Đã tới lúc sử dụng tài liệu kỹ thuật số

Các tài liệu in phải làm bằng tay và tốn giấy, mất thời gian và chậm cho các công ty (và gây ra việc phải cắt giảm giấy). Tác động tới môi trường của nó cũng cần phải xem xét, với các nghiên cứu gần đây cho thấy gần như 7 trong 10 tờ giấy cuối cùng thường bị lãng phí.

Thời gian để nhân viên chỉnh sửa tài liệu giấy là một vấn đề đối với các doanh nghiệp và khiến cho việc đáp ứng với sự phát triển nhanh chóng trở nên khó khăn hơn. Điều này có thể gây ra tồn đọng và làm tắc nghẽn một hoạt động.

Với những rủi ro liên quan đến việc không tuân thủ cũng như những tiến bộ đáng kể trong công nghệ chỉnh sửa, quản lý và xử lý tài liệu, không có gì lạ khi nhiều công ty từ lâu đã bắt đầu sử dụng các giải pháp thay thế.

Tất cả những gì cần thiết để tạo biểu mẫu là một chương trình xử lý văn bản và lưu nó dưới dạng PDF, sau đó sẽ hiển thị chính xác trên bất kỳ hệ điều hành nào. Trình đọc PDF miễn phí cho phép truy cập tài liệu kỹ thuật số và PDF cũng có thể được xem trực tiếp trong các trình duyệt phổ biến như Chrome và Firefox.

Các biểu mẫu và tài liệu là các biện pháp cũ và có thể gây ra vấn đề trong việc xử lý dữ liệu và bảo mật pháp lý. Đã đến lúc tham gia vào phần còn lại của thế giới và chuyển sang kỹ thuật số.

Không còn sự chậm trễ xử lý dữ liệu

Ngoài các vấn đề rõ ràng với việc đọc dữ liệu viết tay từ các biểu mẫu in, còn có sự chậm trễ đáng kể về chi phí có thể phát sinh do phải xử lý nó. Một ví dụ là một nhân viên điền vào mẫu yêu cầu được in để nghỉ phép hàng năm. Toàn bộ quá trình có thể khiến họ mất tới nửa giờ, từ việc tìm và in biểu mẫu có liên quan đến đảm bảo rằng biểu mẫu đó đến đúng nơi cần thiết.

Ở đầu bên kia, bộ phận xử lý có thể sẽ dành một lượng thời gian tương tự cho nó. Theo nghiên cứu của IDC, các quy trình như vậy mất khoảng 1/3 giờ làm việc.

Sự chậm trễ kết quả giữa thu thập dữ liệu và xử lý dữ liệu làm cho vấn đề tồi tệ hơn. Chụp trực tiếp mà không bị gián đoạn có thể dễ dàng khắc phục các vấn đề này - thay vì in ra một biểu mẫu và gửi nó đến bộ phận liên quan, nhân viên có thể gửi trực tiếp một phiên bản hoàn chỉnh, với toàn bộ quá trình có thể truy nguyên được.

Theo IDC, việc đưa vào các quy trình tài liệu kỹ thuật số đầu tiên như thế này có thể tăng doanh thu lên 36%, đồng thời giảm 30% chi phí. Các nhà phân tích ước tính rằng rủi ro kinh doanh và pháp lý giảm một phần ba khi các hình thức được xử lý điện tử từ đầu đến cuối.

Bảo mật pháp lý

Giấy và tài liệu in cũng có thể kéo theo các vấn đề pháp lý. Một số khía cạnh của quyền riêng tư dữ liệu làm cho các bản sao cứng và bản in có vấn đề. Không có tệp PDF, rất khó để chỉ định nhóm người dùng được ủy quyền cho một tài liệu. Bất cứ ai cũng có thể xem các bản ghi hoặc những người tình cờ đứng trước máy in khi tài liệu được in đều có thể xem các dữ liệu nhạy cảm. Tài liệu giấy có thể bị đánh cắp hoặc đơn giản là nhặt được mà không có cách nào theo dõi chúng.

Các tài liệu PDF được sản xuất và phân phối điện tử thì an toàn hơn đáng kể. Nhiều nhà cung cấp có các tùy chọn mã hóa và truy cập có nghĩa là những người không được ủy quyền không thể đọc được chúng. Với việc quản lý truy cập, bạn có thể chỉ định ai có thể xem, in hoặc thay đổi tệp và chữ ký điện tử có dấu thời gian có thể xác định người gửi hoặc người chỉnh sửa.

Các công ty sử dụng tài liệu PDF cũng ở vị trí tốt nhất khi cung cấp bằng chứng về giao tiếp. Hầu hết các nhà cung cấp email lưu trữ một bản sao của tất cả các tin nhắn và tệp đính kèm đã gửi, để nó có thể được chứng minh một cách hợp pháp tài liệu nào được gửi đến địa chỉ nào và khi nào.

Sao lưu dữ liệu

Giấy rõ ràng là chỉ có thể dùng một lần. Khi tài liệu in bị ném đi, hoặc tệ hơn nữa là bị cắt vụn, thông tin này sẽ biến mất vĩnh viễn. Không có bản sao lưu, không có hồ sơ để tham khảo lại. Hầu hết các nhân viên có thể nghĩ lại về một dịp mà vô tình hay không, tài liệu giấy của họ đã được xử lý và sau đó họ lại cần tài liệu đó.

Các công ty duy trì tệp điện tử đảm bảo dữ liệu được sao lưu, trên các ổ đĩa cứng, ổ đĩa flash hoặc trên đám mây, loại bỏ vấn đề mất tài liệu. Các hệ thống dựa trên đám mây thậm chí có thể được lên lịch để cung cấp sao lưu tự động, loại bỏ việc nhân viên phải dành hàng giờ làm việc để duy trì các tệp điện tử này.

Bằng cách sử dụng các tài liệu PDF theo cách này, các công ty đang củng cố đường mòn kỹ thuật số của họ, đó là một điều đặc biệt hữu ích khi xử lý các quy trình thỏa thuận có thể phải được chuyển lại và các tài liệu khác cần thiết để tuân thủ.