Làm việc từ xa đang định hình trạng thái bình thường mới

Chuyển dịch mang tính dài hạn

Trên khắp thế giới, các doanh nghiệp (DN) nhỏ và vừa (SME) đã buộc phải thích nghi, chuyển đổi và thay đổi hoạt động kinh doanh của họ. Khi các nhà lãnh đạo DN có kế hoạch điều hướng giữa "cơn bão" COVID-19 thì hoạt động kinh doanh thông thường trở nên không còn hợp thời nữa.

Chuyển sang thời điểm hiện tại, làm thế nào bạn có thể quản lý tốt nhất sức khỏe và năng suất làm việc của những thành viên trong nhóm ngay tức thì khi họ đang làm việc tại nhà hoặc quay trở lại văn phòng? Làm cách nào để DN của bạn có thể giữ chân những người có giá trị nhất - và tăng tốc việc phục hồi? Khi các thực tiễn tốt nhất dần trở nên không còn phù hợp và các quy tắc được thiết lập lại, các SME đang tranh giành để xác định "Thực tiễn mới" sẽ giúp họ vượt qua cơn bão này.

Khi các DN thích nghi và có tầm nhìn xa về sự khởi đầu đầy thách thức của năm, "Thực tiễn tốt nhất" và "Thực tiễn tiếp theo" chưa bao giờ tách rời nhau nhiều đến như vậy. Quy luật về quản lý DN và hoạch định công nghệ đã được xác lập lại, và các DN cần công nghệ để thích ứng và chiến thắng trong "trạng thái bình thường mới".

Để thành công trong giai đoạn thay đổi nhanh chóng này, các DN tiên phong phải tập trung vào công nghệ số và việc trao quyền cho nhân viên, tạo ra không gian làm việc linh động trong tương lai. Nhiều người lao động trên thế giới đã làm việc từ xa trong nhiều tháng vừa qua, hoặc ít nhất là trong nửa thời gian làm việc. Khi các nhóm đã bắt đầu điều chỉnh để làm quen với thực tế mới này, nhiều người đang tự hỏi - liệu trong tương lai các văn phòng vật lý có biến mất không?

Hiện tại, nhiều SME đã nhanh chóng chuyển hướng sang mô hình kinh doanh ưu tiên kỹ thuật số. Bước sang năm 2020, 33% DN ở Ấn Độ thiếu một chiến lược thích ứng thay đổi tổng thể. Đến tháng 4/2020, có 88% tổng số DN đã khuyến khích hoặc yêu cầu nhân viên của họ làm việc tại nhà.

Báo cáo mới nhất của Microsoft về Chỉ số xu hướng công việc chỉ ra rằng công việc trong tương lai sẽ là sự kết hợp linh hoạt giữa trực tiếp và từ xa. 82% cán bộ quản lý tham gia khảo sát mong muốn sau đại dịch sẽ có những chính sách làm việc tại nhà linh hoạt hơn. Ở phạm vi rộng hơn, 71% nhân viên và cán bộ quản lý cho biết họ mong muốn tiếp tục làm việc tại nhà bán thời gian.

"Ngày trước, nếu như sếp của bạn không nhìn thấy bạn, tức là bạn đang không làm việc. Còn hiện tại, miễn là bạn có thể hoàn thành công việc, thì việc bạn đang ở đâu không quan trọng," một lãnh đạo DN đã chia sẻ trong cuộc khảo sát.

Làm việc tại nhà đang trở thành xu hướng trong dài hạn

Nhìn chung, sự chuyển dịch sang làm việc từ xa trên toàn cầu đã mang đến cả cơ hội và thách thức cho tương lai. Ở mặt tích cực, làm việc từ xa đã nâng cao tính chủ động và tinh thần trách nhiệm, từ đó thay đổi nhận thức của cả người quản lý lẫn nhân viên về khả năng hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, mọi người cũng cảm thấy đóng góp của mình được ghi nhận rõ hơn khi làm việc từ xa.

Vai trò quan trọng của thiết bị và công nghệ số

Khi DN điều chỉnh lại hoạt động kinh doanh của mình để giành thắng lợi, các nhà quản lý cần mọi thành viên trong đội ngũ của mình cùng với nhau làm việc, suy nghĩ và đổi mới. Tuy nhiên, cách mọi người cảm nhận trải nghiệm công nghệ của mình có thể hoàn toàn đối lập hơn là bạn nghĩ.

Trên thế giới, 92% nhà lãnh đạo DN cho biết họ hài lòng với trải nghiệm công nghệ mà công ty sử dụng để đạt được tiến bộ trong công việc quan trọng nhất của mình, nhưng chỉ có 68% nhân viên đồng ý với họ.

Ngược lại, ở mặt thách thức, làm việc từ xa có thể kéo theo các vấn đề như: khả năng truy cập và kết nối bị phụ thuộc vào nơi làm việc từ xa, công cụ làm việc chưa phù hợp để triển khai các ứng dụng cộng tác hiện đại, thời gian làm việc bị kéo dài, và đặc biệt là vấn đề an toàn bảo mật thông tin, dữ liệu cho DN.

Theo nghiên cứu của ASUS Việt Nam, 34% DN e ngại về thời lượng pin của máy tính xách tay kém hạn chế khả năng làm việc từ xa và sự linh hoạt của nhân viên. 31% DN lo lắng thiết bị máy tính và phần mềm CNTT hiên tại của nhân viên không đủ mạnh, làm giảm hiệu suất. 33% DN lo lắng đến chi phí mua sắm và thay mới thiết bị CNTT cho nhân viên khi làm việc từ xa.

Mặt khác, các nhân viên, đặc biệt là những người làm việc tại nhà, muốn cảm thấy có năng suất làm việc và điều đó đòi hỏi công nghệ phù hợp. Nhưng trên 30% DN vừa và nhỏ ở Ấn Độ vẫn sử dụng những máy tính đã được sử dụng từ 4 năm trước trở lên, khiến chúng có khả năng cần phải được sửa chữa cao hơn ít nhất 3 lần.

Để có thể làm việc từ xa, các thiết bị làm việc của nhân viên phải được trang bị các ứng dụng cộng tác hiện đại, vừa có khả năng trao đổi, chia sẻ tài liệu, hình ảnh, video, vừa có thể họp trực tuyến, sửa và trình chiếu tài liệu, ghi âm cuộc họp, trao đổi thảo luận đa chiều, v.v.

Tháng 3/2020 vừa qua, Microsoft đã ghi nhận tổng số video cuộc họp được ghi lại trên ứng dụng cộng tác Microsoft Teams tăng kỷ lục 1000%. Trong một ngày, Microsoft Teams cũng đã truy xuất lưu trữ 2,7 tỷ biên bản họp trên toàn thế giới.

Năng suất làm việc có thể được cải thiện bằng cách cho phép nhân viên lựa chọn nơi họ làm việc, nhưng thông thường lại không nhận thấy vai trò của thiết bị trang bị cho nhân viên. Lý tưởng nhất là sự chuyển đổi này của DN sẽ cho phép nhân viên duy trì năng suất làm việc và sự cộng tác hiệu quả với nhau ở bất cứ nơi nào họ đang làm việc mà không có mối đe dọa tiềm tàng về bảo mật đối với thiết bị, quyền riêng tư cá nhân và dữ liệu nghiệp vụ bảo mật của họ.

Khi đã được trang bị các công cụ và thiết bị làm việc từ xa cần thiết, nhân viên cần được cấp quyền truy cập và đảm bảo việc truy cập vào hệ thống và dữ liệu DN phải được bảo mật. Điều đó có nghĩa là không chỉ DN cần triển khai những nền tảng và giải pháp bảo mật cho hệ thống mà các thiết bị được sử dụng làm việc từ xa như máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng… cần được tích hợp sẵn lá chắn bảo mật cao cấp, bao gồm tường lửa và các tính năng bảo vệ Internet giúp ngăn chặn các loại virus, malware và ransomeware.

Ông Đặng Quốc Đoàn, Trưởng Kinh doanh phân phối Công ty Ben Computer, cho biết: "Theo nghiên cứu, 62% DN đã lưu tâm đến vấn đề bảo mật và an ninh mạng. Trong 6 tháng vừa qua, chúng tôi ghi nhận số lượng khách hàng mua máy tính xách tay gia tăng đột biến, 50% so với cùng kỳ năm ngoái. Đặc biệt, gần đây khách hàng đã quan tâm hơn đến những sản phẩm máy tính xách tay hiện đại được cài sẵn các công cụ làm việc từ xa như hệ điều hành Windows 10 với ứng dụng Office 2019".

Ông Đoàn cũng cho biết thêm: Để hỗ trợ cho các SME hậu Covid-19, vừa qua Microsoft cũng đã cung cấp miễn phí ứng dụng cộng tác Microsoft Teams đi kèm với Windows 10 và Office 2019.

Ngoài ra, nếu DN trang bị cho nhân viên các thiết bị máy tính hiện đại sẽ có thêm tính năng bảo mật bằng vân tay và nhận dạng khuôn mặt giúp tăng tính bảo mật cũng như rút ngắn thời gian truy cập so với phương pháp đăng nhập thông thường bằng mật khẩu.

Với người làm việc tại nhà, thì bảo mật quan trọng hơn bao giờ hết. Trong bất kỳ trường hợp nào, điều cần thiết là bạn phải tối đa hóa ngân sách của mình và duy trì tính toàn vẹn của cơ sở hạ tầng bảo mật ngày càng dễ bị tấn công để đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Máy tính hiện đại mang lại một nền tảng an toàn và chi phí phải chăng, từ đó người dùng có thể xây dựng một tương lai được hỗ trợ kỹ thuật số, nơi không gian làm việc được kết nối, thích ứng và quản lý đơn giản bất kể là DN đó nằm ở đâu.

Những lời khuyên hữu ích

Có ba lĩnh vực mà các DN tiên phong đang tập trung vào khi họ chuẩn bị cho tương lai. Theo đó, sự cân nhắc và nâng cấp hệ thống phần cứng mà nhân viên cần có để được gắn kết, ràng buộc và làm việc hiệu quả trong "trạng thái bình thường mới":

Trao quyền cho nhân viên: Các DN cần công nghệ cung cấp kinh nghiệm nghề nghiệp tích cực, được sẻ chia, cho phép bạn và đội ngũ của bạn cảm thấy hữu hiệu và được trao quyền.

Không gian làm việc linh động trong tương lai: Tại trạng thái bình thường mới, không gian làm việc sẽ là sự kết hợp giữa văn phòng kiểu truyền thống và một môi trường hoàn toàn sử dụng kỹ thuật số, và các DN phải đảm bảo tính bảo mật, linh hoạt và nhanh chóng để thích ứng.

Giao tiếp và cộng đồng: Đối với nhiều DN, cách tiếp cận giao tiếp sẽ liên tục thay đổi khi các công nghệ kết nối trở thành môi trường thứ hai. Cho dù hoàn cảnh bên ngoài thay đổi mọi thứ như thế nào, khả năng giao tiếp và cộng tác của tập thể là một yếu tố thiết yếu tạo ra tính liên tục, mau lẹ và phát triển của DN. Nó cũng tạo nên nền tảng cho sự cách tân làm thay đổi cuộc chơi, điều này có thể mở ra năng suất làm việc và hiệu quả làm việc cao hơn.

Nhìn chung, mô hình làm việc từ xa đòi hỏi mỗi DN phải có kế hoạch dài hạn, hoàn thiện cơ sở hạ tầng CNTT dựa trên nền tảng đám mây, trao quyền và trang bị sẵn sàng các thiết bị, công cụ và khả năng kỹ thuật số cho nhân viên, đồng thời triển khai các biện pháp an toàn bảo mật toàn diện. Những yếu tố này là tiền đề vững chắc không chỉ duy trì hoạt động kinh doanh trong và sau khủng hoảng mà còn hỗ trợ DN thúc đẩy chuyển đổi số và phát triển trong thời đại công nghệ 4.0.