Kanban RFID - Cải tiến hoạt động cung ứng hàng hóa trong bệnh viện

Việc tích hợp RFID trong hệ thống Kanban được coi là giải pháp quản lý mang lại hiệu quả tuyệt vời trong lĩnh vực y tế. Thị trường RFID dành cho chăm sóc sức khỏe dự kiến sẽ tăng mạnh đạt tới 4,9 tỷ USD vào năm 2022, theo Grand View Research. 

Giá trị và hiệu quả của công nghệ RFID hứa hẹn sẽ mang đến hiệu năng vượt trội cho các tổ chức chăm sóc sức khỏe và đảm bảo bảo mật và an toàn cho bệnh nhân.

Hệ thống Kaban 

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tất cả doanh nghiệp (DN) nói chung đều có phương pháp quản lý sản xuất khác nhau sao cho phù hợp với đặc điểm của DN mình. Từ đó mang lại hiệu quả kinh tế tốt nhất cho DN và tạo được sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường, góp phần củng cố và nâng cao vị thế của DN, trong đó Kaban có thể được coi là một mô hình quản trị riêng, hoặc là một phần của Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing). 

Hệ thống Kanban là một hệ thống quản trị hàng tồn kho được sử dụng trong việc sản xuất tức thời. Kanban dịch từ tiếng Nhật có nghĩa là "bảng thông tin". Còn theo thuật ngữ chuyên môn kinh tế được gọi là "Phương pháp quản lý Kanban" (Kanban method). Đây là một thuật ngữ bắt nguồn từ công ty chế tạo xe hơi Toyota, nơi có phương thức quản lý xí nghiệp thông minh, tạo đòn bẩy phát triển kinh tế của Nhật Bản và là tiêu chuẩn quản lý của các tập đoàn sản xuất lớn của Nhật hiện tại. Phương thức quản lý ở Toyota bao gồm một phần rất quan trọng là "Phương thức quản lý Kanban". 

Kanban là một phương pháp Linh hoạt (Agile) dựa trên Phương thức sản xuất Toyota với 4 nguyên lý: Trực quan hóa công việc: Bảng Kanban là công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello. 

Giới hạn công việc đang làm (Limit WIP - Limit Work In Progress): Số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới hạn WIP còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau. 

Tập trung vào luồng làm việc: Việc áp dụng nguyên lý giới hạn WIP và phát triển những chính sách hướng theo nhóm giúp nhóm có thể tối ưu hóa hệ thống Kanban để cải tiến luồng làm việc trơn tru. 

Cải tiến liên tục: Nhóm đo mức độ hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian làm sản phẩm, v.v.. để từ đó có những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống nhằm tăng tính hiệu quả của nhóm. 

Kanban được áp dụng trong rất nhiều ngành nghề khác nhau. Trong lĩnh vực y tế, việc áp dụng nguyên lý Kanban góp phần cải tiến hoạt động cung ứng hàng hoá trong bệnh viện.

Hoạt động cung ứng hàng hoá cho các khoa, phòng trong bệnh viện (hospital logistics) là một nhóm hoạt động quản trị không thể thiếu ở bất kỳ một bệnh viện nào, đóng góp quan trọng vào hiệu quả và chất lượng chăm sóc nhưng cũng sẽ gây lãng phí không nhỏ nếu chưa được quan tâm đúng mức và chưa được vận dụng các phương pháp quản lý chuỗi cung ứng hợp lý. 

Gần đây ứng dụng công nghệ nhận dạng đối tượng bằng sóng vô tuyến RFID (Radio Frequency Identification) được ứng dụng trong hệ thống Kanban. Công nghệ này cho phép nhận biết các đối tượng thông qua hệ thống thu phát sóng radio, từ đó có thể giám sát, quản lý hoặc lưu vết từng đối tượng. Kanban RFID mang đến nhiều ứngdụng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe và đặc biệt cải tiến hiệu quả và độ tin cậy cho cả bệnh viện và phía bệnh nhân. Xu hướng chính của việc áp dụng RFID là quản lý chuỗi cung ứng, tự động hóa, thông minh theo thời gian thực và theo dõi tài sản. Công nghệ RFID giúp xác định các vấn đề trong quy trình làm việc của bệnh viện, đặc biệt là trong việc di chuyển bệnh nhân nhập viện, ra viện nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

Hơn nữa, RFID trong Hệ thống định vị thời gian thực (RTLS) cũng giúp theo dõi trẻ sơ sinh. Nhu cầu theo dõi tài sản và các thiết bị giám sát và dự trữ thuốc trong các phòng cung cấp thuốc là hai động lực chính gia tăng thị trường hệ thống Kanban RFID. Quản lý hàng tồn kho của bệnh viện được xác định là một biện pháp cắt giảm chi phí: do tỷ lệ mắc các lỗi lâm sàng ngày càng tăng, chi phí phát sinh để quản lý thời hạn sử dụng thuốc, việc thực hiện quản lý hàng tồn kho tinh gọn được dự báo làm tăng trưởng thị trường với tốc độ nhanh. 

Trong hệ thống Kanban RFID, thẻ màu được thay thế bằng thẻ RFID tự động gửi tín hiệu với sự trợ giúp của phần mềm được tích hợp với hệ thống thông tin bệnh viện để bộ phận mua hàng liên quan đến việc bổ sung hàng tồn kho. Ngoài ra, ước tính rằng các hệ thống Kanban RFID có thể giảm mức tồn kho gần 33% và loại bỏ rủi ro tồn kho. Các cơ sở chăm sóc sức khỏe đã cài đặt các hệ thống Kanban RFID để cung cấp dịch vụ chăm sóc bệnh nhân hiệu quả và đúng cách. Chẳng hạn, các tổ chức chăm sóc sức khỏe đã cài đặt Stockbox và RFID Tagging để cải thiện kết quả của bệnh nhân bằng cách cho phép các bệnh viện và các cơ sở y tế khác xác định chính xác số lượng thuốc và dược phẩm trong kho.

Một số ứng dụng của Kanban RFID

Chăm sóc y tế

 Với một số lượng lớn các bệnh nhân cấp cứu mỗi ngày, việc đăng ký thủ công truyền thống không chỉ là chậm mà còn có tỉ lệ lỗi cao. Với cách đăng ký như vậy sẽ không thích hợp trong trường hợp các bệnh nhân nguy kịch để đăng ký nhập viện.Do đó, công nghệ RFID nhận diện tất cả các bệnh nhân một cách nhanh chóng, hoàn tất đăng ký nhập viện và thực hiện các công việc hỗ trợ đầu tiên hiệu quả, cần thiết phải có một hệ thống tự động nhận dạng để cung cấp các thông tin trong thời gian thực về việc thực hiện nhận dạng và điều kiện của người bệnh. Kanban RFID đáp ứng được yêu cầu này và khi đó, đội ngũ bác sĩ mới có thể thực hiện các công việc hỗ trợ, cấp cứu một cách hiệu quả, chính xác và có trật tự. 

Đối với bệnh nhân đeo nhãn đeo tay, khi bệnh nhân nhận được điều trị, nhân viên y tế chỉ cần sử dụng đầu đọc cầm tay RFID để quét các thông tin nhãn hiệu để biết cần phải hỗ trợ bệnh nhân như thế nào. Do công nghệ RFID cung cấp phương pháp lưu trữ và kiểm tra thông tin đáng tin cậy, hiệu quả và tiết kiệm. Nhận dạng trẻ sơ sinh Với đặc tính tự nhiên là thiếu khả năng hiểu và khả năng diễn đạt, trẻ em mới sinh thường bị nhầm nếu chúng không được nhận dạng chính xác. Việc thiếu hiệu quả trong nhận dạng trẻ sơ sinh có tác động không thể khắc phục đối với tất cả các bên. Vì thế, việc nhận dạng của người mẹ và em bé nên được thực hiện tại phòng thai sản ngay khi em bé được sinh ra. 

Trước khi các sản phụ khác được chuyển đến phòng thai sản, người mẹ và em bé cần được chuyển ra khỏi phòng thai sản. Phòng thai sản phải chuẩn bị lần lượt hai thẻ RFID không thể chuyển nhượng cho bà mẹ và trẻ sơ sinh. Các thông tin ở trên biểu tượng nên giống nhau, bao gồm tên đầy đủ của người mẹ và số lượng các biểu tượng, giới tính của em bé, ngày và thời gian sinh và một số thông tin khác phù hợp với yêu cầu của từng bệnh viện. Khi ai đó cố gắng đánh cắp một trẻ sơ sinh ra khỏi bệnh viện, thiết bị nhận dạng RFID có thể theo dõi trong thời gian thực và thông báo cho các nhân viên an ninh vị trí cập nhật gần nhất của đứa trẻ bị đánh cắp. 

Theo dõi và xác định vị trí những tài sản và tài liệu in quan trọng của bệnh viện

Một Trung tâm y tế lớn thường phải có kho để lưu trữ một khối lượng khổng lồ các tài sản y tế và những vật phẩm y tế quan trọng. Chuyên gia về hậu cần của bệnh viện cần phải tìm các vật phẩm thích hợp từ hàng nghìn mặt hàng theo đơn đặt hàng mỗi ngày. Bao bì bên ngoài của những vật phẩm y tế thường là tương đối giống nhau, nhưng việc sử dụng vật phẩm nội bộ là rất khác nhau. 

Do đó, bộ phận hậu cần của bệnh viện thông thường cần phải mất rất nhiều nhân lực và các nguồn lực vật chất để tìm kiếm và kiểm tra các mặt hàng. Thẻ RFID sẽ làm cho quá trình tìm kiếm và kiểm tra trở nên rất nhanh và chính xác, và bản thân các thẻ mang thông tin về các mặt hàng, cải thiện đáng kể hiệu quả quản lý. 

Quản lý và ứng dụng của chuỗi cung ứng dược phẩm

Trong lĩnh vực y tế, hằng năm xảy ra rất nhiều sự sai sót trong việc kê đơn, phân phối thuốc và dược phẩm. Điều này kéo theo nhiều lỗi y tế, làm kéo dài thời gian trễ và nảy sinh các vụ kiện. Cải thiện theo dõi thuốc có thể giúp bệnh viện tiết kiệm và kiềm chế sự gia tăng của các loại thuốc giả và không đạt chuẩn. 

Bằng cách sử dụng công nghệ RFID, các đối tượng vật lý có thể được xác định tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình sản xuất và phân phối. Nó cũng có thể theo dõi các loại thuốc tại tất cả các điểm trong chuỗi cung ứng, bao gồm xác định chính xác các lô hàng, để giúp các công ty dược phẩm đáp ứng đủ yêu cầu khi gia tăng nhu cầu. Đồng thời xác định xem liệu thuốc có được phân phối đúng cho bệnh nhân hay không. 

Các ứng dụng RFID trong ngành y tế không chỉ dừng lại ở việc xác định vị trí nhanh chóng. Công nghệ này nếu được ứng dụng trong hệ thống thông tin bệnh viện HIS (Hospital Information System) thì sẽ tích hợp tất cả các tài sản của bệnh viện vào một tổng thể hữu cơ, giúp cung cấp dịch vụ nhanh chóng, hiệu quả và đáng tin cậy cho bệnh nhân.

Thị trường Kanban RFID trong y tế

Thị trường hệ thống Kanban RFID toàn cầu dự kiến sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR hơn 20,0% trong giai đoạn 2012 - 2020, đạt khoảng 1.089 triệu USD vào năm 2020. Các phân khúc khu vực chính của thị trường hệ thống Kanban RFID bao gồm Bắc Mỹ, châu Âu, châu Á - Thái Bình Dương. Bắc Mỹ luôn đi đầu trong việc cung cấp các dịch vụ chăm sóc sức khỏe toàn cầu và có yêu cầu ngày càng cao đối với việc quản lý hàng tồn kho của bệnh viện. Ở Bắc Mỹ hiện có hơn 6.000 bệnh viện, số lượng thuốc, thiết bị và quy trình là vô cùng lớn; do sự tăng trưởng về số lượng bệnh viện có năng lực phục vụ bệnh nhân cao, tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho của bệnh viện đã trở nên quan trọng. 

 Tại châu Âu, việc gắn thẻ RFID và sự kết hợp của chúng vào các hệ thống quản lý và theo dõi hàng tồn kho đã phát triển tại Đức, Pháp và Anh. Một số nhà cung cấp dịch vụ quản lý hàng tồn kho đã chuyển trọng tâm sang phát triển hệ thống Kanban RFID tích hợp thay vì cung cấp riêng các thẻ RFID, phần mềm quản lý kho hoặc đầu đọc RFID. Với sự tăng trưởng sinh lợi dự kiến trong thị trường hệ thống Kanban RFID, nhiều người trong số họ đã chuyển trọng tâm phát triển các hệ thống kanban hỗ trợ RFID để có thể được sử dụng trong ngành công nghiệp chăm sóc sức khỏe, sản xuất và ô tô - dự kiến sẽ có một sự tăng trưởng đáng kể trên thị trường cho đến năm 2020.  

Tập trung vào việc phát triển hệ thống quản lý hàng tồn kho bệnh viện dựa trên RFID tại Nhật Bản và Trung Quốc dự kiến sẽ thúc đẩy thị trường hệ thống Kanban RFID châu Á đến năm 2020. Dự kiến với việc triển khai thành công các hệ thống Kanban RFID nguyên mẫu tại các cơ sở chăm sóc sức khỏe của Nhật Bản, sự phát triển trong việc gắn thẻ và kiểm soát hàng tồn kho ở khu vực này sẽ thúc đẩy sự tăng trưởng chung của châu Á -Thái Bình Dương về thị trường hệ thống Kanban. 

Tài liệu tham khảo 

1. https://www.grandviewresearch.com/industry-analysis/rfid-kanban-systems-market 

2. https://www.atlassian.com/agile/kanban 

3. http://congngherfid.net 

4. https://nscl.vn/ung-dung-cong-nghe-rfid-trong-quan-ly-dong-chay-san-pham/

(Bài đăng ấn phẩm in Tạp chí TT&TT Số 7+8 Tháng 8/2020)