Chuyển đổi số để tiết kiệm, chống lãng phí:Bài 1: Chuyện tiết kiệm hàng triệu giờ công tại một đơn vị thuộc Bộ Tư pháp

LTS: Trong bài viết về "Chống lãng phí", Tổng Bí thư Tô Lâm nhấn mạnh, "hoàn thiện các quy định xử lý hành vi lãng phí; các quy định về quản lý, sử dụng tài sản công; thể chế trong ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, tạo sự đồng bộ trong chuyển đổi để giảm thiểu lãng phí". Tạp chí TT&TT xin giới thiệu loạt bài "Chuyển đổi số để tiết kiệm, chống lãng phí".

Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm (Cục Đăng ký) là đơn vị thuộc Bộ Tư pháp có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước (QLNN) và tổ chức thi hành pháp luật về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ và đăng ký biện pháp bảo đảm; thực hiện các dịch vụ công (DVC) về đăng ký, cung cấp thông tin biện pháp bảo đảm và giao dịch, tài sản khác theo thẩm quyền và thủ tục được pháp luật quy định.

Xuất phát từ vị trí, vai trò nêu trên, trong những năm qua, công tác QLNN và cung cấp DVC trong lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm luôn được Cục Đăng ký tổ chức thực hiện bài bản và có hiệu quả, dựa trên trên nền tảng tích hợp công nghệ kỹ thuật số, kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu giữa các hệ thống thông tin (HTTT) liên quan theo quy định của pháp luật, phù hợp theo từng thời kỳ và đã đạt được nhiều kết quả tích cực.

Với những nỗ lực đó, vừa qua Cục Đăng ký đã được tôn vinh là một trong 5 cơ quan nhà nước (CQNN) chuyển đổi số (CĐS) xuất sắc tại Lễ trao Giải thưởng CĐS Việt Nam (Vietnam Digital Awards - VDA) năm 2024.

Chủ động, nỗ lực ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao năng lực, hiệu quả điều hành

Trao đổi với PV Tạp chí TT&TT về câu chuyện CĐS của đơn vị, ông Nguyễn Hồng Hải, Cục trưởng Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm cho biết, ngay từ năm đầu triển khai công tác đăng ký biện pháp bảo đảm bằng động sản (năm 2001), Cục đã nhận thức rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) giúp tinh gọn bộ máy, nâng cao năng lực, hiệu quả điều hành, giảm thiểu chi phí và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm.

Thời điểm này, Cục Đăng ký đã chủ động, nỗ lực tự xây dựng 1 phần mềm nội bộ để tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm.

Việc chủ động tăng cường ứng dụng CNTT từ rất sớm trong lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm đã đặt nền móng vững chắc cho những thành công sau này của hoạt động cung cấp DVC trực tuyến (DVCTT) về biện pháp bảo đảm.

Từ năm 2010 đến nay, trên cơ sở kế thừa, phát huy những kết quả đã đạt được cùng với quyết tâm thực hiện chủ trương của Đảng, chiến lược, mục tiêu của Chính phủ, của Bộ, ngành Tư pháp trong đẩy mạnh thực hiện xây dựng, phát triển Chính phủ điện tử (CPĐT), hướng tới Chính phủ số, phát triển kinh tế số và xã hội số (KTS&XHS), Cục Đăng ký đã gắn liền hoạt động cải cách thủ tục hành chính (TTHC) với việc tăng cường, đẩy mạnh CĐS trong cung cấp DVC về đăng ký biện pháp bảo đảm bằng động sản.

“

Chị Mai Thu Thảo, cán bộ Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam chia sẻ, phương thức đăng ký trực tuyến tại Hệ thống đăng ký trực tuyến đã giúp cho Ngân hàng không phải đi đến cơ quan đăng ký trực tiếp như trước đây nữa. Điều này giúp cho Ngân hàng có thể rút ngắn thời gian giải ngân và giảm việc vận hành, lưu trữ các chứng từ cho đơn vị.

Theo Viettimes

Cục Đăng ký đã phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai xây dựng, hoàn thiện Hệ thống đăng ký trực tuyến đạt mức độ 3 về cung cấp DVCTT và đưa vào vận hành chính thức từ ngày 19/3/2012 và đến ngày 10/7/2017, Hệ thống đã tiếp tục được hoàn thiện để đạt mức độ 4 về cung cấp DVCTT.

Từ ngày 4/10/2021, Hệ thống đã tích hợp giải pháp chữ ký số (CKS) trên nền tảng web của Ban Cơ yếu Chính phủ và đạt yêu cầu cung cấp DVCTT toàn trình.

Với mục tiêu góp phần quan trọng vào kết quả thực hiện nhiệm vụ xây dựng nền tảng dữ liệu số dùng chung của Chính phủ, phát triển CPĐT hướng tới Chính phủ số của Bộ, ngành Tư pháp. Ngày 22/9/2022, Cục Đăng ký đã hoàn thành việc thực hiện tích hợp DVCTT về đăng ký biện pháp bảo đảm bằng động sản trên Cổng DVC Quốc gia.

Bên cạnh đó, Cục Đăng ký cũng đã thực hiện kết nối Hệ thống đăng ký trực tuyến về biện pháp bảo đảm bằng động sản với Hệ thống giám sát, đo lường mức độ cung cấp và sử dụng dịch vụ Chính phủ số (Hệ thống EMC) của Bộ Thông tin và Truyền thông (TT&TT) để thực hiện đo lường, đánh giá, theo dõi, quản lý việc cung cấp và hiệu quả sử dụng thông tin và DVCTT.

Hiện tại, việc thực hiện CĐS trong lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm vẫn đang được Cục Đăng ký tích cực nghiên cứu và triển khai, Hệ thống đăng ký trực tuyến vẫn đang tiếp tục được nâng cấp, mở rộng và hoàn thiện, dự kiến trong tháng 11/2024, Hệ thống đăng ký trực tuyến của Cục Đăng ký sẽ hoàn thành kết nối, chia sẻ dữ liệu số về đăng ký biện pháp bảo đảm bằng phương tiện giao thông cơ giới đường bộ với Cục Cảnh sát giao thông của Bộ Công an thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia.

Ngoài ra, Cục trưởng Nguyễn Hồng Hải cho biết từ ngày 15/1/2024 đến nay, Cục Đăng ký đã thực hiện cấp hơn 2185 mã số sử dụng Cơ sở dữ liệu (CSDL) về biện pháp bảo đảm theo yêu cầu cho cơ quan có thẩm quyền, người có thẩm quyền để chủ động truy cập, tìm hiểu thông tin về biện pháp bảo đảm bằng động sản đã đăng ký phục vụ các hoạt động tố tụng, thi hành án hoặc QLNN liên quan (thuế, đăng ký biến động về tài sản…) hoặc phục vụ cho trong xác lập, thực hiện giao dịch của người dân, doanh nghiệp (DN).

Đồng thời, Cục Đăng ký còn phối hợp với Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương nghiên cứu giải pháp chuyển đổi nền tảng thanh toán trực tuyến để tạo thuận lợi cho các tổ chức, DN và người dân trong quá trình đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm thông qua Hệ thống đăng ký trực tuyến thuộc phạm vi quản lý của Cục.

Theo số liệu thống kê, tỷ lệ đăng ký, cung cấp thông tin trực tuyến về biện pháp bảo đảm đã tăng hơn 68% so với thời điểm bắt đầu chính thức triển khai hệ thống (năm 2012 đạt 17,58% và hiện nay đạt hơn 87% tính đến tháng 31/10/2024). 100% hồ sơ đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm đều được số hóa.

Tính đến 31/10/2024, Hệ thống đăng ký trực tuyến đang trực tiếp phục vụ hoạt động đăng ký, cung cấp thông tin cho hơn 10.500 tổ chức tín dụng và các tổ chức, cá nhân khác với hơn 8.130.000 hồ sơ đăng ký trong CSDL về biện pháp bảo đảm. Trung bình mỗi ngày có hơn 3.300 yêu cầu đăng ký, cung cấp thông tin, hơn 1.500 văn bản thông báo thế chấp phương tiện giao thông được gửi tới cơ quan đăng ký quản lý phương tiện và hơn 10.000 lượt tra cứu, tìm kiếm thông tin được thực hiện trên Hệ thống đăng ký trực tuyến.

“Các con số thống kê này đã thể hiện sự ủng hộ, ghi nhận và mức độ hài lòng của người dân, DN đối với Hệ thống đăng ký trực tuyến về biện pháp bảo đảm bằng động sản”, Cục trưởng Nguyễn Hồng Hải khẳng định.

Chuyển đổi số giúp hoạt động hiệu quả, tiết kiệm 1,5 triệu giờ công lao động

Trao đổi về hiệu quả của việc tăng cường ứng dụng CNTT, CĐS tại đơn vị, Cục trưởng Nguyễn Hồng Hải cho biết hiện nay, nhóm DVC về đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp đều đã đạt mức độ toàn trình; CKS cũng đã được áp dụng toàn bộ trong giải quyết hồ sơ và trả kết quả đăng ký, cung cấp thông tin trực tuyến cho người dân, DN.

“Việc từng bước phát triển, hoàn thiện Hệ thống đăng ký trực theo hướng CĐS nhằm nâng cao chất lượng cung cấp DVC đã mang đến những tác động tích cực và hiệu quả nổi bật, đáng ghi nhận đối với sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước”.

Cụ thể, quá trình giải quyết hồ sơ tại các Trung tâm đăng ký hiện nay được thực hiện hết sức nhanh chóng, chỉ sau khoảng 10 - 15 phút (giai đoạn 2002 - 2012 mất trung bình 30 - 45 phút) để người yêu cầu nhận được kết quả đăng ký là văn bản chứng nhận kết quả đăng ký được ký số và gửi qua thư điện tử.

Thời gian để thực hiện 1 phiếu yêu cầu đăng ký biện pháp bảo đảm (1 TTHC) đã rút ngắn lại còn 1 giờ (bao gồm tất cả các công đoạn từ nhập thông tin vào phiếu đến gửi, nhận kết quả), giảm 4 giờ so với việc thực hiện theo phương thức trực tiếp đã giúp tiết kiệm tối đa thời gian cho các tổ chức, cá nhân và cơ quan cung cấp DVC về đăng ký biện pháp bảo đảm, giảm 7 giờ so với quy định chung về thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký (1 ngày làm việc, trường hợp có lý do chính đáng thời gian giải quyết hồ sơ không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ).

“Theo tính toán sơ bộ, kể từ khi thực hiện cải cách TTHC và triển khai Hệ thống đăng ký trực tuyến đã tiết kiệm được gần 1,5 triệu giờ công lao động phục vụ giải quyết các yêu cầu, tương đương khoảng 61.000 ngày làm việc”, Cục trưởng Nguyễn Hồng Hải thông tin.

Với nguyên tắc công khai hóa thông tin về biện pháp bảo đảm đã đăng ký, từ năm 2002 đến nay, Cục Đăng ký và các Trung tâm đăng ký đã cấp khoảng 6.530 văn bản cung cấp thông tin đăng ký biện pháp bảo đảm bằng động sản theo yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền, người có thẩm quyền như: Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan điều tra, cơ quan thi hành án dân sự, thuế, chấp hành viên, điều tra viên….

“Việc cung cấp nguồn thông tin chính thống, tin cậy về biện pháp bảo đảm, tài sản bảo đảm cũng đã góp phần hỗ trợ có hiệu quả, giảm thiểu lãng phí nguồn lực cho các CQNN có thẩm quyền trong quá trình thực hiện công tác QLNN, giải quyết TTHC, hỗ trợ hoạt động tố tụng và hoạt động thi hành án dân sự…”, Cục trưởng Nguyễn Hồng Hải cho biết thêm.

Một số thách thức và giải pháp

Bên cạnh những kết quả đạt được về ứng dụng CNTT, CĐS trong những năm vừa qua, Cục trưởng Nguyễn Hồng Hải cũng nhận định vẫn còn một số khó khăn như hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành, quản trị Hệ thống đăng ký trực tuyến hiện còn hạn chế so với yêu cầu và thực tế phát triển nhanh của lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm.

Trong đó, việc nghiên cứu để sử dụng các ứng dụng, các công nghệ mới như trí tuệ nhận tạo (AI) trong việc thực hiện các DVCTT cũng đòi hỏi cơ quan quản lý phải có sự đầu tư cả về cơ sở vật chất kỹ thuật và nguồn nhân lực để quản lý, vận hành; các điều kiện kỹ thuật để bảo đảm Hệ thống đăng ký trực tuyến đảm bảo hoạt động đăng ký, cung cấp thông tin luôn ổn định, thông suốt, an toàn, hiệu quả còn có những yếu tố chưa được bảo đảm (như cần có một hệ thống dự phòng để bảo đảm hoạt động cung cấp dịch vụ không bị gián đoạn trong một số trường hợp).

Bên cạnh đó, việc kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu giữa hệ thống đăng ký biện pháp bảo đảm bằng động sản thuộc Bộ Tư pháp với các HTTT liên quan còn có một số yếu tố chưa đồng bộ, thống nhất về cơ sở hạ tầng, hệ thống phần mềm, tiêu chuẩn kết nối hoặc nhu cầu quản lý, sử dụng thông tin.

Ngoài ra, do chưa có cơ chế phù hợp nên đơn vị còn lúng túng trong việc bảo đảm chế độ, chính sách phù hợp để thu hút, duy trì nguồn nhân lực chất lượng cao cho CĐS. Trong khi đó, yếu tố con người được đánh giá là yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện CĐS.

Dù có những thách thức, khó khăn nhưng Cục trưởng Nguyễn Hồng Hải chia sẻ với sự hỗ trợ Ban cán sự Đảng; của tập thể Lãnh đạo Bộ; các đơn vị liên quan thuộc Bộ, cơ quan, tổ chức của các Bộ, ngành, từ đó Cục Đăng ký luôn kịp thời đưa ra những quyết định, giải pháp phù hợp, bảo đảm khả thi trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo từng thời kỳ, giai đoạn.

Để bảo đảm phát huy những kết quả đã đạt được, Cục tiếp tục đẩy mạnh hoạt động CĐS của đơn vị, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác QLNN của Bộ Tư pháp; hoàn thiện CPĐT, hướng tới Chính phủ số của Bộ, ngành Tư pháp, trong thời gian tới, Cục Đăng ký sẽ tập trung triển khai một số nội dung.

Cục sẽ nghiên cứu về cơ sở chính trị, pháp lý và cơ sở thực tiễn của việc hoàn thiện pháp luật về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ, về đăng ký biện pháp bảo đảm, đảm bảo hành lang pháp lý, cơ chế pháp lý có tính bao quát cao, ổn định, khả thi về xác lập, thực hiện giao dịch bảo đảm trong bối cảnh kinh tế số, tài sản số, hội nhập quốc tế; đảm bảo cơ sở pháp lý, cơ chế pháp lý cho việc tiếp nhận công nghệ mới, giải pháp mới, mô hình số, thúc đẩy sự đổi mới trong hoạt động QLNN và cung cấp DVC chất lượng cao trong lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm.

Cùng với đó là hoàn thiện Hệ thống đăng ký trực tuyến để bao quát được việc đăng ký đối với tài sản hình thành thuộc các chuỗi giá trị, chuỗi cung ứng vốn theo các xu hướng phát triển của xã hội và các quan hệ xã hội, nhất là các tài sản hình thành từ chuỗi cung ứng hàng hóa, từ kinh tế số, công nghệ số và từ hội nhập quốc tế.

Trong thời gian tới, Cục Đăng ký sẽ tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện Hệ thống đăng ký trực tuyến để đáp ứng được yêu cầu, tính năng cho hoạt động đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm thông qua các thiết bị di động (điện thoại thông minh, máy tính bảng…); nghiên cứu bước đầu việc ứng dụng công nghệ AI trong quá trình thực hiện đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm.

“Cục xác định mục tiêu cuối cùng của CĐS, của việc cung cấp DVCTT chất lượng cao thông qua các nền tảng số đó là bên cạnh yêu cầu chung về đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiện đại, tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả, có năng lực kiến tạo phát triển, liêm chính, lấy hiệu quả phục vụ người dân, DN, hiệu quả của QLNN là trung tâm thì cũng phải luôn đảm bảo đáp ứng đầy đủ tính đặc thù của lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm - Gắn liền và phục vụ trực tiếp hoặc hỗ trợ cho tính thông suốt của các chuỗi cung ứng vốn, chuỗi cung ứng hàng hóa, cải thiện môi trường đầu tư kinh doanh, minh bạch về tài sản, giao dịch trong nền kinh tế, trong QLNN, tố tụng, thi hành án, thúc đẩy sự phát triển của kinh tế - xã hội ở từng địa phương cũng như của cả nước”, người đứng đầu Cục Đăng ký nhấn mạnh./.