Vậy RPA mang sức mạnh, lợi thế gì? Đâu là cách tiếp cận cho các giải pháp số? Những đề xuất, lời khuyên nào được thể hiện, bày tỏ cho quan điểm nêu trên?
Cần thêm các biểu hiện tích cực cho sự thay đổi
Bao quát về những quan điểm của mình, bà Lan cho rằng việc áp dụng các công nghệ RPA đối với các khâu, quy trình quản trị của các đơn vị chính là một biểu hiện tích cực của sự thay đổi để phát triển. Đồng thời, đây cũng chính là một xu hướng đúng đắn, phù hợp với các yêu cầu, mục tiêu, nhiệm vụ, tiêu chí của các đơn vị trong hành trình, thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số (CĐS) nói chung, số hóa các đơn vị nói riêng.
"Trong xu thế và xu hướng này, đây sẽ là cơ hộ giúp các đơn vị thay đổi "chuyển mình" để gia tăng các cơ hội phát triển theo hướng bền vững", bà Lan nhấn mạnh.
Cụ thể hơn, khi nói về vai trò, giá trị từ RPA tạo ra, theo bà Lan, RPA còn là một mắt xích quan trọng của dây chuyền vận hành nghiệp vụ, quản trị hướng đến mục tiêu giảm chi phí về mặt nguồn nhân lực, cùng các hạn chế rủi ro, sai sót trong việc đối soát các tài liệu, chứng từ, hồ sơ kinh doanh, quản lý tài chính.
Hơn nữa, RPA còn có sức mạnh thu thập các dữ liệu lớn, mô phỏng các thao tác lặp đi lặp lại thường xuyên và thay thế con người xử lý các tác vụ kỹ thuật số để diễn giải, kích hoạt, giao tiếp có độ chính xác cao hơn con người và đảm bảo ứng dụng và hệ thống tài chính đồng bộ, thống nhất.
Đặc biệt, RPA sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) tích sẵn trong phần mềm để mô phỏng hoạt động của con người thông qua giao diện (UI) có sẵn. Cũng chính nhờ ưu điểm AI tích hợp trong RPA đã giúp phù hợp với mọi hạ tầng CNTT hiện có và đội ngũ CNTT dễ dàng quản lý.
Nhờ ba yếu tố trụ cột (AI, robot, con người) nên sự khởi tạo các các quy trình sẽ luôn được đảm bảo theo hướng chuẩn, chuyên nghiệp và khi đã vận hành là ăn khớp, trơn chu.
Điều quan trọng nhất, RPA mang lại hiệu quả, lợi ích chính là: Giúp thực hiện công việc tự động 24/7; giảm 70% chi phí nhập số liệu; giảm 1/3 lượng nhân công làm việc toàn thời gian (full time); tăng hiệu quả năng lực kinh doanh 40% trong thời gian ngắn; tạo sự khác biệt, trải nghiệm cho người dùng lên đến 90%...
Chưa dừng lại, RPA còn có khả năng: Đăng nhập các application; di chuyển tệp (file) và thư mục (folder); đọc và lưu trữ vào các cơ sở dữ liệu; lấy dữ liệu từ các trang web; kết nối API các hệ thống; trích xuất nội dung từ tài liệu, PDF, email, biều mẫu; mở email & lưu trữ các tệp đính kèm; làm các tính toán…
Các giá trị, hiệu quả tạo ra
Cũng theo bà Lan, hiện nay trên thị trường đang có các thế hệ robot thông minh, điển hình kể đến: Robot thông báo các biến động về giá (R20); robot kiểm tra dữ liệu chi phí lương/thưởng tích lũy (R11); robot trợ lý ảo cho đối chiếu dữ liệu kế toán từ hệ thống với dữ liệu từ hóa đơn cho các chuyến công tác (R22-23).
Robot R20 tạo hiệu quả đạt: 100% tự động hóa thu thập dữ liệu; giảm 10 - 0% rủi ro, sai sót; đưa ra các thông tin cập nhật hàng ngày, thay vì vài ngày một lần như trước đây.
Robot R11 giúp kiểm tra hơn 60 bảng lương cho 3000 nhân viên trong vài phút (so với vài năm trước).
"100% tự động hóa các quy trình; đảm bảo tiêu chuẩn, chất lượng số hoá; thời gian robot thực hiện những công việc về đối soát tài liệu mất 5 phút…", ưu điểm R22-23 tạo ra.
Ngoài việc cho biết các công nghệ hiện nay, bà Lan lấy ví dụ các giá trị mà RPA sử dụng AI để tạo hiệu quả đã được ghi nhận ở các cơ quan quản lý bộ tài chính một số nước như Rumani, Mỹ, Indonesia…
Kết quả ghi nhận, Bộ Tài chính Rumani sử dụng AI nhằm nâng cao trải nghiệm của người nộp thuế, tăng hiệu quả trong công tác quản lý thuế và giảm chi phí hành chính; tự động tiếp nhận, phân loại các khiếu nại; giảm thời gian chờ đợi trong trường hợp người nộp thuế yêu cầu cung cấp thông tin thuế…
Cũng thu được nhiều giá trị tích cực, Bộ Tài chính Mỹ sử dụng AI trong giải ngân các khoản thanh toán, thu thập thông tin và đối soát/ hoạch toán các khoản tiền đi, đến; tăng năng lực xử lý lên gấp 30 lần mà không cần thêm nhân lực; đạt độ chính xác khi thực hiện các tác vu tự động 100%.
Từ những kết quả thu được đó, trên quan điểm của mình, bà Lan cho rằng RPA chính là một lựa chọn tối ưu để tự động hoá, tăng tốc độ phục vụ, tăng trải nghiệm, tăng độ hài lòng. Quan trọng hơn, RPA đã giúp các cơ quan quản lý tài chính nước ngoài tập trung vào các nghiệp khó mà không tốn nhiều thời gian, xử lý vấn đề dữ liệu lớn chỉ trong một khoảng thời gian ngắn.
Các đơn vị cần vượt qua, gỡ bỏ các hạn chế, rào cản
Ở quan điểm khác, khi nói về việc cần thiết để RPA ngày càng được sử dụng cũng như gia tăng nhiều hiệu quả đối với các đơn vị hiện nay, bà Lan nhấn mạnh đến việc các đơn vị cần tận dụng các giá trị của AI.
"Đặc biệt cần bám sát, thực hiện đúng theo các yêu cầu Quyết định số 1484/QĐ-BTC ngày 27/7/2022 về việc ban hành kế hoạch CĐS đến năm 2025, định hướng đến năm 2030", bà Lan lưu ý.
Tuy nhiên, theo bà Lan, để đảm bảo thực hiện các yêu cầu trên, các đơn vị cần vượt qua, gỡ bỏ các hạn chế, rào cản đó là: Cần khẳng định được giá trị, sức mạnh thực tế; dám đổi mới để thử một phương pháp hoặc một ý tưởng nào đó để sẵn sàng chứng minh được nó thực sự khả thi; đảm bảo tuân thủ khi mở rộng quy mô; có sự nhất quán trong các quy trình tự động hoá; các nhân viên có khả năng kiểm soát chất lượng, duy trì và cập nhật các quy trình tự động hoá; tích hợp và quản lý công nghệ; có khả năng triển khai số lượng lớn các ý tưởng tự động hoá…
Đặc biệt, các đơn ngành tài chính, kế toán cần mạnh mẽ, ưu tiên triển khai các quy trình tự động hóa ghi chép, thu thập, xử lý, lưu trữ các hóa đơn, chứng từ kế toán; tự động lập và phân bổ chi phí; tự động hóa quản lý, thực hiện các khoản thu, trả (AR, AP); so sánh đối chiếu tổng hợp báo cáo giá của các nhà cung cấp…
Cùng với đó, các đơn vị cần áp dụng năng lực triển khai toàn trình bao gồm: Tư vấn (công nghệ, hỗ trợ lựa chọn đối tác, đánh giá tuân thủ, rủi ro bảo mật…); triển khai (giải pháp kỹ thuật; tích hợp AI để tự động hóa thông minh…); quản lý (bảo trì các quy trình tự động hoá, hỗ trợ khách hàng, quản lý thay đổi…); vận hành (quản lý hạ tầng, ứng dụng, CNTT hệ thống); tối ưu (nhận diện những giá trị từ những tính năng mới và phân tích lợi ích tạo ra; tài liệu số hoá…).
Cũng để thực tế hơn cho các quan điểm này, bà Lan cho biết, hiện nay Viettel đã cho ra đời, cung cấp nhiều sản phẩm công nghệ, ứng dụng số sử dụng AI để hỗ trợ các quy trình chưa số hóa của các đơn vị.
Điển hình là các sản phẩm: Nền tảng số RPA, OCR khi sử dụng đạt độ chính xác đối với chữ in (99%), chữ viết tay (trên 90%), trích xuất thông tin theo trường (98%); tích hợp; tích hợp với AI trong phân tích, dự báo, xử lý dữ liệu.
Đặc biệt các sản phẩm công nghệ, ứng dụng số của Viettel khi các đơn vị triển khai, sử dụng sẽ luôn được đảm bảo ổn định, linh hoạt trên các loại hạ tầng phần mềm tại chỗ (on premise), phần mềm nội bộ (private cloud)…
"Quan trọng hơn Viettel hướng đến hỗ trợ, đồng hành cùng các đơn vị phát triển các quy trình tự động hóa nhằm gia tăng, hình thành, đa dạng các mô hình, giá trị cho nền kinh tế số, xã hội số bền vững", bà Lan nêu quan điểm./.
