7 đặc điểm của một doanh nghiệp số hóa thành công

Đây là một thống kê chẳng mấy vui vẻ, nhưng không đáng ngạc nhiên. Chuyển đổi số thực sự là một bài toán hóc búa, chạm đến mọi ngóc ngách vận hành của doanh nghiệp và đòi hỏi đội ngũ quản lý phải can đảm bước ra khỏi vòng an toàn để có những quyết định táo bạo, mang tính đột phá. Sẽ chẳng có một công thức, lời giải mẫu nào có thể đảm bảo sự thành công tuyệt đối cho bài toán này cả.

Tuy nhiên, bạn vẫn có thể học hỏi được cho mình rất nhiều kiến thức hữu ích từ việc nhìn lại các ví dụ thành công của những doanh nghiệp số hàng đầu. Một trong số đó là những đặc điểm chung của họ. Chúng sẽ là kim chỉ nam giúp bạn xây dựng được nền tảng vững chắc cho những hoạt động chuyển đổi phức tạp sau này. Dưới đây là 7 đặc điểm chung nổi bật của các doanh nghiệp số thành công được công ty Base Enterprise tổng kết.

1. Hoạt động tinh gọn và linh hoạt

Đừng quá ngạc nhiên khi yếu tố làm việc tinh gọn và nhanh nhạy lại là đặc điểm quan trọng nhất của các doanh nghiệp số thành công.

Stuart Bailey, Giám đốc chiến lược số tại tập đoàn Direct Line Group, nhận định: "Giờ đây, ngay cả một startup non trẻ cũng có thể đơn thương độc mã làm lũng đoạn cả một thị trường to lớn. Tốc độ và sự tinh gọn chính là chất xúc tác tuyệt vời đem tới cho họ sức mạnh này".

Trong kỷ nguyên của kỹ thuật công nghệ, chần chừ đồng nghĩa với thất bại. Rất nhiều doanh nghiệp truyền thống (hoặc các tổ chức non trẻ nhưng có tư duy lỗi thời) đã phạm phải sai lầm chí mạng này. Họ thờ ơ với công nghệ và những phong cách làm việc cấp tiến, đồng thời thể hiện sự trung thành với các bộ máy làm việc cổ điển, cồng kềnh và chậm chạp. Kết quả? Không sớm thì muộn, những doanh nghiệp này sẽ bị nuốt chửng bởi các đổi thủ thức thời hơn.

Từ góc nhìn thực tiễn, những doanh nghiệp thành công trong việc ứng dụng phong cách làm việc tinh giản và nhanh nhạy đều đang chứng tỏ mình là những con ngáo ộp trong giới kinh doanh.

Facebook, với phương châm "hoàn thành tốt hơn hoàn hảo" là một ví dụ. Mạng xã hội lớn nhất thế giới này làm việc với cơ chế đưa ra các bản cập nhật thường xuyên cho phần mềm của mình, sau đó sai đâu thì sửa đấy chứ không đòi hỏi tất cả phải hợp lý ngay từ đầu. Tốc độ chính là thước đo tối thượng ở đế chế này.

Một ông lớn khác, Amazon, thì lại ứng dụng triết lý "2 chiếc bánh pizza" để giúp mình vận hành hiệu quả hơn. Theo CEO Jeff Bezos, một đội nhóm làm việc muốn hoạt động trơn tru và sáng tạo thì không được vượt quá số lượng 12 người (số người chia đều cho 2 chiếc bánh pizza). Quá nhiều nhân tố sẽ khiến rủi ro cộng tác không hiệu quả và bất đồng ý kiến tăng lên, từ đó làm chậm quá trình làm việc lại.

2. Tư duy xoay quanh khách hàng

Để trở thành một doanh nghiệp số thành công, mọi tổ chức cần phải hướng sự quan tâm của mình tới khách hàng và trải nghiệm của họ. Bởi thực tế, bản chất của các hoạt động số sinh ra là để làm thỏa mãn nhu cầu của các thượng đế khó chiều.

Jean-François Gasc, Giám đốc quản trị tư vấn bảo hiểm của Accenture, cho biết: "Một tổ chức không thể được gọi là doanh nghiệp số, nếu không hiểu rõ khách hàng của mình và cung cấp trải nghiệm hoàn hảo cho họ xuyên suốt quy trình bán hàng".

Trong khi đó, Ian Morgan, Giám đốc của Google UK, cũng nhận định: "Sự phổ biến của công nghệ kỹ thuật người tiêu dùng thay đổi hành vi của mình. Khách hàng không còn quá quan tâm tới chi phí, họ chú trọng nhiều hơn tới dịch vụ chăm sóc khách hàng và hậu mãi để đưa ra quyết định chi tiêu. Vì vậy các doanh nghiệp, nếu muốn thành công, phải phát triển văn hóa, cơ sở hạ tầng và thiết kế tổ chức số sao cho phù hợp với khách hàng và môi trường xung quanh".

Quả thật, các doanh nghiệp số hàng đầu đang ứng dụng công nghệ hoàn toàn xoay quanh những chuyển động của khách hàng. Chúng xuất hiện ở mọi quy trình, nhiệm vụ của doanh nghiệp, đóng vai trò như là:

- Công cụ thu thập dữ liệu, thâu hiểu khách hàng mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp hiểu hơn về các yếu tố kinh tế - xã hội hay nhân khẩu học của đối tượng tiêu dùng mục tiêu.

- Công cụ phát triển sản phẩm, tối ưu hóa dịch vụ để làm thỏa mãn khách hàng, đáp ứng được nhu cầu ngày càng gia tăng.

Hay công cụ chăm sóc người dùng, đưa đến cho họ những trợ giúp hữu ích trong mọi lúc, mọi nơi, mọi thời điểm.

Nike, nhãn hiệu đồ thể thao hàng đầu thế giới, sẽ là một ví dụ tiêu biểu cho đặc điểm này. Bằng việc nghiên cứu thông tin từ tập khách hàng khổng lồ của mình, Nike đã cho ra mắt ứng dụng NikeFit, cho phép người dùng tìm kiếm size giày phù hợp nhất với mình mà không cần phải trực tiếp đi thử. Nhờ vậy, khách hàng sẽ tiết kiệm được tối đa thời gian tìm kiếm, đồng thời có trải nghiệm mua sắm online thú vị và nhanh chóng hơn rất nhiều.

Hay như Zappos, họ thậm chí còn đặt sự hài lòng của khách hàng vượt qua ranh giới cạnh tranh với các đối thủ. Ứng dụng Ask Zappos, ngoài việc có thể nhanh chóng tìm kiếm sản phẩm mà người dùng mong muốn, còn mang tính năng gợi ý mức giá rẻ nhất mà họ có thể mua sản phẩm, dù cho nhà cung cấp thực tế không phải là công ty. Chính sự hy sinh này đã đem đến cho Zappos danh tiếng như là một công ty số hàng đầu trong việc làm hài lòng khách hàng.

3. Sáng tạo và đột phá

Để thành công trên thị trường chật chội, tiềm ẩn đầy sự cạnh tranh, các doanh nghiệp số buộc phải có những bước đi mang tính khai phóng, khác biệt hoàn toàn với đối thủ.

Giám đốc công nghệ tại Whitbread - tập đoàn kinh doanh nhà hàng khách sạn lớn nhất tại Anh Quốc - Scott Fraser chia sẻ:

"Sáng tạo và đổi mới là yếu tố vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp số. Chúng giúp họ định hướng bản thân và gắn kết công nghệ chặt chẽ hơn với các chiến lược, hoạt động kinh doanh trong dài hạn. Ngoài ra, những tính toán khai phóng sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những bài toán không chỉ trong hiện tại, mà còn là ở tương lai. Nhờ đó, họ có thể chuyển mình và đương đầu với những thách thức khó lường của đối thủ và thị trường".

Paul Boag, chiến lược gia số hóa nổi tiếng, cũng nhận định thêm: "Đặc điểm này thường phổ biến hơn ở các doanh nghiệp trẻ, đang muốn chiếm lấy thị phần từ những đế chế trên thị trường. Rõ ràng, lối đi thành công của họ không thể là nơi vốn đã ngập tràn "xe cộ" tới từ những thương hiệu lớn được".

Tuy nhiên, ngay cả những đế chế thành danh cũng không thể xem nhẹ hoạt động này. Nếu tiếp tục bước trên lối mòn quen thuộc, chuyện bị lật đổ bởi những đơn vị non trẻ nhưng cấp tiến là điều hoàn toàn có thể xảy ra.

Điển hình có thể kế đến Google, một trong những công ty lớn và vĩ đại nhất trong lịch sử loài người. Không ngủ quên trên ngai vàng thành tựu, họ vẫn tiếp tục thách thức những giới hạn mới sau 21 năm ra đời.

Từ Google Fiber - dịch vụ cung cấp đường truyền Internet đột phá (tăng tốc độ giảm chi phí), cho tới chiếc xe ô tô không người lái - thứ có thể hoàn toàn thay đổi cách con người di chuyển trong tương lai, chưa bao giờ Google ngừng khiến cả thế giới thôi thán phục. Sự khai phóng tuyệt hảo của họ là tổng hòa của công nghệ tối tân và một chiến lược đáng thán phục - nhân viên được dành ra 1/5 thời lượng làm việc của mình nghiên cứu, phát triển những ý tưởng mới mẻ của bản thân.

4. Văn hóa làm việc theo dữ liệu (data-driven)

"Việc chấp nhận một nền văn hóa làm việc theo dữ liệu đang vấp phải nhiều trở ngại tới từ các nhà quản lý truyền thống. Họ cảm thấy quyền lực của mình bị đe dọa khi không thể tự quyết mà buộc phải lắng nghe theo những con số vô tri", Bill Schmarzo, Giám đốc công nghệ tại Dell EMC cho biết.

Tuy nhiên, Neil Roberts, Giám đốc số hóa tại Eurostar - hãng dịch vụ đường sắt hàng đầu châu Âu, nhận định: "Với một doanh nghiệp số, làm việc theo dữ liệu là hoạt động tuyệt đối không thể bỏ qua. Đối mặt với hàng nghìn cơ hội và thách thức, họ không thể mãi dựa vào chuyên môn, kinh nghiệm, hay tệ hơn là cảm tính để chọn đường đi được. Việc phân tích dữ liệu sẽ đem tới cho bạn những góc nhìn sâu sắc, đa chiều để đưa ra quyết định chính xác nhất".

Quả thật, những doanh nghiệp số tiên phong đang tích hợp dữ liệu vào mọi hoạt động thường ngày và lấy chúng làm căn cứ để đưa ra hầu hết những quyết định quan trọng. Với họ, việc sử dụng dữ liệu đang giúp tăng tốc độ và tỉ lệ thành công của quá trình định hướng phát triển kinh doanh.

Nhìn từ trường hợp của BuzzFeed, trang thông tin truyền thông giải trí hàng đầu Hoa Kỳ, dữ liệu đã giúp có những bước nhảy vọt mạnh mẽ.

Dao Nguyen, người đứng đầu tại bộ phận dữ liệu phát triển của công ty chia sẻ về công thức thành công của họ: "Chúng tôi hệ thống hành vi của từng độc giả trên trang của mình thành dữ liệu, sau đó phân tích chúng để sản xuất ra những nội dung thịnh hành nhất. Đồng thời, các nội dung này cũng được phân phối chiến lược tới đối tượng người đọc phù hợp để tối ưu hiệu quả và chi phí sản xuất".

Chỉ trong 2 năm làm việc và thúc đẩy chiến lược làm việc theo dữ liệu này, Dao Nguyen đã nâng con số truy cập hàng tháng của Buzzfeed lên từ 28 triệu thành 150 triệu (gấp gần 6 lần hiệu quả)!

5. Trao quyền cho nhân viên

Cá nhân làm việc trong những doanh nghiệp số không thể như những "đứa trẻ ngoan ngoãn" đặt đâu nằm đó, họ phải là những "người trường thành" có và được quyền thể hiện chính kiến mạnh mẽ của bản thân. Nhờ vậy, họ mới có thể nhanh chóng thích ứng được với văn hóa làm việc nhanh nhạy, tinh gọn như đã được đề cập tới ở phần đầu của bài viết.

Rõ ràng, trong các đơn vị số cấp tiến, nơi mà các vấn đề xuất hiện và đòi hỏi cần được giải quyết tức thời, việc được trao quyền tự quyết sẽ giúp nhân viên phản ứng nhanh hơn so với hành vi tìm kiếm sự phê duyệt từ hệ thống cấp trên cồng kềnh. Tốc độ chính là sức mạnh, và sức mạnh của doanh nghiệp số đến từ quyền tự chủ của đội ngũ nhân viên.

Lại nói tới Google, ban lãnh đạo công ty đã không ít lần thừa nhận những thành công của họ có sự đóng góp không nhỏ của chính sách trao quyền cho nhân viên. Bằng cách minh bạch hóa mọi hoạt động và cung cấp những thông tin thường chỉ qua tay các cấp lãnh đạo, Google tạo cho người lao động cảm giác họ có mọi thứ trong tay để làm nên những điều phi thường.

Ngoài ra, theo Laszlo Bock, Phó chủ tịch quản lý nhân sự của Google, hoạt động trao quyền của công ty còn được thể hiện qua việc tự do ngôn luận và chia sẻ ý kiến cá nhân trong nội bộ công ty. Họ có vô số các kênh đối thoại để nhân viên có thể thực hiện hoạt động này, tiêu biểu như Google Cafes hay Google Moderators.

Google Cafes là một không gian được thiết kế để khuyến khích các nhân viên từ các phòng ban khác nhau tương tác với nhau, chia sẻ với nhau về công việc cũng như sở thích. Nhân viên được phép tham gia vào các cuộc đàm thoại tại Google Cafes tại bất cứ thời điểm nào trong ngày, không bị gò bó trong một khung thời gian cố định nào.

Google Moderator, là một công cụ quản trị sự sáng tạo do các kỹ sư của Google thiết kế. Qua hệ thống này, khi có các buổi hội thảo về công nghệ hay các cuộc họp toàn công ty, bất cứ nhân viên nào cũng có thể đưa ra câu hỏi và bình chọn những đề tài trao đổi mà họ cảm thấy hứng thú. Và dĩ nhiên, họ cũng có quyền đưa ra câu trả lời cho thắc mắc của đồng nghiệp, tất cả đều dựa trên tinh thần góp ý, xây dựng.

6. Cộng tác làm việc (trong và ngoài doanh nghiệp)

Thành công trong việc số hóa đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được một nền văn hóa cởi mở, đầy tính cộng tác. Cá nhân và đội nhóm phải được kết nối chặt chẽ với nhau, đẩy lùi tính trì trệ và thiếu minh bạch trong bộ máy làm việc lạc hậu, cồng kềnh.

Rõ ràng, một doanh nghiệp có thể đầu tư hàng núi tiền vào công nghệ, nhưng với hệ thống làm việc theo cấu trúc silo cổ điển, nơi con người gặp vô cùng nhiều rào cản khi cộng tác, việc chuyển mình với họ e rằng vẫn gặp nhiều trắc trở. Vì đến cuối ngày, công nghệ sinh ra vẫn là để phục vụ con người. Không thứ máy móc thần kỳ nào có thể thay thế được cách con người suy nghĩ và làm việc cùng nhau.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng, hoạt động cộng tác không phải chỉ diễn ra trong khuôn khổ môi trường công sở, giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp. Đối với một đơn vị số hóa thành công, khách hàng cũng là đối tượng không thể thiếu trong các hành vi làm việc, kết nối của họ.

"Bằng việc công tác với khách hàng, cụ thể là qua quá trình cá nhân hóa sản phẩm/dịch vụ tuyệt đối, doanh nghiệp có thể nắm bắt và tận dụng được rất nhiều cơ hội kinh doanh", Simon Nowroz, đồng sáng lập và Giám đốc điều hành quỹ tư vấn đầu tư Anderson chia sẻ.

"Bạn có thể kiểm chứng lời nói của tôi từ góc nhìn vào trường hợp của Coca-Cola. Nhận thấy tiềm năng từ chiến dịch thay thế vỏ lon truyền thống bằng vỏ lon có in tên, công ty tiến một bước xa hơn khi trao quyền cộng tác cho người dùng, giúp họ tùy biến vỏ lon có in tên riêng của mình. Ngay lập tức, chúng đã có hiệu quả và tăng doanh số bán hàng của công ty lên 2%. Nếu Coca cho phép người dùng thay đổi cả phông và màu chữ, tôi nghĩ con số này sẽ còn tăng lên gấp bội", Simon Nowroz tiếp lời.

7. Sở hữu những nhà lãnh đạo nhiệt huyết

Điểm chung cuối cùng giữa các doanh nghiệp số mang tính tiên phong là họ đều sở hữu những nhà lãnh đạo nhiệt huyết, thổi hơi thở mang sức sống công nghệ vào bộ máy hoạt động của tổ chức.

Bob Barbour, Giám đốc số tại Shelter UK, tổ chức phi lợi nhuận cung cấp các giải pháp về nhà ở trực tuyến chia sẻ: "Rất nhiều tổ chức nhận ra được tầm quan trọng của số hóa và công nghệ, họ khát khao tiếp cận chúng với những kỳ vọng lớn lao. Nhưng sai lầm của họ là gửi gắm niềm tin của mình vào những con người không phù hợp".

"Nhiệm vụ số hóa mọi hoạt động trong một tổ chức thì có bao giờ dễ dàng? Nếu chỉ dừng lại ở bước mua phần mềm và thuê người vận hành chúng, việc thất bại dường như là kết quả nhãn tiền với doanh nghiệp. Để thành công, họ cần một nhà lãnh đạo nhiệt huyết, có thể truyền cảm hứng, giúp tổ chức nhận thức được tầm quan trọng và giá trị của công nghệ." Ông bổ sung.

Cũng cùng quan điểm, Sarah Marshall, phụ trách mảng truyền thông của thời báo The Wall Street Journal cho biết thêm: "Một nhà lãnh đạo nhiệt huyết sẽ tạo động lực và sự tự tin cho doanh nghiệp thử nghiệm những thứ mới mẻ - thứ ở đây tôi muốn đề cập đến là công nghệ."

Jeff Bezos, chủ sở hữu đế chế thương mại điện tử Amazon là một cái tên quen thuộc trong danh sách những nhà lãnhđạo có tầm nhìn và nhiệt huyết làm việc cháy bỏng.

Sự ám ảnh về mức độ hài lòng của khách hàng nơi ông đã truyền cảm hứng tới từng cá nhân nhỏ nhất tại Amazon, cấu thành nên văn hóa làm việc "khách hàng là thượng đế". Chúng đôi lúc còn có phần hơi thái quá, khi trong mọi cuộc họp của công ty, luôn có một chiếc ghế trống được để sẵn, thứ mà như Jeff miêu tả là đại diện cho nguồn sống của công ty - những người tiêu dùng.

Ngoài ra chúng ta cũng không thể không nhắc đến Elon Musk, người đàn ông đã thay đổi hoàn toàn 3 ngành công nghiệp lớn của kỷ nguyên 4.0: thanh toán trực tuyến (Paypal), chế tạo ô tô (Tesla) và du hành vũ trụ (SpaceX).

Niềm tin mãnh liệt về sứ mạng tạo ra những sản phẩm hữu ích, thân thiện với môi trường cũng khả năng truyền cảm hứng xuất chúng đã khiến anh trở thành một hình mẫu xuất chúng trong mắt nhân viên. Họ sẵn sàng theo chân anh trên mọi nẻo đường, không chỉ trong việc thử thách bản thân với những công nghệ đột phá, mà còn cả là lên trên sao Hỏa theo nghĩa đen (SpaceX là dự án du hành vũ trụ với mục tiêu chinh phục sao Hỏa của Elon Musk).

Tạm kết

Chưa khi nào việc đầu tư cho công nghệ tại các doanh nghiệp lại đúng đắn hơn thời gian này – khi mà những công nghệ mới với giá thành hợp lý đồng loạt ra đời, đem lại năng suất gấp nhiều lần so với thực hiện thủ công. Việc áp dụng công nghệ gần như trở thành một điều kiện bắt buộc nếu như doanh nghiệp không muốn tụt lại trong cuộc cạnh tranh – bởi doanh nghiệp nào sở hữu công nghệ sẽ đều có sự bứt phá vượt trội.

Tuy nhiên, để số hóa hoàn toàn một tổ chức, câu chuyện sẽ không chỉ dừng lại ở bước mua và chuyển giao công nghệ. Bài toán của một doanh nghiệp số gặp phải sẽ khó khăn hơn nhiều lần, và thậm chí, chúng còn chưa có lời giải chính xác. Việc bạn cần làm để tìm ra cho mình câu trả lời là học hỏi từ những ví dụ thành công của những doanh nghiệp số hàng đầu. Bài viết trên đây được chúng tôi cung cấp để chỉ ra những đặc điểm chung nổi bật nhất mà những đơn vị này sở hữu trên con đường hướng tới thành công. Hi vọng, chúng sẽ giúp bạn thiết lập được một nền tảng vững chắc để xây dựng nên bộ máy công nghệ của riêng mình.

(Bài đăng Tạp chí TT&TT Số 9+10 tháng 8/2020)