DocEye: Phần mềm quản lý tài liệu điện tử

DocEye, là sản phẩm của Công ty CP Đầu tư thương mại & Phát triển Công nghệ FSI, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ số hóa và chuyển đổi số hàng đầu của Việt Nam phát triển. Đây là sản phẩm vừa đạt giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam do Hội Truyền thông số Việt Nam trao tặng.

Lưu trữ đảm bảo chuẩn các dữ liệu đầu vào

Theo đó, qua phần mềm DocEye, toàn bộ các dữ liệu, văn bản giấy truyền thống sẽ được chuẩn hóa, lưu trữ đồng bộ, thống nhất trong cơ sở dữ liệu tập trung, được đảm bảo an toàn, bảo mật, thông qua quá trình số hóa – chuyển thành dữ liệu điện tử.

DocEye còn mang lại nhiều lợi ích, giúp người dùng dễ dàng tạo lập kho tài liệu số hóa, lưu trữ và xử lý dữ liệu lớn, đồng thời phần mềm giúp việc quản lý và theo dõi hệ thống văn bản số hóa qua hệ thống phần mềm theo quy định chuẩn tại Thông tư 02/2019/TT-BNV.

Không chỉ có lợi thế lưu trữ được lượng dữ liệu khổng lồ, DocEye còn giúp tìm kiếm hồ sơ, văn bản nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sự thuận lợi khi tổng hợp, kiểm tra, sao lưu, phục hồi backup dữ liệu hệ thống.

DocEye còn cung cấp các tính năng ưu việt khác như, giúp các đơn vị sử dụng thu nhận, phân loại, nhận dạng, bóc tách, kiểm tra, chỉnh sửa tài liệu dễ dàng.

Trong việc thu nhận, phân loại tài liệu, DocEye đảm bảo chuẩn các dữ liệu đầu vào, số hóa tài liệu lưu trữ nền giấy, định dạng PDF phiên bản 1.4 trở lên, ảnh màu, độ phân giải tối thiểu 200 DPI, chữ ký số và có khả năng tích hợp với máy scan trực tiếp trên hệ thống.

Không giống các phần mềm lưu trữ dữ liệu điện tử ra đời trước khi vận hành không tránh khỏi những giới hạn về việc nhận dạng, bóc tách tài liệu, DocEye giúp đơn vị dùng dễ dàng nhận dạng tài liệu tiếng Việt với độ chính xác đến 97%. Trong quá trình bóc tách, trích xuất các thông tin hệ thống vận hành hoàn toàn tự động, xử lý theo mẫu văn bản hành chính hoặc tùy theo yêu cầu người dùng.

Hiện nay, DocEye sử dụng phương pháp bóc tách tài liệu qua phương pháp nhận dạng ký quang học (OCR) trực tiếp trên tài liệu, giúp nhập liệu tự động các trường thông tin cần biên mục.

Số hóa tài liệu đảm bảo đúng quy định của pháp luật

Ngoài những ưu việt khi khi giúp số hóa tài liệu, DocEye còn tạo ra kho lưu trữ số tài liệu lớn, nghĩa là tài liệu sau khi được lưu trữ sẽ có đầy đủ thông tin về: Số phông/công trình/sưu tập lưu trữ kèm theo các dữ liệu đặc tả, các trường biên mục thuận tiện cho khai thác.

Việc quản lý thông tin trong kho lưu trữ số luôn được hiển thị các thông tin như: dung lượng trong kho tài liệu, lưu vết các phiên bản tài liệu chỉnh sửa, báo cáo chi tiết tài liệu theo ngày, tháng, quý, năm...

Đặc biệt, DocEye đảm bảo dễ dàng việc tích hợp chữ ký số, xác thực chữ ký số, ký số hàng loạt hồ sơ, tài liệu trong quá trình số hóa vẫn đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

Nói về tính bảo mật, an toàn thông tin, DocEye sau khi lưu trữ, mã hóa các tệp dữ liệu và được bảo vệ bởi mật khẩu, phân cấp, phân quyền cụ thể cho từng người dùng.

Ngoài ra, DocEye còn có thể dễ dàng kết nối, tích hợp với các phần mềm quản lý văn bản và phần mềm khác thông qua các API (kết nối liên thông)…

Như vậy, phần mềm quản quản lý hồ sơ điện tử DocEye ra đời không chỉ góp phần tăng tính đa dạng cho các giải pháp số tài liệu mà qua công cụ hữu ích này, các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, nhất các cơ quan nhà nước khi sử dụng sẽ tăng chất lượng, hiệu quả các dịch vụ công trực tuyến, một hướng đi đúng của tiến trình chuyển đổi số quốc gia.