còn có khó khăn đặc thù của nước Pháp như khó tìm lập trình viên ngôn ngữ Java tốt; áp dụng phương pháp Agile, gây nhiều khó khăn cho đội ngũ kỹ thuật - điều hành bởi tiến độ cụ thể cho từng công việc rất sát sao. Nhưng đây cũng là yếu tố giúp Đề án thành công bởi phương pháp cho phép theo dõi sát sao tiến trình của Đề án và điều chỉnh quyết định nhanh chóng.

Khó khăn nữa, theo bà Mélanie Rebours, đó là thay đổi cách thức vận hành của người làm lưu trữ từ phương thức cũ sang phương thức mới là làm lưu trữ điện tử; Sự phối hợp cần thiết giữa cán bộ làm lưu trữ và tin học; Quá trình đổ dữ liệu vào lưu trữ… “Tất cả những khó khăn này cần được tính đến đểxây dựng phần mềm hoạt động sống động và hiệu quả”.

Tới nay, Đề án có các thành công như: Chức năng của phần mềm đã đáp ứng hoàn toàn tiêu chí ISO, dễ dàng nhập dữ liệu, quản lý dữ liệu, tiến hành, sàng lọc, tham khảo, bảo quản dữ liệu trong một thời gian dài. Giai đoạn cuối của Đề án xây dựng được cộng đồng người sử dụng khi chia sẻ phản hồi, cung cấp các thông tin… giúp điều chỉnh Đề án hoàn thiện.

Đề án này có tổng chi phí là 60 triệu euro. Về vấn đề bảo mật, dự án tuân thủ các chuẩn quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ và mã (code) quốc tế. An ninh bảo mật cũng liên quan đến các cơ quan khác nhau và liên quan đến từng chuẩn, hạ tầng kỹ thuật riêng.

Đào tạo nhân lực đáp ứng lưu trữ số

Việc tạo ra phần mềm lưu trữ, theo bà Meleanie, đã giúp lĩnh vực lưu trữ chuyển đổi, do đó các nhân viên lưu trữ phải học hỏi. Đào tạo lưu trữ bậc đại học có thêm module để giới thiệu lưu trữ điện tử.

“Việc đào tạo liên tục cho nhân viên lưu trữ cũng rất quan trọng. Chúng tôi đã xây dựng cơ chế đào tạo hoạt động số cho tất cả các nhân viên, để nhân viên chọn những khoá học phù hợp theo tính chất công việc của mình để làm quen chuyển đổi số từng bước. Việc chuyển đổi số là rất quan trọng, ý nghĩa lớn như từ trước đây chúng ta chuyển đổi từ bút sang máy tính”, ông René - Nicolas Houzelot, Quyền Giám đốc Lưu trữ Quốc gia Pháp chia sẻ thêm.

Ông René - Nicolas Houzelot cũng nhấn mạnh: “Cách nhìn nhận về nghề lưu trữ cũng đã khác trước. Nhân viên lưu trữ phải nhận thứcthay đổi để phù hợp với chuyển đổi số hiện nay. Người lưu trữ không thể phụ thuộc người tin học mà cần phải học tập, có kiến thực tin học để đáp ứng công việc của mình”.

Không chỉ nhân viên lưu trữ thay đổi, theo bà Meleanie, thực tế ở Pháp, do tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị như bản gốc nên giờ đây người dân có thể chỉ gửi email để làm căn cứ pháp lý cho các thủ tục hành chính. Đây là sự chuyển đổi lớn không chỉ ở các cơ quan mà người dân cũng thay đổi để phù hợp với quy trình này.