Nhiều doanh nghiệp nóng vội, “đốt cháy giai đoạn” khi chuyển đổi số

Đa phần mới chỉ đang ở giai đoạn khởi động của hành trình CĐS

Đánh giá về câu chuyển CĐS của các DN nhỏ và vừa (SME) trong thời gian qua, bà Nguyễn Thị Loan Anh - Giám đốc Tư vấn CĐS khu vực miền Bắc của Base.vn cho biết, các đơn vị này đa phần đều đã nhìn nhận được tính tất yếu của CĐS và tăng đầu tư vào ứng dụng công nghệ số, từ đó nỗ lực thực hiện các sáng kiến và chiến lược CĐS của riêng mình. Kinh nghiệm thực tế từ các khách hàng Base đã triển khai cho thấy nhiều DN thích ứng nhanh chóng, tăng trưởng tương đối tốt trong giai đoạn khó khăn vừa qua.

Một số DN thực tế CĐS rất nhanh và hiệu quả hơn các DN khác khi mọi quy trình thủ công, thủ tục rườm rà được loại bỏ. DN không những tiết kiệm được chi phí, tinh gọn bộ máy vận hành mà mọi phòng ban được tập trung vào đúng chuyên môn, chủ động nắm bắt cơ hội tạo ra những bước tiến lớn hơn trong sản xuất. Công việc trình ký và phê duyệt cũng tinh giản và dễ dàng xử lý hơn rất nhiều dù ở bất kỳ đâu.

Cũng theo bà Loan Anh, nếu như trước đây mọi quyết định được đưa ra dựa trên kinh nghiệm hoặc linh cảm quản trị được tích lũy theo thời gian, thì nay DN sẽ đưa ra quyết định chính xác hơn dựa trên việc phân tích dữ liệu từ nền tảng số. Thay vì phụ thuộc vào những yếu tố vô hình, các lãnh đạo sẽ nhìn những báo cáo số liệu chi tiết, phân tích dữ liệu thực để nắm bắt vấn đề và xử lý các điểm nóng phát sinh. Nhờ đó mà hiệu quả sản xuất kinh doanh (SXKD) và năng lực cạnh tranh của công ty được nâng cao rõ rệt, thậm chí là tạo khoảng cách ngày càng xa với các DN chưa chuyển đổi.

“Điều này xuất phát từ việc các DN đã có đủ nhận thức, kiến thức về CĐS. Đây là kết quả của chủ trương, chính sách, mức độ hỗ trợ và truyền thông của các cơ quan, ban ngành”, bà Loan Anh nhận định.

Tuy nhiên, nhìn từ khía cạnh thực trạng CĐS trong cộng đồng DN, tổ chức, thì phần lớn công ty khó có thể tự mình thực hiện quá trình thay đổi mang tính toàn diện này và mới chỉ đang ở giai đoạn khởi động. Đó là giai đoạn số hóa, tức là mới chỉ đang chuyển đổi thông tin trên văn bản từ bản cứng thành bản mềm lên hệ thống lưu trữ dữ liệu, và đưa các quy trình thủ công vốn nằm trên giấy lên nền tảng số.

Báo cáo thường niên CĐS DN 2022 gần đây nhất của Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã phản ánh vấn đề này, khi mà chỉ có một tỉ lệ nhỏ 2,2% DN đã làm chủ công nghệ, phần mềm quản lý để phân tích dữ liệu, tự động hoá để đưa ra các quyết định trong SXKD, cho dù một số vẫn còn gặp khó khăn trong quá trình sử dụng công nghệ. Thậm chí rất nhiều DN vẫn đang đứng ngoài xu hướng này, lý do chủ yếu là vì các DN chưa xác định được đúng mục tiêu và chiến lược CĐS, cũng như thiếu nhân sự có năng lực số.

Mặt khác, nhiều DN nóng vội, “đốt cháy giai đoạn” và có xu hướng phụ thuộc vào công nghệ vì chưa hiểu đúng về bản chất của CĐS. Thực tế, không phải cứ có phần mềm thì DN sẽ vận hành trơn tru, thậm chí còn khiến cho nội bộ làm việc rời rạc và thiếu liên kết. Công nghệ sẽ thật sự trở thành gánh nặng cho nhân sự nếu như DN áp dụng một cách máy móc mà không có định hướng, kế hoạch và mục tiêu quản trị rõ ràng. Khi đó, nhân sự có tâm lý phản kháng và chê bai phần mềm, không muốn tiếp tục áp dụng vì đó là lý do khiến họ bị nhân đôi công việc.

Để giải quyết bài toán này cho DN, Base cần phải tạo dựng niềm tin nơi khách hàng, để có thể tin vào công nghệ - tri thức - kinh nghiệm của công ty Bởi vì,không phải tổ chức nào cũng dễ dàng tin và dùng “người trẻ” với sản phẩm do chính những lớp người Việt trẻ tạo ra, từ việc phân tích phương pháp luận của sản phẩm, cho đến viết những dòng “code” đầu tiên.

“Mặc dù vậy, Base rất tự tin vào đội ngũ của mình. Chúng tôi là một tập thể sáng tạo, chăm chỉ, cầu thị, kiên trì và có khát vọng lớn. Cùng với đó, chúng tôi cũng có sự đồng hành của hơn 8000 khách hàng DN và sự hỗ trợ, tạo điều kiện của các cơ quan nhà nước, địa phương. Điều này giúp chúng tôi càng tự tin hơn nữa vào những giá trị mà mình đang tạo ra và điều này khiến cho những thách thức từ ngoại cảnh không phải là vấn đề quá lớn nữa”, bà Loan Anh bày tỏ.

Cần tinh gọn bộ máy để đầu tư, mở rộng phạm vi CĐS

Khi được hỏi về năm 2023, một năm đươc mô tả sẽ rất khó khăn cho các DN và bài toán chi phí cho CĐS sẽ là một vấn đề đối với họ. Về vấn đề này, Giám đốc Tư vấn CĐS khu vực miền Bắc của Base.vn cho rằng, DN nào cũng có những khoản chi phí để sử dụng cho vận hành, nếu không phải cho phần mềm, thì sẽ đầu tư cho con người hoặc các máy móc khác thủ công hơn. Nhưng nếu như DN thấy lợi nhuận vẫn tốt, quy trình vẫn hiệu quả, mọi hoạt động vận hành trong tổ chức đều vẫn ổn định thì chắc chắn không một người lãnh đạo nào nào lại muốn bỏ ra một khoản chi phí cả.

Do đó, bối cảnh khó khăn không phải là yếu tố quyết định việc chi nhiều hay ít, đó chỉ là yếu tố điều kiện thúc đẩy quyết định của DN nhanh chóng hơn. “Quyết định có hay không dành ngân sách đầu tư CĐS phụ thuộc vào góc nhìn của lãnh đạo về bản chất giá trị mà quá trình này mang lại”, bà Loan Anh nhận định.

Lý giải cho điều này, theo đại diện Base.vn, nếu nhìn nhận CĐS là “phong trào”, chủ DN sẽ không mạo hiểm chi ngân sách để chạy theo xu hướng hay thử nghiệm cho biết. Ngược lại, nếu coi CĐS là một quá trình tích lũy và hoán đổi giá trị, DN sẽ không cần đau đầu về bài toán ngân sách. Thay vào đó, họ sẽ cân nhắc việc sử dụng chi phí đầu tư như thế nào cho hiệu quả, phân bổ chi phí làm sao để tối ưu, giúp họ vững vàng vượt qua “một năm rất khó khăn” như dự báo.

Bên cạnh đó, trong năm nay, DN nên chủ động và xác định, phân tích bối cảnh một cách rõ ràng, thông minh. Thực tế, thay vì mở rộng quy mô nhân sự, rất nhiều DN khách hàng của chúng tôi đã hướng đến việc tinh gọn bộ máy vận hành, áp dụng công nghệ vào mọi bài toán vận hành, quản trị để tối ưu bộ máy, nâng cao hiệu suất làm việc, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng. Những DN này đều đã hiểu rõ rằng bản chất của CĐS là một quá trình tái định vị giá trị và nâng cao nội lực DN.

Việc tinh gọn bộ máy còn giúp DN có thêm điều kiện để tập trung phát triển nguồn nhân lực, nâng cao năng lực nhân sự, và tiết kiệm chi phí để có thể đầu tư, mở rộng phạm vi CĐS. Chưa kể, trước khi áp dụng công nghệ, DN cũng cần kiểm định mô hình kinh doanh, cải tiến thử nghiệm và chuẩn hóa các quy trình quản trị.

DN thuộc nhóm ngành dịch vụ tích cực nhất với CĐS

Trong quá trình tiếp xúc với các nhóm ngành DN với CĐS, bà Loan Anh cho rằng, những công ty phục vụ thị trường ngách, do vẫn còn phải loay hoay với việc phải tối ưu vận hành nên việc áp dụng các giải pháp công nghệ số còn mang tính chất từng phần, chưa mang tính toàn diện. Nguyên nhân là do họ còn phải cân đối chi phí để giải quyết các thách thức về đầu tư ngắn hạn và dài hạn nên mức độ sẵn sàng CĐS chưa tích cực. Thực tế này thường xảy ra ở các doanh nghiệp có nhiều bên liên quan trong chuỗi cung ứng như xuất khẩu, logistic, nông lâm thủy sản…

Rõ nét nhất có thể kể đến như lĩnh vực vận tải logistic. Do CĐS đòi hỏi sự đồng bộ và kết nối dữ liệu từ các bên tham gia chuỗi cung ứng bao gồm cảng, hãng vận tải, đại lý, kho, đơn vị giao nhận… để duy trì hiệu suất cung ứng và tăng tính hiện hữu cho chuỗi. Tuy nhiên, các DN logistic Việt thường có quy mô nhỏ và nguồn tài chính ít nên việc chuyển đổi toàn diện sẽ chưa phù hợp. Mặc dù vậy, các lãnh đạo DN trong ngành này vốn đã có kế hoạch CĐS toàn phần và thực sự nghiêm túc muốn triển khai.

Đối với nhóm ngành này, trong thời gian tới, các DN càng nhỏ gọn thì càng có khả năng chuyển đổi nhanh chóng và có ít ràng buộc so với những công ty lớn phụ thuộc vào hệ thống cơ sở vật chất lâu năm và tốn kém.

Còn nhóm đối tượng tích cực CĐS nhất trong năm qua thường là các DN dịch vụ, mang lại nhiều giá trị gia tăng về trải nghiệm khách hàng, thanh toán trực tuyến và bán hàng đa kênh như bán lẻ, ngân hàng, dịch vụ ăn uống và lưu trú…

Đặc thù của nhóm này là không yêu cầu phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng, máy móc và trang thiết bị lớn mà tập trung phát triển sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng. Vì vậy, họ liên tục áp dụng công nghệ số để những bài toán vận hành và kinh doanh trở nên tối ưu. Chưa kể đến, sau đại dịch, xu hướng mua sắm, thanh toán trực tuyến đã trở thành một phần cuộc sống của khách hàng nên DN cũng đã rất tích cực để thay đổi. Vì vậy, nhóm đối tượng DN này sẽ nỗ lực duy trì những thành quả đạt được thông qua việc xây dựng liên kết hệ thống dữ liệu.

“Base nhận thấy các DN trong ngành này đều hiểu rất rõ tổ chức cần làm gì và làm như thế nào. Phần lớn trong số họ có kinh nghiệm CĐS, triển khai công nghệ từng phần để đánh giá tính hiệu quả và phù hợp với DN”, bà Loan Anh chia sẻ thêm.

Do đó, trong năm 2023, các DN thuộc nhóm ngành dịch vụ sẽ tiếp tục tối ưu, duy trì thành quả đạt được với kế hoạch chi tiết, lâu dài và chuyên nghiệp hơn. Điều này sẽ khiến năng lực cạnh tranh của các DN trong nhóm này sẽ càng có khoảng cách nếu như đơn vị nào nắm thế chủ động khai thác công nghệ để chạy xa hơn. Để rồi, các DN đi sau khó có thể tìm được cơ hội vượt lên./.