Số hóa sổ hộ tịch: bước tiến lớn trong cải cách hành chính

Việc này giúp bảo quản hồ sơ và dữ liệu hộ tịch một cách dễ dàng, giảm thiểu hư hại về mặt vật lý, đồng thời tiết kiệm không gian, chi phí và nguồn nhân lực cần thiết để lưu trữ một lượng lớn hồ sơ hàng năm.

Hơn 65 triệu dữ liệu được số hóa

Số hóa sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, chụp và tạo lập các dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDL) hộ tịch điện tử toàn quốc. Dữ liệu hộ tịch đã được số hóa, thông qua kết nối giữa CSDL hộ tịch điện tử với CSDL quốc gia về dân cư sẽ được rà soát, đối chiếu, chia sẻ, đồng bộ, cập nhật (2 chiều).

Sau khi hoàn thành số hóa, CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc được hoàn thiện, đi vào vận hành thống nhất, bên cạnh việc chia sẻ, cập nhật thông tin cho CSDL quốc gia về dân cư, sẽ cung cấp dữ liệu cho cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch tra cứu, khai thác, góp phần giảm tải quy trình tác nghiệp cho công chức làm công tác hộ tịch, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc khai thác dữ liệu hộ tịch cá nhân và thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Theo thống kê của Bộ Tư pháp, các cơ quan đăng ký hộ tịch trên cả nước đang lưu trữ trên 8 triệu sổ đăng ký hộ tịch các loại, tương ứng với hơn 100 triệu dữ liệu hộ tịch, việc hoàn thành số hóa các dữ liệu hộ tịch này đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số (CĐS) trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch.

Theo báo cáo thống kê của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) tại Hội nghị sơ kết công tác tư pháp 6 tháng đầu năm 2024, cho đến nay, các tỉnh/thành phố đều đã xây dựng Kế hoạch và triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch ở các mức độ khác nhau. 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã thực hiện số hoá.

Tính đến ngày 1/10/2024, trên hệ thống thông tin danh mục và quản lý Hộ tịch 158 đã có hơn 65 triệu dữ liệu đã được số hóa; 2.524.892 sổ hộ tịch được số hóa.

Nhằm đẩy mạnh tiến độ thực hiện việc số hóa, bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ theo yêu cầu của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 quy định về CSDL hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến, việc số hóa dữ liệu hộ tịch phải hoàn thành trước ngày 01/01/2025, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Kế hoạch thi đua cao điểm “Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch" kèm theo Quyết định số 818/QĐ-BTP ngày 10/5/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

Dù đạt được những kết quả nhất định trong số hóa sổ hộ tịch nhưng thực tế triển khai, hoạt động này cũng gặp một số vướng mắc như, nhận thức của các cơ quan có liên quan chưa chính xác, đầy đủ về nhiệm vụ số hóa, còn nhầm lẫn giữa số hóa sổ hộ tịch theo quy định của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP với nhập dữ liệu hộ tịch từ số hộ tịch trên nền CSDLQGVDC theo Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC ngày 20/12/2022 giữa Bộ Công an và Bộ Tư pháp. Cùng với đó, một số khó khăn, vướng mắc khác cần được xem xét, xử lý...

TP. Hồ Chí Minh - địa phương đầu tiên hoàn thành số hóa 4 loại sổ hộ tịch

Vào cuối tháng 10 vừa qua, UBND TP. Hồ Chí Minh vừa có báo cáo kết quả nhiệm vụ triển khai thực hiện Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ CĐS quốc gia giai đoạn 2022 -2025, tầm nhìn đến năm 2030 (gọi tắt là Đề án 06).

Theo đó, TP. Hồ Chí Minh là địa phương đầu tiên trong cả nước hoàn thành số hóa 4 loại sổ hộ tịch: Sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký khai sinh, sổ đăng ký khai tử và sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con với tổng số hơn 12,8 triệu hồ sơ.

Tất cả dữ liệu số hóa sổ hộ tịch của Thành phố đã được đồng bộ với CSDL hộ tịch của Bộ Tư pháp. Từ ngày 15/6/2022, Thành phố thực hiện cấp bản sao trích lục kết hôn, khai sinh, khai tử, đăng ký nhận cha, mẹ, con từ kho dữ liệu dùng chung của Thành phố cho người dân mà không còn phụ thuộc vào nơi đã đăng ký, nơi lưu trữ sổ hộ tịch và nơi cư trú.

TP. Hồ Chí Minh cũng đã tạo lập kho dữ liệu dùng chung của thành phố với 45 nhóm CSDL của các lĩnh vực; CSDL văn bản, điều hành của UBND thành phố, các sở ban ngành, quận huyện, TP Thủ Đức, cơ sở dữ liệu thủ tục hành chính (TTHC), cơ sở dữ liệu tổng hợp thông tin kinh tế xã hội, ngoài ra, Thành phố cũng đã tạo lập hoàn thiện kho dữ liệu GIS với 201 lớp dữ liệu GIS (bản đồ + thuộc tính).

HĐND TP Hồ Chí Minh đã ban hành Nghị quyết số 07/2024/NQ-HĐND ngày 19/5/2024 quy định thu lệ phí thực hiện TTHC áp dụng dịch vụ công trực tuyến (DVCTT) trên địa bàn TP (áp dụng mức thu lệ phí trong thực hiện TTHC thông qua DVCTT bằng 0 đồng từ ngày 29/5/2024 đến ngày 31/12/2025) đối với 5 loại lệ phí (98 TTHC).

Đối với DVCTT. TP Hồ Chí Minh rất quyết liệt chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thường xuyên rà soát tái cấu trúc, đơn giản hóa TTHC kết quả đạt được tính đến ngày 20/9/2024, Chủ tịch UBND Thành phố phê duyệt 1180/1695 quy trình nội bộ đã được tái cấu trúc, trong đó cắt giảm về thời gian giải quyết TTHC (cắt giảm được hơn 3.512 giờ làm việc), đơn giản hóa các bước giải quyết TTHC (1.180 quy trình nội bộ đều thực hiện cắt giảm từ 1 đến 2 bước trong quy trình); Thành phố đã phê duyệt 966 danh mục TTHC thực hiện DVCTT, trong đó 611 dịch vụ công toàn trình và 335 dịch vụ công một phần; phê duyệt 1695 quy trình nội bộ giải quyết TTHC áp dụng trên địa bàn.

Trong thời gian tới, UBND TP Hồ Chí Minh chú trọng triển khai ứng dụng công dân số, kết nối, tích hợp hệ thống định danh và xác thực điện tử do Bộ Công an quản lý (VNeID); Tập trung triển khai hiệu quả mô hình Sổ sức khỏe điện tử và cấp Phiếu lý lịch tư pháp thông qua ứng dụng VNeID./.