Kinh tế số

Nữ doanh nhân tiên phong CĐS doanh nghiệp du lịch

Mạnh Vỹ thực hiện • 31/03/2023 00:00

Được dẫn dắt bởi nữ doanh nhân Nhữ Thị Ngần, Hanoi Tourism là một doanh nghiệp (DN) có bước đầu ứng dụng Chuyển đổi số (CĐS) thành công giúp DN vượt qua khủng hoảng của đại dịch COVID-19 và phát triển, bứt phá.

“
Tóm tắt:
Hanoi Tourism đã đẩy mạnh sử dụng các giải pháp số vào hoạt động sản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp vượt qua những thời khắc khó khăn, tạo sự phát triển đột phá. CEO Nhữ Thị Ngần chia sẻ về các bước xây dựng lộ trình thực hiện chuyển đổi số, những khó khăn, vướng mắc cũng như giải pháp mà Hanoi Tourism đã áp dụng. Bên cạnh đó, chị cũng chia sẻ về vai trò của người phụ nữ trong xã hội số, nơi trí tuệ và năng lực của phụ nữ được đề cao và có nhiều cơ hội để phát huy.

Khó ai ngờ được, ẩn trong vóc dáng mảnh dẻ, gương mặt xinh đẹp, nữ CEO sinh năm 1983 này lại có một nguồn năng lượng vô tận, có thể đưa doanh nghiệp vượt qua rất nhiều khó khăn và các giai đoạn khủng hoảng, để trở thành doanh nghiệp được tín nhiệm cao trong ngành, có thương hiệu và phát triển vững mạnh như hiện nay.

Hanoi Tourism đã từng được nhận nhiều danh hiệu: Top 10 doanh triển du lịch xanh, du lịch bền vững ngay từ khi nghiệp lữ hành quốc tế tốt nhất Việt tái cấu trúc và tiên phong ứng dụng công nghệ số Nam; Top 4 lữ hành Việt Nam ứng dụng hiệu quả công nghệ số trong kinh doanh và vượt qua COVID-19 thuộc Dự án APEC Bắc Kinh; Top 100 doanh nghiệp tiêu biểu của ASEAN; Top 10 thương hiệu được tin dùng tại Việt Nam; Top 3 doanh nghiệp được yêu thích nhất và Top doanh nghiệp được bình chọn nhiều nhất tại Hà Nội... Bản thân CEO Nhữ Thị Ngần (Tổng giám đốc Hanoi Tourism) cũng được nhận danh hiệu “Top 100 nhà quản lý Tâm Tài xuất sắc Asean 2020” do Diễn đàn kinh tế Asean xét duyệt và trao tặng; danh hiệu “ Top 10 trí thức, nhà quản lý xuất sắc hội nhập” do Liên hiệp các hội UNESSCO Việt Nam trao tặng... Tất cả các sản phẩm của Hanoi Tourism đều hướng đến phát triển du lịch xanh, du lịch bền vững ngay từ khi tái cấu trúc và tiên phong ứng dụng công nghệ số từ năm 2022.

Tổng giám đốc Hanoi Tourism Nhữ Thị Ngần tại một sự kiện vinh danh các DN tiêu biểu ASEAN

Tạp chí Thông tin và Truyền thông gửi tới độc giả những chia sẻ của nữ doanh nhân tài ba này về những thành công cũng như khó khăn của chị trong quá trình triển khai CĐS trong DN.

PV: Xin chị cho biết điều tâm đắc nhất mà việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), Chuyển đổi số (CĐS) đã mang lại cho Công ty?

CEO Nhữ Thị Ngần: Hanoi Tourism đã bắt đầu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin từ những năm 2012 và trải qua các quá trình điều chỉnh, bổ sung để phù hợp với nhu cầu phát triển của công ty cũng như sự thay đổi của thị trường, của các nền tảng số khác nhau. Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị kinh doanh đã mang lại những hiệu quả rất rõ ràng. Lợi ích mà CĐS đã mang lại cho Hanoi Tourism: Tiết kiệm chi phí cơ hội, tiết kiệm thời gian; giảm chi phí nhân sự trực tiếp; quy trình vận hành chặt chẽ, khoa học, giảm thiểu các sai sót, đảm bảo độ chính xác cao; lưu trữ dữ liệu khoa học và sử dụng dữ liệu cho phân tích thị trường phục vụ cho kế hoạch kinh doanh; Kết nối với chăm sóc khách hàng kịp thời và chu đáo hơn.

Qua dữ liệu được phân tích của Công ty, tôi nhận thấy CĐS giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh (doanh thu tăng 30% - 50% so với trước khi ứng dụng CNTT), đồng thời giải phóng sức lao động cho cán bộ nhân viên, cải thiện thu nhập và có thời gian cho gia đình và bản thân nhiều hơn.

PV: Xin Chị cho biết đôi nét về những ứng dụng CNTT và quá trình CĐS của Công ty?

CEO Nhữ Thị Ngần: Hiện tại, Hanoi Tourism sử dụng các ứng dụng số trong các khâu: quy trình chăm sóc khách hàng, quản lý chiến dịch quảng bá, marketing và chiến dịch bán tour, quản lý nhà cung ứng dịch vụ và đối tác, quản lý đội ngũ kinh doanh và cộng tác viên, quản lý chất lượng dịch vụ, hệ thống báo cáo kế toán.

Để ứng dụng được các phần mềm trên, Hanoi Tourism đã xây dựng lộ trình thực hiện chuyển đổi từng phần để đảm bảo vừa duy trì ổn định hoạt động kinh doanh trên nền tảng cũ, vừa đào tạo cho đội ngũ nhân sự làm quen với công nghệ mới, vừa chuẩn hóa lại quy trình làm việc.

Những phiên làm việc online diễn ra thường xuyên tại Công ty.

Việc ứng dụng CĐS đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy trình vận hành ổn định và chặt chẽ, bởi phần mềm đã được ứng dụng, không thể tùy ý thay đổi đột ngột theo cảm tính. Do đó, bước đầu tiên là cần tự hoàn thiện quy trình vận hành theo nguyên tắc thống nhất với từng bộ phận cũng như liên kết các bộ phận trong công ty (đối với mảng lữ hành gồm các quy trình cơ bản: Xây dựng sản phẩm tour phù hợp, tìm kiếm nguồn khách và tư vấn bán tour, Điều hành tổ chức thực hiện tour, chăm sóc khách hàng và remarketing, lưu trữ dữ liệu và xây dựng báo cáo kết quả kinh doanh...).

Bước tiếp theo là đào tạo nhân sự làm quen với các ứng dụng phần mềm, vừa học hỏi vừa làm thao tác, vừa điều chỉnh cho phù hợp với thực tế sử dụng. Song song với nhiệm vụ này, là đầu tư cơ sở hạ tầng và thiết bị đồng bộ để có thể ứng dụng được các phần mềm (hệ thống máy chủ, server, đường truyền, thiết bị máy móc và các app cài đặt trên điện thoại đi kèm, hệ thống tổng đài tự động...). Việc thực hiện các bước trên đòi hỏi sự kiên trì rất lớn.

Hoạt động đào tạo nhân sự diễn ra dưới sự chủ trì của Tổng Giám đốc.

Đầu tiên chúng tôi phải đảm bảo nguồn tài chính lớn đầu tư ban đầu khởi tạo, tài chính duy trì cho bảo trì, nâng cấp định kì hàng năm, nguồn tài chính cho nhân sự chuyên trách kĩ thuật, nguồn tài chính dự phòng cho lượng nhân sự nhập liệu và nhân sự tăng cường...

Tiếp theo, quá trình vận hành sẽ khó tránh khỏi sự chồng chéo về nhiệm vụ, bởi nhân sự vừa phải duy trì quy trình thủ công cũ để đảm bảo hiệu quả kinh doanh không gián đoạn, vừa phải hoàn thiện dữ liệu thông tin theo phương án phần mềm mới để chuẩn bị cho việc chuyển đổi hoàn toàn.Do đó, nhân sự sẽ vất vả và dễ bỏ cuộc. Hanoi Tourism đã từng bước hướng dẫn và truyền thông để nhân sự nội bộ nhìn thấy thực tế hiệu quả công việc cải thiện thế nào khi ứng dụng các phần mềm mới thay cho cách làm thủ công cũ. Chỉ khi nhân sự nhìn thấy hiệu quả, họ mới chủ động và kiên trì học tập và tiếp nhận ứng dụng CNTT mới vào thực tế.

Trải qua 10 năm kiên trì, Hanoi Tourism đã hình thành nề nếp và tinh thần sẵn sàng tiếp nhận chuyển đổi số cho cán bộ nhân viên.

PV: Qua thực tế triển khai thì những gì là trở ngại lớn nhất trong quá trình ứng dụng các giải pháp số và Công ty đã thực hiện giải pháp nào cho những vấn đề này?

CEO Nhữ Thị Ngần: Trở ngại số 1 là tài chính phải dành được quỹ ứng dụng CNTT đủ lớn để duy trì trong thời gian khởi tạo và chuyển đổi từng phần.

Trở ngại số 2 là tâm thế đón nhận và sự sẵn sàng học hỏi nâng cấp của nhân sự trong công ty. Trở ngại số 3 là sự bất cập trong việc kết hợp các ứng dụng phần mềm thuộc các nhà cung ứng khác nhau, ứng dụng trong các công đoạn khác nhau, không dễ để hợp nhất về một.

Do đặc thù ngành dịch vụ du lịch là tiêu dùng tại chỗ, nên không có sản phẩm lưu kho, tính linh hoạt cao và phát sinh nhiều, do đó các phần mềm quá cứng nhắc về quy trình thì sẽ ảnh hưởng đến doanh thu giảm sút. Đồng thời, đặc thù của nghề lữ hành là đơn vị trung gian kết nối các nhà cung ứng, nên mỗi nhà cung ứng sử dụng một phương thức quản lý khác nhau, khiến cho việc đồng bộ dữ liệu là rất phức tạp, vẫn phải xen kẽ nhập liệu thủ công để đảm bảo kịp thời.

Trở ngại số 4 là hiện nay, các phần mềm viết sẵn chỉ đáp ứng được một số khâu trong quản lý doanh nghiệp du lịch nói chung và lữ hành nói riêng, vì thế quá trình vận hành vẫn phải chắp nối các ứng dụng khác nhau và ghi nhận kết quả để kết nối lại thành báo cáo chuẩn. Việc tự thiết kế phần mềm riêng theo yêu cầu gặp rất nhiều khó khăn và tốn kém cả về tài chính, thời gian, chi phí cơ hội.

Giải pháp mà Công ty đưa ra để khắc phục khó khăn này là kết hợp nhân sự trẻ có trình độ tiếp cận công nghệ cao để sẵn sàng linh hoạt theo các tình huống nâng cấp phần mềm, đào tạo liên tục để nhân sự nắm bắt và ứng dụng thành thạo; Chấp nhận ứng dụng từng quy trình đơn lẻ của các bộ phận trong thời gian chờ đợi nâng cấp và xây dựng phần mềm thống nhất toàn bộ các khâu của doanh nghiệp. Công ty cũng thực hiện trích quỹ dự phòng rủi ro để sử dụng trong tình huống cần bổ sung tài chính cho nâng cấp công nghệ.

PV: Những công nghệ chủ chốt nào được sử dụng trong các giải pháp số của Công ty? Theo chị thì yếu tố nào đóng vai trò quyết định thành công trong quá trình triển khai chuyển đổi số tại Công ty?

CEO Nhữ Thị Ngần: Công nghệ được ứng dụng chủ yếu tại Hanoi Tourism là các phần mềm kết nối quy trình giữa các phòng ban, đồng thời kết nối với các kênh công cụ mạng xã hội để đảm bảo tính quảng bá và hiệu ứng cho marketing. Yếu tố then chốt để quyết định thành công trong quá trình CĐS tại Hanoi Tourism gồm: Quy trình vận hành các hoạt động chuyên môn chặt chẽ và ổn định, Nhân sự được đào tạo bài bản và định kì nâng cấp; Định hướng của ban lãnh đạo rõ ràng và quyết đoán trong việc ứng dụng số phải là xu hướng chú trọng số 1.

PV: Mức độ kết nối liên thông trong hệ sinh thái số mà công ty đang sử dụng hiện nay như thế nào?

CEO Nhữ Thị Ngần: Hiện nay hệ sinh thái số mà Hanoi Tourism đang liên kết gồm có: nhà cung ứng vận chuyển (chủ yếu là các hãng hàngkhông), nhà cung ứng cơ sở lưu trú (khách sạn, cơ sở lưu trú), nhà cung ứng dịch vụ thanh toán (ngân hàng), nhà cung ứng giải pháp trải nghiệm khách hàng (gồm có hệ thống tổng đài, liên lạc và trao đổi thông tin với khách hàng), kênh mạng xã hội (Facebook, trình duyệt Meta, Zalo, YouTube, website, TicTok...).

Trong số các nhà cung ứng trên, thì mức độ ổn định không đồng đều, hiện tại đã đảm bảo được ứng dụng số thông suốt giữa Hanoi Tourism với các hãng hàng không, các ngân hàng, một số ứng dụng riêng của khách sạn và resort lớn (5 sao), hệ thống tổng đài và kênh mạng xã hội. Tuy nhiên, không phải cơ sở nào cũng có sử dụng ứng dụng số, và hệ thống vận hành khác nhau nên vẫn chưa đảm bảo tối ưu được tốc độ thông tin.

Ví dụ: đôi khi ngoài giờ, ngân hàng thường báo lỗi, nên không thể tự động thao tác topup lên tài khoản xuất vé của các hãng hàng không, khi đã topup được thì vé không còn trên hệ thống nữa. Hoặc đôi khi kiểm tra mức độ sẵn sàng của dịch vụ tại các cơ sở, vẫn còn sự cố nhầm lẫn hoặc phải chờ tra thủ công từ bộ phận kinh doanh của đối tác, điều này làm giảm hiệu quả kinh doanh cũng như tính chủ động khó đảm bảo.

PV: Chị đánh giá thế nào về chi phí đầu tư và hiệu quả mang lại từ hoạt động chuyển đổi số của Công ty?

CEO Nhữ Thị Ngần: Nhìn chung, CĐS là một quyết định đúng đắn và thực tế đã mang lại những kết quả rõ rệt. Các ứng dụng CĐS cho phép tiếp cận khách hàng từ xa, không phụ thuộc khoảng cách địa lý, tạo thuận lợi cho cả khách hàng và tiết kiệm thời gian chi phí cho công ty, giảm bộ máy cồng kềnh về nhân sự, tự động hóa các quy trình nên không còn phải kiểm soát bằng cách đợi chờ phụ thuộc cá nhân nào.

Các chiến lược và kế hoạch được xây dựng và phân tích trên nền tảng số

Việc giảm thời gian thao tác thủ công, đã giúp nhân sự được chuyên môn hóa tập trung cao cho thế mạnh của mình, nâng cấp kĩ năng và tạo ra doanh thu lớn hơn hẳn. Đồng thời, việc lưu trữ , bảo mật thông tin an toàn và phân tích dữ liệu phục vụ cho kinh doanh cũng mang lại hiệu quả cả về tốc độ, sức lan tỏa truyền thông, chọn lọc đối tượng tiếp cận phù hợp ngay từ đầu. Với khách hàng, tiện ích từ CĐS giúp khách hàng được nhận nhiều ưu đãi: tiết kiệm chi phí, tiếp cận thông tin nhanh và tiết kiệm thời gian, được hỗ trợ chăm sóc và phản hồi kịp thời trước – trong – sau khi sử dụng dịch vụ hoặc đi tour của Hanoi Tourism.

Hiện nay, Công ty cũng liên kết với ứng dụng thanh toán của các ngân hàng và ứng dụng hãng hàng không, hệ thống cơ sở lưu trú dịch vụ của Vingroup trong mảng thanh toán số nhằm tạo thuận tiện cho khách hàng khi thanh toán dịch vụ.

Các hoạt động quản lý đều được thực hiện và kiểm soát bằng công nghệ số

PV: Đại dịch COVID-19 kéo dài khiến phương thức làm việc kết hợp (hybrid) trở nên phổ biến. Theo chị, phương thức làm việc này có tác động thế nào tới hiệu quả công việc và với cuộc sống gia đình nhân viên của doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp du lịch nói riêng? Riêng với cá nhân chị cảm nhận việc này như thế nào?

CEO Nhữ Thị Ngần: Phương thức làm việc kết hợp này cho phép nhân sự linh hoạt, chủ động thời gian. Do đó, cán bộ nhân viên hài hòa được mục tiêu công việc với cuộc sống riêng tư và gia đình.

Công ty quản lý thông qua hiệu quả công việc, nên nhân sự có thể ở nhà hoặc đi công tác mà vẫn đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ từ xa. Trước đây, quản lý thủ công bằng cách chấm công hành chính và có mặt tại văn phòng khiến bộ máy quản lý cồng kềnh, nhân sự vất vả và chưa chắc công ty có được hiệu quả như ý. Nhưng với hình thức kết hợp như hiện nay, cả doanh nghiệp, người lao động và khách hàng đều tiết kiệm tối đa thời gian lãng phí, tối ưu hiệu quả làm việc. Có thêm thời gian cho gia đình và chủ động được, khiến nhân sự hạnh phúc hơn và họ sáng tạo tốt hơn, hiệu quả công việc cũng được nâng lên nhiều, đặc biệt là đội ngũ marketing và kinh doanh.

Cá nhân tôi ủng hộ và rất hào hứng với xu hướng ứng dụng CNTT trong công việc. Đây là một cuộc cách mạng giải phóng thời gian và sức lao động cho người dùng, đặc biệt là phụ nữ như chúng tôi, vừa phải làm chức năng chăm sóc gia đình và làm nhiệm vụ công tác xã hội, kinh doanh, cũng như thời gian chăm sóc cho bản thân.

PV: Chị đã rất thành công trong quá trình dẫn dắt Công ty vượt qua những thời điểm khó khăn và đang phát triển rất tốt. Có câu nói rất quen thuộc hầu như ai cũng biết: “Đằng sau một người đàn ông thành công luôn có bóng dáng người phụ nữ”. Vậy theo chị, đằng sau một người phụ nữ thành công là gì?

CEO Nhữ Thị Ngần: Một người phụ nữ thành công, không chỉ cần một vị trí xã hội hay sự thành đạt trong công tác xã hội, mà còn cần hài hòa được cuộc sống riêng và giữ hạnh phúc gia đình. Do đó, đằng sau sự thành công của người phụ nữ, cần sự thấu hiểu chia sẻ, cảm thông của gia đình, sự chung tay đồng lòng của đồng nghiệp và đội ngũ của mình. Và đặc biệt là không thể thiếu sự đồng hành, ủng hộ và hậu thuẫn của người bạn đời tri kỉ. Đó là điểm tựa vững chắc để phụ nữ có thể hài hòa công việc với cuộc sống, tự tin theo đuổi đam mê và con đường riêng của mình.

PV: Ngày càng có nhiều phụ nữ Việt Nam đảm nhận vị trí lãnh đạo chủ chốt tại các công ty, thậm chí là tại các tập đoàn công nghệ đa quốc gia. Chị có nhận xét gì về xu hướng này?

CEO Nhữ Thị Ngần: Xã hội mới đã thay đổi nhận thức của thế giới về vai trò của Phụ nữ.

Nhiều nhiệm vụ, sự có mặt của phụ nữ làm cho mọi việc trở nên nhẹ nhàng hơn, tươi đẹp hơn.

Trong thời đại công nghệ 4.0, người phụ nữ được giải phóng sức lao động, tiếp cận tri thức, vươn lên học hỏi và nâng tầm bản thân, đồng thời cũng có cơ hội hài hòa cuộc sống gia đình với sự nghiệp và hoạt động kinh tế xã hội. Việc ngày càng có nhiều nhà lãnh đạo nữ tại các doanh nghiệp, cho thấy sự dịch chuyển cân bằng giới và phát huy được vai trò của người phụ nữ, đóng góp vào sự phát triển của xã hội. Đây cũng là xu thế tất yếu và cần khích lệ để người phụ nữ có cơ hội được khẳng định mình, cống hiến cho xã hội nhiều giá trị hơn, góp phần cải thiện cả cuộc sống về vật chất và tinh thần.

PV: Nhân ngày quốc tế phụ nữ, chị có lời nhắn nhủ gì tới giới trẻ (đặc biệt là các bạn nữ) khi chập chững bước chân vào một xã hội số?

CEO Nhữ Thị Ngần: Xã hội số mở ra cơ hội lớn cho phụ nữ, đặc biệt là các bạn trẻ, để khẳng định vai trò của mình không kém gì so với người đàn ông.

Việc dễ dàng tiếp cận tri thức mới, các nguồn kiến thức và trải nghiệm khổng lồ sẽ giúp phụ nữ phát triển bản thân và thể hiện năng lực của mình trong nhiều lĩnh vực, nhiều vai trò khác nhau. Tuy nhiên, luôn là hai mặt của cuộc sống, xã hội số cũng tiềm ẩn không ít những nguy cơ cho phụ nữ, đòi hỏi chúng ta cần phải tỉnh táo chọn lọc thông tin và lựa chọn định hướng phù hợp với bản thân.

Vì vậy, các bạn nữ hãy mạnh dạn tiếp thu học hỏi và phát triển bản thân, thực hiện khát vọng cống hiến của mình, nhưng cũng thận trọng để giữ gìn nét văn hóa truyền thống và những phẩm chất riêng, để không bị mất đi bản sắc riêng của mình, không đánh mất nền tảng tốt đẹp. Đó cũng chính là tự bảo vệ mình trước một xã hội số đa chiều, đa bản sắc.

Trân trọng cảm ơn những chia sẻ của chị!

(Bài đăng ấn phẩm in Tạp chí TT&TT số 3 tháng 3/2023)